Associations – Dossiers pratiques
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1. l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso Le d faut de tenue ou de pr sentation du registre sp cial ou encore sa tenue irr guli re entra ne des sanctions p nales une amende de 1 500 et des sanctions administratives comme la remise en cause des subventions octroy es art 5 de la loi du 1er juillet 1901 e Doit on communiquer le proc s verbal d assembl e aux membres de l association d faut de mention dans les statuts donnant aux membres de l association le droit d obtenir la communication des proc s verbaux des assembl es g n rales un membre ne peut pas exiger leur communication doit alors d montrer qu il a un int r t l gitime pr senter une telle demande 4 Quelles sont les cons quences des irr gularit s En principe toute d lib ration prise dans des conditions irr guli res est annulable Toutefois la jurisprudence montre que les juges ont tendance r server l annulation aux irr gularit s ayant pu avoir une influence sur la prise de d cision Ainsi l irr gularit n entra nera pas la nullit des d lib rations dans deux situations __elle est d un usage constant elle a t r gularis e ult rieurement et en temps utile Une d cision irr guli re peut tre rendue r guli re par une nouvelle d cision prise par une assembl e tenue dans des conditions r guli2. galement et c est m me indispensable mentionner l ordre du jour Un ordre du jour pr cis permet en effet aux membres de pr parer les d bats L assembl e g n rale ne peut d lib rer que sur les questions figurant l ordre du jour sous peine de nullit des d cisions adopt es C est pourquoi les questions inscrites l ordre du jour doivent tre libell es de sorte que leur contenu apparaisse clairement Une rubrique questions diverses est cependant admise mais ne peut concerner que des sujets de minime importance n ayant aucune incidence sur le fonctionnement et l activit de l association Exceptionnellement l assembl e peut d lib rer sur une mesure non ins r e dans l ordre du jour lorsqu elle est sortie d un incident n pendant l assembl e e Quels sont les d lais d envoi Il n existe pas de d lai l gal entre l envoi de la convocation et la tenue de l assembl e g n rale mais cette convocation doit tre envoy e dans un d lai raisonnable A d faut d information dans les statuts le d lai g n ralement admis est de 15 jours d lai pr vu pour les convocations dans les soci t s commerciales 3 La tenue de l assembl e g n rale e Faut il une feuille de pr sence La feuille de pr sence n est pas obligatoire sauf si cette disposition est inscrite dans les statuts Toutefois la tenue d une feuille de pr sence est recommand e et nous vous conseillons de la faire signer afi
3. publique les f d rations sportives les f d rations de chasse etc Lorsque l association a une activit conomique ou per oit des subventions pour un montant sup rieur 153 000 les comptes annuels sont approuv s par l organe d lib rant plus g n ralement par l assembl e g n rale Divers rapports permettent de faciliter l information des membres de l assembl e g n rale v Le rapport moral pr sent usuellement par le pr sident de l association a pour objectif de rappeler l objet de l association ses valeurs son organisation ses S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 5 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso rapports avec son environnement et ses partenaires Mais il doit galement faire part de l activit de l ann e coul e des projets en cours et des orientations venir et leur faire valider v Le rapport financier quant lui retrace les op rations financi res de l association structure des recettes et des d penses origine des fonds collect s principales d penses de fonctionnement et la pr sentation du r sultat de l ann e coul e et de son patrimoine Il doit mentionner la structure des recettes montant des cotisations s
4. res Attention Toute d lib ration prise d faut de d signation r guli re d un commissaire aux comptes lorsqu elle est obligatoire est annulable Notre conseil gt La libert contractuelle pr vue par la loi du 1er juillet 1901 n cessite une r daction pr cise des statuts et ventuellement d un r glement int rieur pour l organisation et la tenue des assembl es g n rales quelles soient ordinaires ou extraordinaires Nous vous conseillons donc de porter une attention particuli re la r daction de vos statuts et de votre r glement int rieur pour assurer une bonne gouvernance de votre association S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 7 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire
5. In Extenso Associations Dossiers pratiques Bien organiser votre assembl e g n rale Dossier r alis par Mich le Lorillon In Extenso Octobre 2011 Quelles sont les obligations respecter pour une bonne gouvernance des associations Mode d emploi pour organiser votre assembl e g n rale dans les r gles de l art Organe essentiel l assembl e g n rale r unit tous ceux qu unit le contrat d association les membres et d tient en fin de compte tous les pouvoirs La loi du ter juillet 1901 relative au contrat d association donne une grande libert aux statuts pour d finir la composition l organisation et la tenue des assembl es g n rales Toutefois certaines dispositions l gislatives ou r glementaires imposent la tenue d une assembl e g n rale et r glementent son organisation Ainsi la tenue d une assembl e g n rale est obligatoire pour approuver les comptes annuels des associations mettant des obligations et des titres de cr ance n gociables d cider de solliciter la reconnaissance d utilit publique faire la preuve de la gestion d mocratique d une association condition pr alable l agr ment de certaines associations par exemple pour les associations sportives ou l obtention de subventions statuer sur la d volution des biens d une association en cas de dissolution volontaire en l absence de mentions sp cifiques dans les statuts certaines associat
6. ajorit qualifi e aux deux tiers ou aux trois quarts e A t on le droit de limiter le droit de vote Les statuts ou le r glement int rieur fixent librement les modalit s des votes Normalement et d faut de pr cision chaque membre d tient une voix Mais les statuts peuvent accorder des voix suppl mentaires certaines cat gories d adh rents ou bien limiter le droit de vote de certains membres ou ne leur donner qu une voix consultative e Quel mode de scrutin adopter Le mode de scrutin est galement d termin par les statuts ou le r glement int rieur Ce vote peut tre main lev e ou bulletin secret Les statuts peuvent pr voir que le vote sera obligatoirement r alis bulletin secret pour certaines d cisions par exemple l exclusion d un associ En revanche le vote par correspondance n est possible que si les statuts le pr voient express ment e L approbation des comptes de l association L assembl e g n rale n a pas vocation arr ter les comptes annuels mais seulement les approuver ou les rejeter par un vote de confiance ou de d fiance au rapport moral et financier pr sent par le conseil d administration ou le bureau qui ont vocation prendre les d cisions d arr ter les comptes L organe charg d approuver les comptes d pend de l activit de l association association ayant une activit conomique des clauses statutaires associations reconnues d utilit
7. ation Les statuts ou le r glement int rieur d terminent librement la personne ou l organe qui a le pouvoir de convoquer une assembl e Ils peuvent par exemple d signer le pr sident le conseil d administration ou un certain nombre de membres par exemple le dixi me ou le quart Attention Toute convocation effectu e par une personne n ayant pas qualit pour y proc der est irr guli re et entra ne l annulation des d lib rations de l assembl e g n rale Notre conseil Relisez vos statuts pour vous assurer que la convocation est conforme S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 2 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso e Qui doit tre convoqu Encore une fois les statuts fixent librement la composition des assembl es La convocation doit tre adress e toutes les personnes qui composent l assembl e y compris ceux qui n ont pas r gl leurs cotisations en l absence d informations pr cises ce sujet dans les statuts sous peine d annulation des r solutions adopt es Les statuts peuvent toutefois subordonner la participation des membres l assembl e g n rale au paiement de leurs cotisations Le non paiement de la cotisation peut conditionner
8. entant une certaine importance par exemple les modifications des statuts ou la nomination ou r vocation des dirigeants 1 Les pouvoirs de l assembl e g n rale En principe les statuts d terminent librement les attributions de l assembl e g n rale qui se prononce sur toutes les questions qui n ont pas t attribu es par les statuts au conseil d administration Toutefois des dispositions l gislatives ou r glementaires particuli res peuvent imposer la tenue d assembl es et fixer leurs attributions En l absence de pr cisions l gales ou statutaires les tribunaux consid rent que l assembl e g n rale est l organe souverain d une association Sa comp tence est g n rale et s tend aux actes d passant l administration courante G n ralement l assembl e a un pouvoir de d cision sur les actes touchant le patrimoine de l association achats ventes changes et constitutions d hypoth ques Elle a galement le pouvoir d lire les membres du conseil d administration de proc der au renouvellement de ces derniers et a tr s souvent le pouvoir de prononcer en dernier ressort l exclusion d un membre 2 La convocation l assembl e g n rale ordinaire Ce sont les statuts qui d terminent l organisation des assembl es et plus particuli rement la convocation de ses membres Cette convocation doit alors respecter les formes pr vues par les statuts ou par le r glement int rieur e Qui organise la convoc
