Guide méthodologique de l`accompagnement de projets collectifs
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1. D AGRICULTURE NORD PAS DE CALAIS Guide m thodologique de l accompagnement de projets collectifs en Nord Pas de Calais Extrait de l tude La Diversification des Activit s Agricoles et son Insertion dans les Territoires Ruraux D cembre 2009 D cembre 2009 L analyse de nombreux projets collectifs men s en Nord Pas de Calais nous a permis d identifier une s rie de points cl s qui d terminent en partie les atouts des groupes et leur capacit aboutir une concr tisation voire surmonter des obstacles Nous avons souhait les traiter sous forme d un questionnement destin alerter les groupes d agriculteurs porteurs de projets et les personnes qui accompagnent de tels projets soit en tant qu appui un groupe soit en tant qu agent d un territoire porteur d une d marche Ce questionnement est d taill en 4 phases correspondant l volution du projet Elles sont identiques celles des fiches descriptives des projets d taill s dans la partie l d finition tude concr tisation puis suivi du projet nous d marrons donc apr s l mergence de l id e Ce document n entend pas constituer un Guide du montage de projet qui donnerait un mode d emploi cl en main Il ne pr tend pas non plus lister les points cl s de fa on exhaustive En effet les projets collectifs en mati re de diversification sont trop vari s pour permettre de d finir une fois pour toute une m thod2. finir une image r diger des messages clairs et directs D Quand communiquer Le lancement de la communication doit tre r fl chi quand lance t on la communication par rapport l aboutissement du projet Au del du seul aspect marketing une action de communication pr coce peut aussi tre une des premi res actions men es ensemble et servir de test sur le fonctionnement du groupe D cembre 2009 gt Les partenaires et financeurs sont ils impliqu s dans la communication Organiser des v nements ponctuels de communication avec les partenaires permet de les mettre en valeur et d entretenir des relations avec eux D Suivi du projet Le projet est en route en vitesse de croisi re Comment garantir sa p rennit son succ s dans la dur e Il faut respecter un mode de conduite pour le r guler le faire rebondir en cas de probl me l orienter sur une nouvelle voie si n cessaire Faire vivre la dynamique de groupe Comme aux phases pr c dentes et sur toute la dur e du projet la vie du groupe est un facteur d terminant D Y a t il une bonne coh sion dans le groupe La coh sion d un groupe la bonne entente entre ses membres sont essentielles pour faire face aux obstacles Le groupe doit savoir continuer investir du temps pour maintenir la coh sion progresser se donner de nouvelles perspectives Le seul temps pass sur la gestion pratique de l activit n est pas suffisante pour faire vivre le g
3. le potentiel du projet Id e m thode La r alisation d une op ration test ponctuelle par exemple action de communication march permet de v rifier diff rents aspects r ponse un besoin du public capacit travailler ensemble faisabilit technique etc D Quelles sont les comp tences n cessaires et comment les acqu rir Identifier et acqu rir si besoin par la formation les comp tences n cessaires aussi bien techniques que m thodologiques Id e m thode La formation peut intervenir tout le long de la vie du projet Situer le projet sur le territoire Cette s rie de questions apporte des r ponses faisant avancer le projet dans des domaines vari s exploitations concern es tude de march partenariats plan de financement gt Quel est ce territoire sa d limitation Dans le cas des grandes chelles g ographiques ex r gion la distance entre les membres du groupe peut rendre difficile sa coh sion gt Cette chelle est elle pertinente pour le projet Certains projets voient leur chelle d termin e par l implication de partenaires notamment des collectivit s qui les financent attention bien remonter la d finition du projet et aux objectifs du groupe porteur et v rifier que le projet n est pas alt r par cette contrainte gt Quel est le territoire au sens de collectivit intercommunalit Pays correspondant Quel est son pr
4. ou de prestations D cembre 2009 l embauche de salari s le d p t d une marque l INPI la r alisation et le d p t de dossiers de financement l inauguration d un site __ l obtention d un agr ment Le projet est entr dans une phase op rationnelle le suivi sera ce stade surtout technique Les conseils m thodologiques sont donc moins nombreux qu aux phases pr c dentes Financer son projet Cet aspect est plus simple videmment quand il y a beaucoup d autofinancement notamment quand la structure porteuse est une institution et qu elle apporte les financements n cessaires la r alisation du projet ou du moins la majeure partie Pour un projet d agriculteurs il est facilit quand le groupe a anticip et a d j une capacit d autofinancement qui constitue galement un gage pour les financeurs ext rieurs Il est important de pr voir le temps consacrer au montage de dossiers de demande de financements Pour les groupes d agriculteurs en recherche de financements ext rieurs D Quelles structures solliciter V rifier la coh rence de l chelle du projet et de celle du financeur sollicit D Sur quoi les solliciter S assurer que les objectifs du projet r pondent aux objectifs du territoire de projet inscrits dans les chartes des Pays notamment Faire inscrire son projet dans le programme d actions d une collectivit m me s il n y a pas de financements directs d
