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Adressen, Personen und Berichte

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1. 165 Geburtstagsliste drucken enennnenen 166 Wiedervorlsse aeriiniiee 167 Zielsetz ns srono A 167 Neue Wiedervorlagen erzeugen 167 Wiedervorlagen anzeigen eneenen 169 Anzeige Optionen Wiedervorlage 169 Wiedervorlage bearbeiten neeneen 170 Automatische Erinnerung 171 Wiedervorlagen drucken 171 94 Arbeiten mit hed dress net Anmeldung Login Sie haben ein Icon von hed dress net auf dem Desktop Oder Sie w hlen im Startmen Programmel hed dress net aus Sie sehen das folgende Fenster era logn gt Benutzername ausw hlen und Passwort eingeben Bepzememe z Passwort I automatisch anmelden FA ok X Abbrechen Wenn Sie hed dress net neu installiert haben sind zwei Benutzer Zug nge vorhanden Administrator und Beispiel Benutzer Passworte sind keine voreingetragen Solange Sie kein Passwort ver geben haben bleibt das Passwort Feld leer Das gilt auch sp ter f r jeden Benutzer der kein Passwort hat Mit dem Zugang Beispiel Benutzer k nnen Sie zun chst die M g lichkeiten von hed dress net testen ohne die Voreinstellungen zu ver ndern Den Zugang Administrator benutzen Sie wenn Sie Einstellungen vornehmen wollen um hed dress net an Ihre Bed rfnisse anzupassen und zur Benutzerverwaltung Wenn Sie Ihren eigenen Benutzer Zugang eingerichtet haben l schen Sie
2. Auf diesem Rechner ist hed dress installiert und die hed dress Synchronisation ist eingerichtet hed syncserver hat die Server Datenbank Datei aus den hed dress Einstellungen ermittelt Bitte pr fen Sie den Pfad Wenn der Pfad nicht stimmt haben Sie ein Problem mit Ihrer hed dress Synchronisation In diesem Fall benutzen Sie hed dress um die Einstellungen zu korrigieren Verzeichnis mit Server Datenbank Datei D Projekte hed dress T est Database kuswa hlen Schlie en Wenn auf dem Rechner hed dress net bereits installiert ist wird der Pfad automatisch aus den Einstellungen von hed dress net entnommen Falls die hed dress net Synchronisation nicht eingerichtet ist werden Sie aufgefordert Ihre hed dress net Einstellungen zu ndern Wenn auf dem Rechner hed dress net nicht installiert ist benutzen Sie den Ausw hlen Button und w hlen Sie das Verzeichnis mit der Server Datenbank Datei aus Schlie en Sie anschlie end das Fenster mit dem Schlie en Button 13 Internet Synchronisation optional 74 POP3 Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein mit welchen Zugangsdaten hed syncserver Emails empfangen kann lSlhed syncserver POP3 Konfiguration Em Einstellungen mit denen hed syncserver Emails empfangen kann F r die Synchronisation ber Email wird ein Mail Konto ben tigt mit dem hed syncserver Emails empfangen kann Dieses Mail Konto sollte NUR f r diese Aufgabe verwendet werden F r die S
3. hed dress Wiedervorlage zZ T I Wiedervorlagen f r heute anzeigen I Wiedervorlage f r alle Benutzer zeigen F erledigte Wiedervorlagen zeigen Vorlagety Wichtigke Firma einmalig normal Salinger einmalig normal Pattberg Zur Adresse springen H ppin H pping Zur Person springen einmalig normal Spalten w hlen Sortierung Mit Spalten w hlen k nnen Sie die Spalten und die Reihenfolge der Spalten in der Anzeige einstellen Automatische Erinnerung Von Ihrem Arbeitsstil h ngt es ab wann Sie sich die Wiedervorlagen anzeigen lassen So k nnen Sie wie bei Ihrem Terminkalender morgens als erstes Ihre jeweiligen Wiedervorlagen Termine Fristen durchsehen wenn Sie hed dress starten hed dress net bietet daf r die automatische Erinnerung an Dabei wird jedes Mal wenn hed dress gestartet wird in der Datenbank nach aktuellen Wiedervorlagen gesucht Wenn eine solche Wiedervorlage gefunden wird ffnet sich das Fenster Wiedervorlage automatisch Gezeigt werden die Wiedervorlagen so wie Sie es in den Checkboxen eingestellt haben die ltesten Wiedervorlagen zuerst Sie sollten sich daher bei der Automatischen Erinnerung keine erledigten Wiedervor lagen anzeigen lassen Zur Automatischen Erinnerung kommen Sie im Men Anzeige mit Allgemein Wiedervorlage beim Programmstart anzeigen Wiedervorlagen drucken Mit dem Druck Button k nnen Sie die Wiedervorlagen ausdrucken
4. w inj Letzte Synchronisation 30 05 2003 19 02 57 nicht bereit Letzter Mailabruf lt unbekannt gt bereit N chster Abruf von Mails lt manueller Abruf von Mails gt Fehlen Aktionen 30 05 2003 19 21 51 hed syncserver wurde gestartet 30 05 2003 19 21 51 Lokale Sync Einstellungen lesen OK 30 05 2003 13 21 51 POP3 Einstellungen lesen OK Email von Client empfangen 30 05 2003 19 21 51 SMTP Einstellungen lesen OK 30 05 2003 19 21 51 Einstellungen lesen OK Verbindung Internet trennen Auflegen 30 05 2003 19 21 52 30 05 2003 19 21 52 Verbindung Internet herstellen nwahl Netzwerk Einstellungen lesen OK Mail Sync Einstellungen lesen Ok Test bereits zum Synchronisieren nderungen Synchronisieren Server DB f r Versand packen Verbindung Internet herstellen nwahl Antwort an Client schicken Verbindung Internet trennen uflegen Sicherungsdateien l schen FERTIG Falls nach wie vor nicht bereit angezeigt wird lesen Sie in der Li ste Aktionen welche Einstellungen noch fehlen oder ung ltig sind Erg nzen Sie die Einstellungen gegebenenfalls Schritt 3 Synchronisation starten Starten Sie die Synchronisation durch einen Klick auf den Start Button Einstellungen hed syncserver wird folgendes machen Anwahl in das Internet gegebenenfalls Verbindung zum POP3 Server herstellen Abfragen der Mails Sicherungsdateien l schen Synchronisation abschliessen
5. Benutzer und Gruppen Sie ben tigen Gruppen wenn Sie mehreren Benutzern die gleichen Zugriffsrechte einr umen wollen etwa allen Mitarbeitern in einer bestimmten Abteilung Sie richten jeweils so viele Benutzer Zug nge und Gruppen ein wie ben tigt werden Wenn Sie ber das Men Einstellungen Benutzer Benutzer einen Benutzer Zugang einrichten k nnen Sie als Zugriffsrechte verge ben Adressen lesen ndern neu einrichten oder sie l schen Diese Zugriffsrechte k nnen beschr nkt werden auf die Adressen die der Benutzer selbst eingerichtet hat oder auf die die von seiner Gruppe eingerichtet wurden oder die Zugriffsrechte k nnen alle Adressen umfassen Wie Sie Benutzer Zug nge einrichten finden Sie im Kapitel Einstel lungen Benutzerverwaltung Benutzer Fallbeispiel Rechteverwaltung Wunschstruktur 23 Benutzerverwaltung 24 Angenommen Sie haben in Ihrer Firma die Abteilungen Vertrieb und Service Die Mitarbeiter im Vertrieb sollen nur auf ihre eigenen Adressen zugreifen k nnen Die Mitarbeiter im Service sollen auf alle Adressen des Vertriebs und auf ihre eigenen Adressen zugreifen k nnen Und die Gesch ftsf hrung soll auf alle Adressen zugrei fen k nnen Die eigenen Adressen der Gesch ftsf hrung sollen vor dem Zugriff durch die Mitarbeiter in den Ab teilungen Service und Vertrieb gesch tzt werden L sung 1 Richten Sie 3 Benutzergruppen ein Vertrieb
6. Export in Windows Adressbuch bzw Kontakte hed dress net kann die Daten auch direkt in das Windows Adressbuch Win 2000 XP bzw in die Windows Kontakte Win Vista schrei ben Das Windows Adressbuch wird unter Windows 2000 XP von Outlook Express benutzt Wenn Outlook installiert ist kann man auch einstel len dass die Zugriffe auf das Windows Adressbuch in das Outlook Adressbuch umgeleitet werden Dann sehen Sie die exportierten Adressen auch in Outlook Unter Windows Vista gibt es Windows Mail und das zugeh rige Adressbuch sind die Windows Kontakte Der Export arbeitet genau wie die Synchronisation mit dem Windows Adressbuch Der Unterschied liegt darin dass beim Export nur die Adressen die sich aktuell auf der Suchseite in der Anzeige befinden exportiert werden Details lesen Sie bitte im Kapitel Synchronisation Windows Adressbuch Damit dieser Export benutzt werden kann mu dort Synchronisation bei Bedarf starten aktiviert sein Export in Outlook Adressbuch Dieser Export kann f r Outlook ab Version 2003 benutzt werden F r ltere Outlook Versionen muss die Synchronisation in der Windows Adressbuch und die Umleitung dieses Adressbuchs auf das Outlook Adressbuch benutzt werden Damit dieser Export benutzt werden kann muss bei Einstellungen Synchronisation Outlook Adressbuch die Start Art auf Manuell bei Bedarf eingestellt sein Der Export bertr gt die Kontakte aus dem aktuellen Suchergebnis in das Outlook Ad
7. Wir von H pping Elektronik Design sind der Ansicht dass ein Hand buch in Buchform zu jeder ordentlichen Software geh rt Darum wer den wir auch in Zukunft Handb cher drucken lassen Etwa alle 2 Jahre gibt es eine Neuauflage Der Inhalt des Handbuchs wird zwischen den Auflagen kontinuierlich gepflegt und erweitert Der jeweils aktuelle Stand wird als Adobe PDF zusammen mit der Software installiert Zur Software geh rt auch eine umfangreiche Windows Hilfe W hrend sich ein PDF Dokument gut ausdrucken l t bietet die Windows Hilfe mehr Suchm glichkeiten und gestattet es Seiten zu verwandten Themen zuverlinken Nehmen Sie sich die Zeit die Einf hrung vor dem Start zu lesen In den Kapiteln der Einf hrung finden Sie die Grundidee auf die hed dress net aufbaut Zielsetzung Die Aufgaben f r die hed dress net entwickelt wurde Adressen Personen und Berichte Was eine Adresse ist wissen Sie Um hed dress net optimal einzusetzen sollten Sie wissen wie hed dress net und seine Datenbank diese Begriffe anwendet und mit einander verkn pft Datenbank und Software Layout beschreibt die Entwicklungs Grundlagen von hed dress net Bevor Sie mit hed dress net arbeiten Installation Wie Sie hed dress net installieren und welche Einstel lungen Sie vornehmen sollten Zielsetzung Zielsetzung 10 hed dress net wurde entwickelt um Adressen und dazu alle Informa tionen zu verwalten Es ist gedacht f r mittlere und
8. a 90 Die nderungsdateien werden an den Server hed syncserver verschickt Es wird auf Antwort vom Server gewartet Falls eine Einstellung nicht stimmt oder ein Zugriff auf den SMTP Server nicht m glich ist bleibt der Ablauf stehen und der fehlerhafte Schritt wird laufend wiederholt Zus tzliche Informationen ber die m gliche Ursache k nnen Sie der Logdatei entnehmen C Programmelhed syncclient logs hed syncclient log Wenn Sie bei hed syncserver den regelm igen Abruf von Mails einge stellt haben k nnen Sie jetzt einfach warten Oder Sie bitten jemanden am Hauptstandort den Start Button zu bet tigen Das kann man auch bei konfiguriertem regelm igen Abruf jederzeit machen Wenn Ihre Einstellungen im SMTP Dialog richtig waren sollte bei hed syncserver im Hauptstandort jetzt eine Mail ankommen hed syncserver verarbeitet nur Mails bei denen folgendes richtig ist 1 Der Absender mu im Dialog Mail Synchronisation von hed syncserver eingetragen sein 2 Inder Mail mu das im Dialog Mail Synchronisation eingetra gene Passwort enthalten sein Eine Mail die nicht diesen Anforderungen entspricht wird von hed syncserver verworfen Ein Beobachter im Hauptstandort kann das den dortigen Anzeigen entnehmen Wenn die Mail ung ltig war wird der Client vergeblich auf eine Ant wort vom Server warten Sie m ssen dann wie folgt verfahren 1 Best tigen Sie bei hed syncclient den Abbruch Button 2 Kor
9. Auf der Seite auf der Sie als Administrator einen neuen Benutzer ein tragen oder einen vorhandenen ndern k nnen Sie auch ein Passwort eintragen Dazu gehen Sie im Men Einstellungen auf Benutzer Benutzer Will ein Benutzer f r sich ein Passwort neu eintragen es ndern oder l schen klickt er im Men Einstellungen auf Benutzer Passwort nder Sie sehen dann TI omame pareant Anden um Iren ass An ala und rann dnr nana went aunnaban Hier ndert man das Passwort f r den Benutzer als der man sich beim ffnen von hed dress net angemeldet hat Haben Sie sich als Admini strator angemeldet ndern Sie also das Administrator Passwort Darum wird empfohlen einen zweiten Administrator Zugang anzulegen Solange ein Passwort f r einen Benutzer nicht vergeben ist bleibt die obere Zeile leer Dann tragen Sie das neue Passwort ein und be st tigen es Wenn Sie ein vorhandenes Passwort l schen wollen lassen Sie das Feld Neues Passwort leer und das Feld Passwort wiederholen ebenfalls Einstellungen Bildschirm Anzeige A Suchen amp Finden E Personen Berichte E Emai Im Men Anzeige k nnen Sie w hlen mit welcher Schriftgr e und mit welcher Sprache Sie arbeiten wollen Sie k nnen au erdem ein stellen welche Spalten in den Listen auf den Seiten Suchen amp Finden Personen Berichte und Email aufgelistet werden sollen und in welcher Reihenfolge Die Bildschirm Einstellung
10. Welche Wiedervorlagen ausgegeben werden h ngt von Ihren aktuellen Anzeigeoptionen ab 171 Wiedervorlage 172 Index Symbols 1 N Verkn pfung 116 117 CSV 158 CSV Datei 151 db 65 66 EML Dateien 129 MSG Dateien 129 A Abbruch Button hed syncclient 90 93 ABC Gruppierung 42 Absenderadressen g ltige 38 Adaptive Server Anywhere 15 Administrator 23 28 95 Adressakte drucken 136 Button 109 Adress Art 42 Adressaufkleber Formulardruck 148 Adressbest nde getrennt verwalten 47 Adresse 2 Adresszeile 35 100 107 108 bearbeiten 105 Besitzer 107 drucken 135 138 Faxanschrift 114 in die Zwischenablage kopieren 113 in Zwischenablage kopieren 110 113 Leerfelder 12 101 102 l schen 102 105 109 neu erzeugen 105 Postfachanschrift 114 Status 110 111 suchen 96 99 Adressen an anderen Benutzer bergeben 111 auflisten 96 99 100 durchbl ttern 101 importieren 157 Klassifizierung 41 108 Index mehrfach gelistet 101 mit mehreren Personen 101 sortieren 33 35 bergeben 111 112 verkn pfen 116 117 Adresspr fung Google Maps 134 postalische 115 116 Adressvervollst ndigung 114 115 Aktivieren Mandantenf higkeit 47 Aktueller Vorgang 110 Alphabet Sortierreihenfolge 35 Anmeldung 95 automatische 95 Anonyme Wiedervorlage 167 Anwahl automatische 38 Anzeige Men 29 Arbeiten mit hed dress 93 ASC Aufsteigende Sortierung 35 Au endienstmitarbeiter Intenet Synchronisation 80 Auswahl Spalt
11. hed dress net adress management system Benutzerhandbuch Software von H pping Elektronik Design Die vorliegende Publikation und die Software hed dress sind urheberrechtlich gesch tzt Alle Rechte vorbehalten In diesem Benutzerhandbuch der Software und darin enthaltenen Texten und Meldungen werden eingetragene Warenzeichen Handelsnamen und Ge brauchsnamen verwendet Auch wenn diese nicht als solche gekennzeichnet sind gelten die entsprechenden Schutzbestimmungen hed software und hed dress sind eingetragene Warenzeichen von H pping Elektronik Design Paul H pping hed dress net adress management system Benutzerhandbuch Buch 4 Auflage 2008 CDROM mit Software hed dress net und Lizenz professional unlimited zur Verwendung auf 1 Rechner ISBN 3 00 011440 8 c Eigenverlag H pping Elektronik Design Paul H pping Kantorie 97 45134 Essen Deutschland Einbandgestaltung concept zwei Kommunikations und Werbeagentur GmbH Emilienstrasse 57 45128 Essen Deutschland Printed in Germany Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis FAelSEtZUNG scesnssssensssnsnsessenesensunsesen ern ennesan Ener een 10 CRM Customer Relationship Management 10 Datensicherheit aaneaennnnennnennnenenennennneneneneen 11 Adressen Personen und Berichte ssssssosecesssssesoo 12 Adress Informationen nnnsssnsssnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 12 Personen Informationen uuueeseesenanseneeeeesennnn
12. hed form 149 Vorlagetyp von Wiedervorlagen 168 W WAB 60 Wartezeit hed syncclient 88 Web Browser aufrufen 109 Wichtigkeit von Wiedervorlagen 168 Wiederholte Installation 18 Wiedervorlage anonym 167 anzeigen 169 Anzeige Optionen 169 bearbeiten 170 171 beim Programmstart anzeigen 29 171 Benutzer 169 Button 110 Datum 167 168 171 drucken 171 Erinnerung konfigurieren 29 171 Erledigt 170 erzeugen 167 Vorlagetyp 168 Wichtigkeit 168 Zielsetzung 167 Zugriffsrechte bearbeiten 170 Windows Clipboard 113 Windows Kontakte Vista Import nach Outlook 63 64 Windows Vista als Administrator ausf hren 51 52 Word 139 Serienbrief erstellen 152 154 WWW Adresse 122 Index Z Zeit Einstellungen Internet Synchronisation 77 87 Zertifikat Verisign 141 Zielsetzung 10 Zugriffsrechte Benutzer bearbeiten 26 Wiedervorlage 170 Zuordnung Emails zu Personen 132 Zur ck 67 Zwischenablage Adresse kopieren in 110 113 Faxanschrift kopieren 114 Postfachanschrift kopieren 114 Stra enanschrift kopieren 114 179 180 CDROM und Lizenzurkunde Wenn CDROM und oder Lizenzurkunde fehlen bekommen Sie von hed kostenlos Ersatz Wir ben tigen Kopie der Rechnung Falls es aus der Kopie nicht hervorgeht Name des Gesch fts bzw des H ndlers Produkt z B hed dress net 2008 profes sional unlimited Kaufpreis Schicken Sie die Unterlagen an hed H pping Elektronik Design Kantorie 97 45134 Essen Deuts
13. lt Zur ck Fertig stellen Abbrechen Hilfe Bei einigen dieser Wahlm glichkeiten muss eine Adresse oder Person ausgew hlt werden hed dress Zuordnung von Emails zu Personen bearbei Die Emailadresse wird zu den Emailadressen einer Person als zus tzliche Emailadresse hinzugef gt w hlen Sie die Person aus Sie k nnen in die Tabelle klicken und die Anfangsbuchstaben der Firma des Nachnamen oder des Vornamen tippen outlook2000 hed de r aj i Firma Nachname Vorname Holtermann uli Holtermann Dieter H ltgen Roland Holzky Oliver Hopp Hugo nd a P Ausgew hlte Person H pping Ilse Abbrechen Hilfe Klicken Sie z B irgendwo in die Spalte Firma Dann Tippen Sie die ersten 2 3 Buchstaben des Firmennamens Wenn f r 1 Sekunde kein weiterer Buchstabe getippt wurde wird die erste Firma die mit diesen Buchstaben beginnt gesucht 133 Emailarchiv Google Maps 134 Aufder Seite Google Maps wird die Adresse in Google Maps gesucht und angezeigt Google Maps ist ein kostenloser Service von Google Wir bitten um Verst ndnis dass wir auf die Verf gbarkeit dieses Ser vices keinen Einflu haben Mit den Links Route berechnen k nnen Sie leicht eine Route zu oder von dieser Adresse berechnen Dabei geben Sie den 2 Punkte der Route in der blichen Form ein Beispiel Kantorie 97 45134 Essen Germany Sie k nnen eine Adresse mit den Schaltfl chen oben rechts
14. Arbeiten mit hed dress Eine neue Wiedervorlage ist zun chst dem Benutzer zugeordnet der die Wiedervorlage erzeugt hat Sie k nnen die Wiedervor lage einem anderen Benutzer oder einer Benutzergruppe zuordnen Wenn Sie keinen Benutzer und keine Benutzergruppe eintragen wird die Wiedervorlage jedem Benutzer vorgelegt Beim ndern von Benutzer oder Benutzergruppe kann es pas sieren dass die Wiedervorlage in der Anzeige verschwindet Das h ngt gegebenenfalls mit der Einstellung Wiedervorlagen f r alle Benutzer anzeigen zusammen Wenn diese Option nicht aktiviert ist bekommen Sie nur die eigenen Wiedervorlagen angezeigt Sie k nnen f r jede Adresse mehrere Wiedervorlagen eintragen Sie gehen dazu jeweils auf die Adress Seite oder die Berichte Seite und klicken auf den Neue Wiedervorlage Button Wiedervorlagen anzeigen Im Men Anzeige Allgemein k nnen Sie w hlen dass Ihnen bei je dem Start von hed dress die Wiedervorlagen automatisch angezeigt werden Au erdem sehen Sie auf der Adress Seite rechts einen Kasten in dem die n chste Wiedervorlage f r diese Adresse angezeigt wird Wenn Sie den Kasten anklicken wird das Fenster Wiedervorlage ge ffnet und diese Wiedervorlage angezeigt Und schliesslich k nnen Sie das Fenster Wiedervorlage mit dem Wiedervorlage Button auf der Such Seite ffnen Der Neue Wiedervorlage Button Button mit blauem Stern ffnet zwar auch das Fenster Wiedervorlage erzeugt aber zus tz
15. Hier k nnen Sie Fi Personen Fi Personen f Adresse Einf hrung neben den Adressdaten auch die Daten f r eine Person eintragen und dann anschlie end in der Personen Seite erg nzen Zu einer Adresse geh ren oft mehrere Personen Bsp In einer Firma haben Sie mehrere Ansprechpartner Gesch ftsf hrer Techniker Buchhaltung Oder Sie haben die Adresse eines Freundes aufgenommen und wollen auch dessen Lebenspartnerin in hed dress net aufnehmen Die erste Person zu einer Adresse wird mit der Adresse automatisch erzeugt und ist die Hauptperson Die Daten dieser Person k nnen auf der Adress und auf der Personen Seite bearbeitet werden Alle zus tzlichen Personen tragen Sie auf der Personen Seite ein Auf der Personenseite k nnen Sie auch eine andere Person zur Hauptperson machen Danach werden auf der Adress Seite die Daten der neuen Hauptperson angezeigt Wenn Sie auf der Adress Seite nicht den Namen eines Ansprechpart ners sehen wollen dann k nnen Sie eine neue Person erzeugen Lassen Sie den Namen leer und machen Sie die Person zur Hauptperson Dieses Vorgehen bietet sich an um z B die Rufnummer der Zentrale einer Firma aufzunehmen Bei jeder Person k nnen Sie u a folgende Informationen speichern Name Titel Form der Anrede Telefon Handy Fax Email Klassifizierungen z B Rang oder Funktion oder wie von Ihnen umbenannt Geburtsdatum F r Personen Informationen die Sie nicht klassifizieren z B Ho
16. In Notepad sollten Sie den automatischen Zeilenumbruch abstellen Jede Zeile mu die genau gleiche Anzahl an Feldern haben Wenn im Feldtext ein Semikolon steht dann muss dieses Feld von Anf hrungszeichen umgeben sein Fast jede Software bietet die M glichkeit Daten als Komma getrennte Textdatei zu exportieren Dabei wird dann auch automatisch das rich tige Trennzeichen benutzt Zum Import w hlen Sie im Men Datei die Funktion Import Es ffnet sich dieses Fenster 157 Import E le ji hed dress Import von Adressen Ber m EEE CSV Datei CATemp test csv ga Imporkiatei i ausw hlen 1 Feld aus Importdatei ausw hlen 2 Passendes hed dress Feld auswahl ABC_Einteilung rg Adresse ABC Enteilung a Addressid E Importeinstellungen Adresse Aktueller Vorgang E Adress_Art 3 Gegebenenfalls I auswahlen Aena ey AenderDatum Adresse Auswahlfeld 1 Aktueller_Vorgang Detail Behandlung Adresse Auswahlfeld 2 Anrede Adresse Auswahlfeld 3 Anrede_Brief 4 Feldzuordnung hinzuf gen Adresse BLZ Bankleitzahl Auswahlfeld_1 Adresse Branche Auswahlfeld_2 Adresse Bundesland Auswahlfeld_3 g T Fima Auswahlfeld_4 z Hinzuf gen Adresse Fima 2 Zeile Bearbeiter Adresse Firmengr e itzer Adresse Gebiet F Besitzergruppe Adresse Geldinstitut BLZ Feldzuordnungen Adresse Info Branche Adresse Interesse 1 Bundesland Adresse Interesse 2 defaultperson Adresse Kontakt EMail Adresse
17. Seite eintragen Das ist die zur Adresse geh rende Hauptperson Was die Hauptperson ist wie Sie sie ndern k nnen und wie Sie weitere Personen bei einer Adresse eintragen finden Sie im Kapitel Personen neu eintragen und ndern Welche Eintragungen auf der Adressen Seite zur Hauptperson geh ren sehen Sie im Bild auf der vorherigen Seite Sie sind dort umrandet Auf der Personenseite k nnen Sie eine andere Person der Adresse zur Hauptperson machen Wenn Sie auf der Adressen Seite einen neuen Namen eintragen erzeugen Sie keine neue Person zur Adresse sondern Sie ndern den Namen einer bestehenden Person Adresspr fung und vervollst ndigung sind in einem eigenen Kapitel beschrieben Klassifizierung Klassifizierungen sind wichtig damit Sie mit einem Blick sehen welche Bedeutung die Adresse hat Ist es ein Kunde Ein Interessent F r welche Produktlinie die Adressen in Gruppen einteilen und zu Listen zusammen fassen k nnen Wenn Sie mit einem Serienbrief Ihren Kunden f r die Zusammenarbeit danken wollen sollte hed dress Ihnen die Adressen daf r zusammenstellen k nnen Wiedervorlage am 29 12 2007 f r Paul al te S a Arbeiten mit hed dress Nach der Installation hat hed dress Klassifizierungen die als Beispiel gedacht sind Es empfiehlt sich dass Sie Ihre eigenen Klassifizierungen vornehmen Das sollten Sie tun bevor Sie Ihre Adressen eintragen Lesen sie dazu das Kapitel Klassifizierung von Adressen Pe
18. Service und Gesch ftsf hrung 2 Legen Sie die Benutzer an F gen Sie die Benutzer den ent sprechenden Gruppen hinzu Die Benutzer aus der Abteilung Service werden zus tzlich Mitglieder in der Gruppe Vertrieb Vergeben Sie Passw rter Die Benutzer k nnen das eigene Passwort ndern 3 Vergeben Sie an die Benutzer aus Service und Vertrieb fol gende Rechte Eigene Adressen alle Rechte Adressen der Gruppe alle Rechte Alle Adressen keine Rechte wichtig Den Mitarbeitern der Gesch ftsf hrung geben Sie folgende Rechte Eigene Adressen alle Rechte Adressen der Gruppe alle Rechte Alle Adressen alle Rechte wichtig Die Mitarbeiter aus Vertrieb und Service k nnen nur mit den Adressen der jeweiligen Gruppe arbeiten Dadurch dass die Mitarbeiter aus der Abteilung Service in zwei Gruppen Mitglied sind k nnen diese Benutzer auf die Adressen beider Abteilungen zugreifen Einstellungen Die Mitarbeiter aus der Gruppe der Gesch ftsf hrung haben das Recht auf alle Adressen zuzugreifen Andere Benutzer k nnen aber auf Adressen die von diesen Be nutzern angelegt werden nicht zugreifen Die Mitarbeiter k nnen zus tzlich Mitglied in der Grup pe Administrator sein Das ist im Grunde eine ganz normale Gruppe mit einer Besonderheit Man muss in dieser Gruppe Mitglied sein um wichtige Einstellungen zu ndern oder um Aktionen ausf hren zu k nnen die mehr als eine Adresse ver ndern k
19. USUD Kleppes Feld Kuckucksrain Wenn Sie die gew nschte Stra e sehen k nnen Sie den Eintrag mit den Pfeiltasten ausw hlen und mit der Eingabetaste die Aus wahl bernehmen Anschliessend tippen Sie die Hausnummer ein Die Vervollst ndigung erspart Ihnen nicht nur l stige Tipparbeit Sie hilft auch Tipfehler zu vermeiden hed dress net kann Ihnen auch helfen wenn die vollst ndigen Adressdaten nicht bekannt sind oder wenn die Daten fehlerhaft sind Lesen Sie dazu das n chste Kapitel Postalische Adresspr fung hed dress net verf gt ber Funktionen zur postalischen Adresspr fung Damit k nnen Sie die Richtigkeit einer Adresse pr fen Bei fehlerhaften oder unvollst ndigen Adressen werden Vorschl ge zur Korrektur gemacht Starten der postalischen Pr fung Dr cken Sie in den Feldern Bundes land PLZ Stadt oder Stra e die Enter Taste Im Feld Stra e hat die Enter Taste zwei Funktionen Wenn im Feld eine Hausnummer steht wird die postalische Pr fung ge ffnet Wenn im Feld keine Haus nummer steht wird eine Stra e aus der Vorschlagsliste bernommen siehe vorheriges Kapitel Im Idealfall wenn die Adresse g ltig und vollst ndig ist Kommt die Meldung dass die Adresse erfolgreich gepr ft wurde Das wird auch in der Datenbank eingetragen und oben rechts angezeigt Maps de Bei unvollst ndigen oder fehlerhaften Adressen bekommen Sie eine 115 Adressen neu erzeugen und bearbeiten 116 entspr
20. a a 3 Einstellungen Ei Schlie en Geburtstag Rang Funktion Firma Tag_im_Ja Andreas Kluth 0221 1 08 10 1965 Wieland Gro e Anika Hollind Dreseler Oscar Pfeifer 0201 4 52 55 07 06 1958 18 06 2003 14 01 1958 12 11 1957 _ Hanna 15 04 2003 Lisanne Junk Mara Mertens 04 06 2000 14 09 1989 Doris Hanchet Roland Bitter 0044 1 01792 17 01 1935 24 01 1964 117 CONCE 24 Antje Busch 02117 101712 113 02 1969 Birgit Graf Antje Busch 0201 4 10201 4 0201 01722 0171 2 13 02 1969 13 02 1969 Frank Petrat Christoph Pater 0201 8 02302 0171 8 0163 2 19 03 1968 23 03 1980 3 Personen 164 Wollen Sie von der Geburtstagsliste zur Personen Seite klicken Sie mit der linken Maustaste per Doppelklick auf einen Namen in der Geburtstagsliste Sie bekommen diese Person dann auf der Personen Seite angezeigt Welche Spalten Ihnen die Geburtstagsliste zeigt bestimmen Sie selbst Sie klicken mit der rechten Maustaste in das gro e Listenfeld Gitter Steuerelement Grid oder auf den Kopf einer Spalte Es ffnet sich ein Fenster Dort klicken Sie mit der Maus auf Spalten w hlen Sie k nnen dann die Spalten bestimmen und deren Reihenfolge in der sie angezeigt werden Die Breite der einze
21. auch geographisch nach der PLZ oder dem Ort sortiert werden Spalte zur Sortierung hinzuf gen Sie klicken im linken Feld den Namen der Spalte an dann auf den Button Hinzuf gen Spalte aus der Sortierung entfernen Sie klicken im rechten Feld die Spalte an die entfernt werden soll und anschlie end auf den Button Entfernen Reihenfolge der Sortierung ndern hed dress net sortiert zun chst die Daten nach der obersten Auswahl Um die Reihenfolge der Sor tierung zu ndern klicken Sie im rechten Feld die Spalte an die Sie verschieben m chten Anschlie end klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten In der obigen Auswahl werden als erstes die Firmen 34 Einstellungen alphabetisch sortiert und dann jeweils alphabetisch die Personen zu den Firmen Da Leerfelder vor dem Alphabet erscheinen werden Adressen mit leerem d h ohne Firmeneintrag zuerst aufgef hrt Die jeweiligen nderungen m ssen Sie mit Speichern best tigen Aufsteigende und Absteigende Sortierung Aufsteigende Sortierung beginnt mit a und endet mit z kleine Buchstaben vor den gro en Buchstaben Absteigende Sortierung beginnt mit Z und endet mit A gro e Buchstaben zuerst Zahlen werden ebenfalls aufsteigend oder absteigend vor A aufgef hrt die Firma 8com also vor Acom Vor den Zahlen werden noch Sonderzeichen wie aufgef hrt und davor noch die Leer Felder ohne Eintrag Bei Aufs
22. nnten Auch Admi nistratoren haben nicht notwendigerweise das Recht auf alle Adressen zuzugreifen Sie k nnen sich dieses Recht allerdings selbst geben Benutzer Im Kapitel Benutzerverwaltung haben Sie gelesen weshalb jeder Benutzer einen eigenen Zugang erhalten soll So legen Sie einen neuen Benutzer Zugang an Im Men Einstellungen ffnen Sie Benutzer Benutzer Geben Sie rechts oben den Benutzer Namen ein und klicken Sie auf Hinzuf gen hed dress Benutzerverwaltung Benutzer ausw hlen aab aaba Administrator Passwort best tigen Rechte an eigenen Adressen I Lesen W Erzeugen I L schen Rechte an Adressen der Gruppe M Lesen M ndern Rechte an allen Adressen IV ndern IV L schen Mitglied in 25 Benutzerverwaltung 26 Das Feld f r das Passwort k nnen Sie leer lassen Das kann der Be nutzer sp ter selbst eintragen Lesen Sie dazu Passwort Solange ein Passwort nicht vergeben ist bleibt beim ffnen von hed dress net das Passwort Feld leer Danach w hlen Sie die Rechte aus die dem Benutzer zustehen sollen ferner die Gruppe zu der er geh rt und klicken dann auf ndern Ein Benutzer sollte grunds tzlich bei seinen eigenen Adressen alle Verf gungsrechte haben Eigene Adressen sind die die er selbst eingerichtet hat Wie Sie Benutzer Gruppen einrichten finden Sie im Men Einstel lungen unter Benutzer Gruppen Nach der Installation von
23. Datenbank pr fen und reparieren 67 Undo R ckg ngig eenennenennn 67 Internet Synchronisation f r hed dress net 69 Schritt 1 Vorbereitung am Hauptstandortt 70 Auswahl PC f r Synchronisations Server 71 Inhaltsverzeichnis Einrichtung Email Konten 71 Schritt 2 Installation hed syneserver 72 Lokale Synchronisation 73 POP3 Einstellungen nen 74 SMTP Einstellungen nennn 75 Netzwerk Einstellungen 76 Mail Synchronisation eeeen 77 Ende der Einstellungen ee 78 Schritt 3 Synchronisation starten 78 Schritt 4 Vorbereitung in der Niederlassung bzw beim Au endienstmitarbeiter ueeenenenee 80 Synchronisation bei Au endienstmitarbeitern 80 Wahl eines PC f r hed syncclient 81 Einwahl ber das DF Netzwerk 81 Schritt 5 Installation hed syncclient in der Niederlas sung bzw beim Au endienstmitarbeiter 8l Lokale Synchronisation eeeeeen 83 POP3 Einstellungen enne 84 SMTP Einstellungen nennen 85 Netzwerk Einstellungen 86 Mail Synchronisation een 87 Ende der Einstellungen ee 89 Schritt 6 Starten der Internet Synchronisation 89 Hin
24. Drag and Drop 128 Drucken 135 Ablauf beim Drucken 139 141 142 Adressakte 136 Buttons 138 139 Druckarten 135 Druckvorlagen 143 145 Formulardruck 148 Geburtstagsliste 139 166 hed form 148 Internetliste 137 Makro Sicherheit 140 Microsoft Word 139 Personenakte 138 starten 138 Tagesberichte 137 Telefonliste 136 Wiedervorlage 171 Druckvorlagen bearbeiten 143 145 erstellen lassen 146 Dublettenpr fung 48 49 Import 160 161 E Einf hrung 9 Eingabefelder Gr e der 29 30 Eingabehilfe f r Stra e und Orte 114 115 Einstellungen 21 Bildschirmanzeige 29 Datenbank 65 Emailarchiv 37 Formulardruck 149 hed form 149 Klassifizierung von Adressen 41 L nderkodes 45 Sortierung in den Spalten 33 Spalten w hlen 30 Standardformular 148 Synchronisation einrichten 51 59 Synchronisation WAB 60 Emailadresse 122 Emailarchiv 128 Einstellungen 37 Emailempfang einrichten 37 g ltige Absenderadressen 38 Emailliste sortieren 132 EMail Program aufrufen 109 Emails abrufen 129 abrufen hed syncserver 78 anzeigen 131 archivieren 14 37 128 zuordnen 132 Empfindlichkeit 50 Englisch 30 Entwicklungssystem 15 Erinnerung automatische Geburtstagsliste 165 Wiedervorlage 171 Erinnerungszeitraum Geburtstage 163 ERROR CSV 160 Erweiterte Suche 97 Excel Exportdatei ffnen 154 155 Export 151 153 in Outlook Adressbuch 155 156 in Windows Adressbuch 155 in Windows Kontakte 155 Textdatei f Serienbrief 151 Index F Fallbeispiel Rechtev
25. Lesen Sie dazu Einstellun gen Spalten w hlen und Einstellungen Sortierung in den Spalten Wie Sie die Listenauswahl ndern oder Felder umbenennen lesen Sie im Kapitel Klassifizierung von Adressen Mit jeder neuen Adresse erzeugt hed dress automatisch eine Person die Hauptperson Die Daten der Hauptperson werden sowohl auf der Adress Seite wie auf der Personen Seite angezeigt und k nnen auch auf beiden Seiten bearbeitet werden Eine Person existiert auch dann in der Datenbank wenn Sie keinen Namen eintragen Eine Person ohne Namen ist eine Leer Person Um eine Person zu bearbeiten w hlen Sie die Person auf der Per sonenseite in der Liste obere H lfte der Seite aus und tragen die Anderungen in die Felder auf der unteren H lfte der Seite ein Wenn Sie eine neue Person eintragen wollen ffnen Sie zun chst die dazu geh rende Adresse oder legen Sie eine neue Adresse an Hilfe finden Sie im Kapitel Adressen neu erzeugen und bearbeiten Dann gehen Sie zur Personen Seite und klicken dort auf den Neue Person Button Unten auf der Seite nehmen Sie dann Ihre Eintragungen vor Sie k nnen zu einer Adresse so viele Personen eintragen wie Sie m chten Hat eine Person eine eigene Adresse sollten Sie diese Adresse geson dert aufnehmen Querverweise die f r die gesamte Adresse gelten sollten Sie in das Info Feld auf der Adress Seite eintragen Bsp Firma hie fr her M amp M Informationen die sich nur auf eine bestimmte Perso
