Gnuaccounting Benutzerhandbuch
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1. Dokumente Produkte offen 3 Kontakte Vorschl ge Fragen Fehler Verbesserungen jstaerk usegroup de Der Format String bestimmt den LU Dateinamen der Rechnung und Illustration 1 Hauptfenster ersetzt den OpenOffice org Platzhalter des entsprechenden Transaktionstyps 9 35 Der Prefix bestimmt den Dateinamen der zu verwendenden Vorlage Wird der Prefix ge ndert und Gnuaccounting neu gestartet wird auch die Vorlagendatei umbenannt Der Prefix muss eindeutig sein 2 2 1 Beispiel f r einen Format String RE lt number year gt lt number month gt lt number dayofmonth gt lt number value gt ergibt zum Beispiel RE 20100430 15 wenn die f nfzehnte Rechnung am 30 April 2010 geschrieben wurde 2 2 2 Andere Formate Nummerformate W hrungen und Spracheinstellungen werden automatisch aus den Systemeinstellungen bernommen unter Windows Systemeinstellungen Zeit Sprache und Region Datum Uhrzeit oder Zahlenformat ndern unter Linux locales Die Prefixe werden beim ersten Start von gnuaccounting vergeben 2 2 3 Eindeutigkeit der Prefixes Haben Sie zum Beispiel Gnuaccounting auf einem nicht deutschen System zum ersten Mal gestartet Gnuaccounting startet dann in englisch und m chten Sie es nicht neu installieren m ssten Sie zum Beispiel um Ihren Rechnungen RE f r deutsch Rechnung vorstellen zu k nnen zuerst das Prefix der englischen Mahnung2. Gnuaccounting Benutzerhandbuch 1 35 Inhaltsverzeichnis 1 Voraussetzungen Installation und Grat 5 1 1 SYystiemVvoralussezungenzsss aufs 5 1 2 Ee en RE 5 leie ie E 5 1 3 1 Nach Download desInstallbis an ae nenene narenn nnen nenn nn nrnna nrnna nnan nn annann annn e ne 5 1 3 2 Nach Download des Zp Pakeis 5 1 3 3 Unter 64D le ele Aa ne ea 5 1 3 4 Portable Version f r USB SIcks a ae 6 1 3 5 Standalone Gnuaccounting mit OpenCffcebortahle rrenen 7 1 3 6 Gnuaccounting MmitLibred ice usa 7 1 4 Unter ENDE anal nen Sale ran 7 SE NR tele ME En EE 7 1 4 2 OPenSYSE D A ae el 8 1 5 eine ele el eren En EE 8 2 Einstellungen unlEinfichl ng za einen 9 2 Ta ee EE 9 2 2 Nummern und Formale anna ee ee 9 2 2 1 Beispiel f r einen Format String n00n0 nennen nennen nme en 10 2 2 2 Andere Formale Haie 10 2 2 3 Eindeuligkeit der PreiiXxes u einer 10 2 2 2 Alsgangsbelege a nn aka ke 10 2 2 5 inte ele Ee EE 10 2 3 Regelungen f r Kleinunternehmen rrserreerseerneenneonnnonnnonnnonnnonnnonnnnnnnnnenennnnn 11 2 3 1 Einnahmen berschussrechnung EUR SA 11 2 3 2 Umsatzsteuerbefreiung SOU ENNEN 11 KN dn EE 11 2 9 4 SKROZ EE 12 2 4 Kontener ffnung zum Wirtschaftsjahresbeginn 12 HE 12 3 1 Belegerstellid ser ee 12 ele Ed e DEE 12 3 3 Privatentnahmen und Privateinlagen ssuess000000nnnnn0nnnnn nn nn nenn non nnnennnnnnnnnnneennn 14 3 4 Import aus Zeiterfassung EE 14 3 5 Fortf h
3. ofbiz apache org e conceptERP www concepterp de e opentabs http www opentaps org 9 2 Oft benutzte Konten Die Codes stammen aus SKRO3 0410 Gesch ftsausstattung Beispielsweise f r B rom bel die teurer als 410 Euro sind e 0480 Geringwertige Wirtschaftsg ter F r alle Verm genswerte billiger als 410 Euro die nicht f r den Verkauf oder Verbrauch w hrend eines Produktionsprozesses bestimmt sind wie billige Software B robedarf Kugelschreiber Taschenrechner F r teurere G ter siehe bspw 0410 f r vom Produktionsprozess ben tigte G ter siehe bspw 3000 Roh Hilfs und Betriebsstoffe 1000 Kasse In der Regel die Barkasse e 1200 Bank In der Regel ein Girokonto Es k nnen Unterkonten gebildet werden bspw 1201 Tagesgeldkonto e 1400 Forderungen Personenkonto Forderungen an Privatpersonen und Unternehmen e 1576 Abziehbare Vorsteuer e 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen e 1776 Umsatzsteuer 19 Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt 1780 Umsatzsteuer Vorauszahlungen Nur bei der Ist Besteuerung verwendet 1790 Umsatzsteuer Vorjahr Sollten Nach oder R ckzahlungen anfangen werden diese gegen dieses Konto gebucht 34 35 1800 Privatentnahmen ber dieses Konto k nnen Eigent mer eines Einzelgewerbes oder Gesellschafter einer Personengesellschaft der Gesellschaft Geld Leistungen Waren oder Anlageg ter entnehmen im Falle von Geld ist das oft das Gehalt
4. pdf Dateien im Unterverzeichnis 0000 gespeichert Das Nutzerverzeichnis ist unter Linux unter home lt Nutzername gt und unter Windows 7 unter C Users lt Benutzername gt gespeichert wobei in der deutschen Installation der Pfad Users in Benutzer lokalisiert wurde Beispiel C Benutzer jstaerk gnuaccounting Globale Einstellungen befinden sich in gnuaccounting config xml mandantenbezogene Einstellungen in gnuaccounting 0000 settings xml F r ein Backup wird empfohlen das gesamte gnuaccounting Verzeichnis inklusive des 0000 Unterverzeichnisses zu sichern f r eine Versionierung dieses Verzeichnis mit Unterverzeichnis in eine Versionskontrolle etwa Subversion oder Git aufzunehmen Werden neue Belege erstellt m ssen neben des Eincheckens der hibernate Dateien die neuen Dateien in 0000 der Versionskontrolle hinzugef gt werden 6 2 Verwendung einer externen Datenbank Sie k nnen Gnuaccounting statt mit der mitgelieferten Datenbank auch mit MySQL oder PostgreSQL betreiben Erstellen Sie beispielsweise eine MySQL Datenbank gnuaccounting und geben Sie einem Nutzern gnuaccounting mit Passwort 7 S13ben Schreibzugriff mysql gt GRANT ALL PRIVILEGES ON gnuaccounting TO gnuaccounting localhost IDENTIFIED BY 7 S13ben mysql gt FLUSH PRIVILEGES 26 35 mysql gt CREATE DATABASE gnuaccounting Starten Sie nun Gnuaccounting w hlen Sie in Verwaltung Konfiguration den Reiter Datenbank Klicken Sie externe Datenbank benu
5. des Eigent mers oder Gesellschafters 1810 Privatsteuern Sollten Privatentnahmen f r Steuern ben tigt werden 1890 Privateinlagen Das Gegenteil von Privatentnahmen so kann der Eigent mer oder ein Gesellschafter der Firma Kapital oder Anlageg ter zuf hren Vor allem in der Gr ndungsphase ist dieses Konto oft wichtig 2650 sonstige Zinsen und hnlich Ertr ge Beispielsweise Zinsen auf Tagesgeld Zu Kontogeb hren siehe auch 4970 3000 Roh Hilfs und Betriebsstoffe die in der Produktion verarbeitet werden 3100 Fremdleistungen Betrieblich genutzte Dienstleistungen wie die Erstellung einer Website oder das Redigieren eines Pressetextes 4320 Gewerbesteuer Sollte weitgehend selbsterkl rend sein 4360 Versicherungen Beispielsweise Betriebshaftpflicht 4380 Beitr ge Beispielsweise die Pflichtmitgliedschaft in der IHK oder die Mitgliedschaft in Berufsverb nden 4970 Nebenkosten des Geldverkehrs Beispielsweise monatliche Kontogeb hren Zu Zinsen siehe auch 2650 8400 Erl se 9000 Saldenvortr ge Jedes Jahr wird die Bilanz auf die Saldenvortr ge gebucht die dann zu Beginn des folgenden Jahres wieder auf die Konten gebucht werden Das bedeutet pro Sachkonto mit einem Saldo eine Buchung gegen 9000 Saldenvortr ge um den Anfangsbestand zu buchen Beispiel 400 Euro Barverm gen bei gleichzeitig 120 Euro Schulden Dispositionskredit auf dem Bankkonto Da sich Aktivkonten wie Kasse und Bank im Soll erh hen ergebe
