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als PDF - MyControl Workflow Server

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1. Auf dieser Seite k nnen Sie das Kontextmen ben tzen siehe Abschnitt 5 Kontextmen 35 Task 3 Task Organizer Task Organizer fuer Tasks 432 484 489 Task Organize d Projekt Titel Beschreibung 47 Priorit t Bearbeiter Neuer Bearbeiter Format Deadline Disposition Anfang Disposition Ende Wiedervorlage Dokument anh ngen Speichem myc misc Elterntas E E wW Inormal MM demo Demo Benutzer lt Februar 2010 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 1 73 11 u 8 9 10111213 T4 15 16 17 18 19 20 21 22 2324 25 26 27 28 DU MM vi S S O S v mM W r JU Task Mit dem Task Organizer k nnen Sie in einer Aktion an mehreren Tasks die gleiche nderung durchf hren zum Beispiel den Status ndern oder einen gemeinsamen Termin festlegen Wechseln Sie zun chst in den Suchergebnissen von Abschnitt 2 Task Suche oder in Abschnitt 3 Projekt bersicht in den Mehrfachauswahl Modus Nach Auswahl der zu ndernden Tasks wird der Task Organizer ber ausgew hlte Tasks ndern aufgerufen Die Tasks werden in einer Maske hnlich der Task Detailansicht angezeigt Dabei werden nur Felder angezeigt die bei allen gew hlten Tasktypen vorhanden sind und deren Anderung durch den Benutzer m glich ist F hren Sie nun die gew nschten nderungen durch Nach Bearbeitung eines Feldes wird die dazugeh rige Checkbox automatisch markiert das bedeutet dass diese nderung
2. Wiki Seite Bearbeiten Index Zeigt eine Liste aller Wikiseiten an siehe Abschnitt 3 Wiki Inhaltsverzeichnis 2 Wiki Formatierung Funktion Beispiel Bemerkung Haupt berschrift Haupt berschrift Unter berschrift Unter berschrift 1 Sie k nnen durch die Unter berschrift 2 Werwendung von mehren Gleichheitszeichen bis zu 4 Unterebenen definieren Aufz hlung Erstens Statt dem Stern k nnen Sie Zweitens auch das Minuszeichen f r Drittens Aufz hlungen verwenden Aufz hlung nummeriert Erstens Das Zeichen wird in Zweitens der Darstellung durch eine Drittens Nummerierung ersetzt Aufz hlung verschachtelt Haupt Sie k nnen beliebig tiefe Unterpunkt Verschachtelungen verwenden Unterunterpunkt und dabei nummerierte und Haupt nicht nummerierte Aufz hlung Haupt vermischen Wiki Funktion Beispiel Bemerkung Link auf eine Wiki Seite Link auf eine Wiki Unterseite gt Seite gt Unterseit Die Zeichenfolge gt zeigt an das es sich beim folgenden Wort um einen Link zur einer gleichnamigen Wiki Seite handelt Bei Seitennamen mit Leerzeichen m ssen Sie dieses in Anf hrungszeichen einschliessen Beginnt ein Seitenname mit wird ein Link auf eine Unterseite zur aktuellen Seite erzeugt Verwenden Sie beispielsweise linksstehenden Link auf der Seite Test zeigt der Link auf die Seite
3. W hlen Sie jetzt aus ob das Dokument an einen bestehenden Task angeh ngt werden soll oder ob beim Hochladen ein neuer Task angelegt werden soll und geben Sie die daf r n tigen Daten an Klicken Sie auf Speichern um ihre Datei zum WFS hochzuladen Klicken Sie auf Datei ffnen um das Dokument auf Ihrem PC zu ffnen um es vor dem Hochladen noch einmal zu pr fen Dokumente k nnen mit dem ScannerClient nur an Tasks angeh ngt werden Ein Hochladen in die Dokumenten Verwaltung eines Projekts ist nicht m glich 79 Zusatzprogramme Sie k nnen Dokumente nat rlich auch ber die normalen WFS Funktionen per Browser Upload an einen Task h ngen 1 3 1 Automatisierung Um den Einsatz des ScannerClients weiter zu automatisieren k nnen s mtliche Parameter auch zum Startzeitpunkt per Kommandozeilenoption bergeben werden Eine ausf hrliche Liste der Optionen und ihrer genauen Funktionsweise erhalten sie durch Ausf hren von ScannerClient exe 80 Anhang A Glossar Glossar Die wichtigsten Begriffe der WFS Sprache Benutzername Kunden Handle Link Projekt Projekt Handle Projektname Task Task Handle Task Bearbeiter Task Status Statuswechsel Wiki Wiki Seite Workflow WFS Kurzbezeichnung eines bestimmten Benutzers Mit Benutzername und Kennwort meldet man sich am WFS an Kurzbezeichnung f r einen Kunden welches oft von Hand eingegeben wird und darum m glichst kurz und trotz
4. Weitere Informationen zu m glichen Formatierungen siehe Abschnitt 2 Wiki Formatierung Weitere Informationen zu Zugriffsrechten siehe Kapitel 1 Rechte und Sicherheit 3 Wiki Inhaltsverzeichnis Hierarchische Liste aller im System gespeicherten Wiki Seiten Der Link zum Wiki inhaltsverzeichnis findet sich hier Abschnitt 1 Wiki Navigation 4 Wiki Letzte nderungen Seitenhistorie Hier werden nderungen mit Datum und Benutzer angezeigt In den Letzten nderungen ist eine bersicht aller nderungen an Wiki Seiten zu sehen auf die der Benutzer Zugriff hat Diese Funktion gibt einen schnelle berblick ber aktuelle Eintr ge im gesamtem Wiki Die Seitenhistorie zeigt alle nderungen das aktuellen Dokuments an Damit kann festgestellt werden wann und von wem eine bestimmte Information in diesem Dokument eingetragen oder gel scht wurde und wie der Stand dieses Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt war Der Link zum Wiki inhaltsverzeichnis findet sich hier Abschnitt 1 Wiki Navigation 70 Kapitel 26 Rechnungen 1 Rechnung erstellen Um eine neue Rechnung zu erstellen w hlen Sie im Hauptmen Rechnungen Abrechnung Rechnung erstellen Kunde E Rechnung erstellen Leere Rechnung Rechnungsarchiv Feld Beschreibung Kunde Hier wird der Kunde f r den eine neue Rechnung erstellt werden soll eingetragen Mit einem Klick auf Rechnung erstellen gelangt
5. Rechnungen Rechnung 2005 test 1 Rechnungsnummer Datum W hrung Zahlungsbedingung Kopf Fuss Speichen Voransicht Empt nger Rechnung Positionen 2005 test 1 2005 12 19 Sp E D Sehr geehrte Damen und Herren vielen Dank f r Ihr Vertrauen in Dienstleistungen und Fr Nachfolgend erlauben wir uns die von uns erbrachten L vereinbarungsgem zu berechnen Sollten Sie Fragen gern zur Verf gung Sofern nichts anderes angegeben ist entspricht der Lei Rechnungdatum PDF Versenden Feld Beschreibung Rechnungsnummer Dies wird automatisch vom System im Format JJJJ Kundenhandle XX angelegt Wobei XX f r jede neue Rechnung imkrementiert wird Beispiel 2005 kunde 4 f r die vierte Rechnung an diesen kunden im Jahr 2005 Datum Datum der Rechnung im Format JJJJ MM TT W hrung W hrungseinheit der Rechnung Zahlungsbedingungen Kopf Fuss Zahlungsbedingungen der Rechnung Werden aus der Konfigurationsvariable invoice payment vorbelegt Hier kann zus tzlicher Kopf bzw Fusstext f r die Rechnung eingef gt werden Die Texte werden 73 Rechnungen Feld Beschreibung aus den Konfigurationsvariablen invoice head beziehungsweise invoice foot vorbelegt Rechnung 2005 test 1 Empf nger Rechnung Positionen Artikel Textl Referenz Text x Ari D x Hier kann zus tzlicher Text der Rechung hinzugef gt werden Neue Textzeile
6. Sie k nnen bei jedem Statuswechsel angeben wie lange sie daran gearbeitet haben oder Sie k nnen wie bei einem herk mmlichen Stundenzettel Ihre Arbeitszeit in ein Formular eintragen Tipp Sofern Sie Arbeitszeit erfassen m chten empfiehlt es sich diese direkt beim dazugeh rigen Task zu buchen Tipp F r Tasks ohne speziellen Workflow kann der Workflow Aufgabe todo mywfs de verwendet werden 1 1 Accounting bei einem Task Im Idealfall entspricht jeder Ihrer T tigkeiten ein Statuswechsel eines Ihrer Tasks im WFS Das heisst nachdem Sie mit einem Arbeitsschritt fertig sind geben Sie das im WFS als Statuswechsel ein Dabei k nnen Sie auch gleich im WFS eintragen wie lange Sie f r diese T tigkeit gebraucht haben Vorteil dieser Methode ist dass die Arbeitszeit Daten automatisch dem Task zugeordnet werden den Sie gerade bearbeiten Sie m ssen also keinerlei Angaben zu Kunde Projekt Task oder T tigkeit mehr eingeben da der WFS das alles schon weiss Dar ber hinaus k nnen Sie die Daten zeitnah erfassen und m ssen nicht erst am Ende des Tages einen Bericht anfertigen das f hrt zu weniger Auslassungen und genaueren Daten Ferner bietet der WFS einige komfortable Erleichterungen zum Erfassen der Arbeitszeit bei einem Statuswechsel N here siehe Abschnitt 1 Task Detail 1 2 Zeiterfassung Falls Sie nicht die M glichkeit haben Ihre Arbeitszeit gleich mit einem Statuswechsel zu erfassen weil Sie zum Be
7. chle EE 16 O ASS CE EE EE EE 17 i EA Z nia RI ER En 17 2 ln EA EE 17 Kapitel 1 Rechte und Sicherheit Jeder Benutzer eines WFS ben tigt einen Benutzernamen und ein Kennwort Beides vergibt der Systemadministrator Ihres Unternehmens Nicht jeder Benutzer hat Zugriff auf alle Daten Das ist nicht nur n tig um die privaten Daten des Benutzers vor unberechtigtem Zugriff zu sch tzen sondern auch um Kunden nur Zugriff auf bestimmte Daten zu gew hren oder um sicherzustellen dass nur dazu autorisierte Mitarbeiter Auftr ge erteilen und verbindliche Informationen zur Verf gung stellen Falls eine Funktion f r Sie nicht zug nglich ist wird Ihnen diese auch nicht angezeigt Wenn Sie also eine in dieser Dokumentation beschrieben Funktion nicht in Ihrem WFS sehen kann das daran liegen dass Sie nicht die n tige Berechtigung besitzen Die Rechte vergibt der System Administrator n heres dazu finden Sie im Admin Handbuch F r eine sichere Anmeldung am System sorgt die SSL Verschl sselung Lesen Sie hierzu Abschnitt 1 Login F r einige Funktionen des WFS die nicht mit einem Internet Browser benutzt werden gibt es ein Mobile PIN und TANs Die MobilePIN dient der Authentifizierung des Benutzers an Stellen an denen man nicht jedesmal ein Kennwort eingeben m chte zum Beispiel WAP und RSS Sie erm glicht nur die Nutzung dieser Dienste und man kann keine schreibenden Zugriffe damit vornehmen Sie bekommen Ihre Mobile PIN in
8. demo Demo Benutzer E lt Februar2010 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 123 44 I BER 6 9 101112 T4 15 16 17 18 19 20 21 22 2324 25 26 27 26 DU MM vi E 000000 7 E ooo w Claas WS r 43 Disposition Angezeigt werden alle offenen Tasks die ein Dispo Start Termin eingetragen haben 44 Kapitel 16 Kunde und Interessent 1 Kunden Anlegen Um einen neuen Kunden oder Interessenten anzulegen w hlen Sie im Hauptmen Kundeninformation und dann Neuer Kunde 45 Kunde und Interessent Task Organizer fuer Tasks 432 484 489 Task Organize d Projekt Titel Beschreibung 47 Priorit t Bearbeiter Neuer Bearbeiter Format Deadline Disposition Anfang Disposition Ende Wiedervorlage Dokument anh ngen Speichem myc misc Elterntas E E W Inormal demo Demo Benutzer E lt Februar2010 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 123 44 I BER 6 9 101112 T4 15 16 17 18 19 20 21 22 2324 25 26 27 26 DU MM vi E 000000 7 E ooo w Claas WS r 46 Kunde und Interessent Feld Beschreibung Kunden Handle Name Name2 Strasse PLZ Ort Telefax Das Kunden Handle identifiziert diesen Datensatz im ganzen System Wenn Sie dieses Feld leer lassen wird der Datensatz als Interessent hinzugef gt Interessenten k nnen keine Projekte besitzen Wenn Sie sp ter Projekte hinzuf gen m chten tragen Sie ein eindeutiges Kunden Handle ein Sie k nnen dieses