26. Sie Ihre Adress Daten zuverl ssig jederzeit auffinden und verarbeiten k nnen und sie auch f r andere Anwendungen bernehmen Einf hrung k nnen Soweit Sie sich eine Implementierung Ihrer hed dress net Daten in andere Programme nicht zutrauen wird Ihnen ein Softwa reentwickler oder Datenbankadministrator helfen k nnen Entwicklungssystem Microsoft Visual Studio 2008 C Datenbanksystem Sybase SQL Anywhere 10 0 1 Runtime hed dress net ist mit der von hed entwickelten Synchronisation netz werktauglich Informationen hierzu finden Sie in den Kapiteln Einsatz im Netzwerk und hed dress net Synchronisation Wenn Ihnen die Synchronisation bei hed dress net nicht gen gt k nnen Sie jederzeit den Netzwerk Datenbankserver Sybase SQL Anywhere Studio for Workgroups Version 10 erwerben Hilfe bei der Umstellung bekommen Sie von H pping Elektronik Design hed dress net ist f r den professionellen Einsatz entwickelt worden F r die Wiedergabe von Musik oder f r Multimedia Effekte ist es nicht geeignet hed dress net installiert sich ohne Probleme und l sst sich vollst ndig deinstallieren Sie k nnen also ohne weiteres einen Test mit hed dress net machen hed dress net ist in deutsch englisch und spanisch verf gbar Es l sst sich leicht in weitere Sprachen bersetzen Sie stellen die Sprache im Men Anzeige ein Einsatz im Netzwerk hed dress net ist f r den Einsatz im Netzwerk entwickelt Die Software ist voll netzw
27. Sie sollten die Datei heddress_database10 db regelm ig sichern Sie k nnen die Datei z B auf CDROM brennen oder aufeinen USB Stick kopieren Deinstallation Im Startmen Sie erreichen es bei Windows mit dem Start Button w hlen Sie Einstellungen Systemsteuerung aus und klicken auf Software Aus der Liste w hlen Sie hed dress net aus und klicken auf 19 Vor dem Arbeiten mit hed dress net 20 Entfernen Durch eine Deinstallation werden nur die Programm und Datendatei en die zur Software geh ren entfernt Ihre pers nlichen Einstellungen und die Datenbankdatei mit Ihren Adressen werden nicht entfernt WennSie auf diese Daten keinen Wert legen k nnen Sie diese Ver zeichnisse manuell l schen Windows 2000 und XP C Dokumente und Einstellungen All Users Anwendungsdaten hed hed dress net C Dokumente und Einstellungen lt Benutzername gt Anwendungs daten hed hed dress net Windows Vista C ProgramData hed hed dress net C Users lt Benutzername gt AppData Roaming hed hed dress net C Users lt Benutzername gt AppData Local hed hed dress net Es verbleiben auch einige Eintr ge in der Registry Wir raten dringend davon ab dass Sie versuchen diese Eintr ge zu entfernen Bei der Entwicklung von hed dress net wurde Wert auf eine saubere Installations und Deinstallations Routine gelegt Bei einem Upgrade einer Reparatur oder einer wiederholten Instal lation ist eine Deinstallation nicht erforder
28. Sortierung zu ndern klicken Sie mit der rechten Maustaste in das gro e Listen Feld Grid Gitter Steuer 101 Suchen und Finden f Adresse Fil Personen Berichte E Email a 102 element Oder Sie w hlen das Men Anzeige und klicken dann auf Suchen Spalten w hlen bzw Suchen Sortierung Hilfe finden Sie im Kapitel Einstellungen Bildschirm Anzeige Spalten w hlen oder Sortierung in den Spalten 6 Such Ergebnis Wenn Sie die gesuchte Adresse oder Person gefunden haben schalten Sie auf die Bildschirmseite um die gew nschten Informationen ber die Adresse die Person oder die Berichte zu sehen Ein Doppelklick auf eine Adresse im Suchergebnis schaltet zur Adress Seite um Wenn eine Adresse noch nicht eingetragen ist legen Sie diese neu an Dazu klicken Sie auf den Neue Adresse Button und tragen die Adresse ein Hinweis Der blaue Stern in einem Bild bedeutet immer dass mit diesem Button etwas neu erzeugt wird eine neue Adresse eine neue Person oder ein neuer Bericht Wenn Sie Adressen angelegt haben ohne sie auszuf llen sollten Sie diese Leer Adressen wieder l schen Dazu gehen Sie auf die Adress Seite und klicken dort auf den L sch Button Da hed dress net automatisch zu jeder Adresse eine Person anlegt k nnen Sie die folgende Anfrage bejahen hed dress Adresse j Zj CA M chten Sie diese Adresse und alle zugeh rigen Personen und Reports wirklich l schen 2 Zu dieser Adresse ex
29. Z Person u a seem 124 Berichte neu erzeugen und bearbeiten 125 Neuen Bericht erzeugen 125 Datei anh ngen oder verkn pfen 125 Wie klassifiziere ich Berichte 126 Wann schreibe ich einen neuen Bericht 127 Suche nach Berichten mit bestimmtem Datum oder Inhalt eier 127 Wiedervorlagen erzeugen 127 Emailarchiy sssssssssssssssssssasssssssorssssososssvasssssssusssvsssnssoss 128 Emails archivieren nnsseneeenesennnsnneeennnen 128 Drag and Drop an 128 Outlook MSG Dateien ffnen 129 Outlook Express EML Dateien ffnen 129 Windows Mail EML Dateien ffnen 129 hed dress net empf ngt selbst Emails 129 Emails anzeige sueann i anne 131 Zuordnungen von Emails zu Personen 132 Google MapS usssonss50ssnsssennsensunsssensnsesnnnssenssensnsses ante 134 Dr cken 135 Drukat oisein taaan EARNER sn 135 Drucken starterset TEE 138 Ablauf beim Drucken nissernes 139 Makro Sicherheit ssesenssersenisensensesnnene 140 Einlentin eonen a 140 Sicherheitshinweis een 140 Wozu braucht hed dress WORD Makros 141 Ist das sicher u ea 142 Druckvorlagen bearbeiten 143 Detail Reports bearbeiten 145 Schlu bemerkung en 145 Inhaltsverzeichnis Druckvorlage erstellen lassen 146 Formulardr ck uscssissesinionn
30. auf eine Antwort auf seine Mail Die Synchro nisation mu dann auch beim Client abgebrochen werden Pause Synchronisation anhalten Mit dem Pause Button oder der Men funktion Datei Pause kann die Synchronisation angehalten werden Mit dem Start Button kann die Synchronisation jederzeit wieder fortgesetzt werden Die Synchroni sation mit Pause anzuhalten ist z B dann sinnvoll wenn die Software st ndig ins Internet einw hlt und vergeblich auf eine Antwort vom Server wartet Arbeiten mit hed dress net Arbeiten mit hed dress net Kapitel bersicht Arbeiten mit hed dress net 000000000000000002000000 3 Anmeldung Ldgn einen 95 Suchen und Finden scosssessenssenssnessnnssunnensssenessn sneesene 96 Adressen neu erzeugen und bearbeiten 105 Erzeugen einer neuen Adresse 105 ndern einer Adresse 105 Klassifizierung sisine aaa 108 Mehr Relder us 0s0802te sen 109 Buttons ini 109 Status Flags zu Adressen setzen zur cksetzen 110 Adressen eines anderen Benutzers bernehmen 111 Adresse n an anderen Benutzer bergeben 112 Adresse in die Zwischenablage kopieren 113 Adressvervollst ndigung neen 114 Postalische Adresspr fung nenne 115 Adressen verkn pfen 116 Personen neu eintragen oder ndern ccersesoreens 119 Textfeld 4 und Auswahlfeld 4 122 Personen verschieben 122 Bild Zu Person e
31. den Benutzer Beispiel Benutzer Mit der Checkbox automatisch anmelden k nnen Sie aktivieren dass Sie immer automatisch und ohne Anmeldefenster mit dem Benutzer namen und Passwort angemeldet werden Zur Deaktivierung der au tomatischen Anmeldung benutzen Sie das Men Datei Abmelden Wenn die Mandantenf higkeit von hed dress net aktiviert ist m ssen Sie zus tzlich bei der Anmeldung einen Mandaten und gegebenefalls auch einen Auftrag ausw hlen hed dress net hat ein eigenes Benutzer System das keine Verbindung zum Windows Betriebssystem hat Wie Sie den Zugang zu hed dress net durch Passworte einschr nken und weitere Benutzer eintragen finden Sie in Einstellungen 95 Suchen und Finden Suchen und Finden A Suchen amp Finden A Suchen amp Finden 96 Sie werden diese Funktion aus zwei Gr nden benutzen Einmal geht es darum m glichst schnell eine bestimmte Adresse zu finden z B einen Anrufer Zum anderen geht es darum Adressen nach bestimmten Eigenschaften aufzulisten um sie gezielt zu bearbeiten zu exportieren oder zu drucken Beim Start zeigt hed dress net Ihnen die Seite Suchen amp Finden Beim Arbeiten mit hed dress net kommen Sie mit einem Klick dorthin Wenn Sie beim Start das Passwort mit der Enter Taste best tigen listet hed dress net alle Adressen auf auf die Sie Zugriffsrechte haben Benutzen Sie bei der Passwortabfrage die Maus zeigt hed dress net ein leeres Listenfel
32. denen keine Firma eingetragen ist haben alle in der 1 Sortierung ein Leerfeld Leerfelder werden zuerst aufgelistet Mit der 2 Sortierung nach Namen werden die Personen dann alphabetisch jeweils bei den zugeh rigen Firmen geordnet Gew hnlich reicht das Sortieren mit zwei Spalten aus um die gesuchte Adresse zu finden Da jede Sortierung Zeit in Anspruch nimmt sollte man berfl ssige Sortier Angaben vermeiden Tip Die so eingestellte Sortierung wird verwendet wenn hed dress net die Daten in die Liste aufnimmt Also z B wenn Sie eine Suche durchf hren Sie k nnen diese Sortierung jederzeit ndern in dem Sie in der Liste auf einen Spaltentitel klicken Die Liste wird dann einmalig aufsteigend oder 2 Klick absteigend nach dieser Spalte sortiert Diese Art der Sortierung wird nicht gespeichert Wenn Sie also eine neue Suche durchf hren wird wieder nach der urspr nglichen Sortierung sortiert Sortierung von Personen und Berichten Auf den Personen Seiten empfiehlt sich eine Sortierung nach dem Nachnamen auf den Berichte Seiten eine Sortierung nach Datum Um die Sortierung auszuw hlen gehen Sie auf Anzeige Personen Sortierung bzw Berichte Sortierung Das weitere Vorgehen ist wie bei den Adressen Solange bei einer Adresse nur wenige Personen und Berichte eingetragen sind ist deren Sortierung nicht wichtig Einstellungen Emailarchiv hed dress net kann Emails archivieren und automatisch den Kontakt perso
33. hed dress net ist das kein Problem Einf hrung Datensicherheit Wie viel ist Ihre Adressdatenbank eigentlich wert Der Wert einer Kunden Datenbank bersteigt den Anschaffungspreis der Software um ein Vielfaches Zur Qualit t der Software geh rt Verf gbarkeit Die Software muss an jedem Tag auf jedem Rechner laufen Wiederherstellbarkeit Sie m ssen selbst in der Lage sein Ihr System nach einem Ausfall wiederherzustellen Support Sie werden bei einem Problem nicht allein gelassen hed dress net tr gt dem Rechnung hed dress net ist in C programmiert und verwendet einen professionellen Datenbankserver Sybase SQL Anywhere Die hed dress net Datenbank ist eine Datei Diese Datei k nnen Sie nach Belieben kopieren auf Disketten sichern auf CDROM brennen oder im Netzwerk verteilen F r eine Neuinstallation brauchen Sie keinen neuen Freischaltkode und es ist auch kei ne Produkt Aktivierung erforderlich Wenn Sie danach Ihre Datenbank Datei wieder einspielen sind alle Daten wieder da Und wenn Sie selbst nicht weiter wissen dann k nnen Sie mit mir dem Autor der Software Kontakt aufnehmen Paul H pping ist bei Siemens ausgebildeter Applikationsentwickler Client Server mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Softwareent wicklung 11 Adressen Personen und Berichte Adressen Personen und Berichte f Adresse h Adresse 12 Die hed dress net Datenbank zeigt Adressen Personen Berichte un
34. hed chip ABC Einteilung unbekannt E Interesse 2 91 Sonstige Auftr ge vf a bi Gebiet Um die Adressen Angaben zu ndern klicken Sie einfach auf das jeweilige Feld und tragen die neue Information ein Sobald Sie das ge nderte Feld verlassen ist der neue Eintrag gespeichert Bei Auswahlfeldern engl Combobox k nnen Sie aus einer Liste einen Eintrag ausw hlen Besitz bernehmen Arbeiten mit hed dress Durch einen Klick auf den Pfeil rechts ffnet sich die Liste des Aus wahlfeldes Sie k nnen in einem Auswahlfeld auch schreiben Das Auswahlfeld sucht nach jedem Tastendruck in der Liste nach einem passenden Eintrag Buchstaben die keinem Eintrag entsprechen werden ver worfen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein solches Auswahl feld klicken k nnen Sie die Liste bearbeiten oder das Feld umbenennen Dazu ben tigen Sie Administratorrechte Hil fe finden Sie in Einstellungen Adressen Klassifizierung 3 er m Lie EincsE 1 en E EAN Jede Adresse geh rt einem Besitzer Wenn eine Adresse angelegt wird merkt sich hed dress welcher Benutzer das war und tr gt ihn als Besitzer ein Es geht darum den Zugang zu den Adressen zu kontrol lieren Nicht jeder Benutzer soll auf alle Adressen zugreifen k nnen Lesen Sie dazu das Kapitel Einstellungen Benutzer verwaltung Wenn ein Benutzer den Button Besitz bernehmen anklickt geht die Adresse auf ihn als neuen Besitzer b
35. hed dress net ist der Administrator als Benutzer bereits eingetragen Der Administrator Zugang kann nicht gel scht und nicht umbenannt werden Sie k nnen einem weiteren Benutzer ebenfalls Administrator Rechte geben Dazu tragen Sie als Gruppe bei ihm Administrator ein Die Zugriffsrechte eines Administrators sind unbeschr nkt Soweit Zugriffsbeschr nkungen eingerichtet wurden kann er sie aufheben Benutzen Sie hed dress net nur allein k nnen Sie zwar stets den Zugang als Administrator benutzen Aber bis Sie sicher im Umgang mit hed dress net sind richten Sie sich besser einen zus tzlichen einfachen Zugang ohne Administrator Rechte ein und benutzen ihn bei der t glichen Arbeit Es kann Ihnen dann nicht passieren dass Sie versehentlich Ihre Einstellungen ndern W hrend der Benutzung von hed dress net k nnen Sie zu Ihrem zweiten Zugang wechseln Klicken Sie im Men Datei auf Anmelden Bevor Sie den Administrator Zugang durch Passworte beschr nken lesen Sie unbedingt das Kapitel Einstellungen Benutzerver waltung Passwort Wenn Sie eine komplexe Rechte Verwaltung einrichten wollen sollten Sie sich das Fallbeispiel Rechteverwaltung ansehen Benutzer Gruppen Mit dem Einrichten von Benutzergruppen k nnen Sie die Zugriffs rechte der einzelnen Benutzer differenziert regeln Um Benutzergruppen einzutragen oder zu ndern w hlen Sie im Men Einstellungen Einstellungen Beutzer Gruppen Mit Hilfe von B
36. in der Karte auch in Google Earth aufrufen Dort bekommen Sie die Adresse als Satellitenfoto angezeigt Google Maps verf gt ber leistungsf hige Algorithmen um eine Adres se zu finden Sie k nnen diese Funktion auch benutzen um Adressen von Kunden auf G ltigkeit zu berpr fen Dazu geben Sie die Adresse oder Variationen der Adresse oben links in das Feld ein 45134 Essen Deutschland Als meinen Standardstandort festlegen Route berechnen Hierher Von hier In der N he suchen Unter Meine Karten speichern Arbeiten mit hed dress Drucken Kapitel bersicht Drucken Welche Druckarten es gibt Drucken starten Ablauf beim Drucken Makro Sicherheit Informationen zum Thema Sicherheit von Microsoft Word Makros Druckvorlagen bearbeiten vorhandene Vorlagen ndern neue Vorlagen erstellen Lassen Sie uns Ihre Wunsch Druckvorlage machen Lesen Sie wie Sie einfach schnell und preiswert zu Ihrer Druckvorlage kommen Formulardruck Konfigurierbarer Formulardruck mit hed form Druckarten Mit hed dress k nnen Sie Listen Adressakten Personenakten und Berichte drucken Beim Drucken geht es immer darum die Daten einer Anwendung hier hed dress bersichtlich auf einer DIN A4 Seite zu verteilen hed dress benutzt dazu Microsoft Word Wenn Sie mit hed dress drucken wird ein Word Dokument erstellt und mit Word angezeigt Das Word Dokument kann gedruckt werden Sie k nnen es aber auch bearbei
37. in die Zwischenablage Diese Daten kann man in einer Textverarbeitung z B MS Word in das Adressfeld eines Briefes einf gen Siehe Adressen in die Zwischenablage kopieren Mit den Pfeil Buttons rechts unten auf der Seite bl ttern Sie durch die Adressen die Sie auf der Such Seite zusammengestellt haben Status Flags zu Adressen setzen zur cksetzen Auf der Adress Seite gibt es 4 H kchenfelder engl Checkbox Status Kreditkarte 4 gt Neue Adresse 7 Neue Adresse i F I Serienbrief allgemein Serienbrief allgemein Ting I Serienbrief einmal Aktueller Vorgang Serienbrief einmal Sie k nnen diese Felder umbenennen und benutzen wie Sie m chten Auf der Adress Seite k nnen Sie den Status einer einzelnen Adresse individuell bearbeiten ber das Men Kontakte Status gelangen Sie zu einem Fenster mit dem sich der Status aller Adressen oder der Adressen auf der Such Seite gemeinsam bearbeiten l sst Arbeiten mit hed dress A E Status Flags zu Adressen setzen zur cksetzen Mit diesem Dialog k nnen Sie Status Felder von Adressen f r alle Adressen oder f r alle Adressen des aktuellen Suchergebnis setzen bzw zur cksetzen Feld Neue Adresse Alle Adressen 4396 Adressen auf Suchseite 5 Gesetzt 261 Gesetzt 0 Zur ckgesetzt 4135 Zur ckgesetzt 5 nn keine nderung C Bei ALLEN Adressen SETZEN 4135 Adresse
38. k nnen Sie w hrend der Arbeit zwischen beiden Sprachen wechseln Spalten w hlen Es geht um die Anzeige der Listen Grids Gitter Steuerelemente die hed dress net auf den Seiten Suchen amp Finden Personen Berichte und Email zeigt Sie k nnen die Spalten in diesen Listen Gittern jeweils nach Ihren Bed rfnissen zusammenstellen A Suchen amp Finden Fi Personen x Berichte Einstellungen W hlen Sie die Spalten f r die Anzeige auf der Suchseite aus Sie bestimmen ausserdem die Reihenfolge von links nach rechts der ausgew hlten Spalten Wenn Sie sehr viele Spalten ausw hlen dauert eine Suche in der Datenbank l nger als wenn Sie nur wenige Spalten ausw hlen verf gbar ausgew hlt ABC_Einteilung a Fima Adress_At y e Nachname AenderDatum Hinzuf gen Vomame Telt Aktueller_Vorgang Anrede Es handelt sich bei dem Bild um die Spalten f r die Adressen die auf der Such Seite angezeigt werden Das obige Fenster erreichen Sie wenn Sie mit der rechten Maustaste in das Grid Listenfeld auf der Suchen Seite klicken und dann mit der linken Maustaste auf Spal ten w hlen oder wenn Sie im Men Anzeige auf Suchen Spalten w hlen klicken Wenn Sie die Spalten f r die Personen Seite ausw hlen wollen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Grid Listenfeld der Personen Seite und w hlen mit der linken Maustaste Spalten w hlen Oder Sie klicken im Men Anzeige
39. kleine Unterneh men und auch f r Privat Es hat sich im Marketing Bereich besonders bew hrt hed dress net ist einfach praktisch und bersichtlich Es ist gut geeignet f r den st ndigen Einsatz und auch f r Manager und Mitarbeiter die nur hin und wieder auf die Daten zugreifen m ssen hed dress net ist zun chst eine Adress Datenbank Aber hed dress net ist mehr CRM Customer Relationship Management Mit einem Kontaktmanagement oder englisch CRM verwaltet man die Kontakte einer Firma mit den Kunden Dazu geh rt auch der Zugriff auf die erg nzenden Daten Lieferanten Banken usw Es werden Informationen gesammelt und verarbeitet um Marketing Strategien zu entwickeln umzusetzen und Kunden so gezielt wie m glich an zusprechen Sie haben zahlreiche Informationen ber Ihre Werbe An sprechpartner oder Kunden Sie m ssen diese Daten schnell zur Verf gung haben und Sie m ssen gezielte Listen erstellen k nnen F r Werbema nahmen m ssen bestimmte Adressen gezielt exportiert werden Mit hed dress net sind Serienbriefe kein Problem Sie haben pers nlich mit vielen Menschen zu tun Welche Pro bleme und W nsche hatte Ihr Kunde beim letzten Gespr ch Wann hat er zuletzt Info Material erhalten Mit dem Kontakt management von hed dress net k nnen Sie alle Informationen bersichtlich speichern und jederzeit darauf zur ckgreifen sogar w hrend Sie telefonieren Sie m ssen Fristen einhalten F r die Wiedervorlage von
40. mitgeteilt werden soll Sicherheitshinweis 2x hed dress Normal dot enth lt Makros von ing Elektronik Desi Details Makros k nnen Yiren enthalten Es ist immer sicherer Makros zu re Falls die Makros jedoch legitim sind verlieren Sie m glicherweise Funl t Die Sicherheitsstufe ist auf Hoch eingestellt Sie k nnen Makros von nicht vertrauensw rdigen Quellen nicht aktivieren r en weitere Informationen Sicherheitshinweis Dieses Fenster teilt Ihnen mit Es wurde eine Vorlagendatei hed dress Normal dot ge ffnet In dieser Vorlagendatei sind Makros Diese Makros sind von Hoepping Elektronik Design Sie werden gefragt ob Sie die Ausf hrung dieser Makros gestatten oder nicht Arbeiten mit hed dress Wenn Sie auf den Button Details klicken bekommen Sie weitere Informationenzu dem Makro angezeigt xl Allgemein Details Zertifizierungspfad Zertifikatsinformationen Zwecke dieses Zertifikats Garantiert dass die Software von einem Software Herausgeber stammt u Sch tzt die Software vor nderungen nach der Ver ffentlichung N here Angaben finden Sie in den Angaben der Zertifizierungsstelle Ausgestellt f r Hoepping Elektronik Design Ausgestellt von VeriSign Class 3 Code Signing 2001 CA G ltig ab 17 01 2003 bis 18 01 2004 P Sie besitzen einen privaten Schl ssel f r dieses Zertifikat Ausstellererkl rung Die Information dass das Makro wirklich von H
41. net aufrufen Im einfachsten Falle k nnen Sie einfach eine der beiden Adressen l schen In den meisten F llen werden Sie aber die unterschiedlichen Informationen aus beiden Adressen zusammenf hren wollen Denken Sie auch daran dass bei einer Adresse Berichte und Wiedervorlagen gespeichert sein k nnen Sie sollten eine der beiden Adressen bear beiten so dass diese Adresse die vollst ndigen Informationen enth lt Danach l schen Sie die andere Adresse Mit dem Refresh Button k nnen Sie anschliessend die Anzeige im Fenster Dublettenpr fung aktualisieren Einstellungen hed dress net Synchronisation Bis zu 100 hed dress net Datenbanken k nnen untereinander synchro nisiert werden Dadurch ist der Einsatz im Netz m glich Synchronisation bedeutet dass jeder Benutzer mit seiner eigenen lokalen Datenbank Datei arbeitet Wenn Sie hed dress net starten sucht Ihr Computer nach der Server Datenbank Er kopiert die neue ste Fassung der Server Datenbank Datei auf Ihren Computer an die Stelle der lokalen Datenbank Datei Danach arbeiten Sie dann mit hed dress net und tragen alle nderungen in Ihre eigene Datenbank Datei ein Sobald Sie hed dress net schlie en synchronisiert hed dress net wiederum die Daten und bertr gt die nderungen in die Server Datenbank Datei Zus tzlich aktualisiert die Synchronisation die Server Datenbank wenn hed dress net einige Zeit nicht benutzt wurde Auf diese Weise hat jeder Benutzer nach dem Sta
42. nnen hed syncclient auch w hrend einer laufenden Synchronisation beenden Wenn Sie hed syncclient sp ter wieder starten wird die laufende Synchronisation fortgesetzt Passwort Tragen Sie das Passwort ein das Sie im entsprechenden Dialog von hed syncserver vergeben haben Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Einstellungen Ende der Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen in allen Dialogen abgeschlossen haben sollte hed syncclient im Status bereit sein as hed syncclient hed dress Email Synchronisierung Client Datei Einstellungen winja nicht bereit Letzte Synchronisation lt unbekannt gt bereit N chste geplante Synchronisation lt manuelle Synchronisation Feher Aktionen 31 05 2003 16 21 41 Mail Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiguriert Datenbank Datei umbenennen START Lokale Sync Einstellungen lesen OK 54 POP3 Einstellungen lesen OK Sync Dateien sichern SMTP Einstellungen lesen nicht konfiguriert Netzwerk Einstellungen lesen nicht konfiguriert Sync Dateien f r Email Yersand packen Mail Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiguriert Lokale Sync Einstellungen lesen OK POP3 Einstellungen lesen OK SMTP Einstellungen lesen OK Netzwerk Einstellungen lesen nicht konfiguriert Mail Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiguriert Lokale Sync Einstellungen lesen DK POP3 Einstellungen lese
43. oder Sie klicken auf das ffnen Symbol Mit dem Speicher Button k nnen Sie die Datei an einen beliebigen Ort speichern Wie klassifiziere ich Berichte Im Auswahlfeld Combobox Berichtsart k nnen Sie Berichte klas sifizieren Mit dem Pfeil Button kommen Sie zu einer Liste mit Vor schl gen Welche Vorschl ge Sie bekommen bestimmen Sie selbst Sie klicken dazu mit der rechten Maustaste in das Feld Oder Sie gehen im Men Einstellungen auf Berichte Berichtsart Sie kommen dann zu einem Fenster in dem Sie die Liste mit den Vorschl gen selbst zusammen stellen Sie sollten nicht zu viele Vorschl ge in die Liste aufnehmen Jeder zus tzliche Vorschlag macht im t glichen Betrieb Arbeit Wenn Ihnen der Name Berichtsart nicht zusagt k nnen Sie das Feld auch umbenennen Weitere Hilfe finden Sie im Kapitel Einstellungen Adressen Klassifikation A Suchen amp Finden gt al Berichte Arbeiten mit hed dress Wann schreibe ich einen neuen Bericht Ein neuer Vorgang sollte in einem neuen Bericht festgehalten werden Wollen Sie statt dessen einen vorhandenen Bericht ndern markieren Sie den Bericht in der oberen Liste und ndern ihn dann 1 Bsp Sie haben ein Angebot gemacht und das in einem Bericht festgehalten Der Kunde erteilt sp ter den Auftrag mit kleinen nderungen Sie entscheiden selbst ob Sie den bisherigen Bericht erg nzen oder einen neuen Bericht erzeugen Eine nderung des bisherigen Berichts h l
44. spezielle Berechtigungen oder erweiterte Einstellungen Erweitert anzuzeigen Abbrechen Ubemehmen Pr fen Sie Ihre Einstellungen der Windows Firewall Mit diesen Ein stellungen ist der Server f r die Synchronisation fertig vorbereitet 56 I Su Einstellungen Bei allen anderen hed dress net Installationen m ssen Sie f r die Synchronisation folgende Einstellungen vornehmen Mit dem Explorer schaffen Sie ein neues Netzwerklaufwerk Dazu suchen Sie in der Netzwerkumgebung den Rechner auf dem die Server Datenbank Datei gespeichert ist Bei diesem Rechner sollte es die von Ihnen zuvor erstellte Freigabe heddress geben Verbinden Sie das Netzwerklaufwerk und w hlen Sie die Option Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen Achtung Sie sollten f r die Synchronisation unbedingt ein Netz werklaufwerk einrichten Eine Synchronisation direkt mit einer Frei gabe nach der Art Rechnername Freigabename f hrt h ufig sp ter zu Problemen Dann starten Sie hed dress net und benutzen die Men Funktion Ein stellungen Synchronisation hed dress net Im Fenster hed dress net Status Synchronisation benutzen Sie den Button ausw hlen Dann w hlen Sie das Verzeichnis mit der Server Datenbank Datei auf dem zuvor verbundenen Netzwerklaufwerk aus Danach w hlen Sie f r die Station eine eindeutige lokale ID aus Sie m ssen bei jeder hed dress net Installation eine andere ID aus w hlen Achtung Nac
45. syncclient und hed syncserver jederzeit beendet und wieder neu gestartet werden Das kann auch am n chsten Tag sein und es macht auch nichts wenn der Rechner zwischenzeitlich neu gestartet wurde Eine laufende Synchronisation wird dadurch nicht abgebrochen Die laufende Synchronisation wird nach dem Start der Software au tomatisch fortgesetzt 93 Internet Synchronisation optional BE 94 Abbruch bei hed syncclient Solange noch keine nderungsdateien an den Server geschickt wurden kann die Synchronisation problemlos abgebrochen werden Sobald die nderungen abgeschickt wurden sollte man unbedingt die Antwort vom Server abwarten Wenn die Synchronisation trotzdem abgebro chen wurde und sp ter neu gestartet wird geschieht folgendes hed syncserver empf ngt und verarbeitet die nderungen und schickt als Antwort die Server Datenbank Datei Wenn dann sp ter die Synchronisation beim Client neu gestartet wird werden die gleichen nderungen ein zweites Mal an den Server ge schickt Der Server schickt ein zweites Mal die Serverdatenbank Im Postfach des Client liegen dann also 2 Kopien der Server Datenbank Datei Wichtig damit alles wieder stimmt Nach dem Abschlu einer unter brochenen Synchronisation sollte die Internet Synchronisation sofort ein weiteres Mal gestartet werden Dann stimmt alles wieder Abbruch bei hed syncserver Wenn die Synchronisation beim Server abgebrochen wird dann wartet der Client vergeblich
46. wird der Besitzer der Adressen in der Datenbank ge ndert Diese nderung kann nicht r ckg ngig gemacht werden Wer sich also nicht sicher ist sollte unbedingt vorher eine Sicherungskopie der Datei HEDDRESS_DATABASE DB erstellen Adresse in die Zwischenablage kopieren Wenn Sie z B mit Word einen Brief schreiben dann k nnen Sie die Adresse in hed dress in die Zwischenablage Englisch Clipboard kopieren In Word k nnen Sie diese Daten aus der Zwischenablage dann an passender Stelle in Ihren Brief einf gen Mit dem Kopier Button kopieren Sie eine in hed dress gespeicherte Adresse in die Zwischenablage Das sieht im Normalfall so aus H pping Elektronik Design Hard und Softwareentwicklung Herrn Paul H pping Kantorie 97 45134 Essen Deutschland Zum Einf gen in Word oder in einer anderen Software k nnen Sie den Einf ge Button oder die Tastenkombination Strg V benutzen 113 Adressen neu erzeugen und bearbeiten Alternativ zur Stra enanschrift k nnen Sie auch die Postfach oder Fax Anschrift in die Zwischenablage kopieren Wenn Sie mit derrech ten Maustaste auf den Button klicken erscheint ein Men mit einer entsprechenden Auswahl Mit dem Men punkt Einstellungen k nnen Sie einstellen welche Kopierfunktion ausgef hrt wird wenn Sie ganz normal mit der linken Maustaste auf den Button klicken Stra enanschrift kopieren Postfachanschrift kopieren Eaxanschrift kopieren lalalala Ein
47. 4 Lenap zoe Il Teer Stra e 7 Neue Adresse 7 Aktueller Vorgang amp H pping Bektronik Design 0201 843331 S Bes und Senas ce mi az Es wurde eine Adresse gefunden Zum Bild In die Such Felder wurde h pping ele als Firmennamen eingegeben Danach wurde die Taste Enter gedr ckt oder der Such Button angeklickt Es wurde in der Datenbank die Firma H pping Elektronik Design gefunden und Paul H pping als Hauptperson Wenn Sie eine Firma suchen die mit a beginnt erhalten Sie alle Fir men die entweder in der 1 Firmenzeile oder in der 2 Firmenzeile mit a oder A beginnen Da in der Such Seite nur die 1 Firmenzeile erscheint sehen Sie in der Liste zuerst die Firmen die in der 1 Zeile keinen Eintrag haben Wenn Sie beim Architekturb ro Herr Konrad M ller die 1 Adressenzeile freigelassen haben erscheint bei der Suche nach a zuerst diese Firma mit einer leeren 1 Firmenzeile Die weiteren Firmen werden dann alphabetisch mit der 1 Firmenzeile aufgelistet Mit diesem Button kommen Sie zur erweiterten Suche und zwar zun chst zu einer Adressen Seite mit weiteren Such Feldern Die erweiterte Suche sieht so aus 97 Suchen und Finden Ic Erweiterte Suche a Personen Berichte e Wiedervorlage f Verschiedenes Adress Informationen Klassifizierung gal 18 Kunden Art Firma Kontakt 7 m amp Stra e 7 hat Postanschrift Firmengr e 3 LKZ PL
48. AB Bitte lesen Sie das vorherige Kapitel ber diese Synchronisation Hier werden im Folgenden die Unterschiede zur Synchronisation mit dem WAB beschrieben Die Synchronisation mit dem Outlook Adressbuch erfordert Microsoft Outlook ab Version 2003 Es gibt wie beim Windows Adressbuch die folgenden Einstellungen zum Start der Synchronisation 63 Synchronisation Windows Adressbuch 64 Automatisch starten Manuell bei Bedarf starten Synchronisation ist deaktiviert Beim automatischen Start der Synchronisation kann zus tzlich der Benutzer eingestellt werden der f r die Synchronisation benutzt wird Es werden alle Kontakte bertragen auf die dieser Benutzer Lesezugriff hat Das kann man z B benutzen um gezielt nur einen Teil der Kontakte mit Outlook zu synchronisieren Dazu muss man f r die Synchronisation einen hed dress net Benutzer anlegen und durch die Einstellungen der Zugriffsrechte daf r sorgen dass dieser Benutzer nur an den Adressen Leserecht hat die in das Adressbuch von Outlook bertragen werden sollen Die Startart Manuell bei Bedarf muss eingestellt werden wenn man mittels der Export Funktion Men Datei Export Kontakte in das Adressbuch von Outlook bertragen will Ein wichtiger Unterschied zwischen Export und Synchronisation Durch eine Synchronisation werden alle Kontakte auf die der Benutzer Lesezugriff hat in das Outlook Adressbuch bertragen Kontakte die seit der letzten Synchronisation
49. Adressen benutzen wollen dann sollten Sie das Feld sinnvollerweise in WWW2 umbenennen Personen verschieben Mit Personen verschieben ist gemeint dass eine Person einer ande ren Adresse zugeordnet werden kann Dabei haben Sie die Wahl ob Berichte in denen die Person als Ansprechpartner angef hrt ist mit zur neuen Adresse bernommen werden oder ob diese Berichte bei der urspr nglichen Adresse verbleiben F Personen Arbeiten mit hed dress Diese Funktion ist gedacht f r F lle wie diesen Sie haben in hed dress die Abteilungen einer gro en Firma oder Beh rde als jeweils eigenst ndige Adressen erfasst Nun wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung So geht s Auf der Personen Seite w hlen Sie die Person aus und Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Button M lleimer Dadurch ffnet sichfolgendes Men Person l schen Person einer anderen Adresse zuordnen W hlen Sie Person einer anderen Adresse zuordnen aus Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie die Adressw ausw hlen k nnen E ia hed dress Person neu zuordnen Adresse auswa Bitte w hlen Sie die Adresse aus der diese Person Marianne Mustermann zugeordnet werden soll Vorname Gronemeyer GmbH Gronemeyer Gro Elektrotechnik KG Gros Engineering Gros Bertrand GS Hardware Service E Szabo Andres GSI mbH Waldvogel Holger GTI Gesellschaft fiir R sch Guelten Deniz Deniz Guntermann amp Drunc