5. s le d part et dans la dur e R aliser les tudes des diff rents volets du projet D Qui r alise ces tudes Avant de faire appel un expert le groupe dispose peut tre en interne des comp tences et des outils pour les mener bien Id e m thode Utiliser le r seau des clients des exploitations en vente directe leur soumettre un questionnaire sur certains aspects du projet peut orienter le groupe ce type de questionnaire peut tre pr vu dans l tude de march s il y en a une gt Comment s assurer de la qualit des tudes Le groupe ne doit pas h siter s impliquer sur la commande pass e pour bien cadrer la prestation et les r sultats attendus de l tude crire le cahier des charges ou le relire s il est r dig par un partenaire financeur bien choisir le bureau d tudes ou cabinet de conseil selon la comp tence et la connaissance du sujet Il faut bien s r pr voir le co t et l int grer au plan de financement En particulier tudier la faisabilit conomique Etudier le march est indispensable en se r f rant une m thode sp cialis e Nous recensons ici quelques questions qui nous semblent particuli rement pertinentes pour les projets de diversification agricole D cembre 2009 gt Surla demande Est ce que le projet r pond des besoins recens s de consommateurs Dans un bassin de consommation suffisant Quelles sont les perspectives sur le long ter
6. e id ale de conduite de projet qui r pondrait toutes les probl matiques et tous les contextes En revanche il doit servir au groupe d agriculteurs l animateur ses partenaires pour v rifier qu il n oublie pas une dimension dans son projet L ordre des questions au sein de chaque partie est arbitraire les parties peuvent m me tre abord es dans le d sordre car aucun projet n est jamais conduit dans un ordre m thodologiquement id al Les encadr s appel s Id e m thode sont des conseils de m thodes d animation du groupe et de conduite de projet qui nous semblent particuli rement adapt es telle ou telle phase du projet A D finition du projet L id e est l et les choses paraissent simples Avant de se lancer voici les principaux points consid rer pour s assurer que tous les membres du projet agriculteurs individuels groupe partenaires s entendent sur les diff rentes dimensions du projet Former le groupe Mener un projet collectif suppose de passer d un ensemble d individus un collectif organis qui partage le sentiment d appartenir au m me groupe Par la suite il faudra bien s r veiller faire vivre ce groupe et sa dynamique chaque phase du projet gt Quelle doit tre la taille du groupe En g n ral un groupe est efficace lorsqu il rassemble de 5 10 personnes au maximum La compl mentarit des agriculteurs est galement prendre en compte au niveau d
7. ement en routine du projet II peut tre d fini de fa on formelle par exemple dans les statuts d une soci t ou dans une convention de partenariat ou de fa on informelle par l habitude de travail en commun gt Quelles r gles de fonctionnement se donne t on Quelles r gles d terminent le mode de prise de d cisions la r partition des responsabilit s les lieux de discussion entre les membres du groupe entre les administrateurs et administratifs entre les porteurs les salari s embauch s dans le cadre du projet les partenaires Un collectif peut tre fragile ses d buts et des r gles claires permettent de le consolider Un collectif habitu fonctionner avec ses r gles sera plus solide pour r agir en cas de probl me quel qu il soit impr vu technique conomique conflit de personnes D Le groupe est il capable de s adapter au contexte et de rebondir si n cessaire par exemple si la r ussite de son projet d pend de d cisions ext rieures Une difficult laquelle le groupe a du mal r pondre peut r v ler un probl me plus g n ral de fonctionnement D cembre 2009 D Comment les partenariats sont ils cadr s Si un comit de pilotage partenarial est mis en place le pr voir souple et pragmatique quitte le d doubler entre un comit des lus plus officiel et un comit technique Evaluer le projet L valuation est une phase n cessaire Elle se d roule lo