9. durch diese Art von Tasks sp ter schnell erneut zu erzeugen Sobald Sie einen Status ausgew hlt haben erscheint der QuickAufgabe Link Diesen k nnen Sie Ihren Browser Lesezeichen hinzuf gen Wenn Sie sp ter schnell eine Aufgabe mit dem selben Projekt Workflow Priorit t Bearbeiter und Status anlegen wollen klicken Sie auf das Lesezeichen geben den gew nschten Titel ein und der Task wird gem den Vorgaben erzeugt 3 Projekt bersicht Zeigt eine bersicht aller Tasks zu einem Projekt Nach Auswahl des Workflows werden Ihnen die Tasks eines Projektes nach Bearbeitungsstufe angezeigt Die in der Projekt bersicht angezeigten Phasen k nnen im Workflow konfiguriert werden standardm ssig unterscheidet der Workflow Server in offen und geschlossen Wenn Sie in das Projekteingabfeld ein Kundenhandle eingeben und auf Projekt bersicht klicken werden Ihnen alle Projekte eines Kunden gemeinsam dargestellt e 40 Workflow Auf dieser Seite k nnen Sie das Kontextmen benutzen siehe Abschnitt 5 Kontextmen 41 Kapitel 15 Disposition 1 Disposition Tool zur terminlichen Steuerung von Tasks 42 Disposition Task Organizer fuer Tasks 432 484 489 Task Organize d Projekt Titel Beschreibung 47 Priorit t Bearbeiter Neuer Bearbeiter Format Deadline Disposition Anfang Disposition Ende Wiedervorlage Dokument anh ngen Speichem myc misc Elterntas E E W Inormal
10. generieren klicken Sie auf Neu TAN Diese TAN wird f r das E Mail Archiv verwendet und wird hier nur zu Ihrer Information dargestellt Meine Einstellungen Telefon Telefax Telefon Mobil Telefonnummern anzeigen Speichen Hier k nnen Sie optional Ihre Kontaktdaten hinterlegen damit andere Benutzer Sie erreichen k nnen Wenn Sie Telefonnummern anzeigen aktivieren k nnen alle Benutzer Ihre Telefonnummern sehen Andernfalls haben nur Benutzer mit einem besonderen Recht user contactinfo Zuriff darauf 29 pers nliche Einstellungen Meine Einstellungen Allgemeines Telefonnummern Abwesenheit Status IT Zur Zeit abwesend Information Speichen Sie k nnen sich in dem System als abwesend eintragen Alle Tasks die ihnen per Workflow zugewiesen w rden werden dann an Ihren Vertreter gegeben Bitte geben Sie den Loginnamen Ihres Vertreters bei Abwesenheit an Sie k nnen zus tzlich einen Infotext mit Grund Dauer der Abwesenheit angeben Dieser wird in Ihren Benutzerdaten angezeigt 2 Design Auswahl Verschieden Farbkombinationen stehen Ihnen zur Auswahl um den Berufsalltag ein bisschen bunter zu machen 30 pers nliche Einstellungen 3 Visitenkarte Meine Einstellungen Allgemeines Telefonnummern Abwesenheit Status IT Zur Zeit abwesend Information Vertreter Speichen Die Anzeige der Telefonnummer kann unterdr ckt werden siehe Abschnitt 1 Einstellungen bear
11. Abschnitt 1 Einstellungen bearbeiten Kapitel 2 Workflow und Task 1 Task 1 1 Was ist ein Task Task bedeutet Aufgabe Ein Task kann ein Auftrag sein ein Kundenprojekt eine Support Anfrage eine Anweisung eine Aufgabe ein Urlaubsantrag etc Tasks folgen jeweils einem Workflow und k nnen dabei zu verschiedenen Bearbeitungsstationen und Benutzern gef hrt werden Jeder Task hat ein eindeutiges Task Handle z B 1234 Das Task Handle ist eine Zahl Diese Zahl beginnt mit dem ersten Task bei 1 und wird vom WFS bei jedem neu angelegten Task automatisch weitergez hlt Das Task Handle wird h ufig mit einem f hrenden Nummernkreuz angegeben z B 1234 1 2 Meine Tasks Jeder Task hat einen Bearbeiter d h einen Benutzer der im Moment f r die Bearbeitung verantwortlich ist Alle Tasks die Sie zur Zeit Sie als Bearbeiter eingetragen haben heissen eigene Tasks oder Meine Tasks Ihre eigenen Tasks bekommen Sie auf der Seite Abschnitt 1 Meine Tasks aufgelistet die direkt nach dem Einloggen angezeigt wird 1 3 Beobachtete Tasks Wenn Sie ber den Verlauf und Fortschritt von Aufgaben immer informiert bleiben m chten k nnen Sie einen Task beobachten Dieser wird dann in der Liste Beobachtete Tasks direkt nach dem Einloggen angezeigt 2 Workflow 2 1 Was ist ein Workflow Workflow bedeutet Arbeitsablauf Ein Workflow legt fest welchen Weg ein Task durch Ihre Firma geht welche Mitarbeit
12. Klick auf den Bearbeiter k nnen Sie sich die Benuzer Visistenkarte anzeigen lassen Status ndern Bearbeiter ndern Bemerkung Hier k nnen Sie Bemerkungen eintragen die sich nach dem Speichern in der Workflow Historie wiederfinden In diesem Feld k nnen Sie Wiki Formatierungen benutzen Interne Bemerkung Diese Bemerkung ben tigt ein besonderes Recht um gesehen zu werden Sie k nnen Dies verwenden um bestimmte Bemerkungen nur f r eine besondere Benutzergruppe zug nglich zu machen Die Bemerkung wird gelb in der Historie markiert Dienstleistung Die Dienstleistungsart eines Tasks wird beim Buchen von Mitarbeiterstunden und bei der Abrechnung verwendet Abrechnung Die Abrechnungsart definiert wie sich die abzurechnende Stundenzahl f r einen Task ermittelt Planzeit Die geplante Stundenzahl zur Bearbeitung dieses Tasks 38 Workflow Feld Beschreibung Noch offene Zeit Eigene Einsatzzeit Geplante Stundenzahl bis zur Fertigstellung des Tasks Hier k nnen Sie die ben tigte Stundenzahl f r diesen Task eintragen Wenn Sie den Task speichern wird diese in Einsatzzeit Eigene bernommen Sie k nnen also Ihre Arbeitzeit einzeln buchen Eigene Dienstleistung Beim Buchen Ihrer Arbeitszeit wird diese Dienstleistungsart verwendet Zeit bernehmen Timer Dieser Timer beginnt mit Laden der Taskansicht zu laufen und zeigt die Zeit an die
13. Kunde und Inferessent miii atico 45 1 Kunden Andegen iii AA A A A a n 45 EE Ee 49 3 Ansprechpartner een ee 49 4 Ansprechpaftners che u HH en nern rn O EEO EOE 50 14 Ansprechpartner nn en ld be Ders ea De 51 1 Ansprechpartner Detail AANEREN ENEE ENEE 51 18 Zeilerf ssung u De nn in nein 52 UE EE ue WEE 52 2 Alte EAS nennen nennen nennen nnnnenen nennen 52 3 Einsatz Statistik ar a ke ia lau 52 19 L nnabrechnung u ee 53 er 53 2 Durchf hrung einer Lohnabrechnung en nnnnnnennnnnnnnnnnnnnn nn nnnnnnnnnnnnnn 54 3 Anzeigen der Lohnabrechnung nn 55 LO Projekt ee 56 1 Projekt DetallS un nr ee re T iia 56 2 neues Projekt anlegen AAA ENEE 57 3 Projektbrowser un nn a anna 57 21 bersichten EE 58 LEN NALLE NS E E AE re E DEE AE E 58 2 Termine aa Seelen A a Dee Te E dee Dee 60 AA E near hen Din nee ee ee er 62 1 DokuMentenverWwaltunQ nn rrnnnnn nenn 62 2 Bok mentDetalls accio toros 62 3 Dokument Eigenschaften nennen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnen 62 23 Management Center e oessesesessssesrenrsertsstsnttn tettert snt rttr titas ttnn ttrt asta En EEEE naste unnn nnen nn nnen nnnt 63 1 Auslastung EE 63 EE EEN 65 1 Liste der definierten Statistiken ooonnnicinnn ncocncnccncnncnnnnononnnnnnnncnn cnn no nnnn cnn nn nc cnn nn nnnrannn 65 2 Statistik ndern oder anlegen sus4s4ssnnnnenennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnen nn 66 WFS Pra
14. MyControl SSL Zertifikat noch nicht installiert 21 An und Abmelden xl Informationen die Sie mit dieser Site austauschen konnen won e anderen weder angesehen noch ver ndert werden Das Sicherheltezertifikat der Site ist jedoch fehlerhaft RA Das Gcherbetszertfk at wurde von einer Firma ausgestellt die Sie als nicht vertrauenswurdig eingestuft haben berpr fen Sie das Zertifikat um festzustellen ob Sie der ausstellenden Institution vertrauen mochten Ca Das Datum des Sicherheitszertifik ats ist guitig Ca Der auf dem Sicherheitszertifikat angegebene Name ist gultig und stimmt mit dem Hamen der gew nschten Site berein Soll der Yorgang fortgesetzt werden Zertifikat anzeigen W hlen Sie Ja um das Laden der Seite fortzusetzen und klicken Sie dann auf den entsprechenden Link auf der Login Seite und installieren Sie das Zertifikat in Ihrem Browser Die Warnmeldung erscheint fortan nicht mehr 22 Kapitel 11 Navigation 1 Navigation Die Navigation kann auf vielfache Weise bedient werden Ziel ist alle Informationen mit so wenigen Mausklicks wie m glich zug nglich zu machen Funktionen des Projekteingabefelds 1 Eingabe eines Projekt Handles f hrt in die Projekt bersicht Abschnitt 3 Projekt bersicht 2 Eingabe eines Kunden Handles f hrt in die Kundenansicht Abschnitt 3 Ansprechpartner 3 Eingabe eines Task Handle f hrt zu den Taskdetails Abschnitt 1 Tas
15. Sie die Arbeitszeit manuell ber die Zeiterfassung kontiert haben oder eine Task Nummer falls die Arbeitszeit direkt ber den Task erfasst wurde 3 Einsatz Statistik 52 Kapitel 19 Lohnabrechnung 1 Archiv Alte Eins tze Archiv Wahlen Sie eine Lohnabrechnung aus dem Archiv Periode Abrechnung durchgef hrt 2006 01 2006 1 12 17 27 18 demo 2006 08 2006 39 12 12 57 10 demo 2007 03 2006 10 30 8 48 58 demo 2007 07 2007 8 29 11 45 20 demo 2007 09 2007 9 27 15 6 13 demo 2006 01 2006 4 25 12 32 20 demo 2006 04 2006 64 13 25 22 demo 2009 02 2009 2 23 18 14 18 demo 2010 01 2010 2 17 15 41 6 demo 2010 02 2010 2 17 15 41 23 demo Hier w hlen Sie die Abrechnung aus dem Archiv die Sie angezeigt haben m chten 53 Lohnabrechnung 2 Durchf hrung einer Lohnabrechnung Lohnabrechnung Abrechnungsperiode Benutzer Abrechnungsperiode Januar Archiv Hier legen Sie fest f r welchen Monat die Stundenabrechnung erstellt werden soll ber den Button Abrechnen wird die Stundenabrechnung ausgel st Uber den Button Archiv k nnen Sie bereits abgerechnete Daten einsehen Lohnabrechnung Abrechnungspertode Benutzer Abzurechnende Benutzer WM demo Benutzer Demo f milo Lorenz Michael Archiv Auf dieser Registerkarte w hlen Sie die Benutzer aus f r die Sie die Stundenabrechnung durchf hren wollen 54 Lohnabrechnung 3 Anzeigen der Lohnabrechnung Lohn
16. arbeiten m chten Hier finden Sie die Funktionen des Workflow Servers nach Gruppen unterteilt Je nach Berechtigungen werden Ihnen u U nicht alle Men punkte angezeigt 3 Statusleiste Die Statusleiste zeigt Ihnen an wieviel Tasks f r Sie vorliegen Die Anzeige wird regelm ssig aktualisiert so dass Sie stets ber den aktuellen Stand informiert sind Dar berhinaus finden Sie in der Statusleiste die Men punkte Einstellungen Administration amp Logout 3 Status Zeile Zeigt verschieden Informationen und Links und aktualisiert sich automatisch alle 5 Minuten selbst Link Beschreibung Einstellungen ffnet Abschnitt 1 Einstellungen bearbeiten Admin nur f r Administratoren ffnet eine neues Fenster mit der WFS Administration Feedback ffnet Abschnitt 1 Feedback xx Tasks f r Sie Zeigt wieviel offene Tasks auf Sie warten und wieviele davon neu sind und ffnet Abschnitt 1 Meine Tasks Logout Meldet Sie am WFS ab und leitet zu Abschnitt 1 Login 24 Navigation Link Beschreibung ffnet die kontextsensitive Online Hilfe in einem neuen Fenster siehe Abschnitt 2 Online Hilfe 4 Produktinformation Produktinformation MyControl Workflow Server Softwareversion 5 0 0 beta Copyright 2000 2010 MyControl GmbH Alle Rechte vorbehalten Dieses Programm ist urheberrechtlich gesch