50. Beim Import gibt es einen Filter der doppelte Adressen verhindert Dieser Filter kann allerdings auch abgeschaltet werden und dann k nnen mehrfache Import zu Dubletten f hren Manuell eingegebene Adressen sind praktisch nie 100 gleich sondern nur mehr oder weniger hnlich Da gibt es unterschiedliche Schreibweisen des Firmennamen z B H pping Elektronik Design oder HED und Gewerbetreibende melden sich mal mit und ohne Firmenname Bei den doppelten Adressen ist die Information oft auf beide Adressen verteilt Bei einer Adresse k nnte z B eine Faxnummer hinterlegt sein w hrend bei einer anderen Adresse die Emailadresse eingetragen ist F r weitere Verwirrung sorgen die deutschen Umlaute Wenn Sie nach H pping suchen werden Sie Hoepping nicht finden und umgekehrt Die Dublettenpr fung von hed dress net basiert auf einem komplexen Algorithmus zur Bewertung der hnlichkeit von Adressen Dublettenpr fung ffnen Benutzen Sie den Men punkt Kontakte Dublettenpr fung hed dress net adress management system Datei Kontakte Anzeige Einstellungen BR Such Geburtstagskalender Wiedervorlage Dublettenpr fung Firma Adresse n bergeben Es ffnet sich das folgende Fenster Ea f 3 sul Dubletten doppelte Adressen und Personen x BRS liessen Empfindlichkeit er Pl Ahnehke Von Teen Bere B El aR 73 7 Nachname Vomame PLZ Stadt St
51. Elektronik Design An http www hed de Deutsch outlock2000 hed de http www hed software com English Tel 0201 843331 Fax 49 201 471918 Die Emailadresse paul hed de wurde von hed dress automatisch der Person H pping Elektronik Design H pping Paul zugeordnet Die Emailadresse outlook2000 hed de wurde in hed dress bei keiner Person gefunden und konnte daher nicht zugeordnet werden Tipp Es ist sehr sinnvoll dass die eigene Emailadresse in hed dress aufgenommen wird Dann findet man eine Email zumindest bei sich selbst und kann sich davon ausgehend um die Zuordnung zur Kon taktperson k mmern Die Anzeige der Namen bzw der Emailadressen in der Detailanzeige gestattet folgende Bedienung e Einfacher Klick Anzeige des vollst ndigen Namens oberhalb des Textes der Email e Doppelklick Wechsel zur Adresse der die Emailadresse zuge ordnet ist Dies geht nat rlich nur bei Emailadressen die einer 131 Emailarchiv 132 Person in hed dress zugeordnet wurden e Klick rechte Maustaste Assistent zur Bearbeitung der Zu ordnung von Emails zu Personen wird ge ffnet Mit diesem Assistenten k nnen Sie z B die Emailadresse outlook2000 hed de einer Person in hed dress zuordnen Mit dem Druck Button kann die ausgew hlte Email gedruckt wer den Mit dem L sch Button kann die ausgew hlte Email gel scht werden Das L schen ist endg ltig Durck Klick auf die Spaltentitel in der Emaillist
52. Gew hnlich reichen die drei Anfangsbuchstaben der Firma oder einer Person Wenn dann zu viele Adressen gezeigt werden werden die Suchkriterien erweitert Adressen werden nur gefunden wenn alle Such Kriterien zutreffen Das bedeutet bei Schreibfehlern wird die Adresse nicht gefunden Unsere Firma finden Sie z B auch wenn Sie pping eingeben wird wie O behandelt Wenn Sie statt oe ein eingeben oder umgekehrt findet hed dress net die Adresse nicht Es werden in der Spalte Firma auch die Firmen aufgelistet bei denen die Suchangaben nur auf die 2 Adressenzeile zutreffen Es ist einfa cher eine gr ere Liste zu reduzieren als Adressen nicht zu finden Wenn Sie bei Ihrer Suche mehrere Adressen gefunden haben und nicht wissen welche die richtige ist lassen Sie sich eine der Adressen anzeigen Das geht mit einem Doppelklick auf die markierte Adresse oder durch Umschalten der Seite Sie k nnen auf der Adressen Seite 14 4 gt i 14 4 gt i A Suchen amp Finden A Suchen amp Finden A Suchen amp Finden Arbeiten mit hed dress net unten rechts mit den Pfeil Buttons die gefundenen Adressen durch bl ttern Alternativ k nnen Sie zum Bl ttern auch die Tasten F6 erste Adresse F7 vorherige Adresse F8 n chste Adresse und F9 letzte Adresse verwenden 3 In der Liste Bl ttern Wenn Sie bestimmte Adressen bearbeiten wollen z B alle Kunden im Raum Essen geben S
53. IN A4 Seite Halten Sie die gedruckte Seite mit dem Formular gegen das Licht Stellen Sie den Versatz so ein dass die Felder an der richtigen Stelle ausgegeben werden Ihre Einstellungen werden gespeichert und in Zukunft immer verwendet Vorlagen hed dress wird mit Vorlagen f r Freeway Paketmarken P ckchen und Paketen der Deutschen Post geliefert Weitere Vorlagen sind in Vorbereitung Vorlagen erstellen Formulare werden durch INI Dateien im Verzeichnis lt hed dress Verzeichnis gt Templates im System konfiguriert Wenn Sie sich die vorhandenen Vorlagen ansehen werden Sie schnell erkennen was dort f r ein anderes Formular ge ndert werden mu Eine neue INI Datei mit den Einstellungen f r ein neues Formular erscheint automatisch in hed dress als bedruckbares Formular 149 Wenn Ihnen das zu m hselig ist k nnen Sie Ihre Formulare gegen einen Kostenbeitrag auch von uns konfigurieren lassen 150 Arbeiten mit hed dress net Export A Suchen amp Finden A Suchen amp Finden gt al hed dress net verf gt ber zwei unterschiedliche Exportfunktionen 1 Export in Textdatei f r Serienbriefe 2 Export in Windows Adressbuch bzw Windows Kontakte 3 Export in Outlook Adressbuch Trennzeichen getrennte Textdateien sind das universellste Datenfor mat dass es gibt Sie k nnen eine solche Datei mit Excel bearbeiten in andere Software oder eine andere Datenbank von hed dress net importieren oder als Datenquell
54. In der Liste sollten Sie anschlie end folgende Eintr ge sehen 30 05 2003 19 02 58 Verbinde mit POP3 Serve OK 30 05 2003 19 02 57 keine Mails trenne Verbindung POP3 Server 30 05 2003 19 02 57 Sicherungsdateien l schen OK 30 05 2003 19 02 57 Synchronisation abgeschlossen OK I Oben im Fenster wird angezeigt wann der letzte Abruf von Mails stattgefunden hat Letzte Synchronisation lt unbekannt gt Letzter Mailabruf 30 05 2003 13 02 57 N chster Abruf von Mails lt manueller Abruf von Mails gt Dort sollte dann bei Ihnen das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit stehen Wenn bei diesem Test ein Fehler auftritt bleibt die Synchronisation an der jeweiligen Stelle stehen und versucht kontinuierlich den fehl geschlagenen Schritt zu wiederholen ffnen Sie den entsprechenden Einstellungsdialog und korrigieren Sie die Einstellungen Wenn die Einstellungen stimmen wird die Synchronisation mit dem n chsten Schritt fortfahren Weitere Hilfe im Fehlerfall Die Software schreibt eine gro e Menge an detaillierten Informa tionen in eine Logdatei Sie finden die Datei hed syncserver log im Unterverzeichnis C Programmelhed syncserver logs Sie k nnen sich diese Datei mit einem Editor z B Notepad ansehen Jede Meldung ist so aufgebaut 19 Internet Synchronisation optional 80 Datum Uhrzeit Kategorie 4 Info 3 wichtige Info 2 Warnung 1 Fehler 0 kritischer Fehler Meldungstext Wenn Si
55. Kontonummer ErzeugDatum E Adresse Kreditkartenablaufdatum Fax Adresse Kreditkarteninstitut Fima Adresse Kreditkartennummer Fima2 Adresse Kundennr E Fimengroesse Adresse Land z B Deutschland Funktion Adresse L nderkode z B DE f r D Gebiet Adresse Neue Adresse Geburtstag Adresse Postfach Geldinstitut Adresse Postleitzahl Postfach Geprueft Adresse Postleitzahl Stra e Handy resse Seri ief allgemein Info_Adresse Adresse Serienmail einmal Info_Person Adresse Stadt Interesse_1 Adresse Stadtteil Interesse_2 Adresse Stra e Kontaktart Adresse Textfeld 1 Kontonummer Er Adresse Textfeld 2 Suchen Benutzen Sie den Suchen Button und ffnen Sie Ihre Textdatei mit den Adressdaten Links im Fenster sehen Sie eine bersicht ber die Felder die in Ihrer Textdatei gefunden wurden Sie m ssen nun diesen Feldern die entsprechenden Felder von hed dress zuordnen Das geht so 1 Sie w hlen ein Feld links ein Feld der Importdatei aus Bericht_erzeugt Bericht_geaendert Besitzer 2 W hlen Sie in der Liste rechts das passende hed dress net Feld aus 158 Arbeiten mit hed dress 2 Passendes hed dress Feld ausw hlen Adresse Kreditkartenablaufdatum Adresse Kreditkarteninstitut Adresse Kreditkartennummer Adresse Kundennr Adresse Land z B Deutschland Adresse L nderkode z B DE f r De Adresse Neue Adresse Adresse Postfach Adresse Postleitzahl Postfach Adresse Post
56. Mit dem Erledigt Button wird eine Wiedervorlage als erledigt ge zZ kennzeichnet Bei regelm igen Wiedervorlagen wird sie nach dem jeweiligen Zeitraum Tag Woche Monat Jahr wieder vorgelegt Mit dem L sch Button wird die Wiedervorlage aus der Datenbank x gel scht Das L schen ist wie alle anderen Datenbank Operationen endg ltig und kann nicht zur ckgenommen werden Mit Neue Wiedervorlage Button im Fenster hed dress Wiedervorla a ge k nnen Sie eine neue anonyme Wiedervorlage erzeugen Lesen Sie dazu oben Neue Wiedervorlage erzeugen Eine anonyme Wie dervorlage ist keiner Adresse zugeordnet Wenn Sie auf den Erledigt Button geklickt haben ist die Wiedervor x lage nicht gel scht Sie sehen eine erledigte Wiedervorlage allerdings nur noch wenn die Anzeige Option erledigte Wiedervorlagen anzei gen aktiviert ist Mit dem Unerledigt Button kann die Wiedervorlage wieder aktiviert werden Mit diesem Button k nnen Sie alle erledigten Wiedervorlagen mit x einem Klick l schen Voraussetzung ist dass die Anzeige Option erledigte Wiedervorlagen anzeigen aktiviert ist und dass Sie Admini stratorrechte haben 170 Arbeiten mit hed dress Sie k nnen nat rlich auch jeder Zeit den Text das Vorlagedatum oder den Benutzer bzw die Benutzergruppe bearbeiten Wenn Sie in der Liste obere H lfte des Fensters mit der rechten Maustaste eine Wiedervorlage anklicken bekommen Sie folgenes Men angezeigt
57. Synchronisation optional Iay hed syncclient hed dress Email Synchronisierung Client Datei Einstellungen Tj inja nicht bereit Letzte Synchronisation lt unbekannt gt Kos N chste geplante Synchronisation manuelle Synchronisation Fehler Aktionen 31 05 2003 16 07 39 hed syncclient wurde gestartet Datenbank Datei umbenennen START 31 05 2003 16 07 39 Lokale Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert 31 05 2003 16 07 39 POP3 Einstellungen lesen nicht konfiguriert Sync Dateien sichem 31 05 2003 16 07 39 SMTP Einstellungen lesen nicht konfiguriert 31 05 2003 16 07 39 Netzwerk Einstellungen lesen nicht konfiguriert Sync Dateien f r Email Yersand packen 31 05 2003 16 07 39 Mail Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiguriert Verbindung Intemet herstellen nwahl Email an Server schicken Verbindung Intemet trennen uflegen Warten dass Server email verarbeitet Verbindung Intemet herstellen nwahl Email von Server empfangen Verbindung Internet trennen uflegen Email von Server verarbeiten Sicherungsdateien l schen FERTIG Beachten Sie das Men Einstellungen Jeder Punkt dort erfordert eine Eingabe Sinnvollerweise sollten Sie die Einstellungen in der Reihenfolge von oben nach unten durchf hren Die Einstellungen sind in weiten Teilen identisch mit den Einstellun gen die Sie in Schritt 2 in hed syncserver gemacht haben Es werden allerding
58. System vertraut zu machen lesen Sie das Kapitel Wiedervorlage 127 Berichte neu erzeugen und bearbeiten 128 Emailarchiv hed dress kann die Emails die mit Kontaktpersonen ausgetauscht werden archivieren und automatisch den jeweiligen Personen zu ordnen Diese Zuordnung arbeitet auf der Basis der Emailadressen in den Emails und den in hed dress bei den Personen gespeicherten Emailadressen In einer Email stehen in den Feldern Empf nger Absender und CC Email Adressen hed dress analysiert die Email und bildet eine Liste der Emailadressen die in der Email vorkommen In hed dress werden die Emailadressen der Personen im Feld Email oder Textfeld 4 gespeichert Jedes dieser Felder kann auch mehrere Emailadressen durch Kommas getrennt aufnehmen Durch Abgleich der Emailadressen in der Email mit den in hed dress gespeicherten Emailadressen k nnen Emails den Personen zugeordnet werden Das funktioniert auch dann wenn erst eine Email in hed dress archiviert wird und sp ter die Emailadresse der Kontaktperson eingetragen wird Tipp 1 Nehmen Sie sich selbst mit Ihrer eigenen Emailadresse in hed dress auf Die meisten Emails werden berlicherweise von Ihnen an einen Kunden geschickt oder sie wurden vom Kunden an Sie geschickt Wenn Ihre Emailadresse in hed dress eingetragen ist werden diese Mails auf jeden Fall Ihnen zugeordnet Tipp 2 Wenn Sie mehrere Emailadressen verwenden sollten Sie diese Adr
59. Z d h4 I Branche z 25 Interesse UstlD P hat UstiD ABC Einteilung www I hatwww Gebiet TH Mehr Felder ame Tettelda I hat wert I Neue Adresse 7 Aktueller Vorgang Tenor pn J Serienbrief allgemein J Serienbrief einmal Textfeld3 m Fiss Text in Info Feld Info Ad es Auswahlfeld 1 7 Auswahlfeld 2 7 Auswahlfeld 3 7 A Suchen amp Finden Logische Verkn pfung X A o S Logische Verkn pfung UND SIE Sie ben tigen die erweiterte Suche wenn Sie einen bestimmten Kunden suchen den Sie mit der allgemeinen Such Seite nicht finden Soweit Ihnen die obige Adressenseite der Erweiterten Suche nicht hilft gehen Sie von dort mit der Button Leiste zu den weiteren Sei ten der erweiterten Suche Ihre Such Eingaben sehen Sie im unteren Info Feld Wenn Sie in diesem Info Feld eine Suchangabe markieren k nnen Sie sie mit dem L sch Button wieder l schen Sie k nnen die logische Verkn pfung mehrer Suchkriterien UND bzw ODER einstellen Wenn Sie die logische Verkn pfung und nicht haben wollen markieren Sie die entsprechende Eingabe und Klicken dann auf den Nicht Button Button mit Ausrufezeichen Wenn Sie dieselben Suchkriterien wieder verwenden wollen speichern Sie die Einstellungen mit dem Speicher Button Mit dem ffnen Button k nnen Sie zuvor gespeicherte Sucheinstellungen laden Wenn Sie komplexe Suchkriterien mit kombinierten UND u
60. agen Adresse Wiedervorlage v x P e nn Wichtigkeit normal zl Ansprechpartner Hubertus Salinger Vorlagetyp einmalig M Info Austellung B renstark Datume a t el Status f r Benutzer oder Benutzergruppe erzeugt 23 11 2007 Benutzer Paul erledigt Benutzergruppe M Benutzer El z u Zun chst entscheiden Sie welche Spalten Sie im Listenfeld Gitter Steuerelement Grid angezeigt haben wollen Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spalten K pfe und dann auf Spalten w hlen a Mit dem Klick auf den Neue Wiedervorlage Button wurde auto matisch eine neue Wiedervorlage erzeugt Sie wird in der unteren H lfte des Fensters angezeigt Sie m ssen diese neue Wiedervorlage mit sinnvollem Inhalt f llen insbesondere m ssen Sie das Datum eingeben auch sollten Sie im Info Feld eintragen was zu erledigen ist Sie haben folgende Eintragungs M glichkeiten Bei Info geben Sie die Sache ein an die Sie erinnert werden wollen Bei Wichtigkeit stehen 5 Stufen zur Auswahl Vorlagetyp Es kann sich um eine einmalige t gliche w chent liche monatliche oder j hrlich wiederkehrende Wiedervorlage handeln Datum Geben Sie das Datum ein an dem Sie an die Adresse erinnert und die Wiedervorlage pr sentiert bekommen m ch ten 168 f Adresse x Berichte a f Adresse Wiedervorlage am an 19 ann 2 De A Suchen amp Finden
61. ant und ein Auftrag ausgew hlt werden Bei dieser Einstellung wird das Klassifizierungsfeld Kontakt in Auftrag umbenannt Aktivierung der Mandantenf higkeit Sie aktivieren die Mandantenf higkeit ber das Men Einstellungn Datenbank Mandantenf higkeit ativieren hed dress net adress management system Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe Benutzer gt BR Suchen amp Finden Mb Arne Er Google Maps Adressen Klassifizierung Besitzer SysAdm Geographische Einstellungen Besitz bernehmen Gruppe Personen gepr ft g f Adresse Berichte gt A Kundennr Dokumentenverwaltung gt 0201 843331 77 Firme H pping Bektronik I Datenbank b Datenbank pr fen und reparieren Hard und Sotware 2 roniation x Datenbankfelder umbenennen reinen l Datenbankfeldnamen wiederherstellen Titel Xj Anrede Hem id E iat Mandantenf higkeit aktivieren deaktivieren pza u THanninn Es ffnet sich dieses Fenster 47 Mandantenf higkeit Hier k nnen Sie die Mandantenf higkeit von hed dress aktivieren bzw deaktivieren ee in hed dress Adressbest nde von Kunden i verwalten Dabei werden die Mandanten Adressbest nde eines Mandanten von den Adressbest nden der anderen Mandanten getrennt Wenn Sie mit Auftrags bezogenen Adressbest nden arbeiten k nnen Sie diese von Een Adressbest nden anderer Auftr ge isolieren Die Aktivierung bzw Deaktivier
62. as Optionen den folgenden Einstellungsdialog und w hlen Sie die ge Einstellungen meinsame Verwendung der Kontaktinformationen aus Optionen e Gemeinsame Daten und anderen Anwendungen Adressbuchdaten werden in Microsoft Outlool Koi it anderen C verwenden Adressbuchdaten werden in einer Adressbuchdatei wab gespeichert ox Abbrechen Die Umleitung von WAB Zugriffen auf das Adressbuch von Outlook funktioniert nicht unter Windows Vista und nicht mit Outlook 2007 Dort sollten Sie die direkte Synchronisation mit dem Outlook Adress buch benutzen Die Synchronisation mit dem WAB ist ein Weg wie man hed dress net mit lteren Outlook Versionen synchronisieren kann Die WAB Synchronisation bertr gt alle Adressen aus hed dress net in das Adressbuch von Outlook bzw Outlook Express Im Falle von Windows Vista werden die Daten in die Windows Kontakte ge schrieben Das ist das Adressbuch von Windows Mail Windows Mail ersetzt unter Windows Vista das Programm Outlook Express ber das Men Datei Export Export in Windows Adressbuch WAB k nnen auch gezielt nur die Adressen im aktuellen Suchergebnis in das WAB bzw unter Vista Windows Kontakte geschrieben werden Wenn nur bestimmte Adressen bertragen werden sollen dann sollten Sie die Export Funktionen benutzen Synchronisation Outlook Adressbuch Diese Synchronisation ist sehr hnlich zur Synchronisation mit dem Windows Adressbuch W
63. auf Personen Spalten w hlen Zu den Spalten f r die Berichte Seite kommen Sie wenn Sie dort mit der rechten Maustaste in das Grid Listenfeld klicken oder im Men Anzeige Berichte Spalten w hlen anklicken Hinzuf gen einer Spalte Im linken Feld stehen die verf gbaren Spalten Markieren Sie die gew nschte Spalte und klicken Sie auf Hinzuf gen Entfernen einer Spalte W hlen Sie im rechten Feld die Spalte die nicht mehr gezeigt werden soll und klicken Sie dann auf Entfernen ndern der Spalten Reihenfolge Klicken Sie im rechten Feld auf einen Eintrag und dann auf Nach oben oder Nach unten bis die ge 31 Bildschirm Anzeige EN a A Suchen amp Finden 32 w nschte Reihenfolge erreicht ist Die Reihenfolge der Spalten von links nach rechts bedeutet nicht dass in dieser Reihenfolge sortiert wird Das bestimmen Sie Lesen Sie dazu das apitel Sortierung in den Spalten Mit dem Such Button und dem Button erweiterte Suche k nnen Sie sich Adressen auflisten lassen und dabei nach Feldern Eigenschaften und sonstigen Daten suchen die nicht zu den ausgew hlten Spalten geh ren Wenn Sie als Spalten Firma Name Vorname Ort Tell und auch diese Spalten Reihenfolge w hlen sieht Ihre Liste auf der Such Seite so aus Ss Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe BA Suchen amp Finden g Adresse R Personen X Berichte Emails G Google Maps Firma fh pping
64. bbys steht auf der Personen Seite ein Info Feld zur Verf gung Lesen Sie Arbeiten mit hed dress net Personen neu eintragen und ndern 13 Adressen Personen und Berichte Berichte E Email 14 Berichts Informationen Sie tragen Ihre Notizen und Vermerke in ein Info Feld ein Die Berichte Seite zeigt den Berichts Text den Ansprechpartner das Datum die Klassifizierung des Berichts z B Bestellung Anfrage Telefonat einen Button f r die Wiedervorlage Buttons zum Anh ngen oder Verkn pfen anderer Dateien Die Adressen und die Personen Seiten haben jeweils eigene Info Felder F r Informationen zu Adressen oder Personen sollten Sie daher die dortigen Info Felder benutzen Lesen Sie Arbeiten mit hed dress net Berichte neu erzeugen und bearbeiten Emails archivieren Wenn Sie mit Ihren Kunden per Email kommunizieren dann k nnen Sie die Kundenbeziehung am einfachsten dokumentieren wenn Sie diese Emails in hed dress net archivieren Emails werden an Hand der Emailadressen automatisch den Kontakten zugeordnet Eine typische Email von Ihnen an einen Kunden w rde also Ihnen selbst eigene Emailadresse und dem Kunden Emailad resse der Kontaktperson zugeordnet Datenbank und Software Layout Die Datenbank wurde professionell nach den Grunds tzen relationaler Datenbanken entwickelt Ein zuverl ssiger kleiner Datenbankserver garantiert die Sicherheit Ihrer Daten Das sorgf ltige Design sorgt daf r dass
65. blenden O Gesch tzte Systemdateien ausblenden empfohlen Inhalte von Systemordnern anzeigen O Miniaturansichten nicht zwischenspeichemn O Ordnerfenster in einem eigenen Prozess starten a Wiederherstellen 0K Abbrechen Ubemehmen Im Explorer mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis mit der Server Datenbank Datei klicken und Freigabe ausw hlen In dem Fenster machen Sie dann folgende Einstellungen Einstellungen Eigenschaften von hed dress Serverdatenbank alxl Allgemein Freigabe Sicherheit Anpassen Sie k nnen diesen Ordner f r andere Benutzer im Netzwerk freigeben Klicken Sie dazu auf Diesen Ordner freigeben C Diesen Ordner nicht freigeben C Diesen Ordner freigeben Freigabename hedsress Kommentar Benutzerbegrenzung H chstanzahl zulassen C Zugelassene Anzahl a Klicken Sie auf Berechtigungen um Berechtigungen die Benutzerberechtigungen f r den Zugriff auf diesen Ordner festzulegen Klicken Sie auf Zwischenspeichern wischenspei um die Einstellungen f r den D ale en zu konfigurieren Der Windows Firewall ist so konfiguriert dass dieser Ordner f r andere Computer im Netzwerk freigegeben werden kann Windows Firewalleinstellungen anzeigen Abbrechen bernehmen Klicken Sie auf Berechtigungen und stellen Sie die Rechte f r die neue Freigabe ein Berechtigungen f r hed dress Freigabeberechtigun
66. chland Fax 49 201 471918 Email sales hed de
67. chnis w hlen auf das der Benutzer Schreibrechte hat Beispiel C Users lt Benutzername gt Documents hed serverdb Einstellungen Bitte w hlen Sie nicht das hed dress net Verzeichnis C Programme hed hed dress net oder ein Unterverzeichnis in diesem Verzeichnis aus Ein einzelner PC kann ohne Netzwerk mit sich selbst synchro nisieren Wahl eines PC f r hed syncclient Die Software hed syncclient kann auf einem beliebigen PC ausgef hrt werden von dem aus der Zugriff auf die Server Datenbank Datei m g lich ist Dieser PC kann auch und ohne Einschr nkung f r hed dress net benutzt werden Nat rlich kann hed syncclient auf dem Notebook des Au endienstmitarbeiter installiert werden Einwahl ber das DF Netzwerk Wenn Sie vorhaben ber das DF Netzwerk die Verbindung zum Internet herzustellen richten Sie den Zugang jetzt ein Testen Sie dass die einwahl funktioniert Notieren Sie sich Benutzername und Passwort f r die Anmeldung Schritt 5 Installation hed syncclient in der Niederlassung bzw beim Au endienstmitarbeiter Auf dem in Schritt 4 ausgew hlten Rechner starten Sie die Installation von hed syncclient Im Rahmen der Installation k nnen Sie das Zielverzeichnis ausw hlen Die Standardeinstellung installiert hed syncclient in das Verzeichnis C Programmelhed syncclient Starten Sie hed syncclient Sie finden einen entsprechenden Eintrag im Startmen und ein Icon auf dem Desktop 81 Internet
68. d Anschliessend sollten Sie diese Mail in hed dress net bei sich selbst und bei Ihrem Kollegen finden Voraussetzung ist dass Sie Ihre ei gene Emailadresse und die Emailadresse des Kollegen in hed dress net erfasst haben Einstellungen Klassifizierung f Adresse FA Personen 2 Berichte Klassifizierung von Adressen Die Seiten Adresse Personen und Berichte haben Eingabefelder die f r Klassifizierungen vorgesehen sind Das folgende Bild zeigt einen Teil der Klassifizierungsfelder die f r Adressen zur Verf gng stehen Klassifizierung Art f Lieferant Kontakt fi Internet email Firmenzentre M N Gr e Angestellte fe a Branche 240 Software Entw Interesse 1 fe Liefertanten u hn Interesse 2 ABC Einteilu x Gebiet Sprache Deutsch Mit diesen Feldern gruppieren Sie Ihre Adressen nach bestimmten Eigenschaften So k nnen Sie damit Kunden auflisten um sich am Jahresende zu bedanken oder Sie k nnen Ihre Mitsch ler f r einen Rundbrief auflisten Dazu m ssen Sie vor der Eingabe Ihrer Adressen entscheiden welche Klassifizierungen zur Auswahl stehen sollen Zun chst entscheiden Sie ob Sie die Namen der Felder bernehmen oder ob Sie die Felder umbenennen wollen So k nnten Sie das Feld Kontakt umbenennen in Projekte Klassifizierung Art f2 Lieferant a f Internet Fer Liste bearbeiten Firmenzentrs v Feld umbenennen Die Liste die in de
69. d 1 Adressen suchen und auflisten Sie geben auf der Such Seite in das obere Feld so viele Adress Daten ein wie Sie zum Finden ben tigen z B die ersten Buchstaben der Firma den Ort wo die Firma ihren Sitz hat oder einige Ziffern der Postleitzahl Es macht keinen Unterschied ob Sie gro e oder kleine Buchstaben eingeben Umlaute werden wie die entsprechenden Vo kale aufgelistet Wenn Sie sich nicht sicher sind wie der Firmenname beginnt geben Sie einfach eine Ihnen bekannte Buchstabenfolge ein und davor ein Sternchen M ller findet auch die Firma Elektro M ller Ebenso geben Sie hinter den Umlaut ein ein wenn Sie nicht wissen ob statt des Umlauts ein e eingetragen wurde M f ller findet die Namen M ller und Mueller Leerzeichen behandelt hed dress net wie Buchstaben Daran sollten Sie denken wenn Sie beim Suchen eine Telefon Nr eingeben Auch hier sollten Sie einen Stern eintragen und dann eine geschlossene Ziffernfolge eingeben 43331 findet 0201 843331 und 4920184331 Nach Ihrer Eingabe klicken Sie auf den Such Button hed dress net stellt Ihnen die Adressen zusammen auf die Ihre Angaben zutref fen a A Suchen amp Finden gt al Arbeiten mit hed dress net Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe A Suchen amp Finden ff Adresse Personen Berichte Emails C Google Maps Firma Kunden Name I Email O O y i 2a
70. d Emails auf gesonderten Seiten Es ist wichtig dass Sie die Bedeu tung dieser Begriffe ihre Grenzen und ihre Beziehungen zueinander verstehen Adress Informationen Eine Adresse ist ein physischer Ort Sie k nnen dort Kontakte her stellen z B jemanden besuchen oder einen Brief dorthin schicken hed dress net speichert bei jeder Ihrer Adressen einen Ort auch wenn Sie diese Felder auf der Adressen Seite leer lassen Der Ort ist dann anonym Als Adresse k nnen Sie folgende Informationen speichern Firma Name Anschrift Stra e Postfach Telefon Handy Fax Email Internet Homepage flexible Klassifizierungen und weitere Felder die Sie nach Ihren Vorstellungen umbenennen k nnen Wenn Sie eine Privatperson aufnehmen lassen Sie das Feld f r die Firma leer Wenn Sie bei einer Adresse nur einen Vornamen und die Email Anschrift wissen lassen Sie alle brigen Felder leer Mit der Suche oder erweiterten Suche finden Sie trotzdem die Adresse leicht wieder F r Adress Informationen die Sie nicht klassifizieren wollen steht auf der Adressen Seite ein Info Feld zur Verf gung Lesen Sie Arbeiten mit hed dress net und Adressen neu erzeugen und bearbeiten Personen Informationen Personen sind jeweils Adressen zugeordnet Personen arbeiten oder leben dort Jede Person die Sie in hed dress net eintragen wird mit einer bestimmten Adresse verkn pft Sie beginnen also jeweils mit der Adress Seite wenn Sie Personen aufnehmen wollen
71. d zu betreiben hed syncclient ist der Synchronisations Client Diese Software wird auf einem PC in der Niederlassung und auf den PCs der Au endienstmitarbeiter benutzt Sie k nnen den Client auf beliebig vielen Rechnern installieren und benutzen Durch den Erwerb der Option Internet Synchronisation k nnen Sie also Ihre s mtlichen hed dress net Installationen miteinander ber das Internet synchronisieren 69 Internet Synchronisation optional 70 Einrichtung Bitte halten Sie sich genau an die folgenden Hinweise und f hren Sie die Schritte auch in dieser Reihenfolge aus 1 Vorbereitung am Hauptstandort 2 Installation hed syncserver am Hauptstandort 3 hed syncserver starten 4 Vorbereitung in der Niederlassung bzw beim Au endienstmit arbeiter 5 Installation hed syncclient in der Niederlassung bzw beim Au endienstmitarbeiter 6 Starten der Email Synchronisation Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Kapitel detailliert beschrieben Technischer Hintergrund Im Rahmen der Synchronisation wird auf Ressourcen zugegriffen die m glicherweise nicht immer zur Verf gung stehen So kann z B die Einwahl ins Internet scheitern Die Hintergrundinformationen helfen bei der Fehlersuche und beseitigung Siehe Hintergrund Internet Synchronisation Synchronisation abbrechen Die Synchronisation abzubrechen ist nicht unproblematisch Falls es trotzdem erforderlich ist sollten ein paar Details beachtet werde
72. dervorla ge eintragen und sie allen Benutzern oder der Verkauf Benutzergruppe zuordnen Neue Wiedervorlagen erzeugen Um eine Wiedervorlage Frist f r eine bestimmte Adresse einzu tragen rufen Sie zun chst auf der Such Seite diese Adresse mit der Suchfunktion oder mit der erweiterten Suche auf ffnen Sie dann die Adresse auf der Adress Seite oder auf der Berichte Seite Klicken Sie dort auf den Neue Wiedervorlage Button Das Fenster hed dress Wiedervorlage ffnet sich und eine neue Wiedervorlage ist erzeugt zun chst mit dem heutigen Datum Haben Sie das Wiedervorlage Fenster bereits ge ffnet und klicken Sie dann auf den Neue Wiedervorlage Button so erzeugen Sie eine an onyme Wiedervorlage die keiner Adresse zugeordnet ist Das bietet sich an wenn Sie z B an den T V f r Ihr Auto oder das Bestellen von Heiz l im Sommer erinnert werden wollen 167 Wiedervorlage f hed dress Wiedervorlage ale I Wiedervorlagen f r heute anzeigen l Wiedervorlage f r alle Benutzer zeigen k F erledigte Wiedervorlagen zeigen 6 a d Zu nen a en Vorlagety Wichtigke Firma Hauptperson Vorlagedatum Info Bearbeite Berarbeit erzeugt erledigt gt einmalig normal Salinger 02 12 2007 Austell Paul 23 11 2 einmalig normal Pattberg 22 12 2007 Abende Paul mnz einmalig normal H ppin H pping 29 12 2007 Paul 29 12 2 3 Wiedervorl
73. dige Liste der L nderkodes nach DIN ISO 3166 Sie k nnen die Liste bearbeiten indem Sie die Men funktion Einstel lungen geographische Einstellungen L nderkodes aufrufen Oder Sie 45 Klassifizierung 46 klicken mit der rechten Maustaste auf die ComboBox PLZ 45134 Stadt Essen x E a as Liste bearbeiten USUD u Feld umbenennen Es ffnet sich dieses Fenster heihed dress L nder lol x In diesem Fenster bearbeiten Sie die Liste der L nder z B Deutschland sterreich usw Sie k nnen den L ndernamen in 2 Sprachen Deutsch und Englisch hinterlegen Land Deutsch Be Hinzuf gen AE die Vereinigten Arabischer United Arab Emirates Bearbeiten AF Afghanistan Afghanistan AG Antigua und Barbuda Antigua and Barbuda L schen l Anguilla L nderliste importieren AL Albanien Albania AM Armenien Armenia v 4 gt Schliesen Standardwert f r das Land bei neuen Adressen Deutschland Hier k nnen Sie neue L nder eintragen und vorhandene L nder bearbeiten oder l schen Sie k nnen auch L nderlisten importieren Passende Importdateien sind Teil der Installation von hed dress net Sie finden die Dateien im Verzeichnis C Programmel hed dress net Eines der L nder ist das Standardland Wenn Sie eine neue Adresse erzeugen wird dieses Land beim Erzeugen bereits eingetragen F r Deutschland sollten Sie DE als Standardland einstellen W hlen Sie dazu das Land in der Liste aus
74. e kann die Liste auf bzw absteigend nach der jeweiligen Spalte sortiert werden Im Normalfall ist es sinnvoll Emails absteigend nach dem Datum zu sortieren Dann steht die neueste Email ganz oben Diese Email bekommt man als erstes angezeigt wenn man auf die Email Seite umschaltet Die anderen Sortierm glichkeiten k nnen benutzt werden wenn in einer langen Liste eine bestimmte Email gesucht werden soll Zuordnungen von Emails zu Personen Die Zuordnung von Emails zu Personen wird zum Zeitpunkt der Anzei ge getroffen Das heisst wenn Sie bei einer Person eine Emailadresse eintragen oder entfernen dann hat das Einflu darauf welche Emails dieser Person zugeordnet werden F r die h ufigsten Bearbeitungsschritte beim Zuordnen von Emails zu Personen hat hed dress einen Assistenten Sie k nnen den Assistenten durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf eine der Emailadres sen in der Detailanzeige ffnen Arbeiten mit hed dress hed dress Zuordnung von Emails zu Personen EE x Emails werden durch die benutzten Email Adressen den Personen in hed dress zugeordnet Sie k nnen diese Zuordnungen hier bearbeiten AN outlook2000 hed de Diese Emailadresse ist folgenden Personen zugeordnet Eine Emailadresse bei einer Person hinzuf gen Eine neue Person zu einer Adresse hinzuf gen Eine neue Adresse mit neuer Person erzeugen Emailadresse aus Email entfernen und so Zuordnung zu Person aufheben
75. e Daten der zuvor angelegten Person angezeigt werden Das H kchen Hauptperson kann nur gesetzt aber nicht wieder entfernt werden Eine Person zu einer Adresse mu die Hauptperson sein Die Eigenschaft Hauptper son kann daher nur gewechselt aber nicht entfernt werden Bei der Hauptperson braucht kein Name eingetragen zu sein Sie k nnen eine Leer Person zur Hauptperson machen Das empfiehlt sich wenn Sie Briefe ohne Ansprechpartner an Firmen schicken wollen Bei Auswahlfeldern engl Combobox k nnen Sie aus einer Liste einen Eintrag ausw hlen Durch einen Klick auf den Pfeil rechts ffnet sich die Liste des Aus wahlfeldes Arbeiten mit hed dress Sie k nnen in einem Auswahlfeld auch schreiben Das Auswahlfeld sucht nach jedem Tastendruck in der Liste nach einem passenden Eintrag Buchstaben die keinem Eintrag entsprechen werden ver worfen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein solches Auswahlfeld klik ken k nnen Sie die Liste bearbeiten oder das Feld umbenennen Dazu ben tigen Sie Administratorrechte Hilfe finden Sie in Einstellungen Adressen Klassifizierung Klassifizierung Art f Lieferant 5 aem Liste bearbeiten Kontakt h Intern ER benennen E E BE x Sie k nnen den Inhalt der Listen auch ber das Men Einstellungen Personen Einstellungen erreichen Zu einer Person haben Sie je ein Textfeld und ein Auswahlfeld das noch keinem bestimmten Verwendungszweck zugeordnet ist Diese Felder sind a