9. igner et enfin les conditions de d livrance de copies Il doit tre tabli sans blancs ni ratures Attention Pour avoir une force probante le proc s verbal doit tre tabli dans le respect du formalisme pr vu par les statuts ou le r glement int rieur Tout faux constitue un d lit punissable de 3 ans d emprisonnement et de 45 000 d amende Les statuts ou le r glement int rieur peuvent pr voir que les proc s verbaux soient consign s sur un registre des d lib rations Il nous semble important de tenir un tel registre En effet il permet de connaitre l historique des d cisions prises par l association et constitue en cas de contestation un moyen de preuve Enfin pensez conserver les feuilles de pr sence et les pouvoirs transmis par les membres absents savoir Le registre des d lib rations ne doit pas tre confondu avec le registre sp cial obligatoire dans chaque association d clar e ou reconnue d utilit publique I doit comporter toutes les modifications apport es aux statuts et les changements survenus dans l administration ou la direction de l association ainsi que les dates des r c piss s relatifs ces modifications et changements Il est obligatoirement cot sur sa premi re et sa derni re page S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 6 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d
10. ions r glement es associations cultuelles soci t s de courses de chevaux associations agr es de p che et de pisciculture etc Important Il est donc n cessaire de bien r diger ses statuts pour partager les pouvoirs entre les diff rents organes d lib rants le bureau le conseil d administration l assembl e g n rale et d finir de fa on pr cise les modalit s d organisation et de tenue des assembl es L assembl e g n rale ordinaire se r unit aux poques fix es par les statuts g n ralement au minimum une fois par an Des statuts particuliers peuvent imposer la tenue d une assembl e annuelle associations reconnues d utilit publique ou mettant des valeurs mobili res S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 1 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso Pr cisions Deux types d assembl es peuvent tre tenues des assembl es ordinaires et des assembl es extraordinaires Et m me si aucun texte n impose ces deux cat gories d assembl es cet usage a le m rite d attirer l attention des membres sur l importance et la gravit des d cisions prendre En effet l assembl e g n rale extraordinaire est convoqu e pour statuer sur des questions pr s
11. n d apporter le cas ch ant la preuve de la r gularit des d lib rations de l assembl e e Pourquoi fixer un chorum Le quorum est le nombre minimum de membres pr sents ou ventuellement repr sent s pour que l assembl e puisse d lib rer valablement La loi du 1er janvier 1901 ne fixe pas de quorum mais certains textes l gislatifs le pr voient notamment pour les f d rations sportives Ce sont donc les statuts qui doivent instaurer un quorum g n ralement un quart ou un tiers afin d viter que les d cisions soient prises par un petit nombre de membres Lorsque les statuts pr voient un quorum le pr sident de s ance doit v rifier si celui ci est atteint Il doit tre respect pendant toute la dur e de l assembl e Toute assembl e qui d lib re sans que le quorum requis soit atteint est annulable Si le quorum n est pas atteint le pr sident de s ance doit lever la s ance Une seconde consultation sur le m me ordre du jour doit tre alors mise en place Cette seconde r union peut se tenir quel que soit le nombre de membres pr sents ou repr sent s S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 4 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso e Comment sont ad
12. ndats Pour viter une telle pratique les statuts peuvent comporter une clause r glementant la repr sentation en limitant par exemple le nombre de mandats qu une personne peut recevoir e Quels sont les modes de convocation d faut de pr cision dans les statuts ou le r glement int rieur les tribunaux exigent que le mode de convocation utilis soit adapt la situation de l association en permettant l information de tous les membres La convocation peut tre individuelle sous forme orale ou crite collective par annonce dans la presse L avis doit tre publi dans une presse susceptible d tre lue par les membres large diffusion affich e dans les locaux de l association si l ensemble des membres peut en avoir connaissance sans difficult s envoy e par internet S agissant d une pr sentation synth tique la date de r daction mentionn e la responsabilit du Groupe In 3 7 Extenso ne saurait tre engag e pour d faut de prise en compte d l ments compl mentaires ou particuliers On Extenso ou d volution post rieure de l environnement l gal ou r glementaire In Extenso La convocation du commissaire aux comptes doit tre obligatoirement envoy e par lettre recommand e avec accus de r ception e Quel est le contenu de la convocation La convocation doit indiquer l association concern e le type d assembl e la date l heure et le lieu de la r union Elle doit