17. beim Speichern f r alle Tasks bernommen wird Haben alle ausgew hlten Tasks den selben Wert in einem Feld zum Beispiel das selbe Projekt wird dieses Feld bereits beim Aufruf der Maske ausgef llt und die Checkbox markiert Beim Speichern werden die nderungen nochmal in einem Popup zusammengefasst 37 Kapitel 14 Workflow 1 Task Detail Dies ist die Hauptansicht eine Tasks im Workflow Server Der Aufbau des Formulars unterscheidet sich je nach verwendetem Workflow Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Standardfelder Feld Beschreibung Eltern Task Die Tasknummer des bergeordneten Tasks Auf dem Reiter Sub Tasks des bergeordneten Tasks werden alle Untertasks aufgelistet Priorit t Hier k nnen Sie dir Priorit t von warten bis DRINGEND einstellen Tasks mit der Priorit t warten werden nicht in Ihrer Todo Liste angezeigt gt Mail Dieser Link ffnet Ihre E Mail Programm und belegt den Betreff einer neuen E Mail im folgenden Format vor knd prj 1234 Titel des Tasks Status Wiki Projekt Task Verlinkt zum Projekt bzw zum Taskwiki Ein Link in fetter Schrift bedeutet dass die entsprechende Seite bereits angelegt ist Status Der aktuelle Status des Tasks Durch einen Klick auf den Status k nnen Sie sich den Workflow ansehen Der bisherige Weg des Tasks durch den Workflow wird dabei durch gr ne Pfeile angezeigt Bearbeiter Der aktuelle Bearbeiter Durch einen
18. man in die Detailansicht leere Rechnung Wenn Sie dieses Feld markieren wird immer eine leere Rechnung erstellt auch wenn bereits Rechnungspositionen f r diesen Kunden im Spool vorliegen Die Liste auf dieser Seite zeigt Ihnen alle abzurechnen Positionen Ihrer Kunden Klicken Sie auf Rechnung erstellen um diese Position in eine Rechnung zu bernehmen 2 Rechnung bearbeiten Nachdem Sie auf Rechnung erstellen geklickt haben gelangen Sie in die Eingabemaske f r die Rechnungsdetails 71 Rechnungen Rechnung 2005 test 1 Empf nger Firma z Hd Adresse Adresse PLZ Ort Speichen Kundenhandle Voransicht Fositionen test HUE Versenden Hier werden Ihnen nochmal alle wichtigen Daten bzgl des Empf ngers angezeigt Feld Beschreibung Firma Hier wird Ihnen die vollst ndige Bezeichnung der Firma angezeigt z Hd Sollte die Rechnung an eine bestimmte Person adressiert sein so wird dies hier aufgef hrt Adresse 1 2 PLZ Ort Hier werden Ihnen die allgemeinen Kontakdaten angezeit die zu dem Empf nger geh ren Button Beschreibung Speichern Speichern der aktuellen Daten Voransicht Vorschau der Rechnung PDF Erstellt Ihnen eine Rechnung im Portable Document Format Versenden Schickt die Rechnung an die dem Kunden zugeordnete Email Adresse sowie eine Kopie an den verschickenden Benutzer 72
19. oder die Anzahl der Werte berechnet werden Ein Beispiel f r eine Gruppierung ist Arbeitszeiten nach Tagen zu gruppieren und dabei die Statistik Funktion Summe zu benutzen Damit wird f r jeden einzelnen Tag der Statistik die Summe aller Arbeitsstunden angezeigt Gruppiert man zum Beispiel die Taskzeiten ber das Feld Kunde und benutzt dabei die Statistik Funktion Anzahl so erh lt man pro Kunde die Anzahl der Tasks in den Projekten des Kunden Je nach Gruppierung wird eine andere Visualisierung sprich Graphik benutzt So werden die meisten Daten in einem Torten Diagramm dargestellt Zeit Daten in einem Zeit Wert Diagramm und die besondere Wochentag Stunde Graphik zeigt die Werte in einem zweidimensionalen Raster an unterteilt nach Wochentag auf der einen und Stunden auf der anderen Achse an und gibt den Wert ber die Helligkeit wieder Die m glichen Gruppierungen sind Gruppierung nach Graphik Zeit Tag Zeit Wert Diagramm Zeit Woche Zeit Wert Diagramm Zeit Monat Zeit Wert Diagramm Zeit Jahr Zeit Wert Diagramm Wochentag Tortengraphik Wochentag Stunde Wochentag Stunde Kunde Tortengraphik Projekt Tortengraphik Status Tortengraphik Statuswechsel Tortengraphik Task Handle Tortengraphik Workflow Tortengraphik Benutzer Tortengraphik Abteilung Tortengraphik Dienstleistung Tortengraphik Kapitel 7 Dokumente und Dateien Sie haben die M glichkeit Dateien wie Wo
20. 1 Funktion 11 Gruppierung 12 neue Statistik 66 Typ 11 Statistik Center Siehe Statistik Statistik Typ 11 83 Index Status 4 Statuswechsel 5 Stundenabrechnung 53 54 55 T TAN 3 29 Task 4 beobachten 4 Detail 38 Disposition Siehe Disposition Meine Tasks 4 32 neuer Task 17 40 Suche 34 bersicht 40 Workflow 40 Task Wiki 15 Tastaturk rzel 26 Telefonnummer 29 Termine 60 Tipp 76 U Unterseite 15 V Visitenkarte 31 W WFS WEG Central 77 Wiki 14 70 70 Formatierung 14 Inhaltsverzeichnis 70 Letze nderungen Seitenhistorie 70 Projekt Wiki 15 Task Wiki 15 Workflow 4 5 40 Siehe auch Task Workflow Download 77 Z Zeiterfassung 8 84
21. Archiv heraus anzeigen lassen Zur Funktionsweise siehe Kapitel 19 Lohnabrechnung Kapitel 6 Statistik Center Im WFS k nnen statistische Auswertungen erstellt werden Dazu werden verschiedene Parameter wie Datenquelle Filter und Gruppierung ausgew hlt konfiguriert und dann als Statistik gespeichert Diese Statistik kann dann ausgef hrt werden die Daten werden berechnet aufbereitet visualisiert und angezeigt Der Ablauf einer Statistik Auswertung 4 Je nach Statistik Typ werden bestimmte Daten ausgew hlt und berechnet Siehe Abschnitt 1 1 Statistik Typen Je nach Statistik Funktion werden die Werte verrechnet Siehe Abschnitt 1 2 Statistik Funktionen Je nach Filter werden nur bestimmte Daten weiterverarbeitet Siehe Abschnitt 2 Filter Je nach gew hlten Gruppierungen werden die Daten zusammengefasst visualisiert und angezeigt Siehe Abschnitt 3 Gruppierung Eine Statistik kann ferner mit allgemeinen Daten versehen f r zuk nftige Auswertungen gespeichert und anderen Benutzern zug nglich gemacht werden Siehe Abschnitt 1 Allgemeine Daten Eine Beschreibung des Statistik Centers finden Sie in Kapitel 24 Statistik Center 1 Allgemeine Daten Parameter Beschreibung ID eindeutige ID vom WFS vergeben Name frei w hlbarer Name f r diese Statistik privat zeigt an ob diese Statistik nur einem selbst oder allen Benutzern zur Verf gung s
22. Benutzerhandbuch MyControl Workflow Server Version 5 0 2 Benutzerhandbuch MyControl Workflow Server Version 5 0 2 Revision 1 125 Copyright 2005 2010 MyControl GmbH Alle verwendeten Markennamen sind eingetragene Warenzeichen Ihrer jeweiligen Inhaber MyControl ist ein eingetragenes Warenzeichen der MyControl GmbH Inhaltsverzeichnis VOR a e GE vi 1 An wen richtet sich dieses Handbuch vi 2 ber den Gebrauch dieses HandbuchsS ooonconcccccconccccnnonona nano no no corona non cnn aran conan vi LIVES TOC Oir A Ee e E ee 1 1 Rechte und Sicherhelti ed ee ne ia ee 3 2 Workflow und Task dades 4 O EN AE AE EE EAN AE ASEE E E E EE 4 EL Was ist ein Task 2 22 a n a deeg deed a it 4 ME DE Tasks tin Ee icon A 1 3 Beob chlete Tasks ege d Ee Deet E E Neen Eder A E el ae A 2 1 Was ist ein Workflow ceeeseeeseenseensnenansnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne enen nennen nnnnennn nenn 4 2 2 Was ist ein Statuswechsel uuunssesseenssensnennnnnnennnnnnnnnnnennnennnnnnnnnnn nen nennen 5 D Deag ele Delt A e UE 5 3KuNnde UNA Interessent nenn a na PE na ade nee haha 6 Kl rel 7 HSTATDEISZEIE EE 8 1 Erf assen von Arbeitszeit ii A RR Ni 8 1 1 Accounting bei einem Task uunnssensnnnsnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 8 1 2 Zeiterfassung ne db 8 2 AUSWEILUNGEN EE 8 3 Rechn ngsstellung nn een ee sed her aa 9 4 L hn brechnung zu ee ae Nennen 9 6 Statistik Genter u a
23. Hee Position Speichen Voransicht HUE Versenden Feld Beschreibung Neue Textzeile Hiermit k nnen Sie freien Text in die Rechnung einf gen Neue Position Hiermit wir eine neue Position der Rechnung angef ht Folgende Aktionen k nnen Sie durchf hren Aktion Beschreibung Speichern Speichert die Rechnung Voransicht Speichert die Rechnung und ffnet die HTML Voransicht PDF Speichert die Rechnung und erzeugt ein PDF Versenden Spreichert die Rechnung und versendet das PDF an die f r Rechnungen beim Kunden hinterlegte 74 Rechnungen Aktion Beschreibung E Mail Adresse Eine Kopie geht an den aktuellen WFS Benutzer 3 Rechnungsarchiv Das System zeigt Ihnen alle erstellten Rechnungen nach Rechnungsdatum sortiert Durch Eingabe eines Jahres und eines Kunden Handles haben Sie die M glichkeit die Anzeige zu filtern Jede angezeigte Rechnung kann noch einmal angesehen oder editiert werden siehe Abschnitt 2 Rechnung bearbeiten Der Workflow Server hat eine rudiment re Offene Posten Verwaltung integriert Sie k nnen zu jeder Rechnung angeben ob diese bereits bezahlt wurde Hierzu klicken Sie einfach auf den bezahlt Link bei einer Rechnung Diese wird dann mit dem aktuellen Tagesdatum als bezahlt markiert Abrechnung Rechnungsarchiv Kunde Jahr F nur offene PE 2010 02 2010 meyer 1 2010 02 17 625 00 EUR Editieren Voran
24. Interessent Kapitel 4 Projekt Ein Projekt im WFS ist eine logische Ebene um Tasks Dokumente etc zu gruppieren Zu jedem Kunden k nnen beliebig viele Projekte angelegt werden Jedes Projekt bekommt ein Handle das zusammen mit dem Kunden Handle das Projekt Handle darstellt Beispiel demo briefe Einem Projekt Handle wiederum werden dann einzelne Tasks zugerodnet Ein Task muss immer in einem Projekt angelegt werden Auf diese Weise kann man Tasks zu bersichts oder Conotrolling Zwecken zusammenfassen Um alle Tasks anzuzeigen gibt es Abschnitt 3 Projekt bersicht Einige WFS Funktionen arbeiten nur in Zusammenhang mit einem Projekt Dieses wird entweder direkt in der Navigation ausgew hlt siehe Abschnitt 1 Navigation oder von der vorhergehenden Aktion bernommen Beim Neuanlegen eines Kunden wird automatisch ein Projekt misc mit angelegt In diesem Projekt kann man Tasks anlegen die in kein anderes Projekt passen Tipp L Projekte sind logisch den Kunden untergeordnet Die Funktionen zum Projekte anlegen ndern oder l schen finden Sie deshalb bei den Kundeninformationen Kapitel 5 Arbeitszeit Arbeitszeit kann im WFS erfasst ausgewertet und abgerechnet werden Dazu muss jede T tigkeit im WFS vermerkt werden 1 Erfassen von Arbeitszeit Damit Arbeitszeit abgerechnet werden kann muss sie eingegeben oder erfasst werden Im WFS gibt es zwei M glichkeiten Arbeitszeit zu erfassen
25. Sie die Taskansicht ge ffnet haben Ein Klick bernimmt die Zeit in das Feld Einsatzzeit Eigene Zeit bernehmen Statuswechsel Einsatzzeit Eigene Dieser Timer zeigt die Zeit seit dem letzten Statuswechsel eines Tasks an Ein Klick darauf bernimmt die Zeit in das Feld Einsatzzeit Eigene Wenn Sie bei Beginn der Bearbeitung einen Statuswechsel vornehmen so k nnen Sie beim ABschluss der Arbeit die ben tigte Zeit auf diese Weise ermitteln Bisher gebuchte Arbeitszeit des aktuellen Benutzers f r diesen Task Ein Klick zeigt die einzelnen Zeitdatens tze des Benutzers an Einsatzzeit Gesamt Bisher gebuchte Arbeitszeit aller Benuzer f r diesen Task Ein Klick zeigt die einzelnen Zeitdatens tze zu diesem Task an Abzurechnen Anzahl abzurechnender Stunden abh ngig von der Abrechnungsart Abzurechnen Manuell Abgerechnet Durch einen Eintrag in diesem Feld k nnen Sie die abzurechnende Stundenzahl manuell setzen Anzahl bereits abgerechneter Stunden Deadline Disposition Wiedervorlage Hier k nnen Sie die Termine dieses Tasks angeben Klicken Sie zun chst in das Eingabefeld des Termins den Sie ndern m chten und dann im Kalender auf das gew nschte Datum Deadline ist die Frist f r diesen Termin und wird in Ihrer Todo Liste und in der bersicht Termine angezeigt Disposition Anfang Ende gibt den Zeitraum an in welchem dieser Task bearbeitet werden soll Wiedervorlage er