76. e den Zugang Notieren Sie sich Benutzername und Passwort f r die Anmeldung Diese Daten werden in Schritt 2 ben tigt Einrichtung Email Konten F r den Synchronisations Server und jeden Client 1 Client pro Nie derlassung bzw f r jeden Au endienstmitarbeiter wird ein Email Konto ben tigt Diese Email Konten d rfen ausschlie lich nur f r die Synchronisation verwendet werden Richten Sie die Konten jetzt ein und notieren Sie sich die Namen und die Passw rter Hier ein paar Vorschl ge f r passende Namen syncserver ihre domain de syncclientl ihre domain de syncclient2 ihre domain de ber diese Email Konten m ssen Dateien bis etwa 25 MB Gr e verschickt und empfangen werden k nnen Als Datei Typ m ssen ZIP Dateien erlaubt sein 71 Internet Synchronisation optional 72 Notieren Sie sich die Namen des POP3 und SMTP Server Schritt 2 Installation hed syncserver Aufdem in Schritt 1 ausgew hlten Rechner starten Sie die Installation von hed syncserver Im Rahmen der Installation k nnen Sie das Zielverzeichnis ausw hlen Die Standardeinstellung installiert hed syncserver in das Verzeichnis C Programmelhed syncserver Starten Sie hed syncserver Sie finden einen entsprechenden Eintrag im Startmen und ein Icon auf dem Desktop R Pr Par Iayhed syncserver hed dress Email Synchronisierung Server Datei Einstellungen 13 Lokale Synchronisation POP3 Einstellungen Letzi SMTP Einstellunge
77. e einen permanenten Internetzugang eine Flatrate oder einen Volumentarifhaben sollten Sie jetzt im Dialog Mail Synchronisation einstellen da automatisch alle n n Zahl Minuten Mails abge rufen werden Als Zeit empfiehlt sich eine Einstellung von 3 bis 10 Minuten Im Hauptstandort ist die Installation jetzt abgeschlossen Schritt 4 Vorbereitung in der Niederlassung bzw beim Au endienstmitarbeiter Installieren Sie hed dress net wie beschrieben und richten Sie die hed dress net Synchronisation ein Erfassen Sie keine Daten Die Adressdatenbank wird im Rahmen der Synchronisation berschrie ben Ein lokales Erfassen von Daten vor der ersten erfolgreichen Synchronisation ist sinnlos und gegebenenfalls sogar sch dlich Wie bereits bei der hed dress net Synchronisation beschrieben mu f r jeden Arbeitsplatz eine eindeutige Lokale ID eingestellt werden Diese ID mu bei Verwendung der Internet Synchronisation auch f r alle Arbeitspl tze in den Niederlassungen und bei den Au endienst mitarbeitern eindeutig sein Planen Sie die Vergabe der Lokalen IDs Vergeben Sie z B die Zahlen 1 bis 9 am Hauptstandort und die Zahlen 10 bis 19 in der Niederlas sung Synchronisation bei Au endienstmitarbeitern Auch wenn es nur um einen einzelnen PC geht mu die normale hed dress net Synchronisation benutzt werden Richten Sie die Synchroni sation auf dem PC ein Als Verzeichnis f r die Server Datenbank Datei k nnen Sie ein Verzei
78. e f r einen Serienbrief mit Microsoft Word verwenden Lesen Sie die Details dazu im Kapitel Export in Textdatei f r Serienbriefe Die hed dress net Datenbank kann in eine Textdatei exportiert werden die als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit MS Word verwandt werden kann Sie sind auf der Such Seite Es werden alle Adressen exportiert die auf der Such Seite angezeigt werden 1 F hren Sie auf der Seite eine Suche durch nach den Adressen die Sie exportieren wollen Mit einer Adresse sind oft mehrere Personen verkn pft Aktivieren Sie auf der Such Seite Adresse und alle Personen anzeigen damit diese Personen ebenfalls angezeigt werden F r mehr Suchm glichkeiten benutzen Sie die erweitere Suche 2 Im Men w hlen Sie die Funktion Datei Export Textdatei f r Serienbrief W hlen Sie im Fenster Datei speichern unter einen Ordner aus und einen Dateinamen oder geben Sie den Namen einer neuen Datei an Geben Sie der Datei die Erweiterung CSV oder TXT welche spielt keine Rolle Der Inhalt der Datei ist davon nicht betroffen Im n chsten Fenster k nnen Sie bei den exportierten Adressen einen Bericht erstellen z B hat Serien brief erhalten Der Export ist damit abgeschlossen 2 1 Sie k nnen beim Export auch festlegen welche Spalten expor tiert werden sollen Wenn keine Spalten ausgew hlt wurden 151 Export 152 werden alle Spalten exportiert Wenn Sie Spalten f r den Export ausw hlen da
79. eb diese Adresse weder sehen noch bearbeiten Das soll auch so sein Vielleicht m chte aber der Gesch ftsf hrer eine Adresse oder eine Gruppe von Adressen den Mitgliedern der Gruppe Vertrieb zur Verf gung stellen In einem solchen Fall muss er die Adressen einem Benutzer in der Benutzergruppe Vertrieb bergeben Im Normalfall werden immer nur einzelne Adressen bergeben Um alle zur Zeit auf der Such Seite angezeigten Adressen zu bergeben m ssen folgende Voraussetzungen erf llt sein 1 Es sind Administrator Rechte erforderlich Das hei t der Be nutzer der die Adressen bergeben will muss Mitglied in der Gruppe Administrator sein Diese Voraussetzung gilt grund A Suchen amp Finden Arbeiten mit hed dress s tzlich immer f r alle Aktionen die mehr als eine Adresse auf einmal ver ndern 2 In hed dress muss die Such Seite gerade angezeigt werden Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind ffnen Sie das Men Kon takte Adresse n bergeben Dort wird gefragt ob man nur die gerade ausgew hlte oder alle angezeigten Adressen bergeben m chte Wenn diese Voraussetzungen nicht gegeben sind wird ohne R ckfrage nur die gew hlte Adresse bergeben Anschlie end muss der Benutzer ausgew hlt werden dem die Adres sen bergeben werden sollen An dieser Stelle kann man sich noch entscheiden den Vorgang abzubrechen Wenn man einen Benutzer ausgew hlt und die Wahl mit OK best tigt hat
80. echende Meldung und einen Vorschlag zur Korrektur Hier ein Beispiel mit einem Schreibfehler in der Stra e Die Strasse gibt es zu dieser Postleitzahl und Stadt nicht Vorschlag Die passende Stra e aus einer Liste ausw hlen und den Test wiederholen Und wenn Sie dem Vorschlag folgen Bitte w hlen Sie die passende Stra e aus In einigen F llen mu auch die Hausnummer ber cksichtigt werden Tipp Wenn Sie die gew nschte Adresse auf diese Weise nicht finden versuchen Sie es doch mal mit den Google Maps Google verf gt ebenfalls ber leistungsf hige Algorithmen zur Vervollst ndigung von Adressen Adressen verkn pfen Oft stehen mehrere Adressen in einer Beziehung zueinander Ein Beispiel daf r ist ein Konzern mit einer Konzernzentrale und mehreren Tochterstandorten Eine andere Anwendung w re die Privatadressen Fi Personen Berichte E Email Arbeiten mit hed dress von Mitarbeitern einer Firma mit der Firmenadresse zu verkn pfen hed dress net unterst tzt dies mit einer 1 N Verkn pfung zwischen Adressen Eine 1 N Verkn pfung gestattet es einer Konzernzentrale beliebig viele Tochterstandorte zuzuordnen Ein Tochterstandort kann jedoch nur mit genau 1 Konzernzentrale verbunden werden Die Feldnamen Tochterstandort und Konzernzentrale sind le diglich ein Vorschlag Sie k nnen diese Feldnamen passend f r Ihre Anwendung der Verkn pfung ndern Wenn Sie Adressen ve
81. edervorlage Funktionen von hed dress Geburtstagsliste drucken Mit dem Druck Button k nnen Sie eine Liste aller Geburtstage druk ken Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Button klicken haben Sie die Wahlm glichkeit ob diese Liste alphabetisch oder kalendarisch sortiert wird 7 Zu em a Ak Alphabetische Liste drucken 8 Geburtstagskalender drucken Handy Geburtstag Rang Funktion Firma Tag_im_Ja Bei der kalendarischen Sortierung ist ein Geburtstag am 01 Januar ganz oben und ein Geburtstag am 31 Dezember ganz unten Dabei spielt es keine Rolle in welchem Jahr die Person geboren wurde Arbeiten mit hed dress Wiedervorlage h Suchen amp Finden ae f Adresse Berichte a Zielsetzung Die Wiedervorlage ist eine Liste von Aufgaben die Sie in der Zukunft irgendwann erledigen wollen Sie k nnen diesen Aufgaben einen Tag der fr hesten Bearbeitung und einen Mitarbeiter Benutzer zuord nen Im Unterschied zu einem Terminplaner arbeitet die Wiedervorlage Aufgaben orientiert Es wird nicht gepr ft ob der Mitarbeiter dem eine Aufgabe zugewiesen wird an dem Tag Zeit hat oder ob er sie eventuell im Urlaub ist Beispiel Sie haben einem Interessenten Ihr Werbematerial geschickt Um den Verkauf zu f rdern soll der Interessent nach einiger Zeit angerufen werden Damit Sie das nicht vergessen erzeugen Sie eine Wiedervorlage In diesem Fall w rden Sie eine einmalige Wie
82. eichnis C Programme hed hed dress net Achtung Wir empfehlen dringend hed dress net auf der lokalen Fest 17 Erstmalige Installation 18 platte zu installieren Ein Installationsort auf einem Netzwerklaufwerk oder einer Netzwerkfreigabe sollte vermieden werden Zum Starten der Software finden Sie eine Verkn pfung hed dress net auf dem Desktop Als Benutzer w hlen Sie Administrator und klicken auf OK Solange Sie kein Passwort vergeben haben bleibt das Passwort Feld leer Lesen Sie auch die Kapitel Vor dem Arbeiten mit hed dress net Was Sie zum Schutz Ihrer Adress Daten unbedingt machen sollten Einstellungen Wie Sie Benutzer einrichten und hed dress net an Ihre Bed rfnisse anpassen Upgrade und Wiederholte Installation Wenn Sie die gleiche Installation wiederholen wird Ihnen der Instal ler anbieten Ihre existierende Installation zu reparieren Das ist z B sinnvoll wenn Sie versehentlich Dateien gel scht haben Sie k nnen aber auch jederzeit die aktuelle Version der Software aus dem Internet herunterladen und installieren Ihre pers nlichen Einstellungen und Ihre Adressdaten gehen dabei nicht verloren Eine vorherige Deinstallation ist nicht erforderlich Bei einem bergang auf eine neue Version der Software kann es er forderlich sein dass Sie Ihre Datenbankdatei konvertieren Im Internet bei www hed dress de werden die nderungen in der Software und ob eine Konvertierung erforde
83. eine Datei MeineAkte SQL geben Nun sollten Sie hed dress neu starten Sehen Sie sich das Men Datei Drucken an Dort sollte es jetzt einen neuen Men punkt MeineAkte geben Sie k nnen Ihren selbstgemachten Druckreport jetzt testen Wenn Sie das obige Beispiel nachvollzogen haben werden Sie feststel len dass Ihr Druckreport MeineAkte weder die weiteren Personen einer Adresse noch die Berichte ausgibt Lesen Sie weiter Detail Reports bearbeiten Die Ausgabe der weiteren Personen zu einer Adresse und der Berich te zu einer Adresse sind sogenannte Datei Reports Zu der Vorlage AdressAkte DOC gibt es zwei weitere Dateien AdressAkte0 doc erzeugt Report Weitere Personen AdressAktel doc erzeugt Report Berichte Kopieren Sie diese Dateien so dass diese zwei Dateien entstehen MeineAkte0 doc MeineAktel doc Bearbeiten Sie die Dateien wie oben beschrieben Bitte vergessen Sie Schritt 4 nicht Dabei werden Sie eine Fehlermeldung ODBC Feh ler mit dem Text Anrede select oder etwas hnlich kryptisches bekommen Best tigen Sie mit OK und fahren Sie einfach fort Testen Sie Ihren Report Dabei braucht hed dress net nicht neu ge startet zu werden Speichern Sie einfach Ihre Arbeit und schlie en Sie Word Schlu bemerkung Die Bearbeitung der Vorlagen erfordert wirklich fortgeschrittene Word Kenntnisse Wenn Ihnen das zu schwierig ist k nnen Sie auch von uns Ihre Wun
84. el Kunden Nr DA Name Email ai a Landpizon Sl Telefon Stra e J Neue Adresse 7 Aktueller Vorgang amp Firma Nachname Vomame Tell H pping Elektronik Design H pping G se un alle Personen C ne und Hauptperson Es wunde eine Adresse gelunden Spaltenbreite ndern Gehen Sie mit der Maus auf die Spalten K pfe und dort auf die senkrechten Linien Wenn sich der Mauszeiger ndert dr cken Sie die linke Maustaste und ziehen den Spaltenrand weiter oder enger Die Einstellungen f r die Spalten k nnen Sie jederzeit ndern da es lediglich um die Anzeige geht Sie brauchen dazu keine Administrator Rechte hed dress net merkt sich Ihre Einstellungen und verwendet sie beim n chsten Start wieder Jeder Benutzer kann entscheiden ob er seine pers nlichen Einstellun gen oder die globale Bildschirm Anzeige f r alle Benutzer verwenden will Die Auswahl finden Sie im Men Anzeige Allgemein Pers nliche A Suchen amp Finden Fi Personen x Berichte E Email A Suchen amp Finden Einstellungen Einstellungen benutzen oder Globale Einstellungen benutzen Im Kapitel Bildschirm Anzeige finden Sie Hilfe Umfangreiche Listen m ssen sortiert werden Welche Spalten dazu herangezogen werden sollen und in welcher Reihenfolge das bestim men Sie Hilfe finden Sie im Kapitel Sortierung in den Spalten Die Sortier Einstellungen werden im Men Anzeige u
85. eld ein Datei anh ngen oder verkn pfen Auf der Berichte Seite rechts unten finden Sie die Buttons zum An h ngen von Dateien an Berichte Sie klicken auf das Blatt Papier Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie die anzuh ngende Datei aussuchen Anschlie end klicken Sie auf einf gen Sie k nnen statt dessen auch 125 Berichte neu erzeugen und bearbeiten 126 eine Datei mit einem Bericht verkn pfen Das funktioniert genauso Da angeh ngte Dateien nicht zu gro sein sollen bestimmen Sie zun chst in Einstellungen die maximale Gr e f r das Anh ngen von Dateien Bei Verkn pfungen ist die Gr e nicht wichtig Auf verkn pfte Da teien wird nur verwiesen sie werden nicht Inhalt der hed dress net Datenbank Datei fv 2 C Users paul HEDHOME20I gt alalx Wenn Sie eine Datei anh ngen ist sie in den Bericht aufgenommen Im rechten Fenster sehen Sie den Namen der Datei Wenn Sie eine Datei statt dessen verkn pfen bleibt sie an ihrem bisherigen Ort Sie sehen im Fenster den Speicherort der Datei An einen Bericht kann nur eine Datei angeh ngt bzw mit einem Be richt kann nur eine Datei verkn pft werden Gegebenenfalls erzeugt hed dress automatisch einen neuen Bericht wenn das erforderlich ist Sie k nnen den Text dieses automatisch erzeugten Berichtes genauso bearbeiten wie jeden anderen Bericht Um die angeh ngte oder die verkn pfte Datei zu ffnen klicken Sie doppelt auf das Icon unter Datei
86. ellen Senden an In hed dress k nnen Sie nun das Men Einstellungen zum ffnen des Fensters f r die Synchronisation benutzen hed hed dress net adress management system Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe BA Suchen amp Finden MR Adresse AR Benutzer gt Maps Adressen Klassifizierung d Firma Geographische Einstellungen Nr N Personen D Berichte gt Land PLZ Ort v Dokumentenverwaltung gt Stra e Adresse JT Aktueller Vorgang Datenbank gt Synchronisation 2 hed dress net Externe Programme b Windows Adress Buch WAB Outlook Adressbuch Mit dem Fenster hed dress net Status Synchronisation kann man sich Datum Uhrzeit der letzten Synchronisation ansehen und die Synchronisation einrichten Letzter Upload Speicherort Server DB H hed dress Database heddress_database db Anzahl zwischengespeicherte nderungen Lokale ID Einmal von einem Rechner aus muss die Server Datenbank Datei erstellt werden Sie m ssen dazu das Verzeichnis ausw hlen in dem die neue Server Datenbank Datei erstellt werden soll Eine hed dress net Datenbank Datei lokal oder Server hei t immer heddress_database db Nur das Verzeichnis kann ausgew hlt werden F r die Erstellung einer neuen Server Datenbank Datei benutzen Sie den Button Neu erstellen Danach w hlen Sie ein Verzeichnis aus Einstellungen Dieses Verze
87. ellt die Software die Verbindung zum Internet ber eine auf dem PC konfigurierte DF Netzwerkver bindung her W hlen Sie die Netzwerkverbindung aus und geben Sie Benutzername und Passwort f r die Anmeldung ein Dabei handelt es sich um die gleichen Daten die Sie bei der Einwahl in das Internet ber das DF Netzwerk ebenfalls verwenden Mit dem Button Verbindungsaufbau testen k nnen Sie Ihre Ein stellungen berpr fen Bitte ein wenig Geduld der Test kann 2 3 Minuten dauern Einstellungen Achtung Durch eine Anwahl in das Internet entstehen Kosten Sie sollten die Einstellung automatische Anwahl nur verwenden wenn Sie die Funktion von hed syncclient berwachen In bestimmten Situationen kann hed sync client wiederholt in kurzen Abst nden und ohne Ende immer wieder die Anwahl starten Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Mail Synchronisation In diesem Dialog stellen Sie ein wie sich die Mail Synchronisation bei Ihnen verhalten soll ia Email Synchronisations Einstellung Passwort Das Passwort wird zwischen hed syncclient und hed syncserver ausgetauscht Nur Mails mit diesem Password werden verarbeitet Synchronisation T glich zu dieser Uhrzeit E E Regelm ig alle n Minuten 60 IV w hrend dieses Zeitbereiches 08 00 und 17 30 manual Wartezeit 5 Minuten bevor Antwort erwartet werden kann Passwort Konz Aitrchen Synchronisation Die Synchronisation wird immer auf Veranla
88. en Dokumentl Mic 4s I Suchen LP Regeln 4 bereinstimmende Felder fe Die Suche in folgenden nicht indizierten Orten ist eventuell langsam C Program Files Microsoft Office X A Etiketten aktualisieren Name nderungsdatum Verbindung mit neue 25 09 2000 10 08 l NeueSQLServerVerbi 25 09 2000 10 08 Linkfavoriten Weitere Ordner EU Desktop 3 E Paul ffentlich A Computer Netzwerk 3 Systemsteuerung ci Papierkorb 5 Alle Datenquellen teien Alle Dati Alle Datenquellen ode mdb mde accdb accde ols ade adp udl dsn xisx xis Office Datenbankverbindungen odc Access Datenbanken mdb mde Microsoft Office Access 2007 Datenbank accdb accde Microsoft Office Adresslisten mdb Microsoft Office Listenverkn pfungen ols Paradox Dateien db dBASE Dateien dbf Datenbankabfragen day ray Dann w hlen Sie die zuvor erzeugte Datei aus Mit dem Button Serien druckfeld einf gen erhalten Sie eine Liste der Felder in der CSV Datei Sie k nnen ein Feld ausw hlen und an der aktuellen Schreibposition einf gen D _ Start Einf gen Seitenlayout Verweise Sendungen berpr fen Ansicht D zZ B E TER L Es bereinstimmende Felder festle Umschl ge Beschriftungen Seriendruck Empf nger Empf ngerliste Seriendruckfelder Adressblock Gru zeile jenen Etiketten aktualisieren Felder schreiben u
89. en 124 Berichte neu erzeugen und bearbeiten 125 Neuen Bericht erzeugen 125 Datei anh ngen oder verkn pfen 125 Wie klassifiziere ich Berichte ene 126 Wann schreibe ich einen neuen Bericht 127 Suche nach Berichten mit bestimmtem Datum oder Inhalt e i seiseitanael ieeinigsenin 127 Wiedervorlagen erzeugen 127 Ema llarchiv s 0ss0s000s020000500n 08000000500 80000000 128 Emails archivieren osinn n 128 Emails anzeigen nenn 131 Zuordnungen von Emails zu Personen 132 G ogle Maps een 134 Kapitel bersicht Drucken 135 Dr ck rten uses 135 Drucken starten en 138 Ablauf beim Drucken eneneenenn 139 Makto Sicherheit unseesesieninsehihtenisn 140 Wozu braucht hed dress WORD Makros 141 Ist das sichet u kun 142 Druckvorlagen bearbeiten 143 Druckvorlage erstellen lassen 146 F ormulardr ck isseire 148 Kaya anne een 151 Export in Textdatei f r Serienbriefe 151 Exportdatei mit Excel ffnen 154 Export in Windows Adressbuch bzw Kontakte 155 Export in Outlook Adressbuch 0 155 INpOrt sie 157 Dublettenpr fung beim Impott eeen 160 Geh rtstapgsiste acer 163 Geburtstage eingeben nesiims 163 Geburtstagsliste ffnen und konfigurieren 163 Automatische Erinnerung einstellen
90. en Suche auf der Seite Verschiedenes kann man nach Adressen suchen die Konzernzentrale oder Tochterstandort sind oder die zu einem bestimmten Konzern geh ren Konzernzentrale Tochterst umbenennen Die Verkn pfung von Adressen kann auch f r andere Zwecke be nutzt werden und man kann dazu die Mitglieder der Verkn pfung umbenennen Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Auswahlfeld Konzernzentrale 7 Im Datenbankfeld Konzernzentrale umbenennen Gr e Angestellte Datenbankfeld Tochterstandort umbenennen Branche X Beim Umbenennen d rfen keine Namen verwendet werden die bereits als Feldnamen in hed dress net benutzt werden Arbeiten mit hed dress Personen neu eintragen oder ndern FA Personen f Adresse FA Personen a Personen FA Personen EI f Adresse FA Personen x Berichte 4 Jede Adresse hat mindestens eine ihr zugeordnete Person Wenn Sie auf der Such Seite eine Adresse markieren oder eine Adresse ge ffnet haben bekommen Sie mit einem Klick in der Buttonleiste auf der Personen Seite die zugeh rigen Personen angezeigt Im oberen Teil der Personen Seite finden Sie eine Liste mit den bereits eingetragenen Personen Welche Spalten diese Liste zeigt und wie Sie die Anzeige sortieren bestimmen Sie selbst im Men Anzeige unter Personen Spalten w hlen bzw Personen Sortierung Mit der rechten Maustaste kommen Sie auch ohne das Men dorthin
91. en alle Einstellungen nochmal aufgelistet Wenn etwas nicht stimmt k nnen Sie mit dem Button Zur ck zu der Seite zur ckkehren und die Einstellungen korrigieren Wenn alles stimmt klicken Sie auf Beenden Dadurch werden die Einstellungen gespeichert hed dress net Einrichtung Emailarchiv x Einrichtung Emailabruf speichern Der Abruf von Emails wird mit den folgenden Einstellungen aktiviert POP3 Benutzername hed dress hed de POP3 Server mail hed de POP3 Portnummer 110 POP3 Passwort Emails die von den folgenden Absendern kommen werden archiviert webserver hed de i hoepping t online de w_hoepping t online de Speicherort f r Dateianh nge H hed dress Attachments Zum Speichern bitte Beenden klicken Zur ck Beenden Abbrechen Wenn alle Einstellungen gemacht sind k nnen Sie den Emailabrufte sten Zu diesem Zeitpunkt sollten noch keine Emails im Postfach sein aber der Abruf an sich kann schon ausprobiert werden Sie starten den Abruf ber die Men funktion Datei Emailarchiv Emails abrufen Wenn Sie die Archivierung wirklich testen wollen schreiben Sie einem Kollegen eine Email Geben Sie dabei die f r hed dress net eingerichte te Emailadresse als BCC an Nachdem Sie die Email abschickt haben warten Sie einge Minuten Danach ffnen Sie den Emailabruf ber das Men Datei Emailarchiv Emails abrufen Starten Sie den Abruf Es sollte eine Meldung kommen dass eine Mail abgerufen wir
92. en kann jeder Benutzer f r sich vornehmen Er braucht dazu keine Administrator Rechte hed dress net merkt sich die Ei nstellungen und verwendet sie beim n chsten Start wieder fed hed dress net adress management system Datei BA Suchen amp Finden Eirma Name Land PLZ Ort Stra e Kontakte Anzeige Einstellungen Lize Allgemein Suchen Adresse Berichte gt gt gt Personen gt gt Email gt gt Sprache Sie haben im Men Anzeige im einzelnen folgende M glichkeiten Anze ige Allgemein Globale Einstellungen benutzen oder Pers nliche Einstel lungen benutzen Im Regelfall arbeitet hed dress net mit der globalen Bildschirm Anzeige Ist ein Benutzer ber eine l ngere Zeit mit einer speziellen Aufgabe betraut kann er dazu eine pers nliche Einstellung w hlen Schriftgr e Als Voreinstellung wird normale Schrift ange zeigt Sie k nnen gro e Schrift w hlen hed dress net merkt sich Ihre letzte Einstellung und verwendet beim n chsten ffnen diese Schriftgr e Tipp Die Gr e der Eingabe Felder h ngt von der Gr e des hed dress net Fensters ab Mit dem Button in der rechten oberen Bildecke w hlen Sie volle Bildschirmgr e Sie k nnen auch mit der Maus die Fenster R nder nach au en ziehen Ein gro es Fenster ist besonders vorteilhaft wenn Sie mit der gro en Schrift arbeiten Sind Ihnen Spalten zu schmal oder zu breit k nne
93. en mit den Adressen bersichtlich alle wichtigen Informationen z B Welche Beziehung besteht zu dieser Adresse Handelt es sich um einen Kunden einen Inter essenten oder einen Lieferanten 2 Mit den Klassifizierungen k nnen Sie Adressen f r den Daten export zusammenstellen z B Sie wollen sich bei allen Kunden des letzten Jahres f r die Zusammenarbeit bedanken 3 Mit den Klassifizierungen entscheiden Sie wie Ihre Adressen systematisch gespeichert werden und nach welchen Eigenschaf ten Sie Ihre Adressen sp ter sortieren k nnen 21 Lizenzsystem 4 Personen und Berichts Klassifizierungen funktionieren nach demselben Prinzip Datenbank Einstellungen Hier finden Sie wie Sie Ihre Adress Datenbank kopieren und sichern und wie Sie zwischen der Default Datenbank von hed dress net und Ihrer pers nlichen Datenbank wech seln Desweiteren finden Sie hier wie Sie Ihre Datenbank pr fen und reparieren hed dress net Synchronisation Wenn Sie auf mehreren Computern oder im Netzwerk mit hed dress net arbeiten finden Sie hier Hilfe Synchronisation mit Palm PDA Installation eines Conduits das die hed dress net Datenbank in einen Palm PDA exportiert Palm Compu ting nennt die Softwarekomponenten mit denen PC Applikationen mit Palm Anwendungen synchronisiert werden Hotsync Conduits Bildschirm Anzeige Im Men Anzeige ndern Sie die Darstellung auf dem Bildschirm Sie k nnen die Sprache ausw hlen die Gr e der Schr
94. en w hlen 30 Auswahlfeld 4 122 automatisch anmelden 95 Automatische Erinnerung Geburtstage 165 Wiedervorlage 171 B Bankkonto 43 Bearbeiten Adresse 105 118 Benutzerrechte 26 Druckvorlagen 143 145 Personen 119 Wiedervorlage 170 Bearbeiter eines Berichtes 125 173 Benutzer 25 Benutzergruppen 26 26 27 Benutzerrechte bearbeiten 26 Benutzerverwaltung 23 Anmeldung 95 Benutzer anlegen 25 Benutzergruppen 26 Besitz von Adressen 111 112 Fallbeisp Rechteverwaltung 23 Passwort 27 Berechtigungen Freigabe Serverdatenbankdatei 55 Berichte bearbeiten 125 Bearbeiter 125 Datum 125 erzeugen 125 Klassifizierung 126 Kontaktperson 125 neue Wiedervorlage 127 suchen 127 Besitz von Adressen 111 112 Besitzer einer Adresse 107 Besitz bernehmen 112 Bildschirmanzeige 29 29 36 Bild zu Person 124 Branche 42 Buttons Adress Seite 109 110 Drucken 138 139 Such Seite 103 Wiedervorlage 170 C Clipboard 113 COMMENT TXT 160 CRM 10 Customer Relationship Management 10 D Datenbank Einstellungen 65 pr fen und reparieren 67 Datenbankdatei 174 sichern 65 66 sichern und wiederherstellen 18 19 Datenbanklayout 14 Datenbankobjekte Adress Informationen 12 Berichts Informationen 14 Personen Informationen 12 Datenbankserver 15 Datenquelle f Serienbrief 153 Datensicherheit 11 Datum Wiedervorlage 167 168 171 Deinstallation 19 DESC Absteigende Sortierung 35 Deutsch 30 Digitale Signatur 142 DIN 3166 45 Download 17
95. enutzergruppen k nnen Sie die Zugriffsrechte der Benutzer verwalten Neue Benutzergruppe Geben Sie in das obere Feld einen Namen ein und klicken Sie auf Hinzuf gen ndern einer Benutzer Gruppe W hlen Sie in der Liste die Gruppe aus deren Name ge ndert werden soll tragen Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf ndern L schen einer Benutzergruppe W hlen Sie die Gruppe aus die aus der Liste entfernt werden soll und klicken Sie auf L schen Die Gruppe der Administratoren kann nicht gel scht oder umbenannt werden Es handelt sich um eine bevorzugte Gruppe Die Mitglieder dieser Gruppe haben das Privileg die Einstellungen von hed dress net zu ndern Benutzergruppen kann nur ein Administrator eintragen Passwort Wenn bei einem Benutzer ein Passwort nicht vergeben wurde bleibt das Passwort Feld beim Offnen von hed dress net leer Wollen Sie den Zugang zu hed dress net beschr nken m ssen Sie vor allem den Administrator Zugang sch tzen Gehen Sie dabei mit Bedacht vor Das Passwort das Sie beim Administrator eintragen 27 Benutzerverwaltung 28 sollten Sie an sicherer Stelle hinterlegen damit es nicht vergessen wird Au erdem sollten Sie einen zweiten Benutzer Zugang mit Administrator Rechten anlegen und dessen Passwort ebenfalls sicher aufbewahren Sie verhindern dadurch dass Sie sich selbst aus hed dress net aussperren Nur mit Administrator Rechten k nnen Sie Benutzerzug nge anlegen
96. er Dieses Recht hat nicht jeder Benutzer Nur wer berechtigt ist eine Adresse zu l schen kann auch bestimmen dass er die Adresse als Besitzer bernimmt Auch dazu finden Sie Einzelheiten in der Benutzerverwaltung Die Adress Felder f llen Sie entsprechend den Vorgaben aus Kunden Nummern brauchen Sie nur dann einzutragen wenn Sie Ihre Adressen nummerieren wollen Auch sonst k nnen Sie Felder leer lassen Bei Firma haben Sie 2 Zeilen f r den Firmen Namen Nach beiden Eintragungen wird auf der Such Seite gesucht Beim Ausdruck von Adressen werden auch beide Zeilen wiedergegeben In der Liste aufder Such Seite wird allerdings nur die 1 Zeile angezeigt Sinnvollerweise 107 Adressen neu erzeugen und bearbeiten f Adesse 108 sollten Sie in die zweite Zeile nur dann etwas schreiben wenn auch in der 1 Zeile Text ist Die 2 Zeile eignet sich gut f r die Angabe einer Abteilung oder eines Standortes Beispiel Universit t Bochum Lehrstuhl f r Informatik Bei Adressen ohne Firma wie z B Privatpersonen bleibt die Fir menzzeile leer Wenn eine Adresse eine Firmenzentrale ist machen Sie rechts bei den Klassifizierungen ein H kchen Wenn es sich um eine Zweignie derlassung oder eine ausw rtige Abteilung handelt lassen Sie sich in dem Auswahlfeld daneben anzeigen welche Hauptniederlassungen von Ihnen eingetragen wurden und suchen die Richtige aus Personen Bei jeder Adresse k nnen Sie eine Person auf der Adress
97. erden die Daten in der Datenbank berpr ft Unvollst ndige Datens tze werden vervollst ndigt Sie sollten diese Funktion hin und wieder aufrufen Dazu benutzen Sie das Men Einstellungen Datenbank Datenbank pr fen und reparieren Sie be kommen eine Meldung ob Korrekturen erforderlich waren Undo R ckg ngig Bei hed dress net wird jede nderung automatisch sofort gespeichert wenn Sie das Eingabefeld wechseln In Textfeldern k nnen Sie unge speicherte nderungen mit der Tastenkombination Strg Z widerrufen Eine Undo oder R ckg ngig Funktion die gespeicherte nderungen r ckg ngig machen kann gibt es aus technischen Gr nden nicht Wenn die hed dress net Synchronisation eingerichtet ist dann werden die nderungen in der lokalen Datenbank sofort ausgef hrt und zu s tzlich f r die sp tere Synchronisation zwischengespeichert Beim Beenden der Software werden diese nderungen in die Serverdaten bank geschrieben Die Zahl der zwischengespeicherten nderungen wird im Fenster Status Synchronisation angezeigt Sie erreichen dieses Fenster ber das Men Einstellungen Synchronisation hed dress net Synchronisa tion Mit dem Button L schen k nnen Sie die zwischengespeicherten nderungen l schen Damit werden s mtliche nderungen seit der letzte Synchronisation zur ckgenommen Wenn Sie anschliessend synchronisieren ist Ihre Datenbank wieder auf dem alten Stand 67 68 Einstellungen Internet Synchro
98. erkf hig Es k nnen bis zu 100 Installationen von hed dress net untereinander synchronisiert werden Jeder Benutzer arbeitet zun chst mit seiner eigenen lokalen Datenbank Beim Programmstart werden die Server Datenbank und damit die nderungen der anderen Benutzer geladen Die nderungen die der Benutzer vornimmt werden mit der Syn chronisation in der Server Datenbank nachgetragen Wenn hed dress net von Ihrer lokalen Datenbank l ngere Zeit nicht benutzt wird aber ge ffnet bleibt synchronisiert sich die Datenbank automatisch 15 16 zwischendurch Die lokale Datenbank und auch die Serverdatenbank bleiben somit aktuell Die Synchronisation der Datenbanken funktioniert auch dann wenn eine Zeit lang kein Zugriff auf die Server Datenbank m glich ist z B weil man mit dem Notebook verreist ist Die hed dress net Synchronisation ist f r den Einsatz in einem loka len Netzwerk optimiert F r andere Netzwerkverbindungen gibt es spezielle L sungen Internet Synchronisation Diese Synchronisation setzt auf der normalen Synchronisation aufund verschickt empf ngt Daten pakete ber Email VPN Synchronisation Diese Synchronisation ersetzt die nor male Synchronisation von hed dress net Diese Synchronisation ist optimiert f r langsame Netzwerkverbindungen z B DSL Verbindungen zum Internet Installation Installation hed dress net steht im Internet zum Download bereit in deutsch unter http www hed dress de u
99. erwaltung 23 Faxanschrift kopieren in die Zwischenablage 113 Felder umbenennen 41 Firma 2 Adresszeile 107 108 Firmengr e 42 Firmenzentrale 108 Formulardruck 148 Freeway Paketmarke 149 Post Paketaufkleber 149 Standardformular 148 Freeway Paketmarke Formulardruck 149 Freigabe Berechtigungen 55 Freigabe erstellen f r Serverdatenbankdatei 54 G Geburtstag einer Person eingeben 120 163 Geburtstage Erinnerungszeitraum 163 165 Jahrgang 166 Geburtstagsliste 163 166 automatische Erinnerung 165 drucken 139 166 konfigurieren 163 164 ffnen 163 Globale Einstellungen 29 Google Earth 134 Google Maps 134 Gr e Eingabefelder 29 hed dress Fenster 29 Gruppen Benutzergruppen 26 H Hauptperson 119 120 heddress_database db 65 66 hed dress full exe 17 hed dress net Synchronisation 51 59 175 hed form 148 Einstellungen 149 hed postleit db 65 hed syncclient 69 Installation 81 Mail Synchronisation 87 Netzwerk Einstellungen 86 POP3 Einstellungen 84 SMTP Einstellungen 85 Synchronisation starten 89 Wartezeit 88 hed syncserver 69 Emails abrufen 78 Installation 72 Mail Synchronisation 77 Netzwerk Einstellungen 76 POP3 Einstellungen 74 SMTP Einstellungen 75 I Import Doublettenpr fung 160 161 Einstellungen speichern 160 Problemanalyse 160 starten 160 von Adressen 157 Installation 17 erstmalige 17 hed syncclient 81 hed synceserver 72 wiederholte 18 Interesse 42 Internetliste 137 Internet Synchroni
100. essen alle in hed dress aufnehmen Das gleiche gilt wenn ein Kunde mehrere Emailadressen verwendet EMails die keiner Person zugeordnet werden k nnen werden von hed dress nicht gefunden Darum sind die beiden Tips so wichtig Emails archivieren Emails k nnen auf 3 Arten in hed dress archiviert werden Drag and Drop Die Email wird mit der Maus aus Outlook bzw Outlook Express nach hed dress gezogen Wenn das hed dress Fenster gerade nicht sichtbar ist wird die Email auf das hed dress Symbol in der Taskleiste gezogen Dort mit gedr ckter linker Maustaste kurz warten Das hed dress net Arbeiten mit hed dress Fenster kommt nach vorne Dann mit der Maus die Email nach hed dress ziehen und die Maustaste loslassen Outlook MSG Dateien ffnen Outlook Express EML Dateien ffnen Windows Mail EML Dateien ffnen hed dress net kann Outlook MSG Dateien und Outlook Express bzw Windows Mail EML Dateien ffnen Im Men Datei Emailarchiv finden Sie entsprechende Men punkte Tip Es k nnen mehrere Dateien gleichzeitig ausgew hlt und ge ffnet werden hed dress net empf ngt selbst Emails Dies ist die einfachste und eleganteste M glichkeit Emails in hed dress net zu archivieren Es erfordert allerdings ein wenig mehr Auf wand bei der Einrichtung hed dress net ben tigt dazu eine eigene Email Adresse die nur f r das Emailarchiv benutzt wird Sie k nnten z B eine Emailadresse wie diese einrichten hed dress i