6. Import Treiber ASCII Import die exportierte Datei als Importdatei Eine passende Konfigurationsdatei finden Sie im Gnuaccounting Programmverzeichnis im Unterordner Samples gnuaccounting addison cfg 4 3 3 Export f r Tabellenkalkulation Im eingebetten OpenOffice Calc Fenster k nnen Sie nun per Men Datei speichern Speicher unter Dies erfolgt standardm ig im OpenOffice Tabellenformat ODS alternativ k nnen Sie im speichern Dialog beispielsweise auch das Microsoft r Excel tm Format XLS ausw hlen oder ber DateilDrucken drucken Reportassistent ere ie Sie an den Reitern am unteren Ende des Calc Dokumentes erkennen El EIFEL zei u IT TC TT k nnen werden mehrere Tabellen BJ Arial x 10 r K Ba ui OR ee A angelegt er z 1 Sheet 1 Kontenliste mit Salden 1 173 178 rap Unsatziier Vorsuszat ngen 2 Sheet 2 T Konten 1 176 255 0270 119 ze Vater SA 1920 72 125 Gi 3 Sheet 3 Hauptbuch za 120 4 Statements Konten in Ka a 109 Staffelform Ss EE 5 Einnahmen 191 ES 5 D I E berschussrechnung Hae 7 rudiment re Einnahmen Ei EEN Tabell 2 Tabelle3 St m D Tabele 2 5 ep op SCHEER o 80 berschussrechnung Ca Ce HA Personenkonten Illustration 6 Zweites Arbeitsblatt des Exports als Typischerweise w rde eine Tabellenkalkulation Buchhaltungssoftware f r Kunden Debitoren und Mandanten
7. automatisch ausgew hlt Beim Import aus Kontoausz gen werden die Kontakte anhand der Bankverbindungen ausgew hlt und gegebenenfalls angelegt Das Detailverbuchungsfenster ist das einzige Fenster in dem eine Lastschrift oder berweisung per HBCI vorgenommen werden kann W hlen Sie dazu die Checkbox berweisung Lastschrift ausf hren an bevor Sie durchf hren klicken Dies ist bei Ausgangsrechnungen nur dann m glich wenn in der Kontaktverwaltung eine Bankverbindung f r den Empf nger der Transaktion vorliegt und als Zahlungsweise Zahlung Lastschrift ausgew hlt ist Stehen mehrere Detailverbuchungen an zum Beispiel weil mehrere Eintr ge beim Import im mehr Stapel abgelegt wurden wird die Anzahl der Buchungen im oberen Fensterteil angegeben und ein Sprung zur n chsten letzten vorherigen beziehungsweise ersten Buchung ist ber die Kn pfe im oberen Bildschirmbereich m glich 4 1 5 Buchhaltungsfenster Das Buchhaltungsfenster erscheint bei Klick auf den Buchhaltungsknopf des Hauptfensters Bei der Erstellung von Belegen und beim Import werden die Eintr ge beispielsweise des Kontoauszugs in den Netto und Umsatzsteuerbetrag gesplittet wenn Umsatzsteuer ausgew hlt war und entsprechend verbucht Im Buchhaltungsfenster ist daher keine direkte Auswahl des Umsatzsteuersatzes mehr n tig oder m glich Die Liste kann durch Klick auf eine Spalten berschrift sortiert werden Ein weiterer Klick dreht die Sor
8. folgt verbucht 1400 Forderungen an 8400 Erl se 100 1400 Forderungen an 1776 Ust 19 und bei Zahlungseingang 1200 Bank an 1400 Forderungen 119 Bei Istversteuerung erfolgt die Rechnungsstellung allerdings an 1766 Ust nicht f llig 1400 Forderungen an 8400 Erl se 100 1400 Forderungen an 1766 Ust nicht f llig 19 und wird bei Zahlung auf 1776 umgebucht 1200 Bank an 1400 Forderungen 119 1766 USt an 1776 Ust 19 11 35 2 3 4 SKRO3 Der Datev Standardkontenrahmen 03 SKRO3 ist keine Regelung f r Kleinunternehmen er wird jedoch von einigen Steuerberatern f r Einzelgewerbe und Personengesellschaften eingesetzt Wenn Sie denselben Kontenrahmen wie Ihr Steuerberater verwenden k nnen Sie m glicherweise die Buchungen austauschen selbstverst ndlich nur wenn Sie korrekt und vollst ndig buchen F r Kapitalgesellschaften wird teilweise der SKRO4 eingesetzt Eingestellt wird der zu verwendende Kontenrahmen in VerwaltunglEinstellungen im Reiter Firmendaten 2 4 Kontener ffnung zum Wirtschaftsjahresbeginn Um die Anfangsbest nde der Konten zu setzen m ssen Sie zu Beginn des Wirtschaftsjahres je Konto eine Er ffnungsbuchung erstellen Verwenden Sie dazu den Neu Knopf im Fenster Buchhaltung Das Gegenkonto ist das Er ffnungskonto Beispiel Unter Verwendung von SKRO3 400 Euro Barverm gen bei gleichzeitig 120 Euro Schulden Dispositionskredit auf dem Bankkonto Da sich Aktivkonten wie Kasse und Bank i
9. Kreditoren unterhalb der Konten 1400 Forderungen und 1600 Verbindlichkeiten jeweils einzelne Personenkonten pro Kunde bzw Lieferant erwarten bspw 1401 Forderungen an Kunde XYZ Gnuaccounting erwartet diese Konten nicht da die Kontakte als Attribut der entsprechenden Buchungen gespeichert werden Sollte ein Export pro Kreditor oder pro Debitor ben tigt werden k nnte dies mit den IDs der Kontakten nachger stet werden 4 5 Einstellungen Unter VerwaltunglEinstellungen legen Sie im Tab Firmendaten unter Anzeigejahr fest ob in auf der Buchungs bersicht Knopf Buchhaltung auf dem Hauptfenster alle Buchungen Anzeigejahr alle oder nur Buchungen eines bestimmten Jahres angezeigt werden sollen 21 35 Im Gegensatz zur Konfiguration sind die Einstellungen mandantenspezifisch 4 6 Webshop 4 6 1 Installation Downloaden und installieren Sie osCommerce auf Ihrem Internetserver Kopieren Sie die Datei opentrans php aus dem samples osCommerce Unterordner Ihres Installationsverzeichnisses in das catalog admin Verzeichnis Ihrer osCommerce Installation Geben Sie gegebenenfalls dem Webserver Leserechte auf diese Datei ffnen Sie http 127 0 0 1 catalog admin opentrans php in Ihrem Browser Die Seite sollte keine Fehlermeldung des Servers zur ckliefern Haben Sie OsCommerce in einem anderen Pfad installiert ndert sich gegebenenfalls die Angabe zwischen 127 0 0 1 und catalog haben Sie es auf einem anderen Server installiert er