26. Test Unterseite Fett Dieses Wort ist lt b gt fett lt Der Buchstabe b leitet sich vom englischen Wort bold her Kursiv Dieses Wort ist lt i gt kursiv Ber Buchstabe i leitet sich vom englischen Wort Italic her Farblich hervorheben Durchgestrichen Dieses Wort ist lt red gt rot Dieses Wort ist lt b gt fett lt Erlaubte Farbbezeichnungen red green yellow blue magenta b gt Quelltexte formatieren Diese Diese nicht Zeile wird als Que BegimmenfordistieZeilen mit einem Leerzeichen um Sie in Schrift mit gleicher Zeichenbreite umzuwandeln Icons Ausrufezeichen Fragezeichen Checkboxen Zu erledigen Mit dieser Funktion k nnen Sie Link zu Tasknummer x I Erstens Zweitens Drittens siehe Task 1234 Aufgabenlisten in Ihrem Wiki definieren In der angezeigten Wiki Seite k nnen Benutzer durch Klick auf die Checkbox den Status ver ndern Tabellen Bundesland Kuerzel Haupt Hessen HE wiest Bayern BY Muenc Sisadtm ssen die einzelnen Spalten nicht untereinander Bssrichten die Leerzeichen vor dem Spaltentrenner sind optional 3 Wiki Unterseiten Um Information hierarchisch Gliedern zu k nnen kann man im Wiki des WFS Unterseiten anlegen Stellen Sie dem Seitennamen der anzulegenden Unterseite einfach einen Schr gstrich voran Mit dieser Funktion k nnen Sie beliebig tiefe Verschachte
27. aben als auch an Anwender die von einer anderen Workflowl sung gewechselt sind Die einzigen Vorkenntnisse die Sie zur Benutzung des WorkFlow Servers mitbringen sollten ist der Umgang mit einem Webbrowser Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox Dieses Handbuch beinhaltet keine Informationen zur Installation Konfiguration oder Wartung der Software Diese finden Sie im Administrationshandbuch 2 ber den Gebrauch dieses Handbuchs Dieses Handbuch ist in folgende Teile gegliedert Teil I WFS Theorie Der erste Teil des Buchs erkl rt die Konzepte Methoden und Begriffe auf denen die Arbeit mit dem Workflow Server basiert Die Themengebiete bauen dabei logisch aufeinander auf so dass Sie diesen Teil des Buchs am St ck lesen kann und so von den Grundlagen der Workflow Theorie bis zu den konkreten Funktionen und Bezeichnungen des MyControl Workflow Servers gef hrt werden Diese Materie ist vor allem f r Neueinsteiger wichtig da sie den Ausgangspunkt f r einen unkomplizierten Umgang mit dieser Software bildet und sollte daher vor der ersten Benutzung gelesen werden Teil Il WFS Praxis Der zweite Teil dieses Buchs beschreibt alle Funktionen alle Men s und Masken alle Eingabefelder und Buttons des Workflow Servers Dieser Teil dient anfangs dem Erlernen der f r Sie wichtigen Programmfunktionen und kann sp ter auch noch nach jahrelanger Benutzung als wertvolles Nachschlagewerk n tzlich sein Dieser T
28. abrechnung 2010 02 Benutzer Demo demo PARA Abrechnung 2010 02 2010 2 1f 15 41 23 demo Checksumme 9021 28FF 9614 B048 AEFA BC4B C460 2FCF Lohnabrechnung 2010 02 Lorenz Michael milo ENEE Abrechnung 2010 02 2010 2 17 15 41 23 demo Checksumme 9021 28FF 9614 B046 AEFA BC4B C460 2FCF Es werden Ihnen die Stunden pro ausgew hltem Benutzer angezeigt Kapitel 20 Projekt 1 Projekt Details Projektdetails Bezeichnung Internetshop Status Akdiv Standard TaskType Auftrag e Standard TaskFlags lo standard Dienstleistung Dienstleistung Standard Test sl Abrechnungsart erlaubte TaskTypes Auftrag keine Auswahl alle Materialanforderung Aufgabe Angelegt 06 09 2005 5peichem Zur ck ndern Sie hier die Einstellungen des Projekts Die Einstellungen sind im einzelnen Bezeichnung eine Beschreibung des Projekts Status Aktiv oder Nicht aktiv Ein nicht aktives Projekt wird nicht mehr im Projektbrowser angezeigt Standard TaskType legt den TaskType fest der beim Erstellen von neuen Task vorausgew hlt ist 56 Projekthandle meyer al Projekt Standard TaskFlags der Zahlenwert f r die TaskFlags die beim Neuanlegen eines Task gesetzt sind Standard Dienstleistung die Dienstleistung die in der Zeitabrechung von Tasks in diesem Projekt vorausgew hlt ist erlaubte TaskTypes hier kann festgelegt werden da in diesem Projekt nur bestimmte TaskTyp
29. beiten 31 Kapitel 13 Task 1 Meine Tasks Guten Tag Stef R Meine Tasks 479 meyermisc R ckruf Frau Weiss 469 myc misc Lead XY GmbH Call Qualifizieren 490 myc misc Websiteanfrage M ller GmbH Call Qualifizieren 484 mye misc Rechnung Flyer AG Rechnungseingang 452 myc misc Telekomrechnung Genehmigung 439 bmw ber Testrechnung Controlling 301 meyerroad Angebot erstellen Bearbeitung 13 wartende Tasks 11 zur Wiedervorlage Nach Projekt sortieren Aktuell Wichtige Termine Freitag 14 4 2010 Hausmesse Niederlassung M nchen Dienstag 19 5 2010 Ende Sparpaket Akt on e morgen ist Red Nose Day im B ro Tipps zum Testen e Kunden contrust meyer hombc seibold Projekte internvertrieb Editieren 32 lan en I norma norma norma norma norma niedrig niedrig Task Falls Sie zum ersten Mal die Online Hilfe benutzen lesen Sie bitte zuerst das Kapitel Vorwort Meine Tasks zeigt auf den ersten Blick welche Tasks bei Ihnen liegen und bearbeitet werden m ssen Neu hinzugekommene oder ge nderte Tasks werden als NEU markiert bis Sie die Task Detailansicht aufgerufen haben Sie k nnen auf den Reiter Beobachtete Tasks wechseln um alle die Tasks angezeigt zu bekommen die sie zum Beobachen ausgew hlt haben Im Kasten darunter sind die aktuelle Mitteilungen zu lesen die vom Administrator eingegeben werden und die Geburtstage falls diese Funktion ak
30. dem leicht zu merken gehalten sein sollte z B demo Ein Kunden Handle kann Buchstaben und Zahlen enthalten mu jedoch mit einem Buchstaben beginnen Neudeutsch f r Querverweis in interaktiven Anwendungsprogrammen Ein Link zeigt die verlinkte Information an indem man auf ihn klickt Im WFS geh rt ein Projekt zu einem Kunden Ein Kunde kann beliebig viele Projekte haben Tasks geh ren zu einem Projekt Nicht zu verwechseln mit dem umgangssprachlichen Projekt Kurzbezeichnung f r ein Projekt bestehend aus Kunden Handle einem Doppelpunkt und dem Projektnamen z B demo beratung Kurzbezeichnung f r ein Projekt siehe Projekt Handle Ein Task ist eine Aufgabe die zu bearbeiten ist oder Tasknummer oder kurz eindeutiger numerischer Bezeichner eines Tasks angegeben mit f hrendem Nummernkreuz z B 1234 Der Benutzer dem ein Task zugeordnet ist Der Task Bearbeiter ist an der Reihe etwas an dem Task zu machen Bezeichnet die Stelle an der sich ein Task im Workflow befindet Der letzte Status eines Tasks heisst geschlossen Nach jedem Arbeitsschritt erf hrt ein Task einen Statuswechsel Bei einem Statuswechsel kann der Task an andere Benutzer weitergegeben werden Bezeichnung f r ein GroupWare Tool zum KnowHow Sharing In einem Wiki ist Inhalt seitenweise strukturiert Eine informationseinheit bezeichnet man als Seite Eine festgelegter Arbeitsablauf Ein Task hat immer nur einen Workflow Abk rz
31. e Dauer des Arbeitseinsatzes sowie die geeignete Einsatzart eingetragen Titel ist ein optionales Feld in das eine genauere Beschreibung des Arbeitseinsatzes eingetragen werden kann welche sp ter in der Arbeitszeit bersicht und Lohnabrechnung angezeigt wird Falls kein Task zu diesen Eintr gen existiert ist hier eine aussagekr ftige Beschreibung hilfreich um auch sp ter die Buchung nachvollziehen zu k nnen Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben wird verifiziert da der angegebene Projektname korrekt ist und die Arbeitszeit innerhalb einer g ltigen Buchungsperiode kontiert wird Sie k nnen nicht auf einen vergangenen oder zuk nftigen Monat kontieren Die Zeiterfassungsmaske f r das ausgew hlte Datum wird wieder angezeigt Falls die Eins tze g ltig sind werden sie gespeichert und angezeigt ansonsten wird zu diesem Einsatz eine Fehlermeldung angezeigt und er wird nicht gebucht 2 Alte Eins tze ansehen Um eine bersicht Ihrer pers nlichen Arbeitseins tze im laufenden oder auch vergangenen Monaten zu erhalten w hlen Sie ein Datum im Kalender Diese Maske erlaubt Ihnen nur die Anzeige Ihrer pers nlichen Arbeitszeit Die Arbeitseins tze aller Mitarbeiter k nnen Sie nur mit den entsprechenden Rechten nat rlich unter Auslastung oder Statistik einsehen Die bersicht enth lt eine Auflistung aller gebuchter Arbeitseins tze mit Anzeige des Projekt Handles der Dauer der Einsatzart sowie entweder eine Freitextbeschreibung falls
32. eibung um diesen Task angezeigt zu bekommen Auf dieser Seite k nnen Sie das Kontextmen ben tzen siehe Abschnitt 5 Kontextmen 59 bersichten 2 Termine Termine berf llig seit mehr als einem Monat 25 10 2004 intern misc 367 Planung Konferenz Raum i 01 11 2004 intern vertrieb 369 Prospekt nachdrucken 26 01 2005 intern vertrieb 345 Schneider OHG 14 04 2005 bmw 3er 376 Prospekt 06 09 2005 Blob Gss 379 Lead 09 09 2005 Blob Gss 378 misc 01 10 2005 meyer road 300 WES vorstellen 01 10 2005 meyerroad 392 Angebot erstellen 20 10 2005 al misc 401 Angebot M nchen 05 09 2007 Kerb eshop 425 Testauftrag 18 09 2007 bmw ber 440 Test 28 09 2007 bmw 1er 445 fa abc 22 11 2007 bmw 3er 449 Intemetdienst f r Kunde 1 01 12 2007 bmw 3er 448 Bernard 17 12 2007 bmw ber 452 Neue Kiste 01 01 2005 1 misc 437 Toner 01 01 2008 brmmw Ter 436 test 31 01 2008 bmw 3er 454 neuer Spoiler 25 05 2008 meyer al 397 Internetshop 12 06 2008 intern verfrieb 350 Marktanalyse NeoNutri 21 06 2008 meyer road 471 Testvalidierung Produkt Ay 19 10 2008 1 misc 475 Vernichten 19 10 2008 bmw 3er 476 Machbarkeit 111 03 12 2008 T misc dr WEI 17 12 2008 meyerroad 456 musterdruck 02 02 2009 Bio misc 492 Zahncreme 02 02 2009 Bio misc 493 Zahncreme Nass misc 494 Flutsch 06 02 2009 Ara pa bersichten Zeigt bald f llige berf llige und vergessene Termine an und soll helfen in Zukunft keine Termine mehr zu vers umen Ber cksichtigt we
33. eil ist nach Funktionen und nicht didaktisch gegliedert d h Sie schlagen das jeweils ben tige Wissen anhand des Inhaltsverzeichnisses nach Der einfachste Weg dazu ist die Benutzung der kontextsensitiven Online Hilfe des Workflow Servers die Sie mit einem Mausklick an die ben tigte Information bringt siehe Abschnitt 3 Status Zeile Sie werden im t glichen Umgang mit dem Progamm niemals alle Funktionen benutzen deswegen ist es nicht notwendig diesen Teil des Buchs ganz zu lesen Sie k nnen das ben tigte Wissen dann nachlesen wenn Sie es brauchen Die Beschreibung der Funktionen ist so ausgelegt dass sie am einfachsten verst ndlich ist wenn man sie begleitend zur Benutzung des Workflow Servers liest Sie sollten also bereits Benutzername und Kennwort von Ihrem Administrator erhalten und damit Zugang zu Ihrem Workflow Server haben So k nnen Sie alles neu gelernte sofort in der Praxis ausprobieren vi Vorwort Von jedem der beiden Teile des Buchs sind Querverweise zum entsprechenden Abschnitt des anderen Teils angelegt So finden Sie von den Funktions Beschreibungung Verweise auf das dazugeh rige Hintergrundwissen und im Theorie Teil zeigen Verweise zu den konkreten Programm Funktionen dieses Produkts Im Text werden Sie gelegentlich auf besonders hervorgehobene Tipps stossen Dabei handelt es sich um Hinweise aus der Praxis die von erfahrenen Benutzern des Programms stammen und die Ihnen dabei helfen sollen das t glic