101. essensssnonnenneesuneneeinnten 148 Formulare bedrucken enesen 148 Einstellungen ensensensnsennsnnne 149 Vorlagen nasse a aS 149 Vorlagen erstellen eesen 149 ESPOT rennen eier einsehen 151 Export in Textdatei f r Serienbriefe 151 Serienemails mit Word 2007 154 Exportdatei mit Excel ffnen enenen 154 Export in Windows Adressbuch bzw Kontakte 155 Export in Outlook Adressbuch 0 155 IMPOFt sssessesssssisssssssssssssevossassusssissosasssussosasosssvosssssvesss 157 Dublettenpr fung beim Impott eesen 160 zehurtstagsliste unsesssossnssssonsssnsnsnssenssensnssenesssenssteese 163 Geburtstage eingeben n nneennennnn 163 Geburtstagsliste ffnen und konfigurieren 163 Automatische Erinnerung einstellen 165 Geburtstagsliste drucken nennen 166 Wiedervorlage uscessssss nssunsniesseninesunssesnnsnananesesansrknaen 167 Zuelsetzung e siuestiensien eher iiiehn 167 Neue Wiedervorlagen erzeugen 167 Wiedervorlagen anzeigen nnnennenneen 169 Anzeige Optionen Wiedervorlage 169 Wiedervorlage bearbeiten n ee 170 Automatische Erinnerung 171 Wiedervorlagen drucken 171 EI C TE E EIAI een S CDROM und Lizenzurkunde esseseoossses00ss000000 L80 Einf hrung Einf hrung
102. eten Fenster werden automatisch geschlossen Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Vorstellungen Tip Mit der Tastenkombination Alt F9 k nnen Sie die Anzeige der Seriendruckfelder und der Bedingungsfelder umschalten Wichtig Bevor Sie Ihre nderungen mit Word speichern m ssen Sie unbedingt folgendes machen ffnen Sie den Seriendruck Manager mit dem Men befehl Extras Seriendruck Klicken Sie auf Hauptdokument Button Erstellen Klicken Sie auf Standard Word Dokument wiederher stellen Best tigen Sie mit Ja Klicken Sie auf Hauptdokument Button Erstellen Klicken Sie auf Katalog Hintergrund Word speichert immer den Namen und den Pfad der zuletzt benutzten Datenquelle im Dokument Zum Bear beiten ist das recht n tzlich Bei der sp teren Benutzung der Vorlage kann das aber zu Problemen f hren Mit den zuvor beschriebenen Schritten entfernen Sie diese Information aus dem Dokument Speichern Sie Ihre Arbeit unter einem neuen Namen ins glei che Verzeichnis Also z B unter dem Namen MeineAkte DOC ins Verzeichnis mit den anderen Druckvorlagen Spei cherort siehe oben Zu der Vorlage AdressAkte DOC gibt es eine Datei Adres sAkte SQL Kopieren Sie diese Datei so dass zu der neuen Arbeiten mit hed dress Vorlage eine gleichnamige SQL Datei entsteht Also wenn Sie Ihre Vorlage unter dem Namen MeineAkte DOC gespei chert haben dann muss es auch
103. etzwerk Einsatz im 15 Netzwerkbetrieb Synchronisation einrichten 51 59 Netzwerk Einstellungen hed syncclient 86 hed syncserver 76 Netzwerklaufwerk verbinden Einrichtung Synchronisation 57 Neue Adresse 105 Button 103 109 Neue Person erzeugen 119 Neue Wiedervorlage 110 127 167 Notebook sp ter synchronisieren 15 NTFS Berechtigungen 55 O Outlook 62 63 129 Outlook 2007 Ubernahme von Adressen 155 156 Outlook Express 60 Index P Passwort 27 28 95 Pause Button hed syncclient 94 Personen Adresse zuordnen 121 Auswahlfeld 4 122 bearbeiten 119 Klassifizierung 45 Klassifizierungen bearbeiten 121 l schen 121 neu eintragen 119 Textfeld 4 122 verschieben 122 123 Personenakte 137 Personendaten auf Adress Seite 106 Pers nliche Einstellungen 29 POP3 Einstellungen Emailarchiv 38 hed syncclient 84 hed synceserver 74 Portnummer 38 postalische Adresspr fung 115 116 Postfachanschrift kopieren in die Zwischenablage 113 Post Paketaufkleber Formulardruck 149 Privatpersonen ohne Firma aufnehmen 12 Q Qualit t der Software 11 R Rechte Benutzerverwaltung 26 Rechteverwaltung Fallbeispiel 23 Route berechnen 134 R ckg ngig 67 S Schriftgr e 29 177 Serienbrief erstellen mit Word 152 154 Serienemails erstellen mit Word 154 Serverdatenbankdatei ausw hlen 57 erstellen 52 53 sichern 66 67 Setup 17 18 Sicherheitshinweis beim Drucken 140 Sicherungskopie Datenbankda
104. g auch jederzeit ndern Sortierung von Adressen Auf der Such Seite erscheinen oft sehr viele Adressen Diese m s sen sortiert werden Dazu gehen Sie im Men Anzeige zu Suchen Sortierung 33 Bildschirm Anzeige Sie sollten das folgende Fenster sehen fi Spalten ausw hlen x W hlen Sie die Spalten aus nach denen das Suchergebnis auf der Suchseite sortiert werden soll Es k nnen nur Spalten ausgew hlt werden die auch angezeigt werden Es ist nicht sinnvoll nach mehr als 3 Spalten zu sortieren verf gbar ausgew hlt H Aufsteigend Fima Aufsteigend F Nachname Aufsteigend Land Aufsteigend Hinzuf gen PLZ_Strasse Aufsteigend Stadt Aufsteigend enter Tel1 Aufsteigend Vomame Aufsteigend Aufsteigend Absteigend Speichern Nach oben Nach unten Im linken Feld finden Sie die verschiedenen Spalten die Sie f r das Sortieren Ihrer Adressen ausw hlen k nnen Im rechten Feld stehen die Spalten die ausgew hlt wurden Bei den Adressen sind die Fir ma und die Namen der Personen besonders wichtig Diese beiden Spalten sind daher im obigen Bild f r das Sortieren ausgesucht Da Daten blicherweise nach dem Alphabet beginnend mit A dargestellt werden ist f r die Sortierung Aufsteigend ausgew hlt Adressen bei denen der Firmeneintrag leer ist werden dabei zuerst aufgef hrt Siehe unten Aufsteigende und Absteigende Sortierung Es kann z B
105. ge sind personen bezogene Daten Suchen Sie die Person ber die Such Seite und ffnen Sie die Personen Seite Dort k nnen Sie die Geburtstage eingeben Wenn Sie das tats chliche Geburtsjahr nicht wissen tragen Sie das laufende Kalenderjahr ein IV Hauptperson Geburtstag 23 04 1960 v Alter 47 Jahre IV an Geburtstag erinnern Wenn Sie an diesen Geburtstag automatisch erinnert werden m chten dann m ssen Sie ein H kchen bei an Geburtstag erinnern machen Lesen Sie dazu auch unten Automatische Erinnerung einstellen Geburtstage k nnen Sie nicht nur auf der Personen Seite berpr fen hed dress hat auch eine Geburtstagsliste Dort sind die Geburtstage nach Tagen und Monaten nicht nach Geburtsjahren sortiert Geburtstagsliste ffnen und konfigurieren Benutzen Sie auf der Such Seite den Button oder w hlen Sie in der Men leiste Kontakte Geburtstagsliste aus Im Fenster hed dress Geburtstagsliste k nnen Sie oben links in der Box zwischen dem aktuellen Erinnerungszeitraum einem bestimmten Monat oder dem ganzen Jahr w hlen Wie Sie den aktuellen Erin nerungszeitraum konfigurieren wird unten beschrieben 163 Geburtstagsliste hed dress Geburtstagslite Januar aktueller Erinnerungszeitraum Januar Februar B gt L O hedden Geburtstags i un el Zeitraum ganzes Jahr hi Vorname Nachnam Tell Tel2 Fax Eh
106. geben wenn die Synchronisation abgeschlossen ist Das Fenster hed dress net Synchronisation Windows Adressbuch WAB kann w hrend der laufenden Synchronisation geschlossen werden Die Synchronisation l uft trotzdem weiter Ein manueller Start der Synchronisation ist notwendig wenn k rzlich gemachte nderungen der hed dress net Daten sofort in das WAB bertragen werden sollen Automatisch im Hintergrund synchronisieren Bei dieser Einstellung wird die Synchronisation automatisch 3 Minuten nach dem Start von hed dress net gestartet Die Synchronisation l uft mit niedriger Priorit t ab so dass dadurch die normale Arbeit mit hed dress net und anderer Software nicht unn tig behindert wird Die Syn chronisation im Hintergrund wird einmal pro Stunde wiederholt hed dress net Kontakte im WAB l schen Mit dem Button hed dress net Kontakte im WAB l schen werden alle hed dress net Daten aus dem WAB entfernt Kontakte im WAB die nicht von der Synchronisation erstellt wurden bleiben unver ndert erhalten Hinweis f r Outlook Benutzer Diese Synchronisation funktioniert auch mit Outlook Outlook benutzt nicht das Windows Adressbuch WAB sondern sein eigenes Adress buch Man kann das Windows Adressbuch so einstellen dass die Daten von Windows in das Outlook Adressbuch umgeleitet werden Das geht so Starten Sie das Windows Adressbuch ber das Startmen Start Programme Zubeh r Adressbuch ffnen Sie ber das Men Extr
107. gen Gruppen oder Benutzernamen Jeder Hinzuf gen Entfernen Berechtigungen f r Jeder Zulassen Verweigem Yollzugriff ndern Lesen Abbrechen bernehmen Danach klicken Sie auf Zwischenspeichern Deaktivieren Sie das Zwischenpeichern 55 hed dress net Synchronisation Einstellungen f r die Zwischenspeicherung j x Geben Sie an ob und wie Dateien innerhalb dieses freigegebenen Ordners lokal zwischengespeichert werden wenn andere Benutzer auf sie zugreifen MT Zwischenspeichern der Dateien in diesem freigegebenen Ordner zulassen 7 Einstellung z Abbrechen Und schliesslich sollten Sie die Dateirechte pr fen Es wirken immer zwei Rechteeinstellungen NTFS Dateirechte des Benutzers Freigaberechte des Benutzer Nur wenn der Benutzer in beiden Rechtesystemen das Recht Vollzu griff hat wird die Synchronisation funkionieren Eigenschaften von hed dress Serverdatenbank 2 Allgemein Freigabe Sicherheit Anpassen x Gruppen oder Benutzernamen lsd Administratoren MOB800_WXP Administratoren Benutzer MOBS0O_WXP Benutzer si ERSTELLER BESITZER sti Jeder ER SYSTEM w j E I Hinzuf gen Entfernen Berechtigungen f r Jeder Zulassen Verweigern Yollzugriff ndern Lesen Ausf hren Ordnerinhalt auflisten Lesen Schreiben 100000 I o00000 E Enaninlla Daranbtim mann Klicken Sie auf Erweitert um
108. gen mit denen hed syncclient Emails empfangen kann F r die Synchronisation ber Email wird ein Mail Konto ben tigt mit dem hed syneclient Emails empfangen kann Dieses Mail Konto sollte NUR f r diese Aufgabe verwendet werden F r die Synchronisation anderer Standorte oder sonstige Mails sollte das Konto nicht verwendet werden Benutzername SUIRA EIE Passwort POP3 Server mail hed de POF3 Port 110 f r Zugriff ber Proxi Server g trchen Eingaben Email Konto Benutzername z B syncclientl ihre domain de F r POP3 und SMTP mu der gleiche Benutzername verwendet werden Passwort f r Email Konto wie von Ihnen in Schritt 1 verge ben Name oder IP Adresse des Mail Server POP3 Server POP3 Port Normalerweise verwendet POP3 die Portnummer 110 Eine andere Portnummer muss eingestellt werden wenn der Zugriff ber einen Port Proxi erfolgt Port 995 wird f r SSL verschl sselte Kommunikation benutzt SSL wird von hed dress net nicht unterst tzt Der POP3 Benutzername den Sie hier einstellen mu bei hed syncser ver im Dialog Mail Synchronisation als g ltiger Absender f r Clients eingestellt sein Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Einstellungen SMTP Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein mit welchen Zugangsdaten hed syn cclient Emails verschicken kann blicherweise sind das die gleichen Daten wie zuvor im Dialog POP3 Einstellungen Au erdem mu der Empf nger f r die Emai
109. h dem n chsten Neustart von hed dress net wird die Server Datenbank Datei Ihre lokale Datenbank Datei ersetzen Das ist die Synchronisation Wenn Sie das nicht wollen haben Sie jetzt noch eine M glichkeit den Vorgang abzubrechen Benutzen Sie den Button abw hlen Achtung Bei der Einrichtung der Synchronisation wird eine hed dress net Datenbank Datei zur Server Datenbank Datei konvertiert Eine M glichkeit aus mehreren kleinen lokalen Datenbank Dateien eine gro e Datenbank zu machen gibt es nicht Jetzt sollten Sie hed dress net neu starten hed dress net Synchronisation starten Die im Folgenden beschriebene Funktion gilt f r den Fall dass Sie 57 hed dress net Synchronisation 58 Im Netzwerk mit mehreren hed dress net Installationen arbei ten Die hed dress net Synchronisation benutzen Hintergrund W hrend Sie mit hed dress net arbeiten werden alle nderungen die Sie machen zwischengespeichert Im Rahmen der Synchronisation werden diese nderungen in die Server Datenbank Datei eingetragen Erst dann werden Ihre nderungen f r andere Benutzer sichtbar Im Rahmen der Synchronisation werden auch die nderungen der anderen Benutzer auf Ihren Computer bertragen Es wird immer automatisch synchronisiert wenn Sie hed dress net starten oder beenden Es wird automatisch synchronisiert wenn f r 30 Minuten nicht aktiv mit hed dress net gearbeitet wurde Gr nde die Synchronisation zu starten Wenn Sie
110. hre firma de Lesen Sie zur Einrichtung das Kapitel Einstellungen Emailarchiv Wenn die Emailadresse hed dress net ihre firma de eingerichtet ist k nnen Sie beim Versenden diese Emailadresse als BCC engl Blind Carbon Copy angeben Dann wird eine Kopie der ausgehen den Email an hed dress geschickt Der Empf nger der Email merkt davon nichts In hed dress net m ssen die Emails abgerufen werden Dazu wird der Men punkt Datei Emailarchiv EMails abrufen verwendet 129 Emailarchiv 130 Status Email Archivierung error Status Letzter Email Abruf 03 07 2008 17 55 15 0 Emails archiviert Meldungen 4 Schlie en R enata en D Abbreche N Einstellungen Ein Klick auf Email Abruf starten startet den Abruf W hrend der Abruf l uft braucht nicht gewartet zu werden Der Abruf l uft auto matisch weiter auch wenn das Fenster geschlossen wird Im Laufe des Abrufes werden im Feld Meldungen Texte ausgegeben Wenn etwas mit der Einrichtung nicht stimmt oder der Mailserver nicht erreichbar ist werden entsprechende Fehlermeldungen erzeugt Ein erfolgreicher Abruf sieht so aus Emailabruf wird gestartet Verbindung zum POP3 Mailserver wird hergestellt Pr fe Postfach 1 Emails Email 1 von 1 wurde abgerufen und archiviert Abrufen von emails abgeschlossen hed dress net akzeptiert nicht jede Email Es werden nur Emails die von bestimmten Absendern kommen archiviert Als z
111. hten enenenne 37 Klassifzier ng essen 41 Klassifizierung von Adressen nenenenese 41 Klassifizierung von Personen nenne 45 Klassifizierung von Berichten 45 L nderk des ssasssinesnsssrinnsnninenensun en rennen 45 Mandantent higkeit sssisseussnussenisnursunsenneseinneienusnten 47 Aktivierung der Mandantenf higkeit 47 Dublettenpr fung se sssesssoossooesosssssesssesssesesoossosssss 48 hed dress net Synchronisation zerssersarenesonesnensenns 51 Einrichtung der Synchronisation 51 hed dress net Synchronisation starten 57 Hintersf nd sa 58 Gr nde die Synchronisation zu starten 58 Synchronisation starten eeeene 58 hed dress net Synchronisation verhindern 58 hed dress net ohne Synchronisation starten 59 Synchronisation Windows Adressbuch rrse0 60 Manueller Start der WAB Synchronisation 62 Automatisch im Hintergrund synchronisieren 62 hed dress net Kontakte im WAB l schen 62 Hinweis f r Outlook Benutzer neneee 62 Synchronisation Outlook Adressbuch 63 Synchronisation mit Handheld Computern 64 Datenbank Einstellungen u s00000000000000000000000000 65 Datenbank sichern ohne hed dress net Synchronisa ON as naeh 65 Datenbank sichern mit hed dress net Synchronisation 66
112. ichnis kann sich lokal auf Ihrer Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk befinden Im dem Fenster oben kann man sehen dass das Verzeichnis H hed dress net Database ausgew hlt wurde Sinnvollerweise sollte die Server Datenbank Datei auf dem Rechner angelegt werden der morgens als erstes gestartet wird und der den ganzen Tag l uft Windows NT 2000 XP laufen im Netzwerk deutlich stabiler als Windows 98 oder ME Achtung Windows XP Home ist nur bedingt als Speicherort f r die Serverdatenbank geeignet Bei XP Home fehlen die Dialoge zum Einstellen der Dateirechte Achtung Als Speicherort f r die Server Datenbank Datei darf nicht das lokale Verzeichnis einer hed dress net Installation benutzt wer den Wenn Sie in einer Firma mit Dateiserver und Netzwerkadministrator arbeiten dann fragen Sie bitte Ihren Administrator wo die Datei ge speichert werden soll Alle hed dress net Benutzer brauchen Lese und Schreibrechte auf dieser Datei Die Server Datenbank Datei sollte regelm ig gesichert werden aa F r die Synchronisation brauchen die Windows Benutzer das Recht rein VOLLZUGRIFF an dem Verzeichnis mit der Serverdatenbankdatei Au erdem brauchen Sie das Recht ndern an der Netzwerkfreigabe Mit dem Button Dateirechte pr fen k nnen Sie die Rechte pr fen Wenn Sie ein lokales Verzeichnis auf Ihrer Festplatte ausgew hlt haben m ssen Sie das Verzeichnis f r andere hed dress net Benutzer freigeben Wie wird
113. ie die Klassifizierung Kon takt um fl chtige und ernsthafte Interessenten zu trennen Sie tragen also bei Kontakt in die Listenauswahl fl chtig und ernsthaft ein Sie k nnten auch stattdessen bei Kontakt Jahreszahlen vorsehen Damit sortieren Sie dann Interessenten danach in welchem Jahr Sie zuletzt Kontakt hatten Wie Sie die Listen zusammenstellen wird hier an der Klassifizierung Adress Art erkl rt Zuvor haben Sie entschieden welchen Namen das Feld erhalten soll Sie ndern also zun chst wenn Sie das w nschen den Namen der Klassifizierung d h Sie benennen das Feld um Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Auswahlfeld und dann auf den Men punkt Liste bearbeiten Oder Sie klicken im Men Einstellungen auf Adressen Klassifizierung Adress Art Sie geben dann in das obere Feld den gew nschten Eintrag in die Liste ein und klicken auf Hinzuf gen hed dress Adress Arkt x Als Adress Art ist die Beziehung zu einer Firma Person gedacht z B Kunde Lieferant privat Hinzuf gen Interessent Konkurrent Kunde Anden Lieferant Privat werbepartner L schen Zeitschrift Schliessen AA Fi Personen Einstellungen Ihre Liste f r die Klassifizierung sollte nicht zu lang sein Sie k nnen sp ter Eintr ge hinzuf gen ndern oder l schen Nur Miglieder der Benutzergruppe Administrator k nnen die Listen zu Klassifizierungen bearbeiten Wenn Sie einen vorhandenen Ei
114. ie die Suchkriterien ein hed dress net listet diese Kunden auf Auch dabei ffnen Sie die 1 Adresse und bl ttern dann mit den Pfeil Buttons durch die Liste Wenn Sie dann zur Such Seite zur ckgehen sehen Sie dort noch Ihre alte Liste Um die Liste zu aktualisieren m ssen Sie eine neue Suche eingeben 4 Verkn pfung von Personen mit Adressen Die Such Seite zeigt Ihnen Adressen und Personen an Eine Adresse ist f r hed dress net ein geographischer Ort auch wenn Sie die Fel der f r Ort und Stra e leer lassen Zu jeder Adresse legt hed dress net in der Datenbank immer eine erste Person an auch wenn es sich um eine Person mit Leerfeldern handelt Sie k nnen dann weitere Personen hinzuf gen Auf der Such Seite k nnen Sie bestimmen ob nur Adres sen oder ob Adressen mit allen Personen angezeigt werden Im zweiten Fall wird eine Firma mit 5 gespeicherten Personen Adresse und alle Personen anzeigen nur Adresse und Hauptperson anzeigen Sfach aufgelistet nderungen dieser Einstellung wirken sich beim Suchen aus Sie m ssen die letzte Suche also gegebenenfalls wiederholen 5 Sortierung der Adressen Die Liste die Sie beim Suchen erhalten k nnen Sie nach Ihren W n schen zusammenstellen Die Adressen Angaben sind in Spalten dargestellt und alphabetisch sortiert und zwar Leerfelder zuerst dann Sonderzeichen dann Zah len und dann die Buchstaben kleine Buchstaben zuerst Um andere Spalten zu w hlen oder die
115. ift die Gr e des Bildschirms und die Spalten und Sortierung in den Listen Lizenzsystem 22 Die Software hed dress net adress management system kann kosten los aus dem Internet heruntergeladen werden Dies ist die vollst ndige netzwerkf hige Software Ohne Lizenz kann man mit dieser Software bis zu 50 Kontakte ver walten F r mehr Kontakte wird ein Lizenzschl ssel ben tigt home 300 f r bis zu 300 Kontakte professional unlimited f r unbegrenzt viele Kontakte Es wird f r jeden hed dress net Arbeitsplatz eine Lizenz ben tigt Eine Serverlizenz oder etwas hnliches ist nicht erforderlich Einstellungen Eingabe Lizenzschl ssel ber das Men Lizenz Lizenz eingeben wird das Fenster zur Einga be des Lizenzschl ssels ge ffnet Beim Best tigen mit OK wird der eingegebene Schl ssel berpr ft Bevor ein Lizenzscl ssel auf einen anderen Rechner bertragen wird mu er zun chst bei dem urspr nglichen Rechner entfernt werden Benutzerverwaltung Als Benutzer sind Personen bezeichnet die mit hed dress net arbeiten Jeder Benutzer sollte einen eigenen Zugang Benutzernamen haben F r die Benutzerverwaltung brauchen Sie Administrator Rechte Sie k nnen dann bei jeder Adresse sehen wer sie erzeugt hat wer einen Bericht erstellt hat bei Adressen den Zugang sperren f r andere Benutzer Sie finden die Benutzerverwaltung im Men Einstellungen Benutzer Dort unterscheidet hed dress net zwischen
116. in de Passwort f r Email Konto wie von Ihnen in Schritt 1 verge ben Name oder IP Adresse des Mail Server SMTP Server SMTP Port Normalerweise verwendet SMTP die Portnummer 25 Eine andere Portnummer muss eingestellt werden wenn der Zugriff ber einen Port Proxi erfolgt SSL Verschl sselung wird von hed dress net nicht unterst tzt Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK 75 Internet Synchronisation optional 76 Netzwerk Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein wie die Verbindung zum Internet hergestellt wird kahed syncserver Netzwerk Einstellungen Stellen Sie ein wie die Verbindung zum Mail Server POP3 und SMTP Server hergestellt werden soll Ezistierende Verbindung sollten Sie einstellen wenn Ihr Netzwerk st ndig oder mit automatischer Verbindungsherstellung mit dem Internet verbunden ist Bei der Wahl Manuelle Anwahl werden Sie bei Bedarf aufgefordert die Verbindung zum Internet auf bzw abzubauen Bei der Wahl Automatische Anwahl benutzt hed syncserver die auszuw hlende DFU Netzwerk verbindung F r die Anmeldung wird Benutzername und Passwort gebraucht Modus C existierende Netzwerkverbindung benutzen C manuelle An und Abwahl automatische Anwahl DF Verbindung T Online Modem 1 Benutzername re Anschlusskennung Passwort Verbindungsaufbau testen Abbrechen Der Modus existierende Netzverbindung benutzen ist f r den Fall gedacht da ber das loka
117. in hed dress net gel scht wurden oder auf die der Benutzer keinen Lesezugriff mehr hat werden auch im Outlook Adressbuch gel scht Es werden im Outlook Adressbuch nur Kontakte gel scht die von hed dress net im Rahmen einer Synchro nisation oder eines Exports neu erstellt wurden Synchronisation mit Handheld Computern Viele PDAs werden mit Software geliefert mit deren Hilfe das WAB oder das Outlook Adressbuch mit dem Adressbuch des PDA synchro nisiert werden kann ber diesen Umweg k nnen hed dress net Daten auf diese PDAs bertragen werden PDAs mit Windows Mobile synchronisieren meist Pocket Outlook mit Outlook auf dem PC Einstellungen Datenbank Einstellungen Kapitel bersicht Datenbank sichern Wo Ihre Adressdaten gespeichert werden und was Sie unbedingt sichern sollten Datenbank pr fen und reparieren Wenn Sie andere Anwendun gen importiert oder wenn Sie mit anderen Tools an der Datenbank gearbeitet haben z B MS Access sollten Sie die Funktionsf higkeit berpr fen Undo Wie Sie versehentlich gemachte nderungen widerrufen k nnen Datenbank sichern ohne hed dress net Synchronisation Wenn Sie die hed dress net Synchronisation benutzen lesen Sie bitte auch das folgende Kapitel Die gesamten Adressdaten werden in der Datei HEDDRESS_DATA BASEI10 DB gespeichert Die Datei wird bei der ersten Installation von hed dress net erstellt Die Datei wird bei einer erneuten Installa tion nicht berschrieben
118. in weiteres Mal zwischengespeichert Die nde rungsdateien aller hed dress net Arbeitspl tze einer Niederlassung sammeln sich also in einem Unterverzeichnis sync bei der dortigen Serverdatenbankdatei Am Hauptstandort gibt es wegen der Internet Synchronisation keine Abweichung von der normalen hed dress net Synchronisation Internet Synchronisation Der Client der Internet Synchronisation hed syncclient verpackt die nderungsdateien in ein ZIP Archiv und schickt diese Datei an den Server der Synchronisation hed syncserver im Hauptstandort hed syncserver f hrt die nderungsanweisungen aus und schickt dem Client die aktuelle Version der Serverdatenbankdatei als Antwort Email W hrend der Client auf die Antwort vom Server wartet d rfen in der Server Datenbank Datei der Niederlassung keine weiteren nde rungen eingetragen werden Die Internet Synchronisation blockiert darum die hed dress net Synchronisation in der Niederlassung An den hed dress net Arbeitspl tzen kann trotzdem ohne Einschr nkung gearbeitet werden Die Bediener werden beim Start von hed dress net lediglich darauf hingewiesen dass die Server Datenbank Datei nicht erreichbar ist Internet Synchronisation abbrechen Die Synchronisation kann ber das Men Datei Abbruch oder den Abbruch Button abgebrochen werden Ein Abbruch der Synchroni sation ist allerdings in der Regel nicht sinnvoll W hrend der Synchronisation kann die Synchronisations Software hed
119. ion bei Bedarf starten Letzte Synchronisation 13 12 2003 18 11 58 Letzte vollst ndige Synchronisation Synchronisation nicht aktiv Fortschritt Synchronisation 0 0 Forschritt akt Arbeitsschritt 070 5 ronisation abbrechen hed dress Kontakte in WAB l schen Durch die Synchronisation werden alle Kontakte auf die der jeweils angemeldete Benutzer Lesezugriff hat in das Windows Adressbuch WAB bertragen Die Synchronisation bertr gt nur hed dress net Daten in das WAB nderungen die im WAB gemacht werden werden nicht nach hed dress net bernommen Das hat drei Gr nde 1 hed dress net unterscheidet streng zwischen Adressen und Per sonen Im WAB gibt es diese Trennung nicht nderungen an einigen Feldern der Kontakte h tten so f r den Benutzer kaum nachvollziehbare Auswirkungen auf andere Kontakte und hed dress net Daten 2 Im WAB kann man leicht alle Adressen markieren und z B mit einem Tastendruck l schen Dies widerspricht der Philosphie von hed dress net 61 Synchronisation Windows Adressbuch 62 3 Das WAB ist ein beliebtes Angriffsziel von Viren und W rmern aller Art hed dress net soll nicht durch das WAB f r diese Ge fahren empfindlich werden Manueller Start der WAB Synchronisation Die Synchronisation kann jederzeit durch Klick auf den Button Jetzt synchronisieren gestartet werden W hrend der Synchronisation wird der Fortschritt laufend angezeigt Au erdem wird eine Meldung ausge
120. ist vollautomatisch Wenn Sie den Ausdruck starten ge schieht folgendes 1 hed dress exportiert die zu druckenden Daten 2 hed dress startet Microsoft Word und ffnet die jeweilige Druckvorlage z B AdressAkte DOC oder Telefonliste DOC Ausserdem wird die Word Vorlage hed dress Normal DOT geladen 3 Microsoft Word startet ein Makro das automatisch aus der Vorlage und den von hed dress exportierten Daten einen Druck report erstellt 4 Microsoft Word speichert den Druckreport als Word Dokument ab und beendet sich 5 hed dress startet Word ein zweites Mal und ffnet die in Schritt 4 erstellte Datei Sie k nnen diese Datei nun drucken bearbeiten und unter anderem Namen speichern Eine solche Datei k nnten Sie z B auch per Email verschicken Sebstverst ndlich k nnten Sie Word auch einfach been den ohne die Datei zu drucken 139 Drucken 140 Es spielt keine Rolle wenn Sie Word gleichzeitig benutzen um einen Brief zu schreiben Makro Sicherheit Einleitung Dass Programme Viren enthalten k nnen ist allgemein bekannt Darum sind auch unerfahrene PC Benutzer vorsichtig bevor sie ein Programm aus unsicherer Quelle starten Bei Dokumenten ist diese Gefahr nicht so offensichtlich Darum zeigen Microsoft Office Programme beim ffnen eines Dokumentes unter bestimmten Bedingungen eine Warnung an wenn in dem Dokument Makros enthalten sind Sehen Sie sich das Fenster genau an und verstehen Sie was Ihnen da
121. istieren Personen 1 Reports 0 Die Datens tze werden unwiderruflich gel scht Ce e Wenn Sie eine Person nicht finden k nnen und neu aufnehmen wol len muss zun chst die dazu geh rende Adresse ausgew hlt oder neu angelegt werden Das gilt selbst dann wenn Sie nur den Namen der Person und sonst nichts weiter eintragen wollen hed dress net verkn pft jede Person mit einer Adresse auch wenn die Adresse aus Leerfeldern besteht Wenn Sie mit der Maus auf einen Button zeigen erscheint bei den meisten Buttons eine kleine Erkl rung engl Tooltip auf einem gelben Hintergrund E Arbeiten mit hed dress net 7 Buttons ffnet die Geburtstagsliste Siehe Arbeiten mit hed dress net Geburtstagsliste ffnet das Fenster Erweiterte Suche Siehe oben Erzeugt eine neue Adresse ffnet das Fenster Wiedervorlage Siehe Arbeiten mit hed dress net Wiedervorlage 103 104 Arbeiten mit hed dress Adressen neu erzeugen und bearbeiten A Suchen amp Finden 4 f Adresse A Suchen amp Finden als A Suchen amp Finden Erzeugen einer neuen Adresse Es gibt mehrere Wege eine neue Adresse zu erzeugen 1 Auf der Such Seite klicken Sie rechts auf den Neue Adresse Button Die hed dress Datenbank legt daraufhin eine neue Adresse an zun chst mit Leerfeldern Gleichzeitig wird mit der Adresse eine neue Hauptperson verkn pft ebenfalls mit Leerfeldern Wie Sie Eintragungen i
122. iteln Adressen drucken und hed dress net Daten exportieren 2 Liste von Adressen Als Ergebnis Ihrer Suche erhalten Sie auf der Such Seite im Grid 99 Suchen und Finden f Adresse 100 Gitter Steuerelement eine Liste Sie kann enthalten keine Adressen Es ist keine Adresse gespeichert auf die Ihre Angaben zutreffen Reduzieren oder ndern Sie Ihre Angaben Beginnen Sie Ihre Angaben mit und geben dann eine zutref fende Buchstaben oder Ziffernfolge ein eine Adresse Genau eine Adresse mit den Suchkriterien ist vorhanden Wenn mit dieser Adresse mehrere Personen ver kn pft sind kann diese Adresse mehrfach aufgef hrt sein Sie k nnen das ndern indem Sie unten das Feld nur Adresse und Hauptperson anklicken mehrere Adressen Ihre Suchangaben waren so dass sie auf mehrere Adressen mit I n Personen pro Adresse zutreffen alle Adressen Sie haben ohne Such Eingaben zu machen auf den Such Button geklickt Die Adressen Angaben sind in Spalten aufgeteilt und alphabetisch sortiert Um andere Spalten zu w hlen oder die Sortierung zu ndern lesen Sie unter Bildschirmeinstellungen Spalten w hlen Erscheinen die Adressen unsortiert so haben Sie die Einstellungen Anzei ge Suchen Spalten w hlen und Spalten sortieren noch nicht vorgenommen Am einfachsten ist es wenn Sie Ihre Such Angaben so kurz halten dass zwar mehrere Adressen angezeigt werden die Liste aber noch bersichtlich ist
123. k Design installiert und gestartet haben Word Makros stellen in diesem Zusammenhang kein zus tzliches Sicherheitsrisiko dar Die Herkunft der Software ist klar und eindeu tig bestimmbar Mein Name Paul H pping und der meiner Firma H pping Elektronik Design steht in der Software auf den Websei ten und Sie finden uns nat rlich auch im Telefonbuch der Deutschen Telekom Wenn Sie zu uns genug Vertrauen haben dass Sie die Ausf hrung der Makros gestatten wollen dann sollten Sie die Checkbox Makros aus dieser Quelle immer Vertrauen aktivieren Klicken Sie danach auf Makros aktivieren Makros aktivieren Weitere Informationen Sie gestatten damit NUR die Ausf hrung von Makros die mit MEI NER Digitalen Signatur unterzeichnet sind Die Sicherheit Ihres Systems wird also nicht beeintr chtigt Bei Makros von anderen Herstellern werden Sie nach wie vor gewarnt Arbeiten mit hed dress Druckvorlagen bearbeiten hed dress net benutzt zum Drucken die Seriendruck Funktionen von Microsoft Word Sie k nnen das Aussehen der Ausdrucke selbst ver ndern Das erfordert allerdings fortgeschrittene Word Kenntnisse Sie sollten mit den Seriendruck Funktionen von Word gut vertraut sein Wenn Sie sich das nicht selbst zutrauen k nnen wir nach Ihren Vorgaben Druckvorlagen erstellen F r Profis folgt die Beschreibung wie Druckvorlagen bearbeitet werden k nnen Der prinzipielle Ablauf ist 1 hed dress net erstellt eine Semik
124. k E Ullmann GZS Gesellschaft f r Za H Electronic Co Ltd Salid Husain z U Viaslina Arbli Ca Luba A Abbrechen Im Text ber dem Gittersteuerelement wird der Name der Person die Sie verschieben wollen wiederholt Sie k nnen nun die Adresse aus w hlen der diese Person zugeordnet werden soll Um schnell zu einer bestimmten Adresse in der Liste zu gelangen klicken Sie in eine der drei Spalten und tippen Sie schnell hintereinander die Anfangsbuch staben mic w rde Sie in der Liste zu Firmen wie z B Microsoft bef rdern Klicken Sie die gew nschte Adresse an die Spalte ist egal 123 Personen neu eintragen oder ndern 124 und best tigen Sie mit OK Wenn zu der Person Berichte gespeichert sind erscheint folgende Abfrage fees ICI Zu dieser Person existieren 1 Berichte Sollen diese Berichte mit zu der neuen Adresse verschoben werden X Ja Berichte mit Verschieben Nein Nur Person verschieben Berichte bleiben bei der urspr nglichen Adresse Abbrechen Person nicht verschieben Nein Abbrechen Wenn Sie Ja w hlen werden alle Berichte bei denen die zu verschie bende Person als Ansprechpartner eingetragen ist mit der Person zusammen zur neuen Adresse verschoben Wenn Sie Nein w hlen wird die Person zur neuen Adresse verscho ben Die Berichte werden nicht mit verschoben Bei diesen Berichten wird stattdessen die Hauptperson der Adresse als Ansprechpartner eingetragen We