10. Rechnungen f r Dienstleistungen erlaubt Gnuaccounting ber Schnittstellen Import aus Zeiterfassung den Import von Zeiterfassungsdaten aus KTimeTracker Teil des Linux KDE Pakets KdePIM und Taskcoach http www taskcoach org Ist die Option Abrunden auf 5 Minuten 2 Nachkommastellen aktiviert rundet Gnuaccounting wie folgt Minuten Dezimalen 0 0 5 0 08 10 0 17 15 0 25 20 0 33 25 0 42 30 0 5 35 0 58 40 0 67 14 35 45 0 75 50 0 83 55 0 92 3 5 Fortf hrung von Belegen Mahnungen Stornierungen Beim Erstellen einer Rechnung wird sie gleichzeitig als offener Posten verbucht und wandert als solcher in die zu erledigen Liste Knopf offen auf dem Hauptfenster Dieser offene Posten kann weitergef hrt werden e explizit ber den Link Zahlungseingang in der zu erledigen Liste in Form einer Direktverbuchung Wenn Sie HBCI verwenden bietet Ihnen diese Maske auch die M glichkeit bei Rechnungen eine Lastschrift und bei Gutschriften eine HBCI berweisung einzureichen Bitte beachten Sie dass die Umsatzsteuer in der Eingabemaske der Direktverbuchung nicht mehr getrennt ausgewiesen wird weil die Umsatzsteuerbuchung bereits angefallen ist als die Rechnung als offener Posten gebucht wurde e explizit ber den Link Stornierung in der zu erledigen Liste Dieser Link ffnet einen neuen Beleg mit allen Rechnungposten e expl
11. Versandkosten 5 00 USD l0 5 00 USD Name Datum Zahlungsart Status Donald Duck 2010 05 13 12 15 44 Nachnahme offen Walter Schuster 2010 03 14 12 13 54 Nachnahme in Bearbeitung Daten vom Webshop laden Ablagebereich nur offene Bestellungen X Rechnung erstellen Illustration 7 Import von Bestellungen aus dem Online Shop Durch Rechtsklick auf eine Bestellung untere Bildschirmh lfte erhalten Sie die M glichkeit Eintr ge als versendet zu markieren 4 7 Kunden und Kontakteverwaltung ber Verwaltung Kontaktverwaltung im Men des Hauptfensters Um neue Kontakte anzulegen w hlen Sie den Eintrag Neuer Kontakt aus geben die Daten ein und klicken Sie OK Um Kontakte zu ndern w hlen Sie den Kontakt ndern die Daten und klicken ebenfalls OK Um einen Kontakt zu l schen w hlen Sie ihn aus und klicken L schen Attribut Zahlung ist hier Lastschrift ausgew hlt und sind Kontonummer Bankleitzahl und Kontoinhaber angegeben und die HBCI Konfiguration sowohl in den Einstellungen als auch in der Einrichtung abgeschlossen siehe Kapitel 6 3 wird beim Verbuchen der Rechnung siehe Kapitel 4 1 4 eine entsprechende Option zum Einzug des Betrages per Banklastschrift angeboten Attribut Email ist eine E Mail Adresse angegeben und der E Mail Ausgang ist konfiguriert siehe Kapitel 6 5 1 kann beim Abschluss der Belegerstellung eine Option gew hlt werden 23 35 um den Beleg beispi
12. artet 4 1 1 Import Dazu importieren Sie Ihren Kontoauszug per HBCI oder durch einen Export Ihrer Onlinebankingsoftware unterst tzte Formate Moneyplex XML Export Starmoney Hibiscus oder CSV Export der Weboberfl che von Volksbanken Eintr ge die bereits importiert wurden werden nicht dupliziert unabh ngig davon ob sie sich noch in der Eingangsliste befinden oder schon verbucht sind Der jeweilige Zahlende oder Zahlungsempf nger wird anhand dessen Bankverbindung in den Kontakten festgestellt und angelegt sofern diese dort noch nicht eingegeben wurde 4 1 2 Auswahl Danach w hlen Sie in der Eingangsliste den Umsatzsteuersatz das Gegenkonto und den Beleg aus und ziehen die Tabellenzeile per Drag amp Drop in den Ordner Buchen Sollten Zusatzangeben notwendig sein zum Beispiel weil die Eingangsrechnung mehrere Umsatzsteuers tze aufweist verschieben Sie den Eintrag statt dessen in den Ordner Mehr Den Stapel Standardbuchung k nnen Sie f r Eingangsrechnungen verwenden die dann selbst wenn in der Tabellenansicht noch nicht ausgew hlt als Gegenkonto 3400 Fremdleistungen und als Umsatzsteuersatz 19 annehmen lediglich der Beleg sollte in diesem Fall noch in der Tabellenansicht ausgew hlt werden Ist der Betrag auf Ihrem Kontoauszug hingegen positiv bucht Standardbuchung automatisch auf 8400 Erl se Selbstverst ndlich k nnen Sie Eintr ge aus der Eingangsliste durch verschieben in den l schen Stapel e
13. atz EE 25 4 13 95 Stelleff ll use 25 5 Einstelllfigens a as N onen 26 5A T L Le ne eier 26 6 Optionale Features u akku 26 6 1 Backup und Versionierung der Buchhaltungsdaten nennen 26 6 2 Verwendung einer externen Datenbank ers402s000s00nonnnnnnnnn onen nenn nennen nn nn 26 63 HBEI EhipKartenbanking nee a feel 27 Le e EE 27 GE le Ee DEE EE 27 04 TSt e EE 27 BA EE a ee er es ee Zee 28 BD EN Al EE 28 GE Oe EEN 28 0 5 2 NUZUNO EE 28 6 5 3 Groupware Kalenderintegration urs0esnneeneeennennnen nenn nenn nenn nnnnnnnnnnenen EEN 29 BE BPEIF EP deene 29 7 BEE de EE EE 29 e Riet deele EEN 29 7 1 1 Bei Verwendung des Installer Pakets r uru00rs0onneonnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 29 7 1 2 Bei verwendung deszip Arehivs 2 ea nrn r enne 29 1 2 Mter LINUX EE 29 7 3 Bei Verwendung einer MOL Datenbank een 30 Eeler 20 8 1 Gnuaccounting Ee AT E 20 8 1 1 M gliche Ursache Nerei taitoista dietei p e aeiu auia i 30 8 1 2 Weitere Diagnose und L sungsans tze nenn 30 El ue EE EE 32 1 AllernaliVell ses ee Be Bo ee le een 32 IL Weier 32 9 T2 EE 32 9 1 3 Commerclals ee 32 9 12 EE 33 9 1 5 Opensource or Freeware Windows only nennen nnnnnnnnennnnnnn 33 3 35 9 1 6 Web based 9 1 7 Unclear license 9 1 8 Unclear if web based ortchchemt nn nnnnnnnnnn nennen 9 2 Oft benutzte Konten 4135 1 Voraussetzungen Installation und Start 1 1 Systemvoraussetzungen Voraus
14. baren Platzhalter sind Platzhalter Beschreibung lt items gt lt item name gt lt item description gt lt item quantity gt lt item unit gt lt item remarks gt lt item price gt lt item pricegross gt lt itemitotal gt lt item totalgross gt lt item vat gt lt items gt lt customer number gt lt customer name gt lt customer co gt lt customer additional gt lt customer street gt lt customer zip gt lt customer location gt lt customer country gt lt customer email gt lt customer phone gt lt customer fax gt lt customer vatid gt 13 35 Platzhalter Beschreibung lt transaction number gt lt transaction duedate gt lt transaction date gt lt transaction remarks gt lt transaction total gt lt transaction totalgross gt lt vat total gt lt yat list gt 3 3 Privatentnahmen und Privateinlagen Einzelgewerben und Personengesellschaften k nnen durch die Unternehmer Kapital hinzugef gt Privateinlage oder entnommen Privatentnahme werden Privatentnahmen sind ein einfacher Belegtyp Hauptfenster Knopf Neue Transaktion Auswahl von Privatentnahme aus der Auswahlbox F r Privateinlagen geben Sie im Privatentnahmebeleg einen negativen Betrag ein 3 4 Import aus Zeiterfassung Zur Erstellung von