8. es tapes du projet Id e m thode R aliser un r tro planning Si cette date est loign e de plus de 2 ans D Le groupe sera t il en capacit de se mobiliser sur le long terme du moins jusqu la finalisation du projet La r alisation d actions ponctuelles allant dans le sens du projet principal peut aider faire vivre l implication de chacun dans la dur e et cr er une exp rience et des habitudes de travail communes D Le temps que chacun devra investir sur le montage du projet a t il t valu Diff rentes notions sont prendre en compte le temps pass en r union pour les agriculteurs notamment le temps en mois ou ann e avant la finalisation du projet le temps pass sur le montage de dossiers l acquisition de r f rences D Pour chaque tape qui fait quoi Le groupe peut r partir le travail entre ses membres en fonction des comp tences ou des affinit s pour gagner en efficacit gain de temps et sp cialisation Id e m thode Bien d finir le r le et la responsabilit de chacun __ Eventuellement former des sous groupes de travail des commissions sp cialis es C Concr tisation Nous avons retenu pour cette phase toutes les r alisations qui correspondent aux objectifs du projet et qui peuvent donc consister selon le type de projet en des investissements des travaux la fabrication de produits l dition de documents la vente de produits
9. es productions des comp tences de la situation g ographique du temps disponible gt Comment va voluer le groupe Il est int ressant que le plus grand nombre des membres participe au projet le plus en amont possible afin d avoir le m me v cu au sein du groupe La composition du groupe va voluer d sistements nouveaux recrutements etc Il faudra veiller int grer les nouveaux membres au fur et mesure en leur rappelant l histoire du projet gt Comment cr er la coh sion du groupe Afin que les agriculteurs participants apprennent se conna tre il est important qu ils se pr sentent mutuellement leurs exploitations leurs motivations et leurs objectifs individuels La coh sion est facilit e quand les membres ont d j l habitude du travail en quipe voire s ils ont d j l habitude de travailler ensemble Id e m thode R aliser les r unions au sein des exploitations en couplant r union et visite Utiliser des m thodes d animation de r union alternant temps individuel chacun travaille seul le m me th me et mise en commun Favoriser l expression de chacun des membres du groupe D cembre 2009 Clarifier les objectifs du projet et les r sultats attendus Avant de se lancer et pour viter les mauvaises surprises par la suite malentendus m sententes il est imp ratif de passer par cette phase de d finition des objectifs de chacun et du groupe m me si cela peut semble
10. me N est ce pas un effet de mode Quels sont les besoins des acteurs conomiques en cas de projet fili re gt Sur l offre existante Quelle est la concurrence en place Pour l accompagnateur veiller ce que le projet n entra ne pas une d stabilisation du march des producteurs potentiellement concurrents d j en place gt Surla capacit d offre des exploitations membres du projet Quelles sont nos capacit s de production Nos capacit s d augmentation Quelle est notre production disponible Aujourd hui demain Quelles sont les limites de cette disponibilit Les producteurs sont ils li s par d autres engagements contrats livraison une coop rative autre activit de diversification gt Quels sont les besoins de financement estim s En particulier il faut veiller distinguer les besoins d investissement et de fonctionnement Les besoins de fonctionnement notamment le recours des salari s par exemple embauch s par le groupe ou mis disposition par un partenaire dans le cadre d une prestation ne doivent pas tre sous estim s Etablir un plan d action Cela consiste d finir les diff rentes tapes et les t ches accomplir et les r partir au sein du groupe Cela suppose que le groupe ait d j une exp rience de fonctionnement en commun gt Quel est l objectif de date de concr tisation Penser d finir un calendrier de r alisation des diff rent
11. ocument cadre peut tre un outil int ressant pour officialiser le lancement du projet De plus il donne les valeurs du groupe et du projet auxquelles on pourra toujours revenir si besoin et sur lesquelles on pourra communiquer vis vis des partenaires D Quand le projet va t il pouvoir d marrer Le phasage du projet am ne d finir le temps passer lors du montage et poser la question du temps que chacun est pr t investir Cela refl te souvent l implication et la motivation de chacun gt Cas des projets plusieurs volets distincts La gestion du projet une fois en place peut tre compliqu e temps n cessaire pour chaque volet chelonnement dans le temps int r t diff rent des acteurs Il est important d anticiper ces difficult s et de chercher les viter hi rarchiser la priorit des volets implication des acteurs Id e m thode R aliser un r tro planning Acqu rir les r f rences n cessaires au projet Qui dit nouveau projet dit nouvelles comp tences acqu rir nouveau march valuer nouvelles relations mettre en place D Quelles ressources sont disponibles Se comparer d autres projets existants peut aider mieux d finir et construire son projet Id e m thode Effectuer une recherche bibliographique Rechercher le t moignage d autres porteurs de projets Organiser des visites et des voyages d tude D cembre 2009 gt Quel est