125. le Netzwerk ein permanenter Zugang zum Internet besteht Im Modus manuelle An und Abwahl werden Sie im Laufe der Syn chronisation aufgefordert die Verbindung zum Internet herzustellen bzw abzubauen Im Modus automatische Anwahl stellt die Software die Verbindung zum Internet ber eine auf dem PC konfigurierte DF Netzwerkver bindung her W hlen Sie die Netzwerkverbindung aus und geben Sie Benutzername und Passwort f r die Anmeldung ein Dabei handelt es sich um die gleichen Daten die Sie bei der Einwahl in das Internet ber das DF Netzwerk ebenfalls verwenden Mit dem Button Verbindungsaufbau testen k nnen Sie Ihre Einstellun gen berpr fen Bitte ein wenig Geduld der Test kann 2 3 Minuten dauern Achtung Durch eine Anwahl in das Internet entstehen Kosten Sie sollten die Einstellung automatische Anwahl nur verwenden wenn Sie die Funktion von hed syncser ver berwachen In bestimmten Situationen kann hed Einstellungen syncserver wiederholt in kurzen Abst nden und ohne Ende immer wieder die Anwahl starten Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Mail Synchronisation In diesem Dialog stellen Sie ein wie sich die Mail Synchronisation bei Ihnen verhalten soll ia hed syncserver Email Synchronisations Einstellung Passwort Das Passwort wird zwischen hed syncclient und hed syncserver ausgetauscht Nur Mails mit diesem Password werden verarbeitet Synchronisation T glich zu dieser Uh
126. leitzahl Stra e Adresse Serienbrief allgemein Adresse Serienma il einmal Adresse Stadt Adresse Stadtteil Adresse Umsatzsteuer ID Adresse WWW Personen Adresszeile 2 Personen Anrede Personen Anredetext Personen Auswahlfeld 4 Paersnnen Fmail m Wenn es sich wie in diesem Beispiel Feld Anrede bei dem hed dress net Feld um ein Auswahlfeld handelt m ssen Sie noch festlegen ob gegebenenfalls neue Eintr ge in der Liste erzeugt werden sollen F r das Erzeugen neuer Eintr ge werden Administratorrechte ben tigt 3 Gegebenenfalls Importeinstellungen ausw hlen Detail Behandlung z Gegebenenfalls neuer Eintrag in Detailtabell 4 Feldzuordnung hinzuf gen Fragen ob neuer Eintrag in Detailtabelle Kein neuer Eintrag in Detailtabelle Gegebenenfalls neuer Eintrag in Detailtabelle F r jeden neuen Feldwert in der Datendatei wird ein Eintrag in der Liste zum hed dress net Feld erzeugt Fragen ob neuer in Detailtabelle Sie werden im Einzelfall gefragt ob ein bestimmter Wert als neuer Eintrag in die Liste aufgenommen werden soll Kein neuer Eintrag in Detailtabelle Feldwerte in der Datendatei die in der Liste zum hed dress net Feld nicht vorhanden sind werden ignoriert Mit dem Button Hinzuf gen werden die Einstellungen f r dieses Feld bernommen Die Schritte 1 bis 4 werden f r alle 159 Import Pr 160 zu importierenden Felder der Datendatei wiederholt Die Liste mit den Zuordn
127. lich Die vorgefundene Installation wird automatisch ersetzt Wie Sie Ihre in hed dress net eingegebenen Adressen vorher sichern finden Sie im Kapitel Upgrade und Wiederholte Installation und im Kapitel Vor dem Arbeiten mit hed dress net Einstellungen Einstellungen Bevor Sie Ihre Adressen eingeben passen Sie hed dress net an Ihre pers nlichen Bed rfnisse an Sie m ssen entscheiden welche Klas sifizierungen f r Ihre Adressen und Personen Daten wichtig sind Die bestehenden Eintr ge sind Vorschl ge die Sie an Ihr Gesch ft anpassen sollten Sie k nnen diese Klassifizierungen umbenennen die Listen neu konzipieren oder einfach bernehmen Kapitel bersicht Lizenz Erkl rung des Lizenzsystems und Eingabe der Lizenznum mer Benutzerverwaltung Wenn mehrere Personen mit hed dress net arbeiten sollten Sie f r jede Person einen Benutzer Namen eintragen Der Benutzer Administrator kann nicht entfernt werden Nur Mit glieder der Gruppe Administratoren k nnen Einstellungen ndern oder neue Benutzer einrichten Der Administrator sollte f r sich noch einen zweiten einfachen Benutzer Zugang einrichten Ohne Admini stratorrechte kann es nicht passieren dass Einstellungen unbeabsichtigt ge ndert werden Lesen Sie weiter bei Benutzerverwaltung Benutzer Benutzer Gruppen und Passwort ndern Klassifizierung von Adressen Personen und Berichten Klassifi zierungen haben folgenden Zweck 1 Sie erhalten zusamm
128. lich jedes Mal eine neue Wiedervorlage Dieser Button sollte daher zum Ansehen von Wiedervorlagen nicht benutzt werden Anzeige Optionen Wiedervorlage hed dress Wiedervorlage I Wiedervorlagen f r heute anzeigen l Wiedervorlage f r alle Benutzer zeigen I erledigte Wiedervorlagen zeigen 8 Mit der Checkbox Wiedervorlagen f r heute anzeigen k nnen Sie die Anzeige auf die Wiedervorlagen beschr nken die f llig sind Das sind die Wiedervorlagen mit heutigem oder fr herem Datum 169 Wiedervorlage Mit der Checkbox erledigte Wiedervorlagen anzeigen k nnen Sie auch bereits als ausgef hrt markierte Wiedervorlagen sichtbar machen Sie k nnen diese Wiedervorlagen l schen oder wieder als unerledigt markieren Mit der Checkbox Wiedervorlagen f r alle Benutzer anzeigen k nnen Sie festlegen ob Sie nur die eigenen oder alle Wiedervorlagen sehen wollen Der hed dress net Administrator kann diese Checkbox mit dem 2 Einstellungen Einstellungen Button Men punkt Zugriffsrechte bearbeiten freigeben oder sperren Bei einem Klick auf diesen Button ffnet sich ein Men mit diversen Einstellugen zu den Wiedervorlagen I Wiedervorlage f r alle Benutzer zeigen Ki a 21 en Fe Hauptperson Vorlagedatum Info Bearbeite Berarbeit erzeugt erledigt ee a Pattberg 22 12 2007 Abende Paul 14 11 2 Spalten ausw hlen J pping 29 12 2007 Paul 29 12 2 Sortierreihenfolge Wiedervorlage bearbeiten
129. ligen Klassifizierung und anderen Datenbankfeldern einen neuen Namen zuweisen k nnen Sie k nnen dieses Fenster auch ber das f Adresse Einstellungen Men Einstellungen Datenbank Datenbankfelder umbenennen ffnen Dort sind alle Felder aufgelistet die umbenannt werden k nnen Sie tragen den neuen Namen ein klicken auf Umbenennen und danach auf Speichern Klassifizierungen die mit zus tzlichen Features verbunden sind k nnen nicht umbenannt werden Das sind auf der Adressen Seite die Felder EMAIL und WWW und auch die Adresse selbst Zus tzlich hat hed dress net auf der Adress Seite rechts weitere Felder in 5 Registerkarten Status Bankkonto Kreditkarte Freie Gruppe A und Freie Gruppe B 5 Kreditkarte 4 7 Neue Adresse I Serienbrief allgemein 7 Aktueller Vorgang I Serienbrief einmal Die Checkbox Felder auf der Seite Status sind ideal f r Daten die zwei Werte Ja Nein Gut Schlecht annehmen k nnen Sie k nnen diese Felder umbenennen Die Seiten Freie Gruppe A und B und die Felder auf diesen Seiten k nnen beliebig umbenannt und f r Ihre Zwecke eingesetzt werden Zur Umbenennung der Seite klicken Sie mit der rechteMaustaste auf die Seite Freie Gruppe A F4 Zur Umbenennung der Felder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Felder Felder mit Auswahllisten f hren zu mehr Systematik bei den Adressen und beschleunigen die Eintragung Bei der vorgeschlagenen Kla
130. lnen Spalte k nnen Sie im Kopf der Spalte mit dem linken Mauszeiger ver ndern Die Gr e des Fensters k nnen Sie wie blich an den R ndern mit der linken Maustaste ver ndern Fi Personen Fi Personen Arbeiten mit hed dress Automatische Erinnerung einstellen F r eine automatische Erinnerung m ssen Sie zun chst auf der Personen Seite bei der jeweiligen Person bei der automatischen Erin nerung ein H kchen gesetzt haben Das sollten Sie im Regelfall tun hed dress net verf gt ber die M glichkeit generell die automatische Erinnerung abzuschalten oder einen bestimmten Zeitraum f r die Erinnerung vorzusehen Um rechtzeitig vor einem Geburtstag erinnert zu werden sollten Sie festlegen wie viele Tage vor dem Geburtstag Sie diese Erinnerung w nschen Benutzen Sie dazu im Fenster hed dress Geburtstagsliste den Button Einstellungen oder w hlen Sie im Men Anzeige den Eintrag Personen Geburtstagserinnerung konfigurieren aus Au erdem kommen Sie von der Personen Seite dorthin wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Geburtstag klicken Hier k nnen Sie einstellen ob und wenn ja wie viele Tage vorher Sie an Geburtstage erinnert werden m chten r hed dress Geburtstagserinnerung konfigurieren 0 S Tragen Sie die Anzahl Tage ein die Sie vor einem Geburtstag benachrichtigt werden wollen hed dress wird dann bei jedem Programmstart pr fen ob ein Geburtstag in den eingestellten Zeitrahmen f ll
131. ls Textfeld 4 und Auswahlfeld 4 bezeichnet N heres zu diesen Feldern finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel hed dress speichert alle Eintragungen sofort Sie finden daher keinen Button zum Speichern Die Liste oben auf der Seite Gitter Steuer element Grid wird allerdings nicht automatisch aktualisiert sondern erst wenn Sie die Seite verlassen und erneut ffnen Dann werden die Personen die zur Adresse geh ren neu aufgelistet Personen l schen Mit einem Klick rechts auf der Seite auf den L sch Button l schen Sie die angezeigte Person Bevor Sie eine Hauptperson l schen m ssen Sie eine andere Person zur Hauptper son bestimmt haben Die Datenbank von hed dress ben tigt f r ihre Funktionen zu jeder Adresse eine Hauptperson auch wenn diese Hauptperson nur Leerfelder hat Personen einer anderen Adresse zuordnen Sie k nnen Personen nicht nur l schen sondern auch einer anderen Adresse zuordnen Das ist z B f r den Fall gedacht dass ein Arbeitnehmer innerhalb einer gro en Organisation Firma oder Beh rde die Abteilung wechselt Wenn Sie mit der rechten Maustaste den Button M lleimer anklicken erscheint ein Men in dem Sie zwischen L schen und Verschieben w hlen k nnen Siehe Personen verschieben 121 Personen neu eintragen oder ndern 122 Beachten Sie Daten die Sie berschrieben haben sind gel scht L schungen k nnen nicht r ckg ngig gemacht werden In Textfeldern und solange Sie das Textfeld
132. ls eingestellt werden die von hed syncclient verschickt werden Das ist die Mail Adresse die Sie in Schritt 2 POP3 Einstellungen bei hed syncserver eingestellt haben ka SMTP Einstellungen Versand von Emaille Einstellungen mit denen hed syncclient Emails verschickt Im Rahmen der Synchronisation verschickt hed syneclient eine Datei mit Daten nderungen an hed syncserver Die Einstellungen f r Benutzername Passwort und SMTP Server sind in der Regel die gleichen wie f r den Empfang von Mails Bei Empf nger tragen Sie bitte das Email Konto ein das hed syncserver benutzt hed spncserver ist das Gegenst ck zu hed syncclient Der Syncseryer empf ngt die Daten nderungen tr gt sie in die Datenbank ein und schickt anschliessend die Datenbankdatei als Antwort an den Syneclient zur ck Benutzername SURAE EA Passwort SMTP Server mail hed de SMTP Port 5 f r Zugriff ber Proxi Server Empf nger syncserver hed de g trchen Eingaben Email Konto Benutzername z B syncclientl ihre domain de F r POP3 und SMTP mu der gleiche Benutzername verwendet werden Passwort f r Email Konto wie von Ihnen in Schritt 1 verge ben Name oder IP Adresse des Mail Server SMTP Server SMTP Port Normalerweise verwendet SMTP die Portnummer 25 Eine andere Portnummer muss eingestellt werden wenn der Zugriff ber einen Port Proxi erfolgt SSL Verschl sselung wird von hed dress net nicht unterst tzt 85 Inte
133. n Firma Nachname Vorname WWW Email Textfeld 4 k nnte z B zu EMail2 umbenannt werden Tagesberichte Druck aller Berichte die innerhalb eines frei w hlbaren Zeitraumes erstellt wurden Diese Druckart eignet sich z B auch als T tigkeits nachweis f r einen Tag oder eine Woche Die Vorgabe bestimmter Zeitr ume z B letzte Woche wird durch Buttons erleichtert Zu jedem Bericht werden auch die wichtigsten Daten des jeweiligen Ansprechpartners ausgegeben Firma Adresse Name der Person Tel Handy Email Die Druckart Tagesbericht stellt einen Sonderfall dar weil die Auswahl der Berichte ber ein daf r vorgesehenes Fenster gemacht wird Personenakte Eine Personenakte wird gedruckt wenn Sie auf der Personen Seite 137 Drucken auf den Druck Button klicken Der Ausdruck gleicht der Adressakte A Personen mit folgenden Unterschieden j Bei der Anschrift der Firma wird nicht die Hauptperson sondern die gerade auf der Personenseite gew hlte Person ausgege ben Die anderen Personen die auch zu dieser Adressen geh ren werden nicht mit ausgegeben Drucken starten Es gibt zwei Arten wie Sie einen Ausdruck starten k nnen 1 Men Datei Drucken hed dress net adress management system Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe Abmelden ZN Personen F Berichte I Emails Anmelden Export gt umsfeld mp fren Tel2 Fax t Drucken L Adres
134. n 112 Entsprechende Rechte vorausgesetzt k nnen andere Benutzer die Adresse ansehen und bearbeiten Einzelheiten dazu finden Sie im Ka pitel Einstellungen Benutzerverwaltung Durch diese Bearbeitung ndert sich nicht der Besitzer der Adresse Wiederum entsprechende Rechte vorausgesetzt kann ein Benutzer auf der Adress Seite den Besitz einer Adresse mit dem Button Besitz bernehmen bernehmen Er tritt damit in die Rechte ein die bis dahin der Erzeuger der Adresse hatte Zum bernehmen einer Adresse eines anderen Benutzers werden die Rechte Bearbeiten und L schen gebraucht Adresse n an anderen Benutzer bergeben Mit der Men funktion Kontakte Adresse n bergeben kann der Be sitz einer einzelnen Adresse oder aller Adressen die zur Zeit auf der Such Seite angezeigt werden an einen anderen Benutzer bergeben werden Besitzer SysAdm erzeugt 1999 02 14 ge ndert 2007 10 16 Besitz bernehmen Gruppe ge ndert von SysAdm gepr ft Das ist z B f r den folgenden Fall gedacht In einer Firma gibt es hed dress Benutzergruppen Vertrieb Ser vice und Gesch ftsf hrung Die Mitglieder der Benutzergruppe Vertrieb k nnen die eigenen Adressen und die Adressen der eigenen Benutzergruppe ansehen und bearbeiten Die Adressen des Gesch fts f hrers stehen ihnen nicht zur Verf gung Wenn der Gesch ftsf hrer eine neue Adresse anlegt k nnen seine Mitarbeiter im Vertri
135. n Siehe Internet Synchronisation abbrechen Schritt 1 Vorbereitung am Hauptstandort Installieren Sie hed dress net wie beschrieben und richten Sie die hed dress net Synchronisation ein Wie bereits bei der hed dress net Synchronisation beschrieben mu Einstellungen f r jeden Arbeitsplatz eine eindeutige Lokale ID eingestellt werden Diese ID mu bei Verwendung der Internet Synchronisation auch f r alle Arbeitspl tze in den Niederlassungen und bei den Au endienst mitarbeitern eindeutig sein Planen Sie die Vergabe der Lokalen IDs Vergeben Sie z B die Zahlen 1 bis 9 am Hauptstandort und die Zahlen 10 bis 19 in der Niederlas sung Auswahl PC f r Synchronisations Server F r die Software hed syncserver wird ein Windows PC ben tigt Dieser PC mu einen Zugang zum Internet haben und er sollte kontinuierlich laufen Als Betriebssystem wird Windows 2000 XP oder Vista emp fohlen Diese Systeme zeichnen sich durch einen deutlich stabileren Betrieb im Netzwerk aus als Windows 98 oder ME hed dress net kann zwar auf diesem PC betrieben werden Aber Solange hed dress net ge ffnet ist kann nicht synchronisiert werden Ein Client w rde also gegebenenfalls ziemlich lange auf seine Daten warten Wenn hed dress net auf diesem PC benutzt wird mu es nach Benutzung immer wieder geschlossen und sp ter erneut ge ffnet werden Wenn der Zugang zum Internet ber das DF Netzwerk erfolgt dann richten Sie das jetzt ein Testen Si
136. n Letal Netzwerk Einstellungen N o Mai Synchronisation Aktionen 30 05 2003 18 11 28 hed syncserver wurde gestartet 30 05 2003 18 11 28 Lokale Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert 30 05 2003 18 11 28 POP3 Einstellungen lesen nicht konfiguriert Email von Client empfangen 30 05 2003 18 11 28 SMTP Einstellungen lesen nicht konfiguriert 30 05 2003 18 11 28 Netzwerk Einstellungen lesen nicht konfiguriert 30 05 2003 18 Mail Sunc Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiauriert bekarn nicht bereit unbekannt gt bereit manueller Abruf von Mails gt Fehler Verbindung Internet herstellen nwahl Verbindung Internet trennen Auflegen Test bereits zum Synchronisieren nderungen Synchronisieren Server DB f r Versand packen Verbindung Internet herstellen nwahl Antwort an Client schicken Verbindung Internet trennen uflegen Sicherungsdateien l schen FERTIG Beachten Sie das Men Einstellungen Jeder Punkt dort erfordert eine Eingabe Sinnvollerweise sollten Sie die Einstellungen in der Reihenfolge von oben nach unten durchf hren Ausw hlen Einstellungen Lokale Synchronisation In diesem Dialog stellen Sie den Pfad zur Serverdatenbank Datei ein Diese Datei wird im Rahmen der Einrichtung der hed dress net Synchronisation von hed dress net erzeugt ia hed synserver Einstellung lokale Synchronisation x
137. n OK SMTP Einstellungen lesen OK Netzwerk Einstellungen lesen OK Mail Sync Einstellungen lesen nicht konfiguriert nicht konfiguriert Lokale Sync Einstellungen lesen DK 45 POP3 Einstellungen lesen OK SMTP Einstellungen lesen OK 45 Einstellungen lesen OK 51 45 Netzwerk Einstellungen lesen DK 31 05 2003 16 51 45 Mail Sync Einstellungen lesen Ok Verbindung Internet herstellen nwahl Email an Server schicken Verbindung Internet trennen Auflegen Warten dass Server email verarbeitet Verbindung Internet herstellen nwahl Email von Server empfangen Verbindung Internet trennen Auflegen Email von Server verarbeiten Sicherungsdateien l schen FERTIG 5 Falls nach wie vor nicht bereit angezeigt wird lesen Sie in der Li ste Aktionen welche Einstellungen noch fehlen oder ung ltig sind Erg nzen Sie die Einstellungen gegebenenfalls Schritt 6 Starten der Internet Synchronisation Starten Sie die Synchronisation durch einen Klick auf den Start Button von hed syncclient Es sollte folgendes ablaufen Ihre Serverdatenbank Datei wird gesichert und umbenannt Es werden die nderungsdateien verpackt Beim ersten Start gibt es solche Dateien noch nicht es werden also 0 nderungen verpackt Gegebenenfalls Die Verbindung zum Internet wird herge stellt 89 Internet Synchronisation optional
138. n hed dress net sieht damit so aus C Programmel hed hed dress net hed dress exe NOSYNC Sie k nnen NOSYNC in die Verkn pfung von hed dress net auf dem Desktop eintragen oder Sie k nnen eine zweite Verkn pfung zu hed dress exe auf dem Desktop erstellen Wenn Sie die Software mit NOSYNC starten werden alle nderungen f r die sp tere Synchronisation zwischengespeichert Sie k nnen die Synchronisation manuell mit dem Men punkt Datei Synchronisieren starten 59 Synchronisation Windows Adressbuch 60 Synchronisation Windows Adressbuch Das Windows Adressbuch WAB wird von Outlook Express und den Office Produkten Outlook Word etc verwendet hed dress net kann mit dem WAB synchronisiert werden so dass die Kontaktdaten von hed dress net in Outlook Express zur Verf gung stehen Unter Windows Vista gibt es kein Outlook Express und kein WAB Die Synchronisation findet in diesem Fall mit den Windows Kontakten statt Das ist das Adressbuch von Windows Mail dem Nachfolger von Outlook Express Neben den Kontaktdaten erstellt die Synchronisation im WAB auch 4 Gruppen Neue Adresse Aktueller Vorgang Serienbrief allgemein Serienbrief einmal Diese Gruppen entsprechen den Checkboxfeldern H kchenfelder unten rechts auf der Adress Seite von hed dress net Die Gruppen k n nen f r Serien Emails benutzt werden indem sie in Outlook Express als Empf nger einer Email verwendet werden Adres
139. n Feldern zur Auswahl angeboten wird kann von Ihnen selbst bearbeitet werden Sie k nnen einzelne Eintr ge ndern oder auch eine ganz neue Liste aufstellen 41 Klassifizierung f Adresse 42 hed dress Adress Art x Als Adress Art ist die Beziehung zu einer FirmaPerson gedacht z B Kunde Lieferant privat Hinzuf gen Kunde Endem Werbepartner L schen werbungFH Schule Wiederverk ufer Zeitschrift Schliessen adi Die Art der Klassifizierungen bestimmen Sie in hed dress net selbst Nach dem Download finden Sie Klassifizierungen und Listen vor Es handelt sich dabei um Beispiele Sie k nnen das selbstverst ndlich ndern Die Adress Seite zeigt zun chst folgende Klassifizierungen und Listen Adress Art z B Kunden Lieferanten Werbetr ger Dienstlei ster Banken Privat Kontakt z B Telefon Internet Email Brief pers nl Bekannt schaft Firmengr e z B 0 10 100 9999 Branche z B Fabrikation Gro handel Beratung Subunter nehmer ABC Gruppierung vorgesehen f r Ihre eigenen Einteilungen Interessen z B Ihre verschiedenen Produkte So gehen Sie vor wenn Sie hed dress net an Ihre Bed rfnisse anpas sen Um die Felder umzubenennen und so die Namen der Klassifizie rungen zu ndern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Es ffnet sich ein Men mit dem Men punkt Datenbankfeld umbenennen Damit gelangen Sie zu dem Fenster in dem Sie der jewei
140. n Sie mit der Maus die Spaltenbreite ndern Sie ziehen im Kopf der Spalte die senkrechten Linien nach rechts oder nach links Wiedervorlage beim Programmstart anzeigen Informationen zu Erinnerungen an Termine finden Sie im Kapitel Wiedervorlage 29 Bildschirm Anzeige A Suchen amp Finden F Personen Berichte E Email A Suchen amp Finden F Personen x Berichte E Email 30 und zu den Geburtstagen im Kapitel Geburtstagsliste Anzeige Suchen Personen und Berichte Auf den Seiten Suchen amp Finden Personen Berichte und Email sind jeweils Listen die in Spalten gegliedert sind Es handelt sich dabei um Gitter Steuerelemente englisch grids Die Spalten helfen Ihnen sofort die n tigen Informationen zu finden Lesen Sie dazu im Kapitel Bildschirm Anzeige Welche Spalten sollen angezeigt werden und in welcher Rei henfolge Spalten w hlen Nach welchen Spalten und in welcher Reihenfolge sollen die Listen sortiert werden Sortierung in den Spalten Wie ndert man die Breite der Spalten Siehe oben Anzeige All gemein oder siehe Spalten w hlen Spaltenbreite ndern Nach der Erstinstallation wird eine voreingestellte Auswahl an Spalten angezeigt und sortiert Sie sollten das an Ihre Erfordernisse anpassen Anzeige Sprache Sie k nnen Deutsch Englisch oder Spanisch w hlen hed dress net unterst tzt diese 3 Sprachen Da es sich lediglich um die Art der Anzeige handelt
141. n beziehen geh ren in das Info Feld auf der Personen Seite Bsp Person ist nur vormittags zu erreichen Laufende Ereignisse notieren Sie besser auf der Berichte Seite Lesen Sie dazu Berichte neu erzeugen und bearbeiten Die neue Person ist erzeugt sobald Sie auf den Neue Person Button 119 Personen neu eintragen oder ndern x Hauptperson M f Adresse Herm 120 geklickt haben Bis Sie Eintragungen vornehmen hat die neue Person Leerfelder Wenn Sie versehentlich auf den Neue Person Button ge klickt haben sollten Sie die entstandene Leer Person l schen Eintragungen zu den Geburtstagen erscheinen in der Geburtstagsli ste hed dress erwartet den Eintrag eines Jahrgangs Wenn Sie das Geburtsjahr nicht wissen tragen Sie das laufende Kalenderjahr ein Die Geburtstage werden nach Monaten und Tagen in der Geburtstags Liste sortiert nicht nach Jahren Bei weiteren Fragen hilft Ihnen das Kapitel Geburtstagsliste Sinnvollerweise sollte die Hauptperson einer Adresse die Person sein die an dieser Adresse Ihr prim rer Ansprechpartner ist Wenn sich der Ansprechpartner ndert sollten Sie so vorgehen 1 Erzeugen Sie zu der Person auf der Personen Seite eine neue zus tzliche Person 2 Tragen Sie die Daten zur Person Name Tel ein 3 Machen Sie die Person zur Hauptperson indem Sie in der Checkbox Hauptperson das H kchen setzen Sie werden feststellen dass nun auf der Adress Seite di
142. n die Leerfelder vornehmen finden Sie bei ndern einer Adresse 2 Auf der Adress Seite klicken Sie auf den Neue Adresse Button 3 Wenn auf der Such Seite noch keine Adresse markiert ist und Sie auf die Adress Seite umschalten werden Sie gefragt ob Sie eine neue Adresse anlegen wollen Bevor Sie anfangen Adressen aufzunehmen sollten Sie vorher ent scheiden welche Klassifizierungen f r Sie wichtig sind Lesen Sie dazu das Kapitel Einstellungen Klassifizierungen Alle Eingaben sind sofort gespeichert Aus diesem Grund finden Sie keinen Speicher Button In Textfeldern k nnen Sie nderungen vor dem Speichern mit der Tastenkombination Strg Z zur cknehmen Oder Sie benutzen die rechte Maustaste und den Men punkt R ck ngi Wenn Sie versehentlich den Neue Adresse Button angeklickt und dadurch eine neue Adresse erzeugt haben beseitigen Sie diese Leer Adresse indem Sie auf den L sch Button klicken und die Adresse dadurch l schen Sie werden gefragt ob Sie die automatisch angelegte Person ebenfalls l schen wollen Auch das bejahen Sie Achtung Alle Eingaben und auch das L schen sind sofort endg ltig Eine Undo Funktion oder eine Wiederherstellung gel schter Adressen Personen Berichte gibt es nicht ndern einer Adresse Um eine Adresse zu ndern m ssen Sie diese zun chst ffnen Sie gehen dazu auf die Such Seite w hlen dort die gew nschte Adresse aus und ffnen sie 105 Adressen neu erzeugen und bea
143. n werden ge ndert Bei ALLEN Adressen ZUR CKSETZEN 261 Adressen werden ge ndert Bei allen Adressen auf der SUCH Seite SETZEN 5 Adressen werden ge ndert c I sen Beispiel Insgesamt gibt es in der Datenbank 4396 Adressen bei 261 dieser Adressen ist der Status Neue Adresse gesetzt Nach einer Suche wer den zur Zeit auf der Such Seite 5 Adressen angezeigt Bei keiner der Adressen auf der Such Seite ist der Status Neue Adresse gesetzt Durch Auswahl einer Aktion und Klicken des Buttons Ausf hren k nnen Sie nun den Status Neue Adresse ndern Die Anzeige bei wie vielen Adressen der Status gesetzt ist wird anschliessend aktualisiert Wenn Sie fertig sind k nnen Sie das Fenster mit dem Schliessen Button verlassen Achtung Setzen oder Zur cksetzen der Status Flags ist endg ltig eine R ckg ngig oder Abbrechen Funktion gibt es nicht Am besten legen Sie einige Test Adressen an z B aaa aab und aac Sie lassen sich dann auf der Such Seite alle Adressen mit aa auflisten und ben mit ihnen die Funktionen von hed dress Adressen eines anderen Benutzers bernehmen Jede Adresse geh rt einem Benutzer Zun chst ist Besitzer derjenige der die Adresse in hed dress neu erzeugt hat Wer der Besitzer einer Adresse ist ist wichtig f r die Frage wer diese Adresse ansehen und bearbeiten darf 111 Adressen neu erzeugen und bearbeiten Adesse Besitz bernehme
144. nchronisation eingerichtet ist sollten Sie zur Sicherung der Datenbank etwas anders vorgehen Zus tzlich zu der lokalen Datenbankdatei im Database Verzeichnis sollten Sie die Serverdatenbankdatei sichern Wo diese Datei ist stellen Sie bei der Einrichtung der Synchronisation ein Wenn Sie einen lteren Stand der Datenbank aus einer Sicherung wiederherstellen wollen dann ersetzen Sie die Serverdatenbankdatei Bevor Sie die Serverdatenbankdatei durch eine ltere Kopie ersetzen sollten Sie unbedingt eine neue Sicherungskopie der aktuellen Datei erstellen Hintergr nde Die hed dress net Synchronisation beinhaltet 2 Funk tionen Upload Ihre lokalen nderungen werden in die Serverdatenbankdatei geschrieben Einstellungen Download Die Serverdatenbankdatei wird in das lokale Database Verzeichnis kopiert Durch die Synchronisation werden Kopien der Datenbankdatei auf allen Arbeitspl tzen auf dem gleichen Stand gehalten Falls die Daten bankdatei besch digt wird oder Sie versehentlich unersetzliche Daten gel scht haben kann es sein dass diese Daten auf einem anderen Arbeitsplatz noch vorhanden sind Als erstes bevor Sie hed dress net starten sollten Sie daher in einem solchen Fall die Serverdaten bankdatei und die lokalen Datenbankdateien von allen Arbeitspl tzen sichern Sie k nnen die Synchronisation auch verhindern in dem Sie die Netzwerkverbindung trennen Datenbank pr fen und reparieren Mit dieser Funktion w
145. nd Nachname verglichen Gegebenenfalls wird durch den Import eine neue Person zu einer existierenden Adresse erzeugt Wenn eine existierende Adresse gefunden wurde k nnen Sie entsc heiden wie mit den Importdaten verfahren werden soll Daten nicht importieren W hlen Sie diese Einstellung wenn die Daten in der Datenbank aktueller sind als die Daten in der Importdatei Daten aus der Importdatei berschreiben existierende Daten in der Datenbank W hlen Sie diese Einstellung wenn die Daten in der Importdatei aktueller sind als die Daten in der Datenbank Wenn die Importdatei einen Wert f r ein Feld enth lt dann ersetzt dieser Wert einen eventuell vorhandenen Wert in der Datenbank Wenn die Importdatei f r ein Feld keinen Wert enth lt dann bleibt 161 ein vorhander Wert in der Datenbank enthalten Die Info Felder zu Adresse und Person sind eine Ausnahme Bei diesen Feldern wird ein neuer Text aus der Importdatei an eventuell bereits vorhandenen Text aus der Datenbank angeh ngt 162 Arbeiten mit hed dress Geburtstagsliste A Suchen amp Finden Fi Personen F Personen amp A Suchen amp Finden amp hed dress net unterst tzt Automatische Erinnerung an Geburtstage Sie k nnen einstel len an welche Geburtstage Sie erinnert werden m chten und wie viele Tage vorher die automatische Erinnerung erscheinen soll Anzeige und Druck einer Geburtstagliste Geburtstage eingeben Geburtsta
146. nd ODER Bedingungen erstellen wollen dann k nnen Sie mehrere Such bedingungen mit UND Verkn pfung speichern und diese dann mit dem EERE E Logische Verkn pfung v oO O 3 m D A Suchen amp Finden Arbeiten mit hed dress net ffnen Hinzuf gen Button unter Verwendung einer anderen Verkn p fungsoption zu einer komplexen Suchbedingung zusammenstellen Beispiel Sie wollen alle Kunden finden die von Ihnen das Produkt A oder das Produkt B bezogen haben 1 Erstellen Sie eine Suche Adress Art Kunde UND Interesse Produkt A Speichern Sie diese Einstellung als Kunde_A STC 2 Erstellen Sie eine Suche Adress Art Kunde UND Interesse Produkt B Speichern Sie diese Einstellung als Kunde_B STC 3 Entfernen Sie im unteren Feld die Suchkriterien aus der Liste mit dem L schen Button 4 Verwenden Sie den ffnen Hinzuf gen Button und laden Sie die in Schritt 1 erstellte Datei Kunde_A STC 5 Verwenden Sie den ffnen Hinzuf gen Button und laden Sie die in Schritt 2 erstellte Datei Kunde_B STC 6 Stellen Sie die logische Verkn pfung auf ODER ein Die so erstellte Suchbedingung k nnen Sie f r sp ter speichern oder unmittelbar ausf hren Zum Ausf hren der Suche verwenden Sie den Such Button Mit dem Schliessen Button k nnen Sie die erweiterte Suche schliessen ohne zu suchen Die Adressen Listen die Sie so aufstellen k nnen Sie exportieren und ausdrucken Hilfe finden Sie in den Kap
147. nd einf gen starten ausw hlen bearbeiten Erstellen Seriendruck starten ll ilt Seriendruckfeld einf gen Dem Dokument ein beliebiges Feld aus der Empf ngerliste hinzuf gen wie z B Nachname Telefon privat Firmenname oder ein anderes Feld Wenn Sie den Seriendruck fertig stellen werden diese Felder von Word durch die Informationen aus der Empf ngerliste ersetzt Dr cken Sie F1 um die Hilfe anzuzeigen Bearbeiten Sie nun Ihr Seriendruck Hauptdokument und f gen Sie an den passenden Stellen Felder aus der Datenquelle ein 153 Export 154 Wenn Sie fertig sind k nnen Sie mit dem Button Fertigstellen und zusammenf hren und dem Men punkt Einzelne Dokumente bear beiten aus dem Seriendruck Hauptdokument und den Zeilen in der Datenquelle ein neues Word Dokument erzeugen e Pi af nger suchen omatische Fehler berpr fung ren hau Ergebnisse _______ 5 Einzelne Dokumente bearbeiten Dokumente drucken E Mail Nachrichten senden Serienemails mit Word 2007 Unter Serienemails versteht man personalisierte Emails an eine Liste von Empf ngern Die Email an sich ist f r alle Empf nger gleich Die Email enth lt aber f r jeden Empf nger eine pers nliche Anrede und es wird f r jeden Empf nger eine Email erzeugt und verschickt Das bietet sich an f r Sendungen an eine berschaubare Liste lt 1000 von Empf
148. nd in englisch unter http www hed software com Die Software ist gleich Sie k nnen im Men Ansicht die Sprache w hlen Die Hilfe f r die Installation gliedert sich in die folgenden Kapitel Erstmalige Installation Upgrade oder wiederholte Installation Lesen Sie unbedingt dieses Kapitel es geht um die Sicherheit Ihrer Daten Hier finden Sie Infor mationen wenn Sie hed dress net bereits installiert haben und dann ein Update installieren wollen oder hed dress net reparieren oder aus irgendeinem Grund noch einmal neu installieren wollen Vor dem Arbeiten mit hed dress net Welche Einstellungen Sie nach der Installation zuerst vornehmen sollten Deinstallation Wenn Sie hed dress net von Ihrem Rechner entfernen wollen Wenn Sie irgendwelche Probleme mit hed dress net haben schreiben Sie eine email an info hed de Erstmalige Installation Sie beginnen mit dem Download von hed dress net aus dem Internet Sie starten anschlie end die Datei hed dress net full exe Es handelt sich dabei um ein Archiv das sich selbst ndig entpackt Es enth lt das Setup f r hed dress net Falls erforderlich werden automatisch von Microsoft das NET Framework 2 0 und die MDAC Komponenten 2 81 installiert Das Setup startet automatisch Sie werden dann gefragt wo Sie hed dress net installieren wollen Wenn Sie keinen besonderen Speicher ort w nschen folgen Sie einfach den Vorschl gen Standardm ig installiert sich hed dress net in das Verz
149. nen zuordnen Details sind im Kapitel Arbeiten mit hed dress net Emailarchiv beschrieben Eine der M glichkeiten Emails nach hed dress net zu bertragen ist diese Emails per Mail an hed dress net zu schicken Bei ausgehenden Emails wird einfach eine bestimmte Email Adresse als BCC angege ben hed dress net bekommt dann eine Kopie der Email zugeschickt Der eigentliche Empf nger der Email merkt davon nichts Damit das funktioniert mu bei hed dress net der Empfang von Emails eingerichtet werden Emailempfang einrichten hed dress net ben tigt eine eigene Emailadresse die nur f r das Emailarchiv von hed dress net verwendet wird Sie k nnten z B ein Emailkonto wie dieses einrichten hed dress net ihre firma de Wenn Sie das gemacht haben mu hed dress net so eingerichtet wer den dass es mit dieser Emailadresse Emails empfangen kann Der Assistent zur Einrichtung des Emailempfangs kann ber das Men aufgerufen werden Einstellungen Dokumente Einstellungen Email Archivierug hei hed dress net Einrichtung Emailarchiv Emailabruf aktivieren deaktivieren Ausgehende Emails k nnen sehr einfach und komfortabel archiviert werden indem man die ausgehende Email als BCC Blind Carbon Copy an hed dress schickt Emails k nnen zwecks Archivierung auch per Mail an hed dress weitergeleitet werden Je nach Mailprogramm oder Weiterleitungsmethode kann es allerdings sein dass hed dress die Emails nicht den Kontakten