15. chende Quartal Starten Sie Winston erneut um Ihre Voranmeldung ber den Ausgangskorb zu bearbeiten oder an das Finanzamt zu bertragen 6 5 E Mails 6 5 1 Set up Die E Mail Adresse der SMTP Server und gegebenenfalls dessen Optionen wie Authentifizierung verwenden Benutzername Passwort und Verschl sselung sind im Tab Mailserver des Einstellungsfensters VerwaltunglEinstellungen einzugeben Das Passwort wird sofern angegeben unverschl sselt gespeichert Alternativ kann das Passwortfeld leer gelassen werde bei eingeschalteter Authentifizierung SMTP Auth erfolgt dann eine Abfrage bei jedem Mailversand Die E Mail Adresse wird sowohl als Absenderadresse als auch beim Versenden von Kalendererinnerungen zum F lligkeitstermin als Empf ngeradresse benutzt 6 5 2 Nutzung Der Empf nger eines Beleges sofern dessen E mail Adresse in der Kontakteverwaltung gespeichert wurde erh lt eine Mail mit der angeh ngten PDF Datei der Rechnung sowie eine OBDX Datei die alle relevanten Angaben der Rechnung maschinenlesbar zusammenfasst Der Text der E Mails l sst sich nicht anpassen Bitte beachten Sie dass trotz des Versandes der PDF Datei per E Mail selbst wenn dieser GPG signiert erfolgt eine zehnj hrige Archivierung eines physischen Belegs und der Versand eines Originals per Post oder per Fax vorgeschrieben sein kann 28 35 6 5 3 Groupware Kalenderintegration Die Option F lligkeitstermin Einladungsmail in Verwaltun
16. elsweise die Rechnung dem Kontakt per E Mail zuzuschicken Dies erfolgt als PDF Anhang und maschinenlesbar im OpenTRANS Format Attribut Rolle Buchungen in einige Konten erfordern bestimmte Absender beziehungsweise Empf nger So kann eine Rechnung nur als Verbindlichkeit verbucht werden wenn der Empf nger der Rolle customer oder customer and supplier angeh rt eine Privatentnahme muss immer an einen partner also Gesch ftspartner und oder Mit Eigent mer gerichtet sein Die Rolle Member ist f r Genossenschaften und Vereine vorgesehen ber Schnittstellen Kontakte aus VCF importieren k nnen Sie Kontakte gem dem Vcard Standart exportieren Klicken Sie dazu auf den Export Reiter und w hlen ein leeres Verzeichnis aus Dieses Verzeichnis wird mit Lvc f r den ersten 2 vcf f r den zweiten Kontakt und so weiter gef llt Um Kontakte aus vcfs zu importieren w hlen Sie den Import Reiter Alle vcf Dateien aus dem ausgew hlten Verzeichnis werden Ihrer Kontaktverwaltung hinzugef gt 4 8 Dokumentenverwaltung Gnuaccounting speichert automatisch alle Ausgangsbelege Zus tzlich k nnen Eingangsbelege in Gnuaccounting importiert oder aus Gnuaccounting heraus gescannt werden Die 10 j hrige Aufbewahrungspflicht f r die physischen Originale besteht in der Regel weiterhin Die Dokumentenverwaltung ist ber den Knopf Dokumente im Hauptfenster zu erreichen Neu legt einen einzelnen Eintrag an Da
17. en ndern da diese Reminder schon das Prefix belegen Da Belege in der Regel mit einer Verbuchungslogik verbunden sind lassen sich keine neuen Belegarten anlegen 2 2 4 Ausgangsbelege Als Ausgangsbelege stehen neben Rechnung und Gutschrift Lieferschein Mahnung Quittung Angebot und Stornierung und Privatentnahme Die Buchungstypen Quittung und Stornierung k nnen auch als interne Belege verwendet werden 2 2 5 Eingangsbelege In der Regel werden Belege an Kunden oder Lieferanten verschickt im Falle von Privatentnahmebelegen an die Eigent mer der Firma Ausnahmen k nnen Quittungen sein wenn es sich zum Beispiel um eine rein interne Materialentnahme oder Umbuchung handelt Es kann aus folgendem Grund sinnvoll sein eine sonst nicht benutzte buchungslose Belegart Angebot Lieferscheine oder Quittungen zum Eingangsbeleg umzudeklarieren Das Format der Belegnummer wird beim Kontoauszugsimport n mlich automatisch erkannt Vergeben Sie ein eindeutiges Format zum Beispiel E lt number value gt und haben Sie die M glichkeit diese Eingangsnummer bei Ihrer berweisung im Verwendungszweck anzugeben sparen Sie sich die manuelle Zuweisung der Eingangsnummer f r diesen Buchunggsfall 10 35 2 3 Regelungen f r Kleinunternehmen 2 3 1 Einnahmen berschussrechnung EUR 4 3 Die Einnahmen berschussrechnung ist bei nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen die Art der Gewinnermittlung und damit des zu besteuernden E
18. en Start und checkt neue Versionen Ihrer Buchhaltungsdaten jeweils kurz vor beenden von gnuaccountingPortable bat ein 1 3 5 Standalone Gnuaccounting mit OpenOfficePortable Die portable Version von Gnuaccounting muss die Standardversion kann mit OpenOfficePortable von PortableApps com betrieben werden Dazu muss in der Auswahl des OpenOffice org Pfads unter Verwaltung Konfiguration das App OpenOffice Unterverzeichnis des OpenOfficePortable Verzeichnisses gew hlt werden 1 3 6 Gnuaccounting mit LibreOffice Um Gnuaccounting mit LibreOffice zu verwenden w hlen Sie beim ersten Start des Programms oder unter Verwaltungl Konfiguration anstatt des OpenOffice org Pfads den Pfad zu LibreOffice Der Installationspfad von LibreOffice wird in der aktuellen Version von Gnuaccounting nicht automatisch erkannt Weiterhin startet ein externes LibreOffice Fenster das w hrend der Laufzeit von Gnuaccounting ge ffnet bleiben muss 1 4 Unter Linux 1 4 1 Kubuntu 12 04 Zum Beispiel unter Kubuntu 12 04 Entpacken Sie die Zip Datei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und starten Sie die gnuaccounting sh Datei unzip gnuaccounting0 8 1 zip sudo apt get install openjdk 6 jre cd gnuaccounting chmod a tx gnuaccounting sh gnuaccounting sh 1135 1 4 2 OpenSUSE 10 4 sudo zypper ar http download opensuse org repositories home lumnis openSUSE 11 4 lumnis sudo zypper mr r lumnis sudo zypper in gnuaccounting Einige Distributionen erforde
19. erbuchungsf enster Das Detailverbuchungsfenster wird aufgerufen q Buchung 1 1 Datum 10 03 2008 B Beschreibung CHRISTIAN MANDERY RE 6 2008 VOM 07 03 2008 e beim Import von Buchungen sofern sie in den Stapel mehr verschoben wurden Nettowert 464 1 Bruttowert 464 1 Haben Konto 3100 Fremdleistungen X Soll Konto 1200 Bank Cashflow ausgeben r UST e beim manuellen Anlegen von Buchungen in der Buchungs bersicht ber den Knopf Neu und UST Betr ge Betrag e beim Verbuchen eines Zahlungseingangs ber das zu erledigen Fenster Knopf offen im Hauptfenster Kommentar Referenz F 1559 ki Kontakt CHRISTIAN M Ausf hren durchf hren weisung Lastschrift Illustration 3 Detailverbuchungsfenster Die Tabelle listet alle ber Verwaltung Steuern eingegebenen Steuers tze Die Werte werden bei Ausgangsbelegen automatisch anhand der den Artikeln zugeordneten Steuers tzen bef llt bei Eingangsbelegen k nnen die Umsatzsteuerbetr ge pro Steuersatz angepasst werden Beachten Sie hierbei dass eine Rechnung mit den entsprechenden Umsatzsteuers tzen automatisch gegen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verbucht wird der Zahlungseingang komplett gegen Lieferungen und Leistungen erfolgt und deswegen keine getrennte Umsatzsteuer mehr ausgewiesen wird Der Kontakt also der Kunde oder der Lieferant wird bei Ausgangsbelegen ebenfalls