34. einmal eingetragen nicht mehr ndern Telefon Tragen Sie hier allgemeine Kontaktdaten ein Telefon und Telefaxnummer einzelner Ansprechpartner k nnen Sie sp ter hinzuf gen Debitorennummer Kontonummer des Kunden in Ihrer Buchhaltung reines Informationsfeld Email Wenn Sie eine E Mail Adresse eingegeben haben k nnen Sie durch einen Klick auf die Feldbeschriftung Email eine neue E Mail verfassen Email f r Rechnungen Rechnungsdruck Email Adresse der f r die Rechnung zust ndigen Person des Kunden Oder Email eines internen Mitarbeiters der f r die Weiterleitung der Rechnung zust ndig ist Hier kann die unter Admin gt Druckvarianten konfigurierte Druckart gew hlt werden Rechnungsempf nger Hier k nnen Sie den Empf nger der Rechnung namentlich vermerken sollte diese direkt an eine Person adressiert sein und nicht an allegemein an ein Unternehmen Preislist Hier kann die unter Admin gt Preislisten konfigurierte Preisliste gew hlt werden Website Bewertung Typ Wenn Sie eine Website URL hinterlegt haben k nnen Sie durch Klicken auf die Feldbeschreibung Website diese in einem Browser ffnen Sie k nnen Kunden und Interessenten nach Bewertung und Typ organisieren W hlen Sie hier die entsprechenden Gruppen aus Beschreibung Eine allgemeine Beschreibung des Kunden Unternehmens Dies und die folgenden Felder dienen der Information f r Vertriebsm
35. en Welche Funktionen Ihnen dann genau zur Verf gung stehen erfahren Sie aus dem Handbuch Ihres Internet Browsers Damit der RSS Feed benutzt werden kann mu in Abschnitt 1 Einstellungen bearbeiten eine Mobile PIN vorhanden sein Neue Tasks werden im RSS Feed zus tzlich mit der Bezeichnung NEU gekennzeichnet Tipp Mit einem RSS Feed Reader Programm k nnen Sie sich zeitnah ber neue Tasks informieren lassen und zum Beispiel Popup Fenster anzeigen oder Kl nge wiedergaben lassen Teil II WFS Praxis Inhaltsverzeichnis 10 An und Abmelden 4444440044HR Rn E E OS E E a a E T AES RE 21 T Dee UE 21 1 1 Verschl sselte Verbindung en nnnnen nn nnnnenn nen 21 RW Ee el A ee I hin 23 1 Navigator 23 2 Bildschirmaufbau 2 en Ha Hr nn ann une 23 ES TEE 24 d Produktinf rmation u en nn 25 5 elt dn LEE EE EE 25 A 26 12 pers nliche Einstellungen a orense reae eana ru en KNEEL A ENKAN KEKEE rre nr none nr nn ener nnaannnnns 27 1 Einstellungen bearbeiten oooooocccccnonccccnnnnoccnnnnnnccnnnonnccnnnnnnccnnnnnnrrnnnnnnrrnnnnnnrrnnnnnnernnnnnners 27 2 Re E EE 20 3 Visitenkarldi n u nn an ee ao bi 31 RENE EE 32 1 Meine Tasks en ae ine 32 ENEE 34 3 TasK Organizer nnn A A A AA A 36 A 2 ch a KONTENA a E EENAA E ARNES 38 To Task Detalla AEN AAIE e AT NEE TAAS 38 2 neuen Task Ang s 40 8 Froiekt berecht rien ee N Ne A 40 tS DIS tre EE 42 1 Rer el WEE 42 16
36. en im WFS mehrere Workflows zur Auswahl Diese sind alle auf die speziellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen angepasst Welchen Weg ein Task durch Ihre Unternehmen nimmt wird durch seine Eigenschaft Workflow festgelegt Der Workflow wird beim Anlegen des Tasks ausgew hlt und kann dann nicht mehr ge ndert werden siehe Abschnitt 2 neuen Task anlegen Kapitel 3 Kunde und Interessent Der Workflow Server organisiert alle Tasks und Dokumente in Projekten welche wiederum einem Kunden untergeordnet sind Jeder Kunde und jede Adresse besitzen anstelle einer Nummer ein sog Handle welcher den Datensatz eindeutig identifiziert W hlen Sie kurze und leicht zu merkende Handle um anderen Benutzern den Zugriff zu erleichtern Das Handle Ihres Kunden M ller AG k nnte beispielsweise mag oder auch mueller lauten Innerhalb eines Kunden k nnen Sie beliebig viele Projekte anlegen Das Handle eines Projektes setzt sich aus dem Kunden Handle einem Doppelpunkt und dem Projektnamen zusammen z B mueller beratung Jedem neuangelegte Kunde hat automatisch ein Projekt mit dem Namen misc z B mueller misc Tipp Um interne Projekt anzulegen legen Sie einen Kunden mit dem Handle intern Ihrem Firmennamen oder hnlichem an Sie k nnen unter diesem Kunden dann beliebig viele interne Projekte erzeugen z B intern buchhaltung intern controlling Erlkl rungen der einzelnen Funktionen finden Sie in Kapitel 16 Kunde und
37. er ihn in welcher Reihenfolge bekommen und welche Arbeitsschritte dabei auszuf hren sind Der Arbeitsschritt in dem ein Task dabei gerade steht heisst Status Die Wege die ein Task innerhalb eines Workflow gehen kann sind dabei flexibel so k nnen manche Stati immer wieder erreicht werden und manche nur einmal Auch der Mitarbeiter der einen Task in einem Status bearbeiten soll kann variieren Ein Task der einmal angelegt wurde verschwindet niemals v llig aus dem WFS Auch geschlossene Tasks also Tasks die ihren Workflow bis zum Ende durchlaufen haben stehen immer noch zur nachtr glichen Einsichtnahme im WFS zur Verf gung Dies garantiert eine l ckenlose Nachvollziehbarkeit jeder bearbeiteten Aufgabe auch noch nach Jahren einschliesslich aller wichtigen Informationen ber Bearbeiter Termine etc Einen berblick ber den Workflow eines Tasks k nnen Sie sich hier verschaffen Abschnitt 1 Task Detail Workflow und Task 2 2 Was ist ein Statuswechsel Wenn ein Task in den n chsten Status gegeben wird spricht man von einem Statuswechsel oder auch Transit Einen Statuswechsel l st der Benutzer aus wenn er mit seinem Arbeitsschritt fertig ist Der WFS bietet dann die Stati zur Auswahl an die im Workflow als n chstes erreicht werden k nnen Der Statuswechsel wird hier durchgef hrt Abschnitt 1 Task Detail 3 Task und Workflow Da nicht jede Aufgabe den gleichen Workflow gehen soll steh
38. eressenten Kunden Suchen Ansprechpartner Suchen Neuer Kunde Nam meyer Meyer Deutschland AG TESTKUNDE test nklhh ti Testinteressent Zu jedem Kunden wird Ihnen eine Liste der vorhandenen Ansprechpartner angezeigt Die folgenden Felder k nnen Sie je Ansprechpartner angeben 49 Kunde und Interessent Daten neuer Kontakt Vorname Nachname Peters Position Geburtstag E Telefon Telefax EEE Handy SMa susanne peters Bemerkung spielt gern Golf 2 Kinder Kontakt ber Herrn Wohlfahrt Newsletter Cola Mein Mailing Cola E Mein Speichern L schen Zurich Feld Beschreibung Newsletter Bei der Anbindung des Workflows Servers an eine Software f r Direktmarketing z B den MyControl Letter Server werden nur Ansprechpartner mit ausgew hltem Newsletter ber cksichtigt Mailing Beim Export der Ansprechpartnerdaten k nnen Sie die Adressen nach diesem Kriterium selektieren So erhalten nur relevante Ansprechpartner Ihr Mailing eMail Die Feldbeschriftung ist verlinkt Wenn Sie bei vorhandener E Mail Adresse daraufklicken ffnet sich Ihr Mailprogramm mit einer neuen E Mail an diesen Empf nger Wenn Sie diesen Ansprechpartner ebenfalls als Benutzer im Workflow Server angelegt haben achten Sie bitte darauf die selbe E Mail Adresse anzugeben wie dem Ansprechpartner Der Workflow Server kann diese so zuordnen und beispielsweise Benachrichtigungen ber neue Tasks in der Kontakt His
39. es angelegt werden k nnen Manager Name des Managers Freitextfeld Angelegt Anzeige wann dieses Projekt angelegt wurde 2 neues Projekt anlegen Beim Neuanlegen eines Projekts wird das Projekt Handle vergeben Das Projekt Handle kann nicht nachtr glich ge ndert werden alle anderen Einstellungen schon Beim Anlegen eines neuen Projekts k nnen nicht alle Einstellungen gemacht werden Weiter Einstellungen finden Sie in Abschnitt 1 Projekt Details 3 Projektbrowser In diesem Popup Fenster k nnen Sie ein Projekt aussuchen ansatatt es von Hand einzugeben Tipp Projekt Handles von Hand einzugeben anstatt sie auszusuchen spart im Alltag viel Zeit 57 Bitte ausw hlen C 6 Stunden GG 24 Stunden 2 Tage C 7 Tage 30 Tage myc misc myc misc meyer road meyerroad meyer road meyer misc meyer consulting Kerb eshop Bio 9927 test misc meyer road Aktivit t je Benutzer demo demo demo demo demo demo demo 453 test L schen 455 Flyerproduktion Weiter zu Genehmigung gt sam 465 test L schen 472 Test UC Weiter zu Walidierungsplan 461 Weiter zu Abrechnung 460 Test Schliessen 464 test L schen 474 L schen HATO L schen 459 Titel Neuerung Weiter zu Neuerungen erstellen 466 Mischobst ausgezuckert abgeschlossen 11 bersichten Zeigt alle Statuswechsel der letzten Tage in Bild und Tex
40. fzurufen halten Sie bitte je nach Browser folgende Tasten gedr ckt Browser Tasten Mozilla Netscape Firefox bis v1 5 ALT Firefiox ab v2 0 ALT Shift IE ALT danach Enter Safari Ctrl 26 Kapitel 12 pers nliche Einstellungen 1 Einstellungen bearbeiten In der Statusleiste finden Sie den Men punkt Einstellungen Wenn Sie sich zum ersten Mal in den Workflow Server einloggen sollten Sie hier Ihre pers nlichen Daten vervollst ndigen Wichtig Beim ersten Login in den Workflow Server sollten Sie Ihr Kennwort ndern W hlen Sie ein neues Kennwort welches nur Ihnen bekannt ist und nicht erraten werden kann Geben Sie das neue Kennwort zweimal in die Felder Kennwort und Kennwort Wiederholung ein und klicken Sie auf Speichern Merken Sie sich Ihr Kennwort gut und notieren Sie es sich notfalls an einem sicheren Ort Halten Sie Ihr Kennwort geheim Mitarbeiter von MyControl werden Sie niemals danach fragen 27 pers nliche Einstellungen Meine Einstellungen Allgemeines Telefonnummern Abwesenheit Benutzername Vorname Nachname Firma MyControl GmbH Anrede Nick Email demo 2mycontrol de Kennwort Kennwort Wiederholung Design Standarddesign Benachrichtigung bei 5 Minuten neuen Tasks Ihre Mobile PIN 995055 Neu Ihre aktuelle TAN Tipps anzeigen m Speichen Beschreibung Benutzername Ihr Benutzername identifiziert Sie eindeutig im System und kann deshalb nachtr glic
41. h nicht ge ndert werden Ihr Benutzername dient sowohl f r die Anmeldung am WFS als auch als Kurzbezeichnung f r Sie im System Vorname Nachname Firma Diese Daten k nnen nur vom Administrator ge ndert werden Mit dieser Anrede begr t Sie der Workflow Server nach dem Einloggen und in E Mails Sofern Sie die Chat Option aktiviert haben k nnen Sie hier Ihren Chatnamen eintragen Der Workflow 28 pers nliche Einstellungen Feld Beschreibung Server kann Sie dann direkt im Chat ber wichtige Ereignisse informieren z B neue Tasks Email Ihre E Mail Adresse wird anderen Benutzern auf Ihrer Visitenkarte angezeigt An die hier angegebene Adresse werden auch E Mail Benachrichtigungen z B bei neuen Tasks gesendet Kennwort Kennwort Wiederholung Wenn Sie Ihr Kennwort ndern m chten geben Sie dieses zweimal ein So k nnen Tippfehler vermieden werden Design Sie k nnen das optische Erscheinungsbild des Workflow Servers an Ihre W nsche anpassen W hlen Sie ein Design aus der Liste oder Auswahlfenster f r eine bersicht aller vorhandenen Designs Benachrichtung bei neuen Tasks Der Workflow Server kann Sie per E Mail benachrichten wenn neue Tasks f r Sie vorliegen W hlen Sie die Zeitspanne nach der eine Benachrichtigung verschickt werden soll Um nicht per E Mail informiert zu werden w hlen Sie Nie Mobile PIN Dies ist Ihre Mobile PIN Um eine neue PIN zu