13. opt es les d cisions Le quorum consiste avoir un nombre minimal de personnes pr sentes et la majorit d termine les conditions pour l adoption des d cisions En cas de silence des statuts la majorit simple des membres pr sents ou repr sent s est suffisante m me pour des d cisions importantes telles que celles pouvant affecter l objet de l association ou la nature des activit s Les statuts doivent donc tre pr cis sur les r gles de majorit En pratique plusieurs types de majorit peuvent tre fix s majorit simple ou relative Pour que la majorit simple soit acquise on tient compte des voix exprim es par les membres pr sents ou repr sent s l assembl e g n rale les voix des abstentionnistes ne sont pas compt es la d cision sera donc adopt e si lors du vote le nombre de voix pour est sup rieur au nombre de voix contre i majorit absolue Elle se calcule sur la totalit des voix des membres pr sents ou repr sent s La d cision sera attribu e la d lib ration qui aura obtenu plus de la moiti des votes majorit qualifi e Niveau de majorit auquel on aura donn une condition particuli re liste premier tour second tour plus une voix etc unanimit Exige que la totalit des suffrages exprim s se portent sur la m me r solution Dans le cas des assembl es g n rales extraordinaires les r gles de majorit sont souvent plus strictes en fixant une m
14. soit la convocation l assembl e soit la participation l assembl e soit leur participation au vote la dur e d adh sion l association Ainsi les membres ayant adh r depuis trop peu de temps l association ne seront pas n cessairement convoqu s Pr cision Les conditions de participation l assembl e s appr cient au jour de la convocation Les statuts ou un r glement int rieur peuvent aussi stipuler la participation avec voix d lib rative ou simplement consultative de collectivit s publiques de diverses personnalit s qualifi es et ou de salari s de l association En outre lorsque l association est dot e d un commissaire aux comptes il doit tre galement convoqu par crit Et le commissaire aux comptes doit tre invit l ensemble des assembl es ordinaires ou extraordinaires et pas seulement celle qui statue sur les comptes annuels Par ailleurs d faut de convocation dans les d lais convenus l assembl e peut tre convoqu e soit par le commissaire aux comptes s il en existe un ou par un mandataire d sign en justice la demande de tout int ress noter La repr sentation d un membre absent par un mandataire est en cas de silence des statuts de droit et illimit e Un membre peut donc avoir un grand nombre de mandats Cette situation peut tre d licate lorsque le pr sident de l association peut lui seul emporter la d cision s il a re u beaucoup de ma
15. ubventions recettes d activit s et de manifestations dons etc et des d penses notamment des principales d penses de fonctionnement Ce rapport peut en outre pr senter les grands quilibres financiers et le degr de d pendance ou d ind pendance financi re et indiquer l activit des b n voles v Nous vous conseillons m me s il n est pas obligatoire sauf dans certains cas de pr senter un rapport de gestion la place des rapports moral et financier classiques Il doit tre lisible par tous c est dire compr hensible L information financi re n cessite donc d tre adapt e au public vis Ainsi l int gration de ratios de commentaires de gestion de graphiques tend rendre l information plus lisible et attrayante pour le lecteur e Doit on r diger un proc s verbal La r daction d un proc s verbal n est pas exig e Si vous d cidez d en r diger un il n est soumis aucune forme particuli re sauf stipulations statutaires bien entendu Toutefois nous vous conseillons d en tablir un et de le conserver syst matiquement pour prouver la r gularit des d cisions prises par l assembl e La v rification des pouvoirs des repr sentants de l association s en trouvera simplifi e notamment en cas de contestation ou mise en cause de l association Ce sont les statuts ou le r glement int rieur qui d finissent la personne charg e de le dresser son support les personnes habilit es le s
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