20. ernativ k nnen Sie Kunden anlegen durch Verwaltung Kontaktverwaltung des Hauptmen s ndern Sie den Namen Beispielkunde in den Namen eines Kunden siehe auch Kapitel 4 7 Produkte anlegen durch Klick auf Verwaltung Produktverwaltung im Hauptmen ndern Sie mindestens den Produktnamen Beispielprodukt siehe auch Kapitel 4 9 Mehrwersteuers tze anpassen durch Verwaltung Steuern im Hauptmen ndern Sie die Beispielsteuer in 19 Vorlagen anpassen Starten Sie Verwaltung Vorlagen aus dem Hauptmen entfernen Sie den Abschnitt dass es sich um eine Beispielvorlage handelt und klicken Sie auf Speichern Wechseln Sie durch Auswahl eines anderen Vorgangstyps zur n chsten Vorlage und wiederholen Sie den Vorgang 2 2 Nummern und Formate Alle Ausgangs und Eingangsbelege m ssen fortlaufend nummeriert werden Das Format Ihrer Belegnummern stellen Sie unter VerwaltunglNummern und Formate ein Dabei bezeichnet Index die aktuell als n chstes zu vergebende laufende Nummer Diese k nnen Sie zum Beispiel anpassen wenn Sie von einer anderen L sung in der Sie schon Rechnungen geschrieben haben auf Gnuaccounting umsteigen und die erste Rechnung daher nicht die Nummer 1 haben soll Diese Zahl wird pro geschriebener Beleg um eins erh ht und ersetzt im Format String das Feld lt number value gt Schnittstellen Verwaltung GnuAccounting 0 7 6 Buchhaltung Neuer Vorgang
21. es nicht bezogen werden kann 9 1 4 POS http www posper net TkKasse http tkkasse sourceforge net ERPel http www davaosoft com Lemonpos http lemonpos org Siehe auch http en wikipedia org wiki Comparison_of_accounting_software 9 1 5 Opensource or Freeware Windows only EasyCash amp Tax http www easyct de CAO faktura http www cao faktura de http averp de Turbocash http www turbocashuk com Freeware faktura http www freewarefaktura de osfinancials open source http www osfinancials org en html 9 1 6 Web based OpenBravo basiert angeblich auf fr hen Versionen von Compiere Openz http www zimmermann software de OpenZ ERP Warenwirtschaft html deutscher OpenBravo fork SQL Ledger Kivitendo ehemals Ix office http www Ix office org Nolapro http www nolapro com Frontaccounting http frontaccounting com wb3 Bambooinvoice http www bambooinvoice org Project Open http www project open org weberp http www weberp org intars http www seat 1 com ERP Produkte lntarS html 33 35 e Phreebooks http sourceforge net projects phreebooks e Ledger SMB includes Perl based http server http ledgersmb org e Ustify https www ustify de 9 1 7 Unclear license e BS1 accounting http www dbsonline com accounting e unclear license Nolapro http www nolapro com 9 1 8 Unclear if web based or rich client e http www erp5 org e ofbiz http
22. glEinstellungen Mailserver versendet beim Erstellen jedes Belegs eine Termineinladung an die auf dieser Seite angegebene E Mail Addresse normalerweise nur als Absenderaddresse verwendet Diese Termineinladung erinnert an das F lligkeitsdatum und kann durch einfaches Akzeptieren in den Kalender des Empf ngers bernommen werden sofern dieser Groupwares wie Kolab Microsoft Exchange Outlook Google Calendar oder Lotus Notes benutzt 6 5 4 GPGIPGP Versendete E Mails lassen sich mit dem Pretty Good Privacy kurz PGP Standard digital unterschreiben Diese Unterschrift erf llt zwar nicht die gesetzlichen Grundlagen f r eine qualifizierte digitale Unterschrift ist jedoch angesichts der Tatsache dass sich E Mail Absenderadressen aufs einfachste f lschen lassen in der Regel eine gute Idee Das Open Source Programm GPG ist kostenlos erh ltlich und nimmt eine solche Unterschrift vor Mit PGP und GPG lassen sich auch Nachrichten verschl sseln was aber in Gnuaccounting nicht vorgesehen ist da beim Rechnungsversand die Authentizit t der Rechnung in der Regel wichtiger ist als deren Geheimhaltung Laden Sie sich GPG herunter und installieren es Erzeugen Sie einen geheimen Schl ssel und tragen Sie die ausf hrbare Datei von GPG unter Verwaltung Konfiguration ein Ausgehende Belege werden dann unterschrieben 7 Deinstallation 7 1 Unter Windows 7 1 1 Bei Verwendung des Installer Pakets W hlen Sie gnuaccounting und klicken Sie auf den dein
23. iehe Kapitel 2 3 2 4 13 3 Steuerfeld Das Steuerfeld bezeichnet die Zeile in der Umsatzsteuervoranmeldung in der beim Winston Export Guthaben gegen ber dem Finanzamt Vorsteuerbetr ge Steuerfeld beziehungsweise Umsatzsteuerbetr ge vermerkt werden Steuerfeld soll Der deutsche reduzierte Umsatzsteuersatz 7 m sste beispielsweise beim Steuerfeld ebenfalls den Wert 66 beim Steuerfeld soll allerdings den Wert 93 statt 89 annehmen 25 35 5 Einstellungen 5 1 Nutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung Verwaltung Benutzerverwaltung erlaubt die Authentifizierung von Benutzern beim Start von Gnuaccounting F r echte Multi User F higkeiten sollte der Datenbestand in einer Datenbank im Netzwerk gehalten werden Um die Benutzerverwaltung zu aktivieren muss zun chst ein Passwort f r Administrator gesetzt werden Wird ein neuer Nutzer bei leerem Administratorpasswort angelegt wird die Erstellung des neuen Nutzers so lange verz gert bis dem Administrator ein Kennwort zugewiesen wurde Die Authentifizierung erfolgt bem Start des Programms Der Nutzer Administrator ist immer vorhanden Die M glichkeit einen Nutzer zu wechseln bietet sich beim Neustart des Programms 6 Optionale Features 6 1 Backup und Versionierung der Buchhaltungsdaten Die Buchhaltungsdaten werden in den Dateien lt Nutzerverzeichnis gt gnuaccounting hibernate log hibernate properties und hibernate script sowie in den odt obdx und
24. inkommens F r eine E R ist eine doppelte Buchf hrung grunds tzlich nicht n tig da diese auch Best nde erfasst die bei der E R weitestgehend nicht angegeben werden m ssen aber m glich Die Einnahmen berschussrechnung in Gnuaccounting ist noch unvollst ndig und experimentell und befindet sich unter Schnittstellen Export als Tabellenkalkulation in der erzeugten Tabellenkalkulation im Arbeitsblatt Reiter Einnahmen berschussrechnung 2 3 2 Umsatzsteuerbefreiung 819 2 Kleinunternehmen k nnen nach 819 2 UstG bis zu einer gewissen Umsatzgrenze darauf verzichten Umsatzsteuer abzuf hren d rfen dann jedoch auch weder Umsatzsteuer in Rechnung stellen noch Vorsteuer vom Finanzamt zur ckfordern Die einzige dazu empfohlene Einstellungs nderung besteht darin in Verwaltung Steuern den Eintrag f r 0 zu markieren und mit dem Knopf Standard als Standard Eingangssteuersatz zu belegen siehe Kapitel 4 13 2 Diese Einstellung bewirkt dass Buchungen ber den Standartbuchung Stapel siehe Kapitel 4 1 2 keine Vorsteuer mehr ausweisen 2 3 3 Istversteuerung Bei der Istversteuerung entsteht die Umsatzsteuerzahllast nicht wenn die Leistung erbracht wird sondern erst sobald die entsprechende Rechnung durch den Kunden beglichen wird Eingestellt werden kann die Istversteuerung ber VerwaltunglEinstellungen im Reiter Firmendaten Wirkung Eine normale Rechnung ber 100 Euro netto wird bei der normalen Sollversteuerung wie