42. he Arbeiten mit dem MyControl Workflow Server noch effektiver zu gestalten Im Anhang finden Sie dar berhinaus ein Glossar Die wichtigsten Begriffe der WFS Sprache das alle wichtigen Begriffe aus diesem Buch kurz zusammenfasst und einen Index Stichwortverzeichnis vil Teil I WFS Theorie Inhaltsverzeichnis T Rechte UNA Sicherhelt moco cari anni nenne mann nn nenn annehmen an cidade 3 2 Worktlow und EE 4 ENKE A 11e WAS ISC Task RR ehe 4 12 Mene EE EE 4 1 3 Beobachtete Tasks ans Ai iii 4 elt e O A ee Tee euere 4 2 1 Was ist ein Workflow deg abia dia ed Seege euer 4 2 2 Was ist ein Giaiuswecheel y nro nnnnnnncnnnnnanannos 5 3 Task und VV Green a AA A eeh Sec 5 37 ie Cie INteress EE 6 As POJOK iii A NEN IAA O A AOAR ENAA 7 Ee EE 8 1 Erfassen von Arbeitszeit en ne een 8 1 1 Accounting bei einem Task nn nennen roka CATENE nn 8 1 2 Zeiterfassung ii a an ke ne Innen online 8 2 AUSWEHLUNGEN nn oi 8 8 Rechnungsstellung o deed NNN KEEN EENS nn nein 9 4 L nnabrechnung ur re AA eher he 9 EE EE 10 1 Allgemeine RE 10 115 Statistik Typen moi niiair a ernennt 11 1 2 Statistik Funktionen A E a E E EE E E A E EE 11 HR TEE 11 3 GrUPpIStUNO rer en een EE 12 7 Dok mente und D telen 2 te ein RE Ed ae 13 NIE eg RR EEE geet TO 14 1 WIKI Navigation EE 14 2 Wiki F rmatier ng EEN 14 3 WIKl nterseiten ars a er A ee Dee ee ee ale 15 4 Projekt Wiki und Task Wiki 15 5 Zugrilfsr
43. indows 1 2 Konfiguration Um ihren ScannerClient komfortabel benutzen und Dokumente mit einem Mausklick in ihren WFS hochladen zu k nnen mu der ScannerClient konfiguriert werden Tragen sie dazu bei der ersten Benutzung ihre WFS Zugangsdaten in die entsprechenden Felder des Konfigurationsbildschirms des ScannerClients ein Konfiguration Benutzer demo Passwort ATT URL zur SOAP API mit abschliessendem f http demo mywfs de cgi Abbrechen Die URL zur SOAP API erfahren Sie von Ihrem WFS Administrator F r die Benutzung des Scanner Clients ben tigt Ihr Benutzer ein besonderes Recht soap access Ihr Administrator kann Ihnen auch hier weiterhelfen 78 Zusatzprogramme 1 3 Dokumente in den WFS hochladen Um ein Dokument mit dem ScannerClient in den WFS hochzuladen gibt es unter anderem folgende M glichkeiten Datei auf das Icon der ScannerClient Applikation ziehen Datei an den ScannerClient senden ScannerClient als Applikation konfigurieren die nach einem Scan automatisch ausgef hrt wird Wenn Sie Fragen zum richtigen Starten des ScannerClients haben wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder an MyControl Sie gelangen dann zu folgender Ansicht MyControl Workflow Server An bestehenden Task anhangen Task Nr Dateiname Do kument01 pna neuen Task anlegen oro Projekt Intel Datelname screenshotrouter confia pna Bemerkung Konfiguration Datei ffnen
44. ispiel im Aussendienst t tig sind oder keinen PC am Arbeitsplatz haben oder kein Task f r diese Aufgabe angelegt wurde dann k nnen Sie Ihre Arbeitseins tze nachtr glich in der Zeiterfassung unter Angabe von Kunde Projekt und Kommentaren eingeben N heres siehe Abschnitt 1 Zeiterfassung 2 Auswertungen Auf die Arbeitszeit Daten wird an verschiedenen Stellen im WFS zur ckgegriffen 1 Kapitel 6 Statistik Center Arbeitszeit 2 Abschnitt 3 Einsatz Statistik 3 Abschnitt 2 Alte Eins tze ansehen 4 Abschnitt 1 Aktivit t 5 Abschnitt 1 Auslastung 6 Abschnitt 4 Lohnabrechnung 3 Rechnungsstellung Wenn Sie aus Ihren Gesch ftsprozessen automatisch oder halbautomatisch Abrechnungen erzeugen wollen kann der Workflow Server Sie dabei unterst tzen Sie haben die M glichkeit Abrechnungsdaten durch einen Workflow in den sogenannten Rechnungsspool zu bernehmen Aus diesem k nnen Sie nach Wunsch Rechnungen erzeugen und per PDF versenden 4 Lohnabrechnung Wenn Sie die im Workflow Server hinterlegten Arbeitszeitdaten f r Ihre Lohnabrechnung nutzen m chten k nnen Sie diese mit dem Workflow Server monatsweise exportiert Vergangene Abrechnungsperioden werden nach dem Monatsabschluss gesperrt so dass keine doppelte Abrechnung erfolgen und Eintr ge nicht mehr nachtr glich ge ndert werden k nnen Sie k nnen die bereits abgerechneten Zeitr ume aber pro Benutzer sich aus dem
45. itarbeiter Aktivit ten Aktuelle gesch ftliche Aktivit ten mit diesem Kunden Planung Geplante gesch ftliche Aktivit ten Vertriebsm glichkeiten Nachdem Sie den Kunden neu angelegt haben wird Ihnen die Detailansicht dargestellt 47 Kunde und Interessent Kundendetails Adresse Ansprechpartn erlKontakte Kundenhandle Name Strasse PLZ Ort Land Telefon Telefax Debitorennummer Email Website Bewertung Typ a Aktivit ten 4 Planung Abrechnung E Mail f Rechnungen Rechnungsdruck Rchn Emofaenger meyer Meyer Deutschland AG TESTKUNDE Hauptstrasse 14 0561 12345 89 info meyer de http www mever de Einer der groessten Hersteller f r abc in Deutschland E Niederlassungen A default j Kunde und Interessent 2 Namenssuche Wenn Sie Kundeninformation ausw hlen ohne etwas in das Projektauswahlfenster eingegeben zu haben wird Ihnen eine Liste aller vorhandener Kunden dargestellt Hier haben Sie die M glichkeit nach Interessenten zu suchen Kunden bersicht Kunden suchen M Auch Interessenten Kunden Suchen Ansprechpartner Suchen Neuer Kunde Name meyer Meyer Deutschland AG TESTKUNDE test nklhh ti Testinteressent 3 Ansprechpartner Zu jedem Ihrer Kunden oder Interessenten kann der Workflow Server beliebig viele Ansprechpartner anlegen Kunden bersicht Kunden suchen M Auch Int
46. ium gefiltert d h dass nur passende Daten weiterverarbeitet werden Wird mehr als ein Filter gesetzt dann m ssen alle Filter Bedingungen gleichzeitig erf llt sein AND Verkn pfung Filtername Beschreibung Zeitraum Wird entweder manuell als Datum eingegeben oder als vordefinierte Zeitspanne Die vordefinierten Eintr ge beziehen sich immer auf das Datum an dem die Statistik berechnet wird Kunde Kunden Handle Projekt Projektname Status Status im Klartext Statuswechsel Statuswechsel im Klartext Task Handle Task Handle ohne Workflow Workflow im Klartext Benutzer Benutzername Abteilung Abteilungsname Dienstleistung Dienstleistung im Klartext 11 Statistik Center Filtername Beschreibung ShowInTodo yes oder no filtert nach Tasks die in einem Status sind der in MyTasks angezeigt wird 3 Gruppierung F r jede Gruppierung die ausgew hlt ist wird eine eigene Tabelle und eine Graphik erzeugt und angezeigt Sie k nnen beliebig viele Gruppierungen anw hlen mindestens jedoch eine die dann im Ergebnis untereinander dargestellt werden Daten zu Gruppieren bedeutet sie nach eine bestimmten Kriterium zusammenzufassen und alle Daten die dieses Kriterium gemeinsam haben als ein Datum darzustellen Die Werte der einzelnen so gruppierten Daten werden dann entsprechen der Statistik Funktion verrechnet So kann zum Beispiel die Summer aller Werte
47. k Statistik Daten Name Kunden Top 10 ID 1 Typ Funktion Transitzeit Anzahl Andere 10 Filter Zeitraum 17 02 2009 17 02 2010 Zur ck zur Auswahl Statistik andem Ergebnisse Gruppierung nach kunde 68 Statistik Center Sie sehen das Ergebnis Ihrer Statistik Klicken Sie auf ndern um die Statistik neu zu definieren also z B den Zeitraum zu ndern oder neue Ansichten hinzuzuf gen Klicken Sie auf einen Eintrag in einer der Tabellen um die Statistik darauf einzuschr nken Klicken Sie auf Excel am unteren Rand einer Tabelle um diese Tabelle als Microsoft Excel File zu exportieren 69 Kapitel 25 Wiki 1 Wiki Seite Sie sehen hier ein Dokument das von allen Benutzern des System bearbeitet werden kann Weitere Erkl rungen zur Navigation am unteren Rand der Seite siehe Abschnitt 1 Wiki Navigation Wiki Seiten die zu einem Task geschrieben wurden haben in der Titel Zeile links oben Task 1234 einen Link auf den zugeh rigen Task 2 Wiki Seite Bearbeiten In dieser Ansicht k nnen Sie die Wiki Seite bearbeiten Solange Sie die Bearbeitungsmaske offen haben kann kein anderer Benutzer die Seite ndern Wenn Sie die Bearbeitung abbrechen m chten klicken Sie auf Abbrechen die Seite wird dann zur Bearbeitung durch andere Benutzer freigegeben Sie k nnen Bilder in die Wikiseite einbinden indem Sie diese im Fenster unterhalb des Editierbereiches hochladen und dann Einf gen w hlen
48. k Detail Tipp Wenn Sie in der Navigation auf den Ordner vor einem Menuepunkt klicken so ffnet sich die gew nschte Funktion in einem neuen Fenster Tipp Geben Sie ein Projekt Handle in das Projekteingabefeld ein und dr cken Sie lt Enter gt um in die Projekt bersicht zu gelangen Tipp Wenn Sie doppelt auf das Projekteingabefeld klicken wird der Inhalt gel scht Tipp Wenn Sie Alt P dr cken springt der Cursor in das Projekteingabefeld Tipp Duch einen Klick auf die Lupe neben der Projektauswahl wird die n chste Seite in einem neuen Fenster ge ffnet Tipp Sie k nnen das Task Handle mit oder ohne f hrendes eingeben Tipp Trange Sie ein Task Handle in das Projekteingabefeld ein und klicken Sie dann auf Task anlegen um einen Sub Task anzulegen 2 Bildschirmaufbau Nach dem Einloggen sehen Sie folgendes vor sich 23 Navigation I Mera Auigsben I Anke anlegen Jl Aug be suchen G sora w hlen 1 Zeiterfassung Projo lima wel Kinderirdom ti n Piysktibersich l Ookumants cl Wi r esch I Auslasbarg Are Dipasiten Tormo Si ahatik Slunderabrechrurng EE Der Bildschirm des Workflow Servers ist in mehrere Bereiche unterteilt Links finden Sie zun chst die Projektauswahl 1 das Hauptmen 2 und oben die Statusleiste 3 Bereich Funktion 1 Projektauswahl 2 Hauptmen In diesem Bereich w hlen Sie aus mit welchem Projekt Sie aktuell
49. lO ia 70 2 Wiki Seite Bearbeiten oooccococononnncnccnccnccnnonncnccnnnncnnnnnnnnncnnnnn cono nn nnana nn ran cn nc nn nnanancnn 70 3 Wiki Inhaltsverzeichnis 42 42er nieteleun eier uk 70 4 Wiki Letzte nderungen el ue EE 70 26 Rechnungen units u ee nai EEEN E EEEE en 71 1 Rechnung erstellen serrr taae N ENEE ENNER ENER nennen ENEE 71 2 Rechnung bearbeiten er eek liste 71 J E Mel ie Elte UE 75 e UN 76 A EEE AEE A E E T E E E E EE E O 76 2r Onine He O aa Tane aar E AEA ASEA 76 28 WFS Central de gedreet atado 77 1 2Feedback E A O O 77 29 Zusak prora EEN 78 1 SeannerGlieft EECH 78 1 1 e Enn S bos 78 Benutzerhandbuch 1 2 KOnfiquralion EE 78 1 3 Dokumente in den WFS hochladen nee nnnennnnnnennnnnnnennn nenn 79 1 31 Automatisierung 2 Harn Hafen 80 EE ee EE EN A A IRA 82 Vorwort Herzlich Willkommen zum MyControl Workflow Server der Webl sung f r effizientes und professionelles Arbeiten Wir freuen uns da Sie sich f r Software aus unserem Hause entschieden haben und w nschen Ihnen viel Vergn gen beim Einsatz des Workflow Servers 1 An wen richtet sich dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an alle Benutzer eines MyControl Workflow Servers Es vermittelt Grundlagen die beim t glichen Gebrauch des Programms hilfreich sind und zum Verst ndnis der vielf ltigen Funktionen beitragen Das Buch richtet sich sowohl an Anwender die noch keine Erfahrung mit Workflow Management h