150. neneennn 12 Berichts Informationen u uanananeneeeneneneneeneeenenenenenn 14 Emails archivieren casseeeeseesennneneenennnnnnnnennnnnnn 14 Datenbank und Software Layout uusssosssssonsesonnenne 14 Einsatz im Netzwerk zerereseseoeoeoeoeoeoeneoeneoeoeoeneoeneneeeeeee 15 Instalsfion u unnnrii Erstmalige Installation 0 200 0000000s00000000000000000000 17 Upgrade und Wiederholte Installation 18 Vor dem Arbeiten mit hed dress net cesrsssossesoene 18 Speicherort der Datenbankdate i e 19 Deinstallations ssssisscssssssessssssresscsseconsssss cnis isssctrss spesse 19 Lizenzsy steM ssssisssssssississssssisssossssassav sssosasssssssss ssssevs 22 Eingabe Lizenzschl ssel nes 23 Benutzerverwallung nissen 23 Fallbeispiel Rechteverwaltung 23 Ben lzer naar ale ent 25 Ben tzer Gruppen une und neisanhe enee 26 PassWwoll n ausriunechen engen 27 Bildschirm Anzeige cs0s0s00s0000n0000000u00050H02005010000n00000 29 Anzeise Allsemen usa 29 Anzeige Suchen Personen und Berichte 30 Anzeige Sprache une osai erai 30 Spalten w hlen unssesiiineietine nie 30 Sortierung in den Spalten eeenene 33 Sortierung mit mehreren Spalten 36 Sortierung von Personen und Berichten 36 Emallarchiv saosssunsisnenkaiiiananeenen 37 Emailempfang einric
151. ngern Das Vorgehen ist das gleiche wie beim Seriendruck siehe vorheriges Kapitel Bei Fertigstellen und Zusammenf hren w hlen Sie Email Nachrichten senden Im folgenden Dialog geben Sie einen Betreff f r die Email an und Sie w hlen aus welches Feld aus der Datenquelle die Emailadresse enth lt Bei einer Exportdatei aus hed dress net ist es das Feld EMail Falls Sie sich entscheiden Emails im HTML Format zu versenden sollten Sie die Sendung zun chst mit einer Exportdatei testen die nur Ihre eigene Adresse enth lt So k nnen Sie pr fen ob Word ordent liches HTML erstellt und wie die Email beim Empf nger aussehen wird Sie sollten insbesondere die Gr e der Email berpr fen Gro e Emails ben tigen eine lange Zeit f r die bertragung und sind bei Empf ngern mit langsamer Internetverbindung unbeliebt Exportdatei mit Excel ffnen Sie k nnen die von hed dress net erzeugten Exportdateien mit Excel ffnen und bearbeiten Dazu sollten Sie beim Erzeugen einen Datei namen mit der Erweiterung CSV angeben So k nnen Sie eine CSV Datei mit Excel ffnen Arbeiten mit hed dress net Starten Sie Excel und benutzen Sie den Men eintrag Datei ffnen Bei Dateityp unten im Fenster w hlen Sie Textdateien prn txt csv aus Excel wird von Windows auch benutzt wenn Sie im Explorer einen Doppelklick auf die Datei machen Dabei wird die Datei zwar ge ffnet aber die Felder werden nicht richtig getrennt
152. nisation f r hed dress net Die Internet Synchronisation ist eine kostenpflichtige Option Mit der Internet Synchronisation k nnen die hed dress net Datenban ken von Niederlassungen oder einzelnen Au endienstmitarbeitern mit einem Hauptstandort synchronisiert werden F r diese Synchronisation wird Email benutzt Voraussetzungen Die Internet Synchronisation setzt auf der normalen hed dress net Synchronisation auf Im Falle einer Niederlassung ist das die Synchronisation innerhalb des lokalen Netzwerkes der Nie derlassung Im Falle eines Au endienstmitarbeiters mit einem einzelnen PC mu die hed dress net Synchronisation lokal auf dem PC eingerichtet werden F r jede Niederlassung jeden Au endienstmitarbeiter und den Hauptstandort wird je ein Email Konto ben tigt Diese Email Konten d rfen ausschlie lich nur f r die Internet Synchroni sation verwendet werden Internetzugang Niederlassung Au endienstmitarbeiter und der Hauptstandort ben tigen einen Internetzugang ber diesen Zugang mu der Zugriff auf POP3 und SMTP Server m glich sein Das ist in der Regel kein Problem Im Falle des Haupt standortes empfiehlt sich ein Internet Zugang ber DSL Die Software Internet Synchronisation besteht aus 2 Teilen hed syncserver ist der Synchronisations Server Diese Software wird am Hauptstandort benutzt Der Erwerb der Option Inter net Synchronisation berechtigt Sie diese Software auf einem Rechner zu installieren un
153. nn Sie Abbrechen w hlen wird nichts ver ndert Wenn Sie eine Person versehentlich verschoben haben k nnen Sie die Person nat rlich jederzeit wieder zur ckschieben Bild zu Person Sie k nnen zu einer Person auch ein Bild importieren Dazu klicken Sie auf das Bild der Mona Lisa unten links auf der Personen Seite Es ffnet sich ein Fenster mit der grossen Ansicht des Bildes In dem Fenster k nnen Sie ein Bild jpg gif importieren Gro e Bilder werden automatisch auf eine max Kantenl nge von 640 Pixel verklei nert und als JPG Grafik mit mittlerer Komprimierung in der Datenbank gespeichert Auf diese Weise hat ein Bild eine maximale G e von ca 50kByte Sie k nnen das in der Datenbank gespeicherte Bild auch als Datei wieder exportieren oder das Bild in der Datenbank l schen Wenn zu einer Person kein Bild gespeichert ist wird statt dessen die Mona Lisa angezeigt Arbeiten mit hed dress Berichte neu erzeugen und bearbeiten 4 Berichte 5 A Suchen amp Finden gt A Berichte Sie haben eine Adresse angelegt und verwenden jetzt hed dress als kompetentes Kontaktmanagement Sie wollen festhalten welche Te lefonate und Gespr che Sie gef hrt haben was Sie versprochen und ausgef hrt haben Daf r hat hed dress Berichte vorgesehen Neuen Bericht erzeugen Ein Bericht geh rt zu einer Adresse Sie markieren daher auf der Such Seite die gew nschte Adresse Oder Sie haben bereits eine Adre
154. nn k nnen Sie auch die Reihenfolge der Spalten und die Sortierung der Zeilen festlegen 3 F r die Erstellung von Serienbriefen ziehen Sie bitte die Hilfe von Word zu Rate Hier nur ganz kurz die wesentlichen Schritte Die folgenden Screenshots wurden mit Word 2007 erstellt 3 1 In der Tab Seite Sendungen benutzen Sie den Button Serien druck starten Oa E R z premey Start Einf gen Seitenlayout Verweise Sendungen L A Umschl ge Beschriftungen Seriend e ausw hlen bearbeiten hero Erstellen Seriendruck starten j Seriendruck starten wu Einen Seriendruck starten um einen Serienbrief zu erstellen den Sie mehrmals drucken oder per E Mail senden m chten wobei jede Kopie an einen anderen Empf nger gesendet wird Sie k nnen Felder einf gen wie z B Name oder Adresse die von Word f r jede Kopie des Serienbriefs automatisch durch Informationen aus einer Datenbank oder Kontaktliste ersetzt werden Dr cken Sie F1 um die Hilfe anzuzeigen Benutzen Sie den Button Empf nger ausw hlen und dabei den Men punkt vorhandene Liste Start Einf gen Seitenlayout Verweise Sendungen berpr fe ler 5 gt E Umschl ge Beschriftungen Seriendruck starten Erstellen 5 3 Neue Liste eingeben SEE Vorhandene Liste verwenden 8J Aus Outlook Kontakten ausw hlen Arbeiten mit hed dress net Dateiart Textdatei ausw hl
155. noch nicht verlassen haben lassen sich nderungen mit der Tastenkombination Strg Z zur cknehmen Rechte Maustaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste aufeine Feld bezeichnung klicken kommen Sie unmittelbar zu dem Dialog in dem Sie das Feld umbenennen k nnen Bei Auswahlfeldern Comboboxen klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffende Feld Textfeld 4 und Auswahlfeld 4 Diese beiden Felder auf der Personenseite sind frei verf gbar Wenn Sie sich entschieden haben wie Sie diese Felder benutzen wollen dann sollten Sie den Feldern einen entsprechenden Namen geben Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Textfeld 4 bzw Auswahlfeld 4 Es ffnet sich ein Men mit dem Men punkt Datenbankfeld umbenennen Sie k nnen Textfeld 4 auch zur Speicherung von email Adressen oder WWW Adressen verwenden Emailadresse Wenn Sie in dem Feld einen Text mit eingeben erscheint rechts neben dem Feld der Mail Button Damit k nnen Sie Ihr voreingestelltes Mail Programm aufrufen und eine Email an diese Adresse schicken Wenn Sie Textfeld 4 f r Mail Adressen benutzen wollen dann sollten Sie das Feld sinnvollerweise in EMail2 umben ennen WWW Adresse Wenn Sie in dem Feld einen Text beginnend mit http oder www eingeben erscheint rechts neben dem Feld der Browser Button Damit k nnen Sie Ihren voreingestellten Internet Browser aufrufen und sich die WWW Seite ansehen Wenn Sie Text feld 4 f r Web
156. nter Suchen Sortie rung Personen Sortierung und Berichte Sortierung vorgenommen Rechte Maustaste Statt ber das Men Anzeige k nnen Sie die verschiedenen Funktionen auch mit der rechten Maustaste erreichen Sie klicken dazu auf die jeweilige Liste Grid deren Anzeige e ndert werden soll H pping Elektronik Design Zur Adresse springen Eingabe Zur Person springen Strg Eingabe Zu den Berichten springen Strg B g eee Zu den Emails springen Strg E Spalten w hlen Sortierung Sortierung in den Spalten Auf den Seiten Suchen amp Finden Personen Berichte und Email werden die Informationen jeweils in Listen bersichtlich dargestellt Wie Sie die Spalten f r die Listen ausw hlen finden Sie im Kapitel Bildschirm Anzeige Spalten w hlen Sie bestimmen also zun chst im Men Anzeige welche Spalten angezeigt werden sollen Sie legen dabei auch die Reihenfolge der Spalten in der Bildschirm Anzeige fest Jetzt geht es darum die Adressen auf der Seite Suchen amp Finden die Personen auf der Personen Seite und die Berichte auf der Berichte Seite zu sortieren d h welche Adressen Personen und Berichte zu erst aufgef hrt werden sollen Sie bestimmen selbst ob Sie z B die Adressen nach dem Namen oder nach dem Ort oder der Telefon Nr sortieren Da es bei diesen Einstellungen nur um die jeweilige Anzeige geht brauchen Sie hier keine Administratorrechte und k nnen die Einstellun
157. ntrag ndern wirkt sich das sofort auf alle betroffenen Adressen aus Wenn Sie einen Eintrag l schen k nnen Sie den betroffenen Adressen einen anderen Eintrag aus der Liste zuweisen Klassifizierung von Personen F r Personen sind ebenfalls Klassifizierungen vorgesehen Zu den Listen f r die Auswahlfelder kleiner Pfeil rechts im Feld egnl Combobox kommen Sie im Men Einstellungen unter Personen oder Sie klicken auf der Personen Seite mit der rechten Maustaste in das Auswahlfeld Auch hier k nnen Sie die Eintragungen in den Listen frei bestimmen Die Eintragungen erfolgen wie bei den Adressen Klassifizierungen Klassifizierung von Berichten Sie gehen dazu im Men Einstellungen auf Berichte Berichtsart Die Klassifizierung Ihrer Berichte erleichtert Ihnen die bersicht und die sp tere Suche Die Erl uterungen zur Klassifizierung von Adressen gelten entsprechend Berichte mit bestimmten Berichtarsten eignen sich sehr gut um Kun denbeziehungen zeitlich auszuwerten Wenn es z B eine Berichtsart Bestellung gibt dann k nnen Sie sp ter gezielt die Adressen suchen zu denen in einem bestimmten Zeitraum z B im letzten Jahr ein solcher Bericht erstellt wurde Es ist auch m glich die Adressen zu suchen bei denen im letzten Jahr kein solcher Bericht erstellt wurde Vielleicht m chte Sie diesen Kunden eine Werbung schicken um sich wieder in Erinnerung zu bringen L nderkodes hed dress net kennt die vollst n
158. oepping Elektronik Design ist ist in einem Zertifikat enthalten Solche Zertifikate werden z B von der Firma VeriSign ausgestellt Dabei wird berpr ft dass ein Zertifikat f r Hoepping Elektronik Design wirklich nur an den rechtm igen Inhaber dieser Firma ausgestellt wird Au erdem werden die Makros in dem Dokument auf unberechtigte nderungen gepr ft Das verschafft Ihnen folgende Sicherheit Das Makro ist wirklich von Hoepping Elektronik Design Das Makro befindet sich im Originalzustand es wurde nicht ver ndert Wozu braucht hed dress WORD Makros hed dress net benutzt zum Drucken die Serienbrief Funktionen von Microsoft WORD Dabei laufen folgende Arbeitsschritte vollautoma tisch und unsichtbar ab 141 Drucken 142 1 hed dress net exportiert Adress Daten in eine Semikolon getrennte Textdatei 2 hed dress startet Microsoft Word und ffnet ein Seriendruck Hauptdokument 3 Die Makros in hed dress Normal dot f hren die Datenquelle und das Hauptdokument zusammen 4 Die Makros speichern das so entstandene neue Word Dokument ab 5 hed dress ffnet das in Schritt 3 und 4 entstandene Word Dokument und zeigt Ihnen einen Druckreport an Sie k nnen diesen Report bearbeiten speichern und drucken Es ist ein ganz normales Word Dokument ohne Makros Sie k nnen damit alles machen was Sie auch sonst mit Word machen Ist das sicher Sie hatten genug Vertrauen dass Sie Software von H pping Elektroni
159. olon getrennte Textdatei mit den Daten der Adresse n 2 Word f hrt ein Seriendruck Hauptdokument und diese Textdatei zu einem neuen Word Dokument zusammen Zusammen mit hed dress net bekommen Sie eine ganze Reihe von unterschiedlichen Seriendruck Hauptdokumenten f r die unterschied lichen Druckarten Der Speicherort der Druckvorlagen h ngt von Ihrer Windows Version 2000 XP Vista ab und davon ob Ihr Rechner Mitglied in einer Windows Dom ne ist Vista Mitglied in Dom ne C Users lt Benutzername gt AppData Roaming hed hed dress net PrintTemplates german XP kein Dom nenmitglied C Dokumente und Einstellungen lt Benutzername gt Anwendungs daten hed hed dress net PrintTemplates German Wenn Sie eine der Vorlagen ver ndern m chten gehen Sie bitte so vor 1 Benutzen Sie die Vorlage einmal Also wenn Sie z B das Aus sehen der AdressAkte ver ndern m chten dann nehmen Sie bitte hed dress net und benutzen Sie die Druckfunktionen um einen Ausdruck AdressAkte zu erzeugen hed dress net wird eine Serienbrief Datenquelle erzeugen die Sie sp ter brauchen werden 2 Starten Sie Word und ffnen Sie die Druckvorlage die Sie be 143 Drucken 144 arbeiten m chten Im Falle von AdressAkte w re das die Datei AdressAkte DOC Word wird in hektische Aktivit t versetzt und mehrere Word Fenster in schneller Abfolge ffnen und schlie Ben Warten Sie ab bis Word fertig ist Die zwischenzeitlich ge ffn
160. ra e Adress_Art 28 11 2008 20 02 IDG MAGAZINE Verlag GmbH 80807 M nchen Leopoldstr 28 11 2008 20 02 IDG Magazine Verlag GmbH Smeilus 80807 Leopoldstr 7 Werbep 28 11 2008 20 02 Deutsche Immobilen Investieungs Gm jur Meinekestr privat Wot 72 28 11 2008 20 02 Deutsche Immobilien Investierungs Gm 10719 Meinekestr Nachlass Es wurden 1590 Dubletten gefunden Beim ersten Start ist die Liste leer weil noch keine Dubletten gefunden 49 Dublettenpr fung f Adresse Fil Personen 50 wurden Mit dem Button Pr fung starten k nnen Sie die Suche nach Dubletten starten Die gefundenen Dubletten werden in der Datenbank gespeichert Folgende Einstellungen beeinflussen die Suche Text hnlichkeit bewerten Wenn Sie dieses H kchenfeld ak tivieren werden Texte nicht einfach nur auf gleich ungleich verglichen sondern es wird bewertet wie hnlich zwei Texte sind Zwei Texte wie H pping und Hoepping sind ungleich aber sehr hnlich Empfindlichkeit Beim Vergleich von Adressen wird die Gle ichheit bestimmt 100 ist v llig gleich und 0 ist v llig verschieden Mit dieser Einstellung bestimmen Sie ab welcher bereinstimmung zwei Adressen als Dublette in die Liste der Dubletten eingetragen werden Gefundene Dubletten m ssen manuell bearbeitet werden Mit dem Adress oder Personen Button k nnen Sie die Adressen bzw Personen in hed dress
161. rbeiten h Adresse Herm 106 Auf dem Bild sehen Sie eine bestehende Adresse Sie sehen neben der Anschrift weitere Informationen so dass Sie sofort einen berblick ber die wichtigsten Daten erhalten Wichtig Sie m ssen das Konzept f r die Adressen und die Perso nen sowie die Funktion der Hauptperson verstanden haben Eine Adresse ist ein geographischer Ort Zu jeder Adresse gibt es immer mindestens 1 Person Diese erste Person wird beim Erzeugen der Adresse automatisch mit erzeugt Eine Person ist die Hauptperson der Adresse Die Daten der Hauptperson werden zusammen mit den Adress Informationen auf der Adress Seite angezeigt Im folgenden Bild sind die personenbezogenen Daten der Hauptperson durch einen Rahmen hervorgehoben Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe P Suchen amp Finden fh Adresse Personen Berichte E Emails G Google Maps Besitzer SysAdm erzeugt 1999 02 14 ge ndert 2007 05 28 Besitz bernehmen ge ndert von SysAdm i Adresse 0201 843331 H pping Elektronik Design E Hard und Softwareentwicklung 0201 471918 Anrede Hem Paul Name H pping Sehr geehrter Her H pping DE x Bundesland 5134 Stadt Essen 5 Privat Kantone 97 6 Sonstige PLZ f r Postfach Firmenzentrale DE182724837 Gr e Angestellte 1 Branche 240 Software Entw Interesse 1 1
162. ressbuch Dabei werden im Outlook Adressbuch neue Kontakte erstellt bzw vorhandene Kontakte aktualisiert Es werden keine Kontakte gel scht Man kann also gegebenenfalls die 155 156 gew nschten Kontakte in mehreren Exportvorg ngen in das Outlook Adressbuch bertragen Sind die Adressen einmal im Outlook Adressbuch dann k nnen Sie nat rlich auch weiter synchronisiert werden So k nnen Sie die Adressen z B in einen PDA mit dem Betriebssystem Windows Mobile bertragen Arbeiten mit hed dress Import Die Import Funktion hat den Zweck Ihre mit einem anderen Adress programm erfa ten Daten nach hed dress net zu importieren Diese Daten m ssen dazu in einer Komma getrennten Textdatei vor liegen Diese Textdatei kann als txt oder als csv Datei vorliegen Als Trennzeichen wird in Deutschland blicherweise das Semikolon verwendet Die Datei w rde also richtig Semikolon getrennte Textdatei hei en Welches Zeichen verwendet wird h ngt von den Landesein stellungen Ihres Rechners ab Die Bezeichnung Komma getrennt beruht darauf dass bei amerikanischen Einstellungen als Trennzeichen das Komma verwendet wird In der ersten Zeile stehen durch Semikolon getrennt die Feldna men In den folgenden Zeilen stehen die Adressen eine Zeile pro Adresse Zeilenumbr che in den Daten einer Adresse sind nicht zul ssig Gege benenfalls m ssen Sie die Datei entsprechend bearbeiten Dazu eignet sich das Programm Notepad
163. rigieren Sie die entsprechenden Einstellungen 3 Versuchen Sie es erneut Wenn alles stimmt wird hed syncserver die Server Datenbank Datei Einstellungen des Hauptstandortes in ein ZIP Archiv verpacken und per Mail an den Client hed syncclient senden So geht es weiter hed syncclient wird nach der eingestellten Zeit n Minuten Mails abrufen Wenn keine g ltige Mail empfangen wird wird hed syncclient den Abruf alle 3 Minuten wiederholen Wenn eine g ltige Antwort Mail empfangen wurde wird hed syncclient die in der Mail enthaltene Server Datenbank Datei an die Stelle der Server Datenbank Datei der Niederlassung bzw des Au endienstmitarbeiter einsetzen Die Internet Synchronisation ist jetzt erfolgreich abgeschlossen Starten Sie nun hed dress net neu Sie sollten die Adressen wie am Hauptstandort sehen Jetzt k nnen Sie auch in der Niederlassung bzw auf dem PC des Au endienstmitarbeiter Daten erfassen Um diese Daten zum Hauptstandort zu senden verfahren Sie so 1 Beenden Sie hed dress net oder verwenden Sie in hed dress net die Men funktion Datei Synchronisieren 2 Starten Sie die Internet Synchronisation mit hed syncclient W hrend hed syncclient auf eine Antwort wartet ist die hed dress net Synchronisation im lokalen Netzwerk blockiert Sie k nnen das ignorieren und mit hed dress net an allen Arbeitspl tzen weiter Daten erfassen Wenn die hed dress net Synchronisation nach einiger Zeit nicht wieder no
164. rkn pfen wollen beginnen Sie damit dass Sie eine Adresse zur Konzernzentrale machen Das machen Sie in dem Sie das entsprechende H kchen in der Checkbox auf der Adressseite setzen Klassifizierung Art zl Kontakt zl Konzernzentrale 7 zl e Gr e Angestellte zl Anschlie end k nnen Sie diese Adresse bei einer anderen Adresse dem Tochterstandort als Verkn pfung ausw hlen Klassifizierung Art 1 Kunde Kontakt zl Konzernzentrale T zl Gr e Angestellte Busch Antje Em aaa Zentrale 1 test er aaa Zentrale 2 Haupt Zentrale 2 i ABI Informatic Brainware AG Witzany Andreas AudiMAX Verlag GmbH Bialas Oliver Interesse 1 Energis Ision Guen Markus 4 EURO Massivhaus Interesse 2 Wenn eine Adresse Teil eines Konzern ist d h die Adresse ist entweder Konzernzentrale oder Tochterstandort dann kann man mit diesem But ton zwischen den Adressen des Konzerns hin und her springen Mit der rechten Maustaste kann man gezielt von einem Tochterstandort zum n chsten springen Bei Adressen die zu einem Konzern geh ren kann man auf den Seiten Personen Berichte und Email wahlweise nur die Daten der aktuellen Adresse oder die Daten aller Adressen im Konzern anzeigen 117 Adressen neu erzeugen und bearbeiten gt n 118 r Zeigenuraktuelle Zeige Konzernzentrale Adresse und Tochterstandorte In der erweitert
165. rlich ist dokumentiert Wenn Sie unsicher sind k nnen Sie auch bei HED nachfragen Email info hed de Vor dem Arbeiten mit hed dress net Bevor Sie mit hed dress net arbeiten sollten Sie planen und gegebe nenfalls weitere Einrichtungen vornehmen Wenn Sie vorhaben im Netzwerk mit mehr als einem Arbeits platz zu arbeiten dann sollten Sie jetzt die Synchronisation einrichten Installation Wenn Sie nur mit einem Arbeitsplatz arbeiten dann sollten Sie jetzt planen wie Sie Ihre Daten sichern wollen Bevor Sie eine Menge von Adressen eingeben sollten Sie pla nen wie Sie Ihre Adressen organisieren wollen Speicherort der Datenbankdatei Die hed dress net Datenbankdatei heddress_database10 db enth lt Ihre gesamten Adressdaten Alles andere kann gegebenenfalls durch eine Neuinstallation wiederhergestellt werden Der Speicherort der Datei wird vom Windows System bestimmt Sie finden die Datei hier Windows 2000 und XP C Dokumente und Einstellungen All Users Anwendungsdaten hed hed dress net Database Windows Vista C ProgramData hed hed dress net Database Wenn Sie diese Verzeichnisse auf Ihrem Computer nicht finden akti vieren Sie im Windows Explorer die Anzeige der versteckten Dateien und Verzeichnisse In dem Verzeichnis sind zus tzlich zur Datei heddress_database10 db noch einige andere Dateien Diese anderen Dateien geh ren zur Software und k nnen durch eine Neuinstallation wiederhergestellt werden
166. rmal funktioniert sollten Sie den Status von hed syncclient pr en 91 Internet Synchronisation optional Hintergrund Internet Synchronisation Lokale datei hed dress am Arbeitsplatz nderunge Datenbank Lokale Synedateien FReR nr Synedateien u SQLOOI TMP n verschicken kopieren Server datenbank datei Nieder lassung hed sync hed dress Synchr SQL002 TMP nderungen verschicken hed syne client kopieren Serverdatenbank empfangen hed syneserver kopieren Server datenbank hed sync datei hed dress Synchr Haupt standort hed dress net Synchronisation W hrend Sie mit hed dress net arbeiten wird jede nderung sofort in der lokalen Datenbankdatei eingetragen Au erdem wird im lo kalen Verzeichnis C ProgramData hed hed dress net Sync eine n derungsdatei angelegt Wenn hed dress net beendet wird startet die normale hed dress net Synchronisation hed sync und wiederholt die nderungen auf der Server Datenbank Datei Beim Starten von hed dress net wird die Server Datenbank Datei an die Stelle der lokalen Datenbank Datei kopiert 92 Einstellungen hed dress net Synchronisation mit Internet Synchronisation Wenn die Internet Synchronisation installiert ist werden die nde rungsdateien bei der Synchronisation mit der Serverdatenbank der Niederlassung e
167. rn Sie die Datei unter dem Namen WUNSCH DOC ab 6 Zur Sicherheit erstellen Sie eine Liste aller nderungen die Sie gemacht haben Speichern Sie diese Liste unter dem Namen AENDERUNG DOGC ab 7 Schicken Sie uns diese drei Dateien Email paul hed de Arbeiten mit hed dress Wir werden Ihnen ein Angebot unterbreiten was eine solche nderung kosten wird Zur Orientierung Der Preis wird in der Regel zwischen 50 und 100 Euro liegen Falls unser Angebot deutlich ber EUR 100 liegt werden wir erkl ren welcher Ihrer W nsche so aufwendig ist dass sich daraus ein h herer Preis ergibt 147 Drucken 148 Formulardruck Mit hed dress k nnen Formulare bedruckt werden Daf r ist in der Software die Anwendung hed form enthalten Das Aussehen der Formulare und welches Feld wohin gedruckt wird ist mit Hilfe von INI Dateien einstellbar hed form Freeway Paketmarke Datei a sed Fort ara EEK a Absender Empf nger H pping Elektronik Design Weltfirma Paul H pping Herrn Heinz Mustermann Kantorie 97 Teststra e 99 en ni Strasse und Hausnummer 45134 Essen Postleitzahl nooo 00000 Musterland B Postleitzahl Ort Formulare bedrucken Auf der Adress Seite und der Personen Seite gibt es jeweils einem Button f r den Formulardruck Wenn dieser Button mit der linken Maustaste angeklickt wird wird mit der aktuellen Adresse Ihr Stan dard Formular bedruckt Wenn man mit der rechte Mau
168. rnet Synchronisation optional 86 Empf nger Mail Konto das hed syncserver f r den Empfang von Mails benutzt z B syncserver ihre domain de Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Netzwerk Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein wie die Verbindung zum Internet hergestellt wird I hed syncclient Netzwerk Einstellungen Stellen Sie ein wie die Verbindung zum Mail Server POP3 und SMTP Server hergestellt werden soll Existierende Verbindung sollten Sie einstellen wenn Ihr Netzwerk st ndig oder mit automatischer Werbindungsherstellung mit dem Internet verbunden ist Bei der Wahl Manuelle Anwahl werden Sie bei Bedarf aufgefordert die Verbindung zum Internet auf bzw abzubauen Bei der Wahl Automatische Anwahl benutzt hed syncclient die auszuw hlende DF Netzwerk verbindung F r die Anmeldung wird Benutzername und Passwort gebraucht Modus C existierende Netzwerk verbindung benutzen C manuelle An und Abwahl automatische Anwahl DF Verbindung T Online Modem 1 Benutzername re Anschlusskennung Passwort een Verbindungsaufbau testen Abbrechen Der Modus existierende Netzverbindung benutzen ist f r den Fall gedacht dass ber das lokale Netzwerk ein permanenter Zugang zum Internet besteht Im Modus manuelle An und Abwahl werden Sie im Laufe der Syn chronisation aufgefordert die Verbindung zum Internet herzustellen bzw abzubauen Im Modus automatische Anwahl st
169. rsonen und Berichten Dort finden Sie wie Sie die vorhandenen Felder um benennen und die Listen f r die Auswahlfelder engl Comboboxen bearbeiten auch welche M glichkeiten der Button Mehr Felder bietet Mehr Felder Jense ara KE Free 2E Visa 3 Textfeld 1 Auswahlfeld 2 Karten Nr Tes2 BLZ m Textield 2 Auswahlfeld 3 zl Geldinstitut G ltig bis Auswahlfeld 1 Textfeld 3 Br 4 al i Hinter Mehr Felder verbergen sich 5 Seiten mit diversen weiteren Fel dern Die Namen Freie Gruppe A Textfeld 1 k nnen Sie nat rlich umbenennen Das gilt auch f r die Statusfelder z B Neue Adresse Wenn f r die Adresse eine Wiedervorlage eingetragen ist sehen Sie ber der Status Zeile diesen Hinweis Durch anklicken k nnen Sie diese Wiedervorlage im Fenster Wiedervorlage ffnen Buttons ffnet das Mail Programm in der Regel Outlook zum Schreiben einer neuen EMail Auf dem Button wird das Icon passend zum ein gestellten Email Programm angezeigt ffnet den Webbrowser in der Regel MS Internet Explorer oder Fire bird und l dt die Web Seite Auf dem Button wird das Icon passend zum eingestellten Browser angezeigt Erzeugt eine neue Adresse L scht eine Adresse Adressakte drucken 109 Adressen neu erzeugen und bearbeiten Kl 14 4 gt i A Suchen amp Finden 110 Erzeugt f r diese Adresse eine neue Wiedervorlage Kopiert die Adresse
170. rt der Software die aktuelle Version der Datenbank mit allen durch andere Benutzer erstellten nderungen Alle Benutzer k nnen also gleichzeitig mit hed dress net arbeiten Wenn der Zugriff auf die Server Datenbank Datei nicht m glich ist z B weil man mit einem Notebook ohne Netzwerkanschluss arbeitet dann wird die lokale Datenbank Datei benutzt Alle nde rungen werden solange zwischengespeichert bis der Zugriff auf die Server Datenbank Datei wieder m glich ist Dann erfolgt wieder die Synchronisation Die hed dress net Synchronisation ist f r ein lokales Netzwerk opti miert F r die Synchronisation ber das Internet oder andere langsame Verbindungen z B ISDN W hlleitung gibt es die Internet Syn chronisation Die Internet Synchronisation ist eine kostenpflichtige Option F r die Einrichtung der Synchronisation m ssen Sie sich als Admini strator an hed dress net anmelden Einrichtung der Synchronisation Mit dem Men Einstellungen Synchronisation hed dress net kann man das Synchronisationsfenster ffnen Unter Windows Vista ist es erforderlich dass die Software mit Ad ministratorrechten gestartet wird Auf dem Desktop klicken Sie die Verkn pfung von hed dress net mit der rechten Maustaste an Dann 51 hed dress net Synchronisation MN beanii 52 w hlen Sie den Men punkt als Administrator ausf hren aus Dateipfad ffnen Als Administrator ausf hren WinZip Vorg ngerversionen wiederherst
171. rzeit E C Regelm ig alle n Minuten p manual Clients syneclienti ihre domain de syncclient2 ihre domain de spneclient2 ihre domain de ndern L schen Passwort OK Abbrechen Synchronisation Entscheiden Sie wann der hed syncserver auf Synchronisations Anforderungen der Clients reagieren soll Wenn Sie ber einen per manenten Internetzugang verf gen empfiehlt sich die Einstellung Regelm ig alle n Minuten Geben Sie in das Eingabefeld eine Zahl f r n ein Beispiel 5 F r den ersten Test sollten Sie die Einstellung manuell w hlen T1 Internet Synchronisation optional Hinzuf gen 78 Clients hed syncserver verarbeitet nur Mails von bekannten Absendern Tra gen Sie alle in Schritt 1 f r die Clients eingerichteten Email Konten in die Liste ein Dazu tragen Sie den Benutzernamen in das Textfeld ber den Buttons Hinzuf gen ndern und L schen ein Klicken Sie dann auf Hinzuf gen Passwort Vergeben Sie ein Passwort hed syncserver wird nur Mails verarbeiten die dieses Passwort enthalten Notieren Sie sich das Passwort Sie m ssen dieses Passwort sp ter bei den Clients ebenfalls einstellen Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Ende der Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen in allen Dialogen abgeschlossen haben sollte hed syncserver im Status bereit sein Iayhed syncserver hed dress Email Synchronisierung Server lolx Datei Einstellungen
172. s die Email Konten verwendet die Sie in Schritt 1 f r die Clients eingerichtet haben 82 Einstellungen Lokale Synchronisation In diesem Dialog stellen Sie den Pfad zur Serverdatenbank Datei ein Diese Datei wird im Rahmen der Einrichtung der hed dress net Synchronisation von hed dress net erzeugt au hed syncclient Einstellung lokale Synchronisation Auf diesem Rechner ist hed dress installiert und die hed dress Synchronisation ist eingerichtet Hed syncclient hat die Server Datenbank Datei aus den hed dress Einstellungen ermittelt Bitte pr fen Sie den Pfad Wenn der Pfad nicht stimmt haben Sie ein Problem mit Ihrer hed dress Synchronisation In diesem Fall benutzen Sie hed dress um die Einstellungen zu korrigieren Verzeichnis mit Server Datenbank Datei D Projekte hed dress T est Database kuswahlen Schlie en Wenn auf dem Rechner hed dress net bereits installiert ist wird der Pfad automatisch aus den Einstellungen von hed dress net entnom men Wenn auf dem Rechner hed dress net nicht installiert ist benutzen Sie den Ausw hlen Button und w hlen Sie das Verzeichnis mit der Server Datenbank Datei aus Schlie en Sie anschlie end das Fenster mit dem Schlie en Button 83 Internet Synchronisation optional 84 POP3 Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein mit welchen Zugangsdaten hed synclient Emails empfangen kann kahed syncclient POP3 Konfiguration E Einstellun
173. sAkte ohne Berichte i Emailarchiv AdressAkte g Synchronisieren 3 InternetListe A Beenden Telefonliste Tagesberichte Formulardruck gt Arbeitsbericht Wenn Sie ber das Men Datei drucken h ngt es von der aktuellen Seite ab auf welche Adressen sich die Druckfunktion bezieht Such Seite Es werden die Adressen gedruckt die sich im aktuellen 8 Suchen finden Suchergebnis befinden Sie sollten diese Funktion haupts chlich f r Listendrucke benutzen Wenn Sie z B eine Suche nach allen Kunden gemacht haben k nnen Sie so eine Telefonliste dieser Adressen drucken ff Adesse Adress Seite Personen Seite Berichte Seite Die Druckfunktion be amp Personen zieht sich auf die gerade aktuelle Adresse Das ist in erster Linie f r E Berichte den Druck einer Adressakte sinnvoll 138 j f Adesse Fi Personen x Berichte amp Arbeiten mit hed dress 2 Druck Button Auf verschiedenen Seiten und in einigen Fenstern finden Sie diesen Druck Button Es werden jeweils die dem Fenster entsprechenden Daten gedruckt Druck Button Adress Seite Adressakte drucken Druck Button Personen Seite Personenakte drucken Druck Button Berichte Seite Bericht drucken Druck Button Fenster Geburtstagsliste Geburtstagsliste drucken Mit der rechten Maustaste auf dem Druck Button k nnen Sie wahlweise eine alphabetisch oder kalendarisch sortierte Liste drucken Ablauf beim Drucken Der Ablauf
174. sation 69 94 Ablauf d Synchronisation 92 Au endienstmitarbeiter 80 Einrichtung Hauptstandort 70 Einrichtung Niederlassung 80 EMail Konten 70 Installation hed syncserver 72 Synchronisation abbrechen 93 93 94 Synchronisation pausieren 94 Synchronisations Server 70 Synchronisation starten 89 techn Hintergrund 92 Vorraussetzungen 69 ISO 3166 45 176 J Jahrgang Geburtstage 166 K Klassifizierung Adressen 41 Berichte 126 Interesse 43 Liste bearbeiten 41 45 Listeneintrag ndern 44 45 Personen 45 121 umbenennen 41 von Adressen 108 Kontakt 42 Kontaktmanagement 10 Kontaktperson 125 Konzernzentrale 116 117 Umbenennen 118 Kreditkarte 43 Kundennummern 107 L L nderkodes Einstellungen 45 Leerfelder 12 leere Adressen 102 105 leere Personen 120 Liste aktualisieren 101 Listen f r Serienbriefe 43 45 Klassifizierungen bearbeiten 44 Listenanzeige Sortierung in den Spalten 33 Spaltenbreite ndern 32 Spalten w hlen 30 Lizenzschl ssel Eingabe des 23 Lizenzsystem 22 Login 95 Lokale ID der Synchronisation 53 L schen Adresse 102 105 109 Adress Klassifizierung 42 Personen 121 Wiedervorlagen 170 M Mail Synchronisation hed syncserver 77 Makro Sicherheit 140 Mandantenf higkeit aktivieren 47 Mehr Felder 43 Men Anzeige 29 message db 65 Microsoft Excel Exportdatei ffnen 154 155 Microsoft Outlook 129 Microsoft Word mit Word drucken 135 145 Serienbrief erstellen 152 154 N N