25. ionen in einer sogenannten Passport Datei verschl sselt lokal zu speichern Erstellen Sie sich bitte ein beliebiges sicheres Passwort und geben es zweimal in die entsprechende Maske ein Es wird in der Zukunft beim Zugriff auf die HBCI Karte ben tigt e HBCI Passport DDV Bitte geben Sie das neue Passwort f r die Sicherung der Passport Datei ein o Abbrechen Illustration 8 Eingabemaske eines neuen Passworts f r HBCI Onlinebanking 6 4 Winston 6 4 1 Set up Winston http wwwm felfri de winston ist kommerzielle Software zur elektronischen 27135 Steueranmeldung Gegen ber Elster l uft sie nativ auch auf Linux Systemen Nach der Installation und der Eingabe Ihrer Daten aktivieren Sie bitte die Option Ausgangskorb in den Optionen des Programms In Gnuaccounting geben Sie den Pfad zum Ausgangskorb in Verwaltung Konfiguration und Ihren offiziellen Firmennamen Ihre Steuernummer sowie Ihr zust ndiges Finanzamt in VerwaltunglEinstellungen an Dort w hlen Sie auch aus ob Sie Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder viertelj hrlich entrichten m ssen Der Pfad zum Winston Ausgangskorb befindet sich auf Windows Systemen unter C Users lt Benutzername gt AppDatal Local Winston Ausgangskorb 6 4 2 Nutzung Haben Sie Ihren Monat buchhalterisch abgeschlossen verwenden Sie Schnittstellen Ust Voranmeldung exportieren und w hlen Sie den entsprechenden Monat beziehungsweise das entspre
26. iven 9 1 1 Open Source Gnucash http www gnucash org Kraft http kraft sourceforge net mit Spezialisierung auf Handwerk Compiere www compiere com Adempiere compiere fork JFire http www jfire org syntax http willuhn de projects syntax mp http code google com p mp rechnungs und kundenverwaltung s z B Linux User 11 08 YaBS http openyabs org MP successor OpenERP Lazy8ledger http lazy8 nu Gnu Enterprise http www gnuenterprise org http www gnuenterprise org Postbooks http sourceforge net projects postbooks Tryton http tryton origo ethz ch download homebank http homebank free fr osFaktura www osFaktura de closed beta discontinued Fakturama http fakturama sebulli com Thera Pi http www thera pi org eine Praxissoftware f r Ergo und Physiotherapeuten Logop den u 9 1 2 Freeware Java jes E R http www jes eur de freeware 9 1 3 Commercial Lin Habu http mcrichter macbay de Seiten Deutsch Linux Lin HaBu LinHaBu htm Lunux Ledgers http www linuxledgers com Quasar http www linuxcanada com quasar shtml LXFibu LXAuftrag http erp arcad2 de products_office_Ixfibu php 32 35 Umsatz http umsatz programm de nur f r Mac OS Billings time billings http www billingsapp com nur f r Mac OS Helium V http heliumv com Nuclos previously Nucleus http www nuclos de ist nicht Frei weil es ohne professional Servic
27. izit ber den Link Mahnung in der zu erledigen Liste Dieser Link ffnet einen neuen Beleg mit allen Rechnungposten e implizit ber die Eingangsliste beziehungsweise einen Import eines Kontoauszugs per HBCI oder Exportdatei Wird f r eine Buchung in der Spalte Beleg die entsprechende Rechnungsnummer ausgew hlt wird der offene Posten automatisch geschlossen Nach dem Zahlungseingang und Verbuchen des offenen Postens ist der Originalbeleg an den Kunden nur noch ber den Link anzeigen im Fenster Dokumente erreichbar Bitte beachten Sie dass Mahnungen und Stornierungen da sie sich auf eine Transaktion beziehen m ssen nur ber das zu erledigen Fenster und nicht ber den Neue Transaktion Knopf erreicht werden k nnen 3 6 Rabatte Anzahlungen Um Anzahlungen zu verbuchen legen Sie sich ein Produkt mit 0 Steuer an und stellen dieses Produkt mit negativem Betrag dem Anzahlungsbetrag in Rechnung Um Rabatte zu verbuchen legen Sie ein Produkt mit demselben Umsatzsteuersatz wie dem Rabatt zu gew hrenden Produkt an und verbuchen ebenfalls einen negativen Betrag der nun auch zu einer Umsatzsteuerminderung f hrt 4 Buchhaltung 4 1 Buchf hrung Ausgehende Belege zum Beispiel Rechnungen und Gutschriften werden automatisch 15 35 verbucht Es besteht die M glichkeit Buchungen manuell anzulegen im Normalfall wird jedoch die Buchungskette aus dem Eingangsassistent oder Bank Kontoauszugsimport gest
28. java version eine Fehlermeldung Der Befehl konnte nicht gefunden werden downloaden und installieren Sie bitte ebenfalls eine 32 Bit Version der Java JRE zum Beispiel von http www oracle com technetwork java javase downloads jre7 downloads 1637588 html 3 Benutzen Sie Microsoft Windows und die Ausgabe von java version enth lt die Zeichenkette 64 Bit ist auch eine Installation einer 32 Bit Version der Java JRE zum Beispiel von http www oracle com technetwork java javase downloads ijre7 downloads 1637588 html n tig Es besteht die M glichkeit dass die 64 Bit Version weiterhin bevorzugt aufgerufen wird In dem Fall k nnen Sie den Aufruf java bzw javaw in gnuaccounting sh beziehungsweise gnuaccounting bat durch den vollen Pfad Ihrer Installation ersetzen unter Windows beispielsweise in der gnuaccounting bat statt javaw Djava die Zeile C Program Files x86 Java jre7 bin javaw Djava 30 35 verwenden Beenden Sie Gnuaccounting und benennen Sie Ihr Datenverzeichnis um unter Windows Windows Taste R cmd exe cd HOMEPATH ren gnuaccounting gnuaccounting old unter Linux ed mv gnuaccounting gnuaccounting old Dies setzt beim n chsten Start von Gnuaccounting die Daten auf den Auslieferungszustand zur ck Das Verzeichnis gnuaccounting old k nnen Sie l schen sobald Sie keine Daten aus der alten Installation mehr brauchen 31 35 9 Anhang 9 1 Alternat