50. lungen aufbauen 4 Projekt Wiki und Task Wiki Der Titel f r Wiki Seiten zu einem Projekt ist wie folgt festgelegt Projekt lt Projekt Handle gt Wiki F r das Wiki zu einem bestimmten Task ist der Seitenname Task lt Task Handle gt 5 Zugriffsrechte Sie k nnen zu jeder Wiki Seite zwei Berechtigungen vergeben ein Anzeige und ein Schreibrecht Nur Benutzer die einer Gruppe mit diesem Recht zugewiesen sind k nnen die Seite dann lesen bzw bearbeiten Sie k nnen auch neue Rechte definieren um z B einen Bereich im Wiki nur f r die Gesch ftsf hrung zug nglich zu machen Weitere Informationen zum Anlegen von Rechten finden Sie im Administrationshandbuch Kapitel 9 RSS Feed 1 Was ist RSS RSS RDF Site Summary ist eine Technologie zum bermitteln von kurzen Nachrichten Um RSS zu nutzen ben tigen Sie entweder einen RSS f higen Internet Browser eine RSS Erweiterung f r Ihren Browser oder ein RSS Feed Reader bzw Aggregator Programm Mehr zum Thema RSS finden Sie zum Beispiel auf http de wikipedia org wiki RSS 2 RSS im WFS Der WFS benutzt RSS um jedem Benutzer eine Liste seiner Tasks zu Verf gung zu stellen Damit kann man beispielsweise im Firefox ein Task DropDown in der Bookmarkleiste erzeugen Firefox und IE zeigen ein Live Bookmark Icon an Das funktioniert nur wenn der WFS seinerseits nicht in einem fremden Frame geladen ist Durch Klick auf dieses Icon kann der RSS Feed aktiviert werd
51. m glicht es Ihnen Tasks zun chst aus Ihrer Todo Liste auszublenden die Priorit t des Tasks wird dazu auf warten gesetzt Am eingestellten Wiedervorlage Termin wird dieser Task wieder in Ihrer Todo Liste mit der Priorit t hoch dargestellt 39 Workflow Tipp Sie k nnen in allen Bemerkungsfeldern die Wiki Formatierung benutzen Tipp Mit dem Lupensymbol k nnen Sie Eingabefelder heranzoomen Tipp Am Scrollbalken an der rechten Seite eines Eingabefelds erkennt man dass dort mehr Text wartet Tipp Ein Klick auf den Status zeigt in einem neuen Fenster eine graphische bersicht des Workflows an Tipp Wenn die Links Projekt oder Task neben dem Text Wiki fett gedruckt sind dann gibt es die zugeh rigen Wiki Seiten Tipp Ein Klick auf das Projekt bernimmt dieses in das Projekt Eingabefeld Weiterf hrende Themen Abschnitt 2 Wiki Formatierung 2 neuen Task anlegen W hlen Sie als erstes einen neuen Workflow aus und tragen Sie erst dann die ben tigen Informationen zum Task ein Bei der Auswahl eines Workflows mit einem Standard Projekt bekommen Sie die M glichkeit den Task einfach per Mausklick anzulegen ohne vorher noch ein Projekt w hlen zu m ssen W hlen Sie dazu Task anlegen aus der Navigation ohne ein Projekt ausgew hlt zu haben Diese M glichkeit wird gerne f r z B Urlaubsantr ge oder Materialanforderungen benutzt Die QuickAufgabe Funktion erm glicht es Ihnen
52. mia 45 2 Namenssuche un oia 49 3 Ansprechpartfiarn z ls een ikeinrlieneiit nme 49 4 Ansprechpartnersuche 4444444H44Rn n EE SLEA eE AASER KEF TAERE iE 50 17 Ansprechpartner sr ei EAEE BE RE A EEE ENEE e EE KEN 51 1 Ansprechpartner Detall ANEREN 51 18 colera s EE 52 A Le EE 52 2 Alte Eins tze nsehen EE 52 3 Einsatz Statistik 2 22 eebe 52 19 L nnabrechnung TEE 53 UE N Ken EE 53 2 Durchf hrung einer Lohnabrechnung nennen nennen nnennnnnn nn nnnrnn nennen 54 3 Anzeigen der Lohnabrechnung nennen nnnnnnnnnnnn nn nn 55 20 O O 56 Te Pro ORT Deta iu iia 56 2 neues Projekt anlegen seoses i neiere EEKE EEEREN ENEE ENEE 57 3 ProJEktDrOWSET mit ee Bene He eigenen Ben 57 O T E 58 AKI a a ee eege 58 Ke Rull 60 22 DOKUMENTE n aaeh a DEE Eege eh nenne 62 MN eieren ten eerror eA TEA ERE AEEA EEE ARR EA SE 62 2e Dpkument RTE 62 3 Dokument Eigenschaften ooccccconnccccconnnncccononnnncconnncnccnnnnnncnnnnnnncnnnnnnncnnnnnnnnnnnanans 62 23 Management Center coooccccccccccccnnnnoconnnnconononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannrnnnnnnnnnnnnnrnnnnnnnnnnnnnaneranincnnns 63 1 Auslastung eiii tirada dE ENEE 63 24 Statistik Center EE 65 1 Liste der definierten Statistiken ooonnnccinnnnncconnncccnnnnccnononnnncnnnancn nono nannn cnn ncn cnn 65 2 Statistik ndern oder anlegen uusnsnnnsnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn nn 66 3 Statistik Anzeilgen EEN 68 SE ee ee ee ee 70 T WIKE
53. nen en a neue 10 1 Allgemeine Daten nn ae tie en nie 10 1 14 Statistik Typeni nn r 2212 ed Ge E 11 1 2 Statistik Funktionen EAA E A EE nennen S EEEE 11 2 VT 11 GUISO EE 12 7 Bo k mente und Datelen a nn INH er a aa 13 SE WIR ne Ee Ee ren ee De Ke ee ee ee 14 1 Wiki Navigation a ern anne inne 14 2 WIK Formen ici ido 14 3 WIKI Unterseiten rai a A AA AE A bc a 15 4 Projekt Wiki und Task Wiki 15 e IEN 16 Re EEN 17 Ier et ae en ee ee eet 17 e lun WEEN 17 IL WEG Praxis ii A ee aa 18 TO Ans und Abmelden en ernennt 21 Li EOGI a RL Ale 21 1 1 Verschl sselte Verbindung nennen nennen nnnnennnnn 21 IT Navigation Ee ENNEN ei 23 T Navigate 23 2 BildSchirmaufbau iS ae nern he 23 3 29 A ee ee e e een ge ee eg 24 4 Prod ktinformation essen ee een 25 5 e E EE 25 6 e 26 12 pers nliche Einstellungen 4444440444RRnnnHHnnnn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nennen nnnnnnnn nennen 27 1 Einstellungen bearbeiten nn nennen nnnnennnnnnnenn nenn 27 2 Des gn AUSWAH aa E 30 3 NIESEN ee dan 31 EC We RA Bone EE EE 32 Benutzerhandbuch UNENEE 32 23 FaSk SUCHE res eege ae ee ee E 34 KE re El 36 E die Ile 38 Las EC UE 38 2 neuen Task MO iiir ai A oe 40 3 Pfojekt bersicht a4 en cil ENEE 40 E ee e EE Ee NEE ee 42 1 DISPOSIION 4 4 Heike Dein itirh ie Eed Eed EECHER 42 16 Kunde und Interessent AAR nn annnnnnnnnnnnnnnannnennnannnnn nn E nennen nen 45 1 Kunden A nlegen
54. nter W hlen Sie Ihre Statistik aus der Liste oder erstellen Sie eine neue Arbeitsverteilung Arbeitszeit Sumi Arbeitszeitentwicklung Arbeltszeit Sun Kunden Top 10 Transitzeit Anzal Projekte im letzten Monat Transitzeit Anzal Zeitprofil Transitzeit Anza Neue Statistik W hlen Sie eine bereits definierte Statistik aus der Liste aus um sie anzuzeigen oder zu ndern oder legen Sie eine neue Statistik an 65 Statistik Center 2 Statistik ndern oder anlegen Statistik bearbeiten Allgemeine Daten Filter Gruppierung an aus ID Name C privat Zeitraum manuell C letzter Tag C dieser Tag Kunde Status Task Handle Benutzer Dienstleistung Zeit Tag Zeit Monat Wochentag Kunde Status TaskID User Dienstleistung Speichen Anzeigen L schen Hier stellen Sie die Parameter f r die Statistik ein Speichen Anzeigen L schen 1 Kunden Top 10 ffentlich vn ln letzte Woche letzte 7 Tage diese Woche cojea oo He to ito Sc eieiei o o Statistik Center Stellen Sie die Parameter f r die Statistik ein und speichern Sie das ganze um es zu sichern oder zeigen Sie sich nur das Ergebnis an Die Parameter der Statistik sind in drei Bl cke f r Allgemeine Daten Filter und Gruppierung unterteilt ber deren Bedeutung lesen Sie in Kapitel 6 Statistik Center 67 Statistik Center 3 Statistik anzeigen Statistik Daten Statisti
55. rd Dokumente PDF oder hnliches im Workflow Server zu speichern und damit anderen Nutzern zur Verf gung zu stellen Dokumente k nnen entweder zu Projekten oder zu Tasks zugeordnet werden Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 22 Dokumente Kapitel 8 Wiki Im Wiki kann man schnell Informationen abrufen und speichern Jeder Benutzer kann hier Dokumente einsehen anlegen ndern und l schen Jede Anderung wird revisionssicher gespeichert und l sst sich sp ter genau rekonstruieren Eine Beschreibung der Wiki Funktionen finden Sie in Kapitel 25 Wiki 1 Wiki Navigation Die Wiki Navigation ist auf allen Wiki Seiten am oberen bzw unteren Rand zu finden Es werden nur die Funktionen angezeigt die auf der aktuellen Seite verf gbar sind Funktion Beschreibung Home Wechselt zur Hauptseite des Wikis Home Eine Ebene noch oben Wechselt bei verschachtelten Seiten Haupt Unter zur n chsth heren Elternseite siehe Abschnitt 3 Wiki Unterseiten Seitenhistorie Zeigt die Historie d h alle nderungen und Revisionen der aktuellen Seite an Suche F hrt eine Volltextsuche im gesamten Wiki durch Checkboxen Setzt bzw L scht alle Checkboxen im aktuellen Dokument Letzte nderungen Zeigt die letzten nderungen im gesamten Wiki an siehe Abschnitt 4 Wiki Letzte Anderungen Seitenhistorie Seite bearbeiten Tastenk rzel Alt E Bearbeitet die aktuelle Seite siehe Abschnitt 2
56. rden die Deadlines aller offenen Tasks Auf dieser Seite k nnen Sie das Kontextmen ben tzen siehe Abschnitt 5 Kontextmen 61 Kapitel 22 Dokumente Weitere Informationen ber Dokumente finden Sie in Kapitel 7 Dokumente und Dateien 1 Dokumentenverwaltung Suchen Ausw hlen und Neuanlegen von Dokumenten 2 Dokument Details Anzeigen ndern und Download eines Dokuments 3 Dokument Eigenschaften Einstellen der Eigenschaften eines Dokuments 62 Kanidelar Management Center Auslastung Arbeitsverteilung ee O o Stunde Gem 0 005 BE ES Bio misc Gandalf 5y AN E 0 00h HajoB 5y 4M 4 0 00h Schol nie 0 00h 0 00h 3 00h 0 00h 0 00h 0 00h 0 00h 16 006 0 00h unverteilt 0 00h Summe 71 19 00h Alle Benutzer mit Tasks anzeigen bluemchen By 4M demo online germa Sy 4M hippo 5y ANM lamar nie milo dy 1M neumi 5y AM samsu Dn 4M S A Un ee zl LE zl ch Alle Benutzer anzeigen Abrechnung Kerb eshop 10 00h hombe werbung 1 00h SUMME 11 00h 63 Management Center Sie finden hier gesammelte Informationen ber die Auslastung Ihrer Human Resources also welcher Mitarbeiter hat gerade wieviel Arbeit auf seinem Schreibtisch f r welche Kunden wird derzeit gearbeitet und stimmt die Deckung dabei 64 Kapitel 24 Statistik Center Siehe auch Kapitel 6 Statistik Center 1 Liste der definierten Statistiken Statistik Ce
57. sicht 75 Kapitel 27 Hilfe 1 Tipps Nach dem Einloggen sehen Sie hier einen der Tipps aus diesem Handbuch Manche Internet Browser arbeiten mit einem sg Popup Blocker Um die WFS Tipps zu sehen muss daher evtl der Popup Blocker so eingestellt werden dass er die Tipps vom Workflow Server zul sst Wenn Sie auf das K stchen Tipps beim Starten anzeigen klicken k nnen Sie die Funktion ab und wieder anschalten Die Funktion l sst sich auch in Ihren Benutzer Einstellungen an und abschalten siehe Abschnitt 1 Einstellungen bearbeiten 2 Online Hilfe Klicken Sie rechts oben in der Statusleiste auf das um die online Hilfe in einem neuen Fenster zu ffnen Die Online Hilfe ist kontextsensitiv d h sie zeigt beim Aufruf das Hilfethema an das zu der gerade ausge hlten Funktion passt Innerhalb der online Hilfe gelangen Sie per Link zu weiteren Themen und bersichten Die Online Hilfe kann auch als Handbuch im PDF Format heruntergeladen und ausgedrucktwerden Benutzen Sie dazu den gleichnamigen Link 76 Kapitel 28 WFS Central Die WFS Central ist das MyControl Informations Zentrum f r alle WFS Benutzer Einige Angebote der WFS Central sind direkt aus Ihrem WFS heraus zu benutzen dazu geh ren die online Hilfe und das Feedback Sie k nnen die WFS Central auch direkt im Internet erreichen http wfscentral mycontrol de In der WFS Central finden Sie auch neue Standard Workflows und neue Designs