12. ojet de territoire et quels sont ses axes d actions Le projet est il coh rent avec cette politique Cas des projets port s par le territoire les intercommunalit s et les Pays sont des structures tr s r centes que les habitants et les acteurs conomiques ne se sont pas encore appropri s La cr ation ou le renforcement du sentiment d appartenance au territoire devra constituer un moment du montage du projet Organiser les partenariats Les partenariats tablis autour des projets l enrichissent par la l gitimit et les comp tences compl mentaires qu ils lui apportent Organisation professionnelle institution collectivit locale organisme technique tablissement de formation centre de recherche gt Quels sont les partenariats mettre en place Les partenariats apportent des appuis techniques et financiers Ils donnent bien souvent de la l gitimit au projet IIs sont des catalyseurs du projet et l aident avancer plus vite D Quiest le pilote La d finition du pilote doit tre claire et partag e par tous La conduite du projet sera totalement diff rente s il est pilot par une collectivit ou un groupe d agriculteurs gt Quel est le niveau d implication quel est le r le de chaque partenaire D finir le qui fait quoi pour viter les malentendus et la concurrence Structurer le groupe Les agriculteurs partie prenante d un projet collectif peuvent s engager individuellement ou de fa
13. on organis e gt Sile pilote est le groupe d agriculteurs faut il le structurer Au d marrage le groupe d agriculteurs porteur de projet peut se structurer en association Cette structuration tr s simple officialise l engagement de chacun y compris financi rement par le versement de la cotisation avant ventuellement d envisager la cr ation d une soci t pour g rer l activit conomique g n r e par le projet D cembre 2009 gt Sile pilote est un autre acteur faut il organiser les agriculteurs membres du projet Dans ce cas la structuration des agriculteurs par exemple en association peut les aider s approprier le projet et le faire vivre dans la dur e notamment par l ind pendance financi re l acc s des financements et la n gociation avec le pilote sur le contenu du projet D Quel niveau de financement de la structure par les agriculteurs L implication des agriculteurs au d marrage aura des cons quences par la suite Ainsi par exemple le fait que les agriculteurs s impliquent financi rement d s cette phase est un bon indicateur de leur attachement au projet et de sa viabilit Cet engagement sera un argument de s rieux vis vis des financeurs D autre part sur la dur e le niveau d engagement fera r f rence en cas de difficult Il sera plus facile de revenir en arri re ou de quitter un projet dans lequel on a peu investi et dont on attend moins de retomb es financi res B E
14. onne une caution au projet et lui permet d acc der indirectement d autres financements gt quelle hauteur peut on les solliciter Sur ce point des l ments de r ponse peuvent tre obtenus au cours de contacts pr alables visant pr senter le projet et impliquer des financeurs gt Quand les solliciter Attention aux calendriers des demandes de financements il faut pr voir le temps consacrer au montage des dossiers et int grer dans le plan de financement les d lais de versement des subventions Prendre soin de faire conna tre le projet aux ventuels partenaires financeurs en amont de la demande de financements pour les impliquer Mettre en uvre un plan de communication La communication au moment du d marrage doit permettre de faire conna tre le projet Il est important pour des groupes d agriculteurs qui souhaitent mettre en avant le caract re fermier de leur projet de bien ma triser le message transmis D Quels sont les r sultats attendus du plan de communication lls peuvent porter sur la notori t du projet le chiffre d affaires la fr quentation Attention bien cibler le bassin de client le il est inutile de communiquer au del D Quels sont les moyens mettre en place En fonction de ces objectifs le groupe d finira un plan de communication en veillant rester simple pour viter une communication trop commerciale et ne pas brouiller leur image choisir des supports d