29. liste Unter Verwaltung Transaktionsliste k nnen Sie ersehen wann welche Transaktionen mit welchen Buchungen erstellt wurden 4 12 Kontenabstimmung Kontenabgleich ber Verwaltung Kontenabstimmung k nnen Sie Kontensaldi monatlich anzeigen Typischerweise vergleicht man die Monatssaldi der Bankkonten in SKRO3 beispielsweise 1200 Bank mit den auf dem gedruckten Bankkontoauszug ausgewiesen Salden Die Eingabebox erm glicht Search as you type Geben Sie beispielsweise 1200 ein und w hlen Sie 1200 Bank Stimmen die Saldi nicht k nnen Sie durch Klick auf Details die Einzelbuchungen ersehen und vergleichen 4 13Verwaltung der Steuers tze 4 13 1 Einrichtung Unter Verwaltung Steuern k nnen Sie Umsatzsteuers tze anlegen l schen und ndern Neben 0 Steuern ist ein Beispielsteuersatz 19 angelegt Diesen Steuersatz m ssen Sie umbenennen beispielsweise in 19 oder Volle USt um diese Einrichtungsaufgabe von Gnuaccounting zu best tigen und die entsprechende Erinnerung im offen Fenster abzuschlie en 4 13 2 Standardsteuersatz Der Standardsteuersatz ist durch ein kleines Symbol mit Pfeilen vor dem Namen des Steuersatzes in der Liste gekennzeichnet Er wird durch Auswahl des Steuersatzes und Klick auf den Standard Knopf gesetzt Er wird beim Import von Kontoausz gen f r die Standardbuchung verwendet und ist deshalb bei Kleinunternehmen die keine USt Vereinnahmen auf den 0 Satz zu setzen s
30. m Soll erh hen ergeben sich folgende Buchungen 1000 Kasse Soll an 9000 Saldenvortr ge 400 Euro 9000 Saldenvortr ge Soll an 1200 Bank 120 Euro 3 Faktura 3 1 Belegerstellung Durch den Knopf neue Transaktion des Hauptfensters k nnen Sie Rechnungen Gutschriften Privatentnahmebelege Lieferscheine Quittungen etc erstellen W hlen Sie dazu im ersten Schritt die Art des Beleges Empf nger und Belegdatum im zweiten Schritt die Positionen Im dritten Schritt k nnen Sie den Beleg kontrollieren und im vierten Schritt audrucken und e mailen Der Beleg kann im letzten Schritt Bar verbucht werden Auswahl Betrag erhalten ansonsten wird eine Rechnung als Forderung verbucht und kann ber das entsprechende bersichtsfenster Knopf Offen des Hauptfensters als bezahlt verbucht werden 3 2 Vorlagenverwaltung Die Vorlagenverwaltung Verwaltung Vorlagen gestalten erlaubt es Ihnen ihre Belege Rechnungen Gutschriften Stornierungen Mahnungen Angebote Privatentnahme Quittung und Lieferschein indiviuell zu gestalten Die entsprechenden Dateien werden unter den Pr fixes der Belegart angelegt im einzelnen gnuaccounting 0000 e RE templatel odt 12 35 e GU templatel odt e ST template1 odt s MA templatel odt e AN templatel odt s PE templatel odt e QU templatel odt e LS templatel odt Diese Dateien m ssen sie auf nicht unterst tzten Systemen wie Linux Gnome eventuell manuell anpassen Die verwend
31. n man durch angekreuzen der Auswahlbox berweisen den Bruttobetrag der Rechnung begleichen In diesem Fall ist auch die Angabe eines Verwendungszwecks m glich und erforderlich F r Ihre Akten k nnen Sie eine eventuell vorhandene Datei mit dem Inhalt der Rechnung beispielsweise als PDF durch Klick auf Durchsuchen anh ngen 4 2 Kontenrahmen Buchhaltungskonten anlegen und verwalten Kontensaldi 4 2 1 Kontenrahmen Die Kontenverwaltung wird ber das Hauptmen Verwaltung Konten aufgerufen Kontorahmen ist der besonders f r Einzelgewerbe oder Personengesellschaften geeignete deutsche Standard Kontenrahmen 03 SKRO3 Die Konten insbesondere die Codes sollten daher nur ver ndert werden wenn explizit ein anderes System gew nscht und zum Beispiel mit Empf ngern von Exportdaten abgesprochen ist 4 2 2 Buchhaltungskonten anlegen und verwalten Um neue Konten in der Kontenverwaltung Verwaltung Konten anzulegen w hlen Sie den Eintrag Neues Konto geben in den Eingabeboxen die entsprechenden Werte ein und klicken Sie auf speichern Neue Konten mit neuen Codes k nnen ohne Probleme angelegt werden sollten jedoch das Nummerierungsschema einhalten In Abbildung 5 unten wurde zum Beispiel das Konto Tagesgeld mit dem Code 1201 angelegt da es t glich liquide und damit hnlich einem Girokonto 1200 Bank ist Konten haben eine Funktion und einen Bezug Funktionen sind Bestandskonten und Erfolgskonten genauer S
32. n sich folgende Buchungen 1000 Kasse Soll an 9000 Saldenvortr ge 400 9000 Saldenvortr ge Soll an 1200 Bank 120 35 35
33. ntfernen Sie k nnen mehrere Eintr ge gleichzeitig markieren und verschieben indem Sie beim Anklicken mit der Maus die STRG Taste gedr ckt halten nderungen in dieser Ansicht werden bei Verlassen von Gnuaccounting nicht erhalten Die Liste kann durch Klick auf eine Spalten berschrift sortiert werden Ein weiterer Klick dreht die Sortierung um 16 35 Eingangsliste Eingangsliste Ziehen Sie vervollst ndigte Eintr ge in eine der Ablagen direkt Buchen mehr Details angeben oder Eintr ge l schen Date Description Value CreditAccount DebitAccount VAT Reference Comment H 2008 03 10 KREISSTADT A 232 66 0000 Neues Ko 1200 Bank Neuer Umsatz 2008 03 10 FINKA IDAR O 1822 68 1200 Bank 0000 Neues Ko Neuer Umsatz F 2008 03 13 FINANZKASSE 773 25 0000 Neues Ko 1200 Bank Neuer Umsatz E 2008 03 14 GULP CONSU 5319 3 1200 Bank 0000 Neues Ko Neuer Umsatz RE 20080301 0 2008 03 17 JOCHEN ST R 2980 0 0000 Neues Ko 1200 Bank Neuer Umsatz GU 20080316 Ablagebereich E Stan eege Neuer Umsatze y RERRORPDYO l schen 1280 Bank NeuerUmsstz GU 290892157 Illustration 2 Zuweisung von importierten Buchungen 4 1 3 Importfenster Next gt Um die Beispieldaten zu importieren w hlen Sie als Moneyplex XML die Datei toimport moneyplex xml im Samples Ordner Ihres Gnuaccounting Installationsverzeichnisses 4 1 4 Detailv
34. oll asset und Haben liability Aufwands expense und Erl skonten revenue 19 35 Es ist blich Unterkonten zum Beispiel unter Forderungen oder Verbindlichkeiten f r die einzelnen Kunden und Lieferanten anzulegen Dies kompliziert jedoch eine einheitliche Verwaltung und erfordert bei einigen Konten die Summen der Unterkonten in Betracht zu ziehen Gnuaccounting speichert bei Ausgangsbelegen den Empf nger automatisch ohne Unterkonten bei Eingangbelegen l t sich dieser zum Beispiel in der Detailverbuchung angeben Im Feld Bezug k nnen Sie festlegen ob alle contacts nur Kunden customers nur Lieferanten suppliers oder nur Inhaber und Teilhaber eines Unternehmens partners Empf nger beziehungsweise Absender solcher Belege sein k nnen 4 2 3 Kontensaldi W hlen Sie das gew nschte Konto aus und w hlen den Radio Button Einzelbuchung Klicken Sie dann auf den Knopf Auswerten um eine Liste aller Buchungen zu erhalten Die Ausgabe in der Listbox hnelt der 0853 Satzungsm R cklagen 0 Vorbelast st Einlagekto 1000 Kasse 1200 Bank 1201 Tagesgeld 1360 Geldtransit 1400 Ford a Lieferungen und Leistungen 1445 Ford a Lul z allg USt Satz o eines Kleinuntern E R GE E On 1 o z 8 w v e E N E c H K ki N w H m Be di m r ID 18 Auswerten Monatsauswertung Code 1200 Einzelbuchung Beschreibung Bank Da