58. t und gibt Ihnen einen schnelle berblick ber die Aktivit t Ihrer Firma Falls Sie das n tige Recht zum Anzeigen aller Aktivit ten nicht besitzen wird Ihnen nur Ihre pers nliche aktivit t angezeigt Tipp L Mit der Aktivit ts Funktion finden Sie schnell die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Tasks wieder Der angezeigte Zeitraum ist in der Auswahl links von der Grafik einstellbar Angezeigt werden ein Aktivit ts Diagramm zur schnellen bersicht darunter eine Liste aller bearbeiteten Tasks und am Ende der Seite die Summe der Statuswechsel pro Benutzer Die Grafik ist nach Tagen und Kalenderwochen unterteilt Wochenende sind dabei hellgr n schattiert der ausgew hlte Zeitraum hellblau Folgende Werte werden angezeigt oberhalb von Aktivit tsspitzen der Kategorie Anzahl Statuswechsel ist zus tzlich der genaue Zahlenwert ablesbar dunkelblaue Linie Anzahl der Statuswechsel dunkelrote Linie Anzahl der neuen Tasks hellrote Linie Anzahl der eingebuchten Arbeitsstunden Tipp Ein Klick auf die Aktivit ts Kurve zoomt diese heran Die Liste aller bearbeiteten Tasks zeigt alle Tasks mit Kunde Task Handle und Titel an an denen im ausgew hlten Zeiraum ein Statuswechsel vorgenommen wurde und unterhalb der Task Beschreibung eine Liste aller Statuswechsel dieses Tasks aus dem angegebenen Zeitraum unter Angabe von Benutzer Art des Statuswechsel und Datum und Uhrzeit Tipp Klicken Sie auf die Task Beschr
59. teht Typ Datenquelle der Statistik liefert pro Datensatz einen Wert siehe Abschnitt 1 1 Statistik Typen Funktion mathematische Statistikfunktion die auf den Wert aus der Datenquelle angewendet wird siehe Abschnitt 1 2 Statistik Funktionen Andere gibt an ab wievielen Ergebnissen die Anzeige abgeschnitten werden und alle brigen Ergebnisse zu Andere zusammengefasst werden soll Diese und alle anderen Daten einer Statistik werden hier eingestellt Abschnitt 2 Statistik ndern oder anlegen Statistik Center 1 1 Statistik Typen Statistik Typ Datenquelle Wert Arbeitszeit Accounting Daten Arbeitszeit Nachkalkulation z Transitzeit Statuswechsel Daten Zeit seit dem letzten Statuswechsel Taskzeit Statuswechsel Daten Zeit zwischen Anlegen und geschlossener Tasks schliessen des Tasks Rechnungspositionen Rechnungspositionen Gesamtbetrag je gespeicherter Rechnungen Rechnungszeile 1 2 Statistik Funktionen Funktion Beschreibung Summe Summe der Werte Mittel arithmetisches Mittel ber die Werte Mittel ohne Null arithmetisches Mittle ber alle Werte ungleich O geometrisches Mittel geometrisches Mittel ist nur f r Werte ungleich O m glich Median Median hnlich dem Mittelwert Anzahl Anzahl der Werte 2 Filter Wenn ein Filter gesetzt wird dann werden die daten nach diesem Kriter
60. tiviert ist siehe dazu Abschnitt 1 Einstellungen bearbeiten e Tipp 1 Wenn die Tasks nach Projekt gruppiert sind kann man durch klick auf die Projektzeile dieses in das Projekt Eingabefeld links oben bernehmen Eine Beschreibung der Navigation auf der linken Seite finden Sie unter Abschnitt 1 Navigation Auf dieser Seite k nnen Sie das Kontextmen ben tzen siehe Abschnitt 5 Kontextmen 33 Task 2 Task Suche Guten Tag Stef R Meine Tasks REESEN E 479 meyermisc R ckruf Frau Weiss norma 459 myc misc Lead XY GmbH Call Qualifizieren norma 490 mycomisc Websiteanfrage M ller GmbH Call Qualifizieren norma 454 myc misc Rechnung Flyer AG Rechnungseingang norma 452 mycomisc Telekomrechnung Genehmigung norma 439 bmw ber Testrechnung Controlling niedrig meyerroad Angebot erstellen Bearbeitung niedrig 13 wartende Tasks 11 zur Wiedervorlage Nach Projekt sortieren Aktuell Wichtige Termine Freitag 14 4 2010 Hausmesse Niederlassung M nchen e Dienstag 19 5 2010 Ende Sparpaket Aktion morgen ist Red Nose Day im B ro Tipps zum Testen e Kunden contrust meyer hombc seibold e Projekte intern vertrieb Editieren Suchen Sie einen bestimmten Task Es stehen Ihnen drei M glichkeiten zur Suche zur Verf gung Sie k nnen nach Volltext suchen eine von vordefinierten Kategorien ausw hlen oder sich die Tasks eines bestimmten Benutzers ansehen 34 Task
61. torie vermerken Um Ihre nderungen zu speichern w hlen Sie Speichern Zur ck f hrt Sie zur Ansicht des Kunden Sie k nnen einen Kunden l schen wenn dieser keine aktiven Projekte oder Rechnungen hat 4 Ansprechpartnersuche 50 Kapitel 17 Ansprechpartner 1 Ansprechpartner Detail Anzeigen und ndern der Daten eines Ansprechpartners sowie Anzeige und Eingabe der Kontakte zu diesem Ansprechpartner 51 Kapitel 18 Zeiterfassung 1 Zeiterfassung Beim Aufruf der Zeiterfassung werden alle an diesem Tag von Ihnen bearbeitete Tasks sowie alle Tasks auf die Sie Zeit gebucht haben angezeigt Fr here oder sp tere Zeiterfassungsdaten k nnen durch Eingabe eines Datums oder durch Auswahl eines Datums im einblendbaren Kalender angezeigt werden Durch Selektieren der Option Nur Tasks mit Statuswechsel Zeitbuchung anzeigen wird die Anzeige weiter eingegrenzt Dies kann hilfreich sein falls Sie zum Beispiel an diesem Datum viele Tasks disponiert haben aber selber keine Zeit darauf buchen m chten F r Zeitbuchungen auf Projekte oder auf Tasks welche nicht am ausgew hlten Tag bearbeitet wurden stehen zwei Eingabezeilen zur Verf gung Geben Sie im Projekt Feld das Projekt Handle oder im Task Feld die Task Nummer ein Handelt es sich um einen Arbeitseinsatz ausserhalb konkreter Projekte verwenden Sie daf r das misc Projekt welches bei allen Kunden standardm ig vorhanden ist Unter Nachbuchen wird di
62. tzt Unbefugte Vervielf ltigung oder unbefugter Vertrieb dieses Programms oder eines Teils davon sind strafbar Lesen Sie hier Angaben zu Hersteller und Version Ihres WFS 5 Kontextmen Das Kontextmen bietet den schnellen Zugriff auf Task oder Projekt bezogene Informationen indem man den Mauszeiger auf einem Task positioniert und die rechte Maustaste ben tzt Alle Aktionen beziehen sich auf den angew hlten Task bzw dessen Projekt oder Kunde Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Men punkt Funktion Neues Fenster zeigt den Task in einem neuen Fenster Projekt bernehmen bernimmt das Projekt in die Navigation Projekt bersicht geht zur Projekt bersicht Wiki Task geht zur Wiki Seite dieses Tasks Projekt geht zur Wiki Seite dieses Projekts Dokumente geht zu den Dokumenten dieses Projekts Priorit t erh hen erh ht die Priorit t dieses Tasks um eine Stufe verringern verringert die Priorit t dieses Tasks um eine Stufe Kundeninformationen geht zu den Kunde Details Task beobachten setzt den Task auf die Beobachtete Tasks Liste Men schliessen schliesst das Kontextmen 25 Navigation 6 Hot Keys Hot Key Funktion Task anlegen auf einer Wiki Seite Editor aufrufen Hilfe aufrufen Navigiere zu Meine Tasks in s Projekteingabefeld wechseln s uv z I m gt Navigiere zu Wiki Um Funktionen per Hot Key au
63. ung f r MyControl Workflow Server dieses Produkt 81 Anhang B Index Stichwortverzeichnis Organizer 36 Task Organizer 36 A Abwesenheit 30 Aktivit t 58 Aktivit ts Kurve 59 Ansprechpartner 49 51 Suche 50 Arbeitszeit 8 Auswertung 8 11 bei einem Statuswechsel 8 eigene 52 Erfassung 8 52 Lohnabrechnung 9 Rechnungsstellung 9 Statistik 11 52 Stundenzettel 8 Auslastung 63 Benutzer 3 21 27 Bug Meldung 77 D Datei Siehe Dokument Design 29 30 Download 77 Disposition 42 60 Dokument 13 62 62 62 E Einsatz Siehe Arbeitszeit EMail 29 F Farbe 30 Feedback 77 File Siehe Dokument Filter 11 Formatierung 14 Funktion 11 G Gruppierung 12 H Hilfe 76 82 Index online Hilfe 76 Tipp 76 Hilfsprogramme 78 Hot Key 26 K Kennwort 3 21 27 29 Kontextmen 25 Kunde 6 7 Ansprechpartner Siehe Ansprechpartner neuer Kunde 45 Suchen 49 Kunden Handle 6 L Login 21 Lohnabrechnung 8 9 53 54 55 M Mobile PIN 3 29 N Navigation 23 23 24 25 P Passwort Siehe Kennwort PIN Siehe Mobile PIN Programme externe 78 Projekt 7 56 57 Detail 56 neues Projekt 57 bersicht 40 Projekt Handle 7 Projekt bersicht 40 Projekt Wiki 15 R Rechnung Rechnung bearbeiten 71 Rechnung erstellen 71 Rechnungsarchiv 75 RSS 17 S Scanner 78 ScamnerClient 78 Skin Siehe Design Statistik 10 65 68 Filter 1
64. xis KEE Ee ET 68 SNE eeh ee ee e 70 de WIKIS Cll tia tcs iO deis 70 2 Wiki Seite Bearbeiten oooooononnccnccncincnnnccncnncnnnnncnononnnnccnnnnncnnnn ona rrnn nn cnn nn n nn cnn nn nn c nn 70 A u entnehmen obere 70 4 Wiki Letzte nderungen Seitenhist fle 2 0 addict 70 26 Rechnungen aa et a eh SENAT 71 1 R8enn ng erstellen eene eege eet Eege e eent 71 2 Rechnung be rbeiten EE 71 Ke ll ue EU EE 75 PTRA UE 76 AMAS coca cdi 76 2 Online e TC 76 287 ee erein A AAA AA ARA AAA AAA 77 er 77 29 Zus lzprogramme zn a a dido 78 TT 78 Us D le lu 78 1 2 K nfiguration EE 78 1 3 Dokumente in den WFS hochladen en nnanancnnncnncnnns 79 1 3 1 Automatisierung mr ains een koennen coinns 80 20 Kapitel 10 An und Abmelden 1 Login 3 Sichere Verbindung 3 Anmeldung mit SmartCard Benutzername Passwort Anmelden In diese Felder geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Um Ihre Daten verschl sselt zu bermitteln w hlen Sie Sichere Verbindung sofern Ihr Clientcomputer dies unterst tzt Wenn Sie sich mittels eines Kartenlesers und einer Smartcard authentifizieren m chten legen Sie die Chipkarte ein und w hlen Sie Anmeldung mit Smartcard Lesen Sie mehr zum Thema Sicherheit in Kapitel 1 Rechte und Sicherheit 1 1 Verschl sselte Verbindung Sollten Sie bei der Umschaltung auf eine sichere Verbindung diese oder eine hnliche Warnmeldung erhalten haben Sie das
65. zum Download sowie s mtliche Dokumentationen aller WFS Versionen 1 Feedback Hier k nnen Sie Fehlermeldungen Anregungen und Kritik direkt an die Entwickler des WFS schicken Diese Anfrage wird mit Ihrem Namen Firma und Ihrer WFS Version versehen so dass MyControl sofort alle wichtigen Informationen zur Hand hat um Ihre Anfrage umgehend bearbeiten und Sie ggf kontaktieren zu k nnen F r Ihre Anfrage wird brigens automatisch ein Task im MyControl eigenen WFS angelegt Tipp Geben Sie hier Ihre Erfahrungen weiter und helfen Sie MyControl den WFS ein St ckchen besser zu machen 77 Kapitel 29 Zusatzprogramme Im Folgenden sind Zusatzprogramme beschrieben die Sie auf ihrem PC Handy oder anderen Ger ten installieren k nnen um die Nutzungsm glichkeiten ihres WFS zu erweitern oder die Benutzung zu vereinfachen Diese Programme bekommen Sie entweder von Ihrem WFS Administrator oder direkt von MyControl 1 ScannerClient 1 1 Allgemeines Der ScannerClient ist ein Zusatzprogramm mit dem Dateien direkt in den WFS hochgeladen werden k nnen Das ScannerClient Programm kann dabei Dateien sowohl von einem Eingabeger t wie einem Scanner als auch von einem Laufwerk lesen und beim Hochladen die Dateien sowohl an bestehende Tasks anh ngen als auch neue Tasks erzeugen So ist es z B sehr einfach m glich den Rechnungseingang in Ihrer Firma ab dem ersten Schritt digital im WFS zu organisieren Systemvoraussetzungen W

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