15. r artificiel gt Quels sont les objectifs du projet Les faire expliciter et valider collectivement gt Quels sont les objectifs des diff rents acteurs du projet agriculteurs du groupe porteur et partenaires Sont ils en ad quation avec ceux du projet A ce stade il faut s assurer que chacun s approprie les objectifs du projet et ne vise pas uniquement ses propres objectifs M me si les objectifs de chacun ne sont pas partag s il faut au minimum l accord de tous sur ceux du projet Il est malgr tout important que les objectifs non partag s soient explicit s Cadrer le projet Prendre du recul sur le projet pour l appr hender dans sa globalit et ne rien laisser de c t avant d entrer dans le concret gt En quoi consiste le projet o commence t il o s arr te t il Avant d entrer dans les d marches de montage du projet il est fondamental d avoir bien d fini le c ur du projet Cette d finition doit tre claire ventuellement volutive D Les membres du groupe porteur sont ils d accord entre eux sur cette d finition Sont ils d accord avec leurs partenaires Faire valider cette d finition par les acteurs les plus impliqu s afin d viter les tensions les incompr hensions voire l arr t du projet par la suite gt Faut il envisager l laboration d un document cadre pour d finir le champ d action du projet ses limites et son thique La r daction d un crit de r f rence charte d
16. roupe gt Comment se r partissent les r les et les responsabilit s au sein du groupe Y a t il un noyau de personnes moteur dans le groupe Si des membres du groupe ont acquis des responsabilit s plus importantes management du projet r le de leader aupr s des partenaires on peut pr voir une reconnaissance de cette situation par exemple par l indemnisation Attention ce que cela n incite pas les autres membres du groupe moins s impliquer gt Est ce que chaque membre du groupe s investit dans la vie du projet La question de la participation de tous au projet doit tre repos e p riodiquement Elle peut r v ler une volution des objectifs de chacun du contexte conomique ou des difficult s particuli res gt De quels moyens d animation a t on besoin L animateur est g n ralement moins sollicit cette phase Quand un projet est abouti il doit savoir passer la main Cependant son intervention pourrait tre n cessaire pour r pondre des demandes ponctuelles besoin de formations compl mentaires temps d valuation Id e m thode Discuter en groupe de la d finition de r gles de fonctionnement sur les droits et devoirs des uns et des autres Ces r gles peuvent tre ventuellement regroup es au sein d un r glement int rieur Faire valider ces r gles par les membres du groupe Faire vivre la gouvernance La gouvernance peut tre entendue comme le mode de fonctionn
17. rs d un bilan d tape ou la fin du projet Elle permet de revenir aux bases et de se r orienter en cons quence Entre autres questions se poser gt A t on atteint les objectifs fix s pour le projet D Chacun a t il atteint ses propres objectifs L utilisation de crit re adapt s et d indicateurs permet de r pondre en partie ces questions gt Si des objectifs n ont pas t atteints le groupe comprend il pour quelles raisons D Quels sont les points forts et les points faibles de la d marche Ces questions doivent permettre au groupe d analyser les r sultats de l valuation et de mieux les comprendre D qui confier l valuation Le groupe peut s auto valuer ou faire appel une personne qui l a accompagn au d marrage et conna t bien le projet L intervention d une personne ext rieure aidera le groupe prendre du recul aller au del des r sultats quantitatifs mieux valuer sa pratique Id e m thode Faire intervenir un consultant sp cialis en fonctionnement de groupe gt Quelles sont les suites donner au projet En fonction des r sultats la suite peut tre la poursuite du projet comme pr vu initialement la prise d une nouvelle orientation le d marrage d un autre volet du projet D cembre 2009 Etude r alis e avec le concours financier de la Direction R gionale de l Alimentation de l Agriculture et la For t D cembre 2009
18. tude du projet Le temps de l tude est celui o l on analyse la viabilit conomique et technique du projet et o l on affine le projet le groupe et les partenariats Selon le type de projet on peut tre amen r aliser des tudes dans des domaines vari s financement technique conomique juridique r glementaire commercial communication marketing Ces tudes peuvent tre men es en interne au groupe confi es des partenaires ou encore r alis es par des prestataires ext rieurs Enfin le groupe devra mettre en place une organisation pour r pondre aux questions soulev es par ces tudes Accompagner le groupe A cette phase comme la pr c dente la pr sence de personnes charg es d accompagner le groupe et de l aider m rir son projet est utile Cependant leur pr sence et leur prise en charge n cessitent l accord du groupe et des partenaires gt De quels moyens d animation a t on besoin L animateur le charg de projet ou le conseiller technique n est pas partie prenante du projet Il est charg de donner au groupe les outils les moyens de progresser dans sa r flexion ou sa concr tisation Il n a pas n cessairement d obligation de r sultat D Pour les partenaires le temps d animation de conseil de r unions est il valu Est il gratuit quelles conditions Le temps d accompagnement doit tre pr vu r parti entre les partenaires et chiffr dans le plan de financement d
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