175. sbuch Hauptidentit t Datei Bearbeiten Ansicht Extras Kreditkarte 4 P E Neu Eigenschaften L st Neue Adresse I Serienbrief allgemein GA Gemeinsame Kontakte faa Aktueller Vorgang T Aktueller Vorgang f Neue Adresse m 3 Serienbrief allgemein f Serienbrief einmal Nach der Installation von hed dress net ist die Synchronisation zu n chst gesperrt Das hei t bei Synchronisations Start ist nicht syn chronisieren eingestellt Die nderung dieser Einstellung erfordert bei hed dress net Administratorrechte Folgende Einstellungen sind m glich Einstellungen nicht synchronsieren Die Synchronisation von hed dress net mit WAB ist deakti viert Synchronisation bei Bedarf starten Die Synchronisation ist freigegeben und kann jederzeit von jedem Benutzer gestartet werden Automatisch im Hintergrund synchronisieren Die Synchronisation ist freigegeben und kann jederzeit von jedem Benutzer gestartet werden Au erdem startet die Syn chronisation automatisch im Hintergrund Iayhed dress Synchronisation Windows AdressBuch WAB i lol xj Das Windows dressBuch WAB dient als Adressbuch fuer Outlook Express und die MS Office Produkte Die Synchronisation kann automatisch im Hintergrund ablaufen oder bei Bedarf gestartet werden Es werden die hed dress Daten in das WAB geschrieben nderungen im WAB werden NICHT nach hed dress bernommen Synchronisations Start Synchronisat
176. schvorlage erstellen lassen 145 Drucken 146 Druckvorlage erstellen lassen Wir sind Softwareentwickler und in der Bedienung der Seriendruck Funktionen von Word sehr versiert Schlie lich haben wir die vor handenen Vorlagen erstellt und die daf r n tigen Makros in Visual Basic geschrieben Wir bieten Ihnen die Erstellung Ihrer Wunschvorlage zum Festpreis an Voraussetzung daf r ist dass Sie ganz genau angeben wie diese Vorlage aussehen soll Wir von hed haben die l stige Angewohnheit dass wir Anweisungen streng w rtlich nehmen und mit pauschalen Aussagen wenig anfangen k nnen Gehen Sie so vor 1 Erzeugen Sie eine Adresse bei der in allen Feldern etwas steht Am besten geben Sie Ihre eigene Adresse ein F llen Sie auch die Felder Postfach Bankkonto Kreditkarte usw aus Nat rlich brauchen Sie nicht Ihre richtige Konto Nummer anzugeben Wichtig ist nur dass irgend etwas in jedem Feld steht Ihre Test Adresse sollte mindestens 2 Personen und mindestens 2 Berichte haben Bitte schreiben Sie ein paar Worte in jedes Info Feld Adresse beide Personen 2 Machen Sie einen Druckreport mit der Druckfunktion die Ihren Wunschvorstellungen am n chsten kommt Adressakte Telefonliste etc 3 Speichern Sie die Datei unter dem Namen ORIGINAL DOC ab 4 Nun bearbeiten Sie die Datei bis sie Ihren Vorstellungen ent spricht Seien Sie gr ndlich jeder Buchstabe mu genau da stehen wo er hin soll 5 Speiche
177. sehr umfangreiche nderungen gemacht haben und Sie m chten dass diese nderungen anderen Benutzern sofort zur Verf gung stehen Wenn andere Benutzer nderungen gemacht haben die Sie sehen m chten Synchronisation starten Benutzen Sie den Men punkt Datei Synchronisieren hed dress net wird dadurch beendet und sofort automatisch wieder gestartet hed dress net Synchronisation verhindern hed dress net hat keine Zur ck oder Undo Funktion Jede nderung der Daten ist sofort unwiderruflich und endg ltig Wenn Sie mit der Synchronisation arbeiten k nnen Sie aber alle zwischengespeicherten nderungen seit der letzten Synchronisation verwerfen Wenn etwas Wichtiges gel scht wurde dann ffnen Sie das Fenster hed dress net Status Synchronisation Unten im Fenster sehen Sie Anzahl zwischengespeicherter nderungen Diese nderungen k n Einstellungen nen Sie mit dem Button L schen verwerfen Wenn Sie anschliessend synchronisieren stellen Sie den vorherigen Zustand wieder her hed dress net ohne Synchronisation starten Die hed dress net Synchronisation wird automatisch beim Starten und Beenden der Software ausf hrt Im Allgemeinen ist das sinnvoll Wenn Sie allerdings in einem langsamen Netzwerk arbeiten und die Synchronisation deshalb l nger dauert kann es w nschenswert sein hed dress net ohne automatische Synchronisation zu starten Dies ist mit dem Befehlszeilenparameter NOSYNC m glich Der Aufruf vo
178. sse ge ffnet und sind jetzt auf der Adress Seite oder auf der Personen Seite Wechseln Sie zur Berichte Seite und benutzen Sie den Neuer Bericht Button hed dress verkn pft die Berichte mit Kontaktpersonen Sie w hlen jeweils f r den Bericht die Kontaktperson aus Es stehen die Personen zur Wahl die zur betreffenden Adresse geh ren Soweit die richtige Kontaktperson dort nicht aufgef hrt ist legen Sie zun chst eine neue Person an Wenn Sie zu einer Adresse keine Person eingetragen haben hat hed dress eine Leer Person angelegt Diese Person wird dann als Kontaktperson vorgeschlagen Ihre Notizen tragen Sie in das Info Feld ein Das steht Ihnen zur Verf gung sobald Sie den Button mit dem Stern angeklickt haben Den Text des Berichts fassen Sie so ab wie es f r Sie praktisch ist Sie k nnen sp ter nach einzelnen Worten des Textes suchen Bsp Es wird ein Ger t zur ckgegeben Sie hatten beim Verkauf die Ger te Nr notiert Zum Suchen nach Berichtstexten verwenden Sie die erweiterte Suche und dort die Berichte Seite Geben Sie einen Teil der Nummer ein werden alle Adressen aufgelistet in deren Berichten ein solcher Ziffernblock vorkommt Als zus tzliche Information speichert hed dress in den Berichten den Bearbeiter der den Bericht erstellt hat und das Datum Hier wird das Speicherdatum f r die Erzeugung des Berichtes und f r die letzte nderung eingetragen Weitere Daten z B das Datum des Telefonats tragen Sie in das Textf
179. ssen entstehen Mit diesem Button k nnen Sie das Einstellungsfenster f r die Erken nung und Verarbeitung von Dubletten aufrufen Arbeiten mit hed dress a hed dress net Einstellung zur Behandlung von Doubletten gt Sie k nnen einstellen welche Felder von hed dress net beim Import verglichen werden um zu pr fen ob eine Adresse in der Datenbank bereits existiert Wenn eine doppelte Adresse erkannt wurde wird gepr ft ob die Person bereits bei dieser Adresse existiert Dazu werden Nachname und Vorname verglichen Gegebenenfalls wird eine neue Person zu einer existierenden Adresse angelegt C Keine Doublettenpr fung Kundennummer Mit Firmenname Firma Stadt Strasse Ohne Firmenname Vorname Nachname Stadt Strasse Wenn eine Doublette erkannt wurde k nnen Sie einstellen wie mit den Daten verfahren werden soll Nicht importieren berschreiben Daten aus der Importdatei ersetzen Eintr ge in der Datenbank Sie k nnen einstellen auf welche Weise beim Import gepr ft wird ob die Adresse bereits in der Datenbank existiert Vergleich von Firma Nachname Vorname Stra e Stadt Vergleich der Kundennummer Damit die jeweilige Methode beim Import funktioniert ist es erforder lich dass Sie diese Felder bei den Importeinstellungen zugewiesen haben Wenn eine existierende Adresse gefunden wurde wird gepr ft ob auch die Person bei der Adresse existiert Dabei werden Vorname u
180. ssifizierung Interesse sind zwei Felder vorgesehen n mlich Interessel und Interesse2 Beide Felder greifen auf dieselbe Liste zu Sie k nnen daher hier zwei Eigenschaften in derselben Klassifizierung vergeben Das empfiehlt sich wenn ein Kunde sich z B f r zwei verschiedene Produktlinien interessiert Die Listen f r die Auswahlfelder kleiner Pfeil rechts im Feld haben den Sinn Ihre Adressen z B f r Serienbriefe zu sortieren Hier sind 43 Klassifizierung A Suchen amp Finden gt n a 44 einige Anregungen Sie haben verschiedene Produkte f r die Sie gesondert werben viel leicht einen Turbo Toaster f r den regelm ig Updates herauskommen Bei Adress Art haben Sie z B als Listenauswahl Lieferanten Kun den Repr sentanten Mitarbeiter Bei den Interessen haben Sie als Listenauswahl Turbo Toaster Sie k nnen dann Ihr Werbematerial allen Kunden zuschicken bei denen als Interesse Turbo Toaster angegeben ist Von der Such Seite gehen Sie zur Erweiterten Suche und w hlen dort bei Kunde und bei Interesse Turbo Toaster aus Mit dem Such Button bekommen Sie dann eine Liste in der alle Adressen aufgelistet sind auf die beides zutrifft Oder Sie wollen f r den Turbo Toaster bei Interessenten werben Sie ben tigen dann in der Listenauswahl bei Adress Art auch Interessen ten Da Sie Ihr teures Werbematerial nur bestimmten Interessenten zukommen lassen wollen verwenden S
181. ssung des Client gestartet Sie haben hier folgende Optionen Automatisch t glich zu einer bestimmten Uhrzeit z B jeden Abend um 18 00Uhr Automatisch regelm ig alle n Minuten Sie k nnen hier f r 87 Internet Synchronisation optional 88 n eine Zahl zwischen 30 und 1440 einstellen K rzere Inter valle als 30 Minuten sind nicht sinnvoll Nat rlich k nnen Sie jederzeit zus tzlich die Synchronisation manuell starten Damit die Synchronisation nicht sinnlos nachts t tig wird k nnen Sie den Zeitbereich einschr nken in dem der Intervall verwendet wird Manuell Sie starten die Synchronisation wann Sie es f r richtig halten F r den ersten Test sollten Sie Manuell synchronisieren Wenn das funktioniert hat stellen Sie gegebenenfalls auf eine automatische Synchronisation um Wartezeit Wenn hed syncclient die Synchronisation startet wird eine Datei mit nderungen an den hed syncserver geschickt Bei Wartezeit stellen Sie ein nach wieviel Minuten mit einer Antwort vom Server gerechnet werden kann Die richtige Eingabe h ngt von den Einstellungen bei hed syncserver ab Wenn Sie dort eingestellt haben dass alle 5 Minuten Mails abgerufen werden dann k nnen Sie z B nach 8 Minuten n 3 Minuten mit einer Antwort rechnen Siehe auch Installation hed syncserver Mail Synchronisation Sie k nnen w hrend dieser Wartezeit uneingeschr nkt mit hed dress net arbeiten und auch neue Daten erfassen Und Sie k
182. staste auf den Button klickt erscheint eine Liste mit den im System konfigurierten Formularen gi S a Freeway Paketmarke _ Der letzte Men punkt Einstellungen gestattet die Auswahl Ihres Standardformulars Einstellungen Arbeiten mit hed dress Tai Einstellung Formulardruck mit hed form x Hier k nnen Sie einstellen welche Vorlage beim Formulardruck mit hed form benutzt wird wenn sie mit der linken Maustaste auf den Formulardruck Button clicken Diese Einstellung kann f r jeden Formulardruck Button auf den verschiedenen Seiten von hed dress individuell eingestellt werden Seite Adress Seite Standardvorlage Freeway Paketmarke 2 v Beschreibung Aufkleber Freeway Paketmarke der Deutschen Post AG File name d projekte hed dress runtime templates freeway ini Abbrechen Der Formulardruck kann auch ber das Men Datei Drucken Formu lardruck gestartet werden Dabei h ngt das Verhalten davon ab welche hed dress Seite gerade gew hlt ist Wenn die Adress Personen oder Berichte Seite angew hlt ist wird ein Formular mit der aktuellen Adresse bedruckt Wenn die Such Seite angew hlt ist wird f r jede Adresse im Suchergebnis ein Formular gedruckt So k nnen Sie eine gro e Zahl von Formularen schnell und effektiv bedrucken Einstellungen In hed form kann ein vertikaler und ein horizontaler Versatz eingestellt werden So gehen Sie am besten vor Drucken Sie zun chst auf eine normale D
183. stellungen Die bevorzugte Kopierfunktion ist im Men mit einem H kchen markiert Adressvervollst ndigung hed dress net hat eine Datenbank mit allen Stra en und Orten von Deutschland Diese Datenbank wird benutzt um Ihnen die Eingabe von Orts und Stra ennamen weitgehend zu ersparen Voraussetzungen Damit die Vervollst ndigung ohne sp rbare Verz gerung arbei tet werden die Postleitzahlen und die zugeh rigen Orte beim Start der Software in den Speicher geladen Das dauert ca 1 2 Minute Die Vervollst ndigung wird aktiv wenn das Laden abgeschlossen ist Die Datenbank enth lt nur Daten f r Deutschland und Mexiko Damit die Vervollst ndigung aktiv wird mu beim Land DE ausgew hlt sein Sie k nnen einstellen dass dieses Land bei allen neuen Adressen automatisch eingesetzt wird Machen Sie einen Test 1 Erzeugen Sie eine neue Adresse 2 Falls es nicht automatisch eingesetzt wurde w hlen Sie das Land DE f r Deutschland aus 3 Wechseln Sie ins Feld PLZ und geben Sie 45134 ein Wenn Sie die letzte Zahl der Postleitzahl eintippen sollte im Feld Stadt automatisch Essen erscheinen 114 Arbeiten mit hed dress 4 Dr cken Sie die TAB Taste und wechseln Sie ins Feld Stra e Tippen Sie den Buchstaben K von Kantorie hed dress net wird Ihnen die passenden Stra en vorschlagen Land DE Bundesland PLZ 145134 Stadt Essen Stra e mit k Kellermanns Busch
184. t Tragen Sie alle Emailadressen ein die Sie oder Ihre Mitarbeiter zum Versenden von Emails benutzen Die Emailadressen m ssen einzeln eingetragen werden 38 Einstellungen Hier k nnen Sie aktivieren und konfigurieren dass Emails automatisch und regelm ig abgerufen werden 7 Emails automatisch abrufen Abrufintervall 70 Minuten Wenn Sie m chten kann hed dress net die Emails automatisch abrufen Der erste Abruf findet 2 Minuten nach dem Start der Software statt Der Intervall f r weitere Abrufe kann hier eingestellt wrden Wenn an Emails angeh ngte Dateien gespeichert werden sollen dann k nnen Sie hier daf r ein Verzeichnis einstellen Wenn alle Benutzer im Netzwerk auf diese Dateien zugreifen sollen dann m ssen Sie einen Speicherort w hlen der f r alle Benutzer erreichbar ist Wenn kein Speicherort eingestellt wird oder der Speicherort nicht erreichbar ist dann werden Dateianh nge nicht archiviert Dateianh nge von Emails k nnen ebenfalls archiviert werden Dazu m ssen Sie auf dieser Seite einen Speicherort angeben Wenn Sie im Netzwerk arbeiten sollte das sinnvollerweise ein Verzeichnis sein das allen Benutzern zur Verf gung steht Der Speicherort mu bei allen Arbeitspl tzen eingestellt werden Wenn Sie keinen Speicherort einstellen oder der Speicherort nicht verf gbar ist werden die Emails ohne Anh nge archiviert 39 Emailarchiv 40 Auf der letzten Seite werd
185. t die Zahl der Berichte kurz 2 Bsp Der Kunde fragt nach einem Auftrag und gibt das Auf trags Datum an Wenn Sie f r den Auftrag einen neuen Bericht geschrieben haben ist dieser Bericht mit eigenem Datum und der Berichtsart Bestellung in der Berichte Liste zu finden Suche nach Berichten mit bestimmtem Datum oder Inhalt Sie gehen auf die Such Seite und klicken auf den Erweiterte Suche Button und Sie gehen dann im Fenster Erweiterte Suche auf die Berichte Seite Wiedervorlage Seite oder Verschiedenes Seite Sie haben dort vielf ltige Suchoptionen Bsp Sie wissen den Namen des Kunden nicht mehr der in der letzten Woche eine spezielle Frage hatte Sie haben diese Frage in einem neuen Bericht festgehalten und suchen jetzt einfach nach dem Kontakt Datum Oder Sie suchen nach einem Wort im Berichtstext Ein Wortteil gen gt Die Suchoptionen finden Sie in Arbeiten mit hed dress Suchen und Finden beschrieben Sie k nnen mit diesen Eigenschaften Listen zusammenstellen um z B die Adressen zu l schen f r die in den letzten Jahren keine Berichte mehr erstellt wurden um einen Weihnachtsgru an alle Kunden zu senden mit denen Sie im letzten Jahr Kontakt hatten Wiedervorlagen erzeugen Wenn Sie eine bestimmte Angelegenheit im Auge behalten wollen erzeugen Sie mit dem Neue Wiedervorlage Button eine neue Wieder vorlage ein Dabei k nnen Sie den Berichtstext in die Wiedervorlage bernehmen Um sich mit dem Wiedervorlage
186. t und gegebenenfalls das Fenster mit dem Geburtstagskalender anzeigen Sie k nnen die automatische Erinnerung an Geburtstage auch ganz abschalten Wenn die automatische Erinnerung aktiviert ist dann k nnen Sie bei jeder Person einzeln entscheiden ob Sie an diesen Geburtstag erinnert werden wollen Die Geburtstagsliste steht auch bei abgeschalteter automatischer Erinnerung zur Verf gung Anzahl Tage 200 I nicht automatisch erinnern x Abbrechen Wenn hed dress net gestartet wird wird in der Datenbank nach Geburtstagen im Erinnerungszeitraum gesucht und das Fenster Ge burtstagsliste gegebenenfalls automatisch ge ffnet Voraussetzung daf r ist 1 Der Geburtstag an den Sie erinnert werden wollen muss ein gegeben worden sein Personen Seite 2 an Geburtstag erinnern muss mit einem H kchen versehen sein Personen Seite 165 Geburtstagsliste 166 3 Die Geburtstagserinnerung darfim Fenster nicht abgestellt sein und die Zahl der Tage mehr als 0 muss eingetragen sein Hinweis F r die Geburtstagsliste ist nur der Tag und der Monat von Bedeutung Wenn z B jemand am 2 September Geburtstag hat Sie aber nicht wissen in welchem Jahr dann tragen Sie einfach das laufende Kalenderjahr ein F r die automatische Erinnerung ist das Jahr ohne Bedeutung Wenn Sie bei einer Person an mehr als nur den Geburtstag z B Hoch zeitstag Ihrer Eltern erinnert werden wollen benutzen Sie dazu die Wi
187. tei 18 SMTP Einstellungen hed syncclient 85 hed synceserver 75 Sonderzeichen Sortierreihenfolge 35 Sortierreihenfolge Alphabet Sonderzeichen 35 Sortierung Adressen im Suchergebnis 101 in den Spalten 33 Personen und Berichte 36 von Adressen 33 35 Spaltenbreite 32 Spalten w hlen 30 Speichern 105 Speicherort Datenbankdatei 65 der Datenbankdatei 19 Sprache 30 Standardformular 148 Standardland 45 Start Button hed syneclient 89 Statusfelder 110 118 Status Flags 110 Suche erweiterte Suche 97 98 komplexe 98 logische Verkn pfungen 98 Suchkriterien speichern 98 Suchen Adressen suchen 96 Berichte 127 Suchergebnis 99 178 Suchkriterien 98 Sybase SQL Anywhere 15 Synchronisation email 69 hed dress net 51 59 Internet 69 Netzwerklaufwerk verbinden 57 Outlook Adressbuch 62 starten 57 58 verhindern 58 Windows Adressbuch 60 Windows Kontakte 60 Synchronisations Server starten 78 Synchronisation starten hed syncclient 89 T Tagesberichte 137 Telefonliste 136 Templates hed form 149 Text hnlichkeit 50 Textdatei Trennzeichen getrennt 151 Textfeld 4 122 Tochterstandort 116 117 Umbenennen 118 Trennzeichen Exportdatei 151 U UAC 51 als Administrator ausf hren 51 52 Umbenennen Felder 41 Konzernzentrale 118 Tochterstandort 118 Umlaute 96 99 101 103 Sortierreihenfolge 35 Undo 67 Update 18 Upgrade 18 V Verisign Zertifikat 141 Verkn pfung von Adressen 116 117 Verschieben von Personen 121 Vorlagen
188. teigend werden Firmen also in folgender Reihenfolge aufgelistet 1 Kein Firmen Eintrag Leerfeld z B Adresse einer Privatper son 2 Sonderzeichen z B oder am Anfang des Namens 3 Zahlen z B 8 am Anfang des Firmennamens 4 Kleine Buchstaben a aBC 5 Gro e Buchstaben A Bsp Abel 6 Das weitere Alphabet jeweils getrennt nach gro en und kleinen Buchstaben 7 Umlaute werden behandelt wie der Grundlaut also wie o Anmerkung Wenn Sie auf der Suchseite in das Feld Firma einen Text eingeben dann wird nach diesem Text in den Feldern Firma UND Firma 2 gesucht Um Aufsteigende Sortierung oder Absteigende Sortierung zu w hlen klicken Sie im rechten Feld auf die ausgew hlte Spalte dann auf ASC bzw DESC und dann auf Speichern 35 Bildschirm Anzeige FA Personen Berichte E Email 36 Sortierung mit mehreren Spalten Bei Suchen Sortierung empfiehlt es sich den Namen der Firma und den Namen der Personen f r das Sortieren auszuw hlen Sind mehrere Spalten f r das Sortieren ausgew hlt sortiert hed dress net zuerst nach dem obersten Eintrag im obigen Beispiel also zun chst die Firmen Namen in aufsteigender Ordnung Wenn sich dabei mehrere gleiche Eintr ge in der 1 Spalte ergeben sortiert hed dress net anschlie end nach der 2 Spalte Im obigen Beispiel werden also im 2 Schritt die bei den Firmen eingetragenen Personen alphabetisch aufgef hrt Adressen bei
189. ten und speichern Die Benutzung von Microsoft Word f r die Druckfunktionen bietet auch den Vorteil dass Sie das Aussehen der Ausdrucke nach eigenen W nschen gestalten k nnen Das erfordert allerdings fortgeschrittene 135 Drucken Word Kenntnisse und wird im Kapitel Druckvorlagen bearbeiten beschrieben Zun chst eine bersicht ber die Druckfunktionen Adressakte Vollst ndiger Ausdruck aller Daten zu einer Adresse auf einer oder mehreren Seiten Wenn die Adressakten mehrerer Adressen gedruckt werden wird f r jede Adresse eine neue Seite begonnen Der Ausdruck enth lt in dieser Reihenfolge Alle Daten der Adresse und der Hauptperson Alle zus tzlichen Personen zu dieser Adresse Alle Berichte zu dieser Adresse Adressakte ohne Berichte Vollst ndiger Ausdruck aller Daten augenommen Berichte zu einer Adresse auf einer oder mehreren Seiten Wenn die Adressakten meh rerer Adressen gedruckt werden wird f r jede Adresse eine neue Seite begonnen Der Ausdruck enth lt in dieser Reihenfolge Alle Daten der Adresse und der Hauptperson Alle zus tzlichen Personen zu dieser Adresse Telefonliste Listenartiger Ausdruck mit folgenden Daten Firma Nachname Vorname Tel 1 Tel 2 Handy 136 Arbeiten mit hed dress Mit listenartig ist in diesem Zusammenhang gemeint dass erst dann eine neue Seite begonnen wird wenn das aus Platzgr nden erforderlich ist Internetliste Listenartiger Ausdruck mit folgenden Date
190. tergrund Internet Synchronisation 92 hed dress net Synchronisation 92 hed dress net Synchronisation mit Internet Syn Chronisation a nme glenskneihren 93 Internet Synchronisation eeeene 93 Internet Synchronisation abbrechen 93 Abbruch bei hed syncclient nee 94 Abbruch bei hed syneserver nnnen 94 Pause Synchronisation anhalten 94 Arbeiten mit hed dress net 0000000000000000000000000 3 Anmeldung Login e ssessseseessescoesoesseseoesossseesoseoosseesoee 95 Suchen und Finden s sessssesesssossessssosossessorossissossssssssso 96 Adressen neu erzeugen und bearbeiten 105 Erzeugen einer neuen Adresse 105 ndern einer Adresse 105 Klassifizierung R 108 Mehr Felder sesensensennsennnennnnnnennne essen 109 B llons 24e nn TE E nee 109 Status Flags zu Adressen setzen zur cksetzen 110 Adressen eines anderen Benutzers bernehmen 111 Adresse n an anderen Benutzer bergeben 112 Adresse in die Zwischenablage kopieren 113 Adressvervollst ndigung een 114 Postalische Adresspr fung eeeneen 115 Adressen verkn pfen 116 Konzernzentrale Tochterst umbenennen 118 Personen neu eintragen oder ndern ecersesoreene 119 Textfeld 4 und Auswahlfeld 4 122 Personen verschieben 122 Bild
191. ul ssige Absen der sollten die eigenen Emailadressen eingestellt werden Wenn im Netzwerk mit der hed dress Synchronisation gearbeitet wird sollten die Emailadressen aller Mitarbeiter die mit hed dress arbeiten als zul ssige Absenderadressen eingetragen werden Nach dem Abruf sollte man die eigene Adresse in hed dress aufrufen und kontrollieren ob die Emails alle richtig den Kontaktpersonen zugeordnet werden konnten E Email Arbeiten mit hed dress Emails anzeigen Auf der Email Seite werden die Emails angezeigt die hed dress den Personen der aktuellen Adresse zuordnen konnte E hed dress net adress management system Datei Kontakte Anzeige Einstellungen Lizenz Hilfe P Suchen amp Finden gh Adresse amp Personen Berichte 21 Emais G Google Maps ER H pping Elektronik Design Erzeug_Datum Absender Empf nger Kopie_an 25 05 2007 06 20 kbmelectronic menara ma 24 05 2007 20 57 dlex pilosoft com paul h Durch Anklicken kann eine der Emails zur detaillierten Anzeige ausge w hlt werden In der detaillierten Anzeige werden Emailadressen die Personen zugeordnet werden konnten durch den Namen der Person ersetzt Beispiel 13 04 2004 17 35 paul hed de Re EPMASTER LY48 Die Auswahl dieser Email f hrt zu folgender Detail Anzeige Von Test Antwort 1735 H pping Elektronik Design H ppi Mit freundlichen Gruessen with best regards Paul Hoepping Hoepping
192. und Klicken Sie dann auf Bearbeiten Unten im Fenster Land bearbeiten ist der Button Standard f r neue Adressen Wenn Sie nicht mit exotischen L ndern arbeiten dann k nnen Sie auch einfach die meisten der L nder l schen Einstellungen Mandantenf higkeit Aus technischen Gr nden ist es nicht m glich auf einem Computer mit mehr als einer hed dress net Datenbank zu arbeiten Mit der Man dantenf higkeit erreichen Sie jedoch das gleiche Ziel Die Mandantenf higkeit von hed dress net ist n tzlich wenn Sie mit getrennten Adressbest nden arbeiten die nicht vermischt werden d rfen Wenn Sie die Mandantenf higkeit aktivieren wird das Klassifizie rungsfeld Adress Art in Mandant umbenannt Sie werden dann beim Start der Software aufgefordert einen Mandanten f r die Bearbeitung auszuw hlen Anschliessend sehen Sie in hed dress net nur noch Adressen die diesem Mandanten geh ren Jede neue Adresse die Sie anlegen wird automatisch diesem Mandanten zugeordnet Administratoren Mitglieder in der Gruppe Administrator k nnen einen Mandanten ausw hlen Ein Administrator kann sich also zu War tungszwecken auch ohne Auswahl eines Mandanten an die Software anmelden Andere Benutzer m ssen einen Mandanten ausw hlen Wenn Sie Projekt bezogen Daten Ihrer Kunden bearbeiten dann k n nen Sie zus tzlich zum Mandanten auch den Auftrag als Trennungs kriterium festlegen Bei der Anmeldung an die Software mu dann ein Mand
193. und sie wird durch eine Deinstallation nicht entfernt Sie finden diese Datei hier Windows 2000 XP C Dokumente und Einstellungen All users hed hed dress net Database Windows Vista C ProgramData hed hed dress net Database Abh ngig von den Einstellungen Ihres Systems kann es sein dass die Erweiterung des Dateinamen DB nicht angezeigt wird Sie solten also in diesem Verzeichnis eine Datei HEDDRESS_DATABASEI0 DB oder HEDDRESS_DATABASEIO sehen Diese Datei sollten Sie unbedingt regelm ig sichern In dem Verzeichnis sind noch weitere Datenbankdateien HED POSTLEIT DB MESSAGE DB 65 Datenbank Einstellungen 66 Diese Datenbankdateien geh ren zur Software hed dress net In diesen Dateien werden keine Informationen von Ihnen gespeichert Es ist nicht erforderlich diese Dateien zu sichern Erstellung einer Sicherung 1 Beenden Sie hed dress net 2 Brennen Sie die Datei HEDDRESS_DATABASE DB auf eine CDROM Sie k nnen auch einfach das ganze Verzeichnis auf der CDROM sichern Wiederherstellung einer zuvor erstellten Sicherung 1 Beenden Sie hed dress net 2 Bevor Sie Ihre aktuelle Datenbankdatei durch eine ltere Si cherungskopie ersetzen sollten Sie zun chst eine neue Siche rungskopie erstellen 3 Kopieren Sie die Datei HEDDRESS_DATABASE DB von der CDROM in das Database Verzeichnis und ersetzen Sie dabei die vorhandene Datei Datenbank sichern mit hed dress net Synchronisation Wenn die hed dress net Sy
194. ung der Mandantenf higkeit hat keine Auswirkung auf bestehende Adressen in der Datenbank Es ndert sich nur das Verhalten der Software Das Feld Adress Art wird in Mandant umbenannt De Feld Kontakt wird in Auftrag umbenannt Bei der Anmeldung werden Sie aufgefordert eii Mandanten und ee einen Auftrag auszungehlen Administratoren k nnen diese Auswahl treffen normal Benutzer m ssen eine Auswahl treffen Neue Adressen werden automatisch dem Mandanten und dem Auftrag zugeordnet Die Suche bezieht sich nur noch auf den Adressbestand des ausgew hlten Mandanten und den Auftrag Mandantenf higkeit deaktivieren Mandantenf higkeit aktivieren I Mandantenf higkeit mit Trennung nach Auftr gen Mandantenliste ag Ta el Ee Sie sollten nun zun chst einige Mandanten in die Liste eintragen Anschliessend starten Sie die Software neu Beim n chsten Start der Software sieht das Anmeldefenster dann so aus Sie k nnen die Mandantenf higkeit ohne Datenverlust jederzeit ak tivieren und deaktivieren Nach nderungen bei der Mandantenf higkeit mu die Software hed dress net neu gestartet werden Dublettenpr fung Mit Hilfe der Dublettenpr fung k nnen doppelte Adressen in der Datenbank identifiziert werden Das allerdings nicht trivial Wirklich 100 gleiche doppelte Adressen k nnen nur durch einen Import 48 Einstellungen entstehen wenn die gleiche Datei mehrfach importiert wird
195. ungen f llt sich Feldzuordnungen Anrede gt Personen Anrede Gegebenenfalls neuer Eintrag in Detailtabelle Firma gt Adresse Firma Nachname gt Personen Nachname Die so erstellten Importeinstellungen sollten Sie mit dem Button Ein stellungen speichern sichern Sie k nnen diese Einstellungen sp ter wieder laden bearbeiten und benutzen Mit dem Button Import starten Sie den Import Bei sehr vielen Adres sen kann das eine Weile einige Minuten dauern Wenn hed dress net mit dem Import fertig ist wird ausgegeben wie viele Adressen importiert wurden und wie viele Adressen nicht importiert werden konnten Die nicht importierbaren Zeilen werden in eine Datei Error CSV ge schrieben Dazu wird eine Datei Comment TXT erstellt In Comment TXT steht zu jeder Zeile die nicht importiert werden konnte eine Erkl rung woran der Import der Zeile gescheitert ist Die Texte in der Datendatei k nnen auch Zeilenumbr che enthalten Dann muss dieser Text jedoch in doppelten Hochkomma stehen Wenn Datenzeilen nicht importiert werden k nnen dann liegt es meist daran das die doppelten Hochkommas fehlen oder dass der Text ein einzelnes Zeichen enth lt Die Fehlermeldung dabei ist dass die Zahl der Spalten in der Datenzeile nicht stimmt Dublettenpr fung beim Import hed dress net verf gt beim Import ber eine Dublettenerkennung Damit wird weitgehend vermieden dass durch einen Import doppelte Adre
196. weiter unten beschrieben Damit sind die Einstellungen f r die Erstellung einer Server Daten bank Datei abgeschlossen Die neue Server Datenbank Datei wird erstellt wenn Sie hed dress net beenden Vorher m ssen Sie aber noch eine Einstellung machen W hlen Sie f r Ihre Arbeitsstation eine eindeutige lokale ID aus Die lokale ID ist eine Zahl zwischen 1 und 120 Sie m ssen f r jede an der Synchronisation beteiligte Installation von hed dress net eine andere ID ausw hlen Im Beispiel oben wurde die ID 4 ausgew hlt Jetzt starten Sie hed dress net neu 53 hed dress net Synchronisation 54 Damit andere Benutzer mit Ihrer Server Datenbank Datei synchroni sieren k nnen m ssen Sie ber das Netzwerk auf die Datei zugreifen k nnen Dazu m ssen Sie das Verzeichnis freigeben Zun chst deaktivieren Sie die einfache Dateifreigabe Ordneroptionen El x Allgemein Ansicht Datsitypen Offlinedateien Ordneransicht Sie k nnen die Ansicht z B Details oder Kacheln die Sie f r diesen Ordner verwenden f r alle Ordner ns bernehmen F r alle bernehmen Alle zur cksetzen Erweiterte Einstellungen G Dateien und Ordner O Ansichtoptionen f r jeden Ordner speichern Automatisch nach Netzwerkordnem und Druckern suchen Dateigr einformationen in Ordnertipps anzeigen enden empfohlen Einfache Ordneransicht in der Ordnerliste des Explorers anzeig O Erweiterungen bei bekannten Dateitypen aus
197. ynchronisation anderer Standorte oder sonstige Mails sollte das Konto nicht verwendet werden Benutzername SUEEREION EE Passwort POP3 Server mailhed de POP3 Port 110 f r Zugriff ber Proxi Server attchen Eingaben Email Konto Benutzername z B syncserver ihre domain de Passwort f r Email Konto wie von Ihnen in Schritt 1 verge ben Name oder IP Adresse des Mail Server POP3 Server POP3 Port Normalerweise verwendet POP3 die Portnummer 110 Eine andere Portnummer muss eingestellt werden wenn der Zugriff ber einen Port Proxi erfolgt Port 995 wird f r SSL verschl sselte Kommunikation benutzt SSL wird von hed dress net nicht unterst tzt Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Einstellungen SMTP Einstellungen In diesem Dialog stellen Sie ein mit welchen Zugangsdaten hed sync server Emails verschicken kann blicherweise sind das die gleichen Daten wie zuvor im Dialog POP3 Einstellungen IShed syncserver SMTP Einstellungen Einstellungen mit denen hed syncserver Emails verschickt Im Rahmen der Synchronisation verschickt hed syncserver die Datenbank an die hed syncclient Die Einstellungen f r Benutzername Password und SMTP Server sind in der Regel die gleichen wie f r den Empfang von Mails Benutzername Passwort SMTP Server mail hed de SMTP Port 5 f r Zugriff ber Proxi Server g trchen Eingaben Email Konto Benutzername z B syncserver ihre doma
198. zuordnen kann hed dress ben tigt f r den Empfang von Emails eine eigene Email Adresse und einige andere Einstellungen Das wird auf den folgenden Seiten konfiguriert Email Archivierung aktivieren Email Archivierung deaktivieren Weiter Abbrechen Im n chsten Schritt werden die Zugangsdaten zum POP3 Emailkonto 37 Emailarchiv eingegeben hed dress ben tigt eine Email Adresse Wenn Sie Mails in hed dress aufnehmen wollen schicken Sie die Mails an diese Diese Email Adresse darf nur von hed dress abgerufen werden Bitte tragen Sie die Email Zugangsdaten ein Email Adresse ess he POP3 Benutzername heddress hedde Name POP3 Server malhedde POP3 Port po Passwort POP3Sene o blicherweise sind die Emailadresse und der POP3 Benutzername identisch Es gibt allerdings Mailserver bei denen das nicht der Fall ist Liste der g tligen Absender bearbeiten Vermeidung von SPAM Nur Sie und Ihre Kollegen d rfen Emails in hed dress archivieren Tragen Sie bitte die Absende Email Adressen ein von denen zu archivierende Emails kommen k nnen G ltige Absenderadressen F 3 FE Q amp Ei sales hed de wofgang hed de w hoepping hed de info hed de ha i Hinzuf gen ndern Entfernen Sie entscheiden welche Emails in hed dress net archiviert werden Darum akzeptiert hed dress net nur die Emails die von einem der g ltigen Absenderadressen komm

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