35. rn bei Nutzung des Zip Archivs zus tzlich die Installation eines officebean Pakets zum Beispiel unter SUSE sudo yast2 i OpenOffice org officebean Experimentell Lumnis stellt auf dem Open Build Service ein Repository zur Verf gung das allerdings sehr experimentellen Status hat sudo zypper ar d http download opensuse org repositories home lumnis openSUSE 11 4 lumnis sudo zypper mr r lumnis sudo zypper in gnuaccounting gnuaccounting Installiert und startet Gnuaccounting aus diesem Repository 1 5 Kommandozeilenoptionen Parameter Beschreibung configPath lt Pfad gt In diesem Verzeichnis werden die Einstellungen gespeichert und Unterverzeichnisse f r die Daten aller Mandanten angelegt Der Pfad kann das aktuelle Verzeichnis benennen oder muss auf einem Windows oder Unix enden officePath lt Pfad gt Das in diesem Verzeichnis befindliche OpenOffice org wird beim Start des Programms benutzt Der Pfad kann das aktuelle Verzeichnis benennen oder muss auf einem Windows oder Unix enden 8 35 2 Einstellungen und Einrichtung 2 1 Typische Aufgaben Nach einer Installation sind die Eingabe von Kunden Produkten und die Anpassung der Steuers tze und der Vorlagen zum Beispiel f r Rechnungen notwendig Der Knopf offen des Hauptfensters zeigt die Anzahl der Erinnerungen an Klicken Sie auf offen und folgen Sie den Links zur den Aufgaben Alt
36. rung von Belegen Mahnungen Giormterungen een 15 3 6 Rabatte Anzahl nden EE 15 2 BUCHDall NO EE 15 22 t Bu cht hr ng ea NENNEN EEE 15 e E E Wl le aaa ai 16 HZ AUSWANI si 16 Fa Single ee ee ee 17 4 1 4 Detailverbuchungsfenster r esreesreennennneenneonneonnennneonneonnnon nennen nnenn nennen 17 4 1 5 B ichhaltungsienster EEN 18 4 1 6 Eingangsassistent anna Ra 19 4 2 Kontenrahmen Buchhaltungskonten anlegen und verwalten Kontensaldi 19 Bal E nl EE 19 4 2 2 Buchhaltungskonten anlegen und verwalten 19 42 3 KONEENSA Ah enei eo o E A A EAS E E EEE E ELET 20 4 3 EXPOTENSTE EE 20 4 3 1 Export als CSV geeignet f r DATEV kanzlebuchbatumg ereenn 20 4 3 2 Export als ASCII geeignet f r Addison s220n2000200nnnennnennennnennnen nenn 21 4 3 3 Export f r Tabellenkalkulation s4200200020 RnB 0 nn non nnnnen non nnnnennennnnn 21 e e nn DEE 21 4 5 li Let EE 21 2 6 WebShop ea aa a a aa aa A Ea ENE E A EE AEDE AEAEE iiS 22 CR EEN e EE ER 2 6 2 NUTZUNG GE 22 4 7 Kunden und Kontakieverwaltumg nn 23 4 8 DoKumentenverWwalllnd nrssseeeeereeuenkranien au 24 Ree ER TT ET e DEET 24 4 10 Anlagegt ternvenwaltunglAbschrebungen nn 25 Da BERT E et 25 4 12 kontenabstmmunglkontenabolech 25 4 13 Verwaltung der Steuers tze r 00r000r00onseonnnonenonennnsnnnsnnnnnonnnnnnsssnnennnnnnssnnnnnnnnnnn 25 4 13 E alle e EE E 25 4 13 2 Stantlafdsteuers
37. s com apps utilities java_portable und ein portables OpenOffice org http portableapps com apps office openoffice_portable Die portable Version von Gnuaccounting setzt folgende Verzeichnisstruktur voraus Stammverzeichnis z B Laufwerk des USB Sticks gnuaccounting Java OpenOfficePortable optional PortableGit F hren Sie die Installationsdateien des portablen Java und des portablen OpenOffice aus und w hlen Sie daher dasselbe Stammverzeichnis Die Installation des portablen Java erfordert eine Onlineverbindung Entpacken Sie Gnuaccounting aus der Zip Datei und verschieben Sie gegebenenfalls das entpackte Gnuaccounting Verzeichnis ebenfalls in 6 35 dieses Stammverzeichnis Starten Sie dann die Datei gnuaccountingPortable bat im gnuaccounting Unterverzeichnis Statt des Benutzerverzeichnisses wird das aktuelle gnuaccounting Verzeichnis zum speichern von Daten benutzt Optional k nnen Sie Ihre Buchhaltungsdaten mit Git versionieren In dem Fall werden bei jedem Beenden des Programms die Daten so in Git gespeichert dass sp ter jeder beliebiger Stand wiederhergestellt werden kann Laden Sie sich hierzu die portable Version von Git f r MS Windows von http www gitscm org typischerweise als 7z Datei Entpacken Sie diese beispielsweise mit 7 zip von http www 7 Zip org oder http www portableapps com 7 zip in das Verzeichnis PortableGit Gnuaccounting initialisiert das neue Git Repository beim erst
38. setzen Sie 127 0 0 1 durch Ihren Rechner und Domainnamen Starten Sie nun Gnuaccounting und tragen unter Verwaltung Einstellungen im Reiter webshop Ihren osCcommerce Administrator Nutzernamen in der Regel admin und Adminkennwort ein Ihr Adminkennwort wird unverschl sselt gespeichert Benutzen Sie diese Funktion nicht wenn dadurch potentiell Sicherheitsprobleme entstehen Tragen sie als Adresse die URL zur obdx php ein im Beispiel http 127 0 0 1 catalog admin opentrans php 4 6 2 Nutzung ffnen Sie ber Schnittstellen Web shop das Importfenster und klicken Sie den Knopf Daten von Webshop laden Markieren Sie einen Eintrag in der Liste in der unteren Bildschirmh lfte einen Auftrag aus werden die Details in der oberen H lfte angezeigt Ziehen Sie einen Eintrag dieser Liste in den Stapel Rechnung erstellen ffnet sich ein Fenster mit einer neuen Rechnung Die Kundendaten sowie die Posten werden dabei automatisch aus osCommerce importiert die Bestellung ndert den Status in in Bearbeitung 22 35 Bestellung offen Datum 2010 05 13 12 15 44 Summe 594 98 Zahlungsart Nachnahme Rechnungs und Lieferadresse Adresse Donald Duck Am Geldspeicher 3 12345 Entenhausen United States Telefon Email Artikel Menge Name Beschreibung Summe MwSt Gesamtsumme 1 HPLJ1100X1 Hewlett Packard LaserJet 1100Xi 499 99 USD 0 499 99 USD PC UNTM Unreal Tournament 89 99 USD Go 89 99 USD shipping Pauschale
39. setzungen zum Start von Gnuaccounting sind die Java Runtime und eine Installation von OpenOffice org Systemvoraussetzungen e Windows 7 32 Bit alternativ Windows Vista 32 Bit oder Windows XP 32 Bit oder KDE basiertes 32 oder 64 Bit Linux 1GBRam e 1 3 Ghz CPU e Bildschirmaufl sung mindestens 1024x768 1 2 Installation 1 3 Unter Windows 1 3 1 Nach Download des Installers Starten Sie den Installer Administrator Rechte werden erfragt da ansonsten keine fehlerfreie Installation ins Standardverzeichnis C Programme gnuaccounting garantiert werden kann Das Zielverzeichnis k nnen Sie selbstverst ndlich im Laufe des Installationsprozesses anpassen Gnuaccounting starten Sie ber Startsymbol Alle Programmelgnuaccounting gnuaccounting 1 3 2 Nach Download des Zip Pakets Entpacken Sie das Zip Archiv durch Rechtsklick und Klick auf extrahieren Starten Sie gnuaccounting bat Sind auf Ihrem System Dateinamenserweiterungen in diesem Fall ba ausgeblendet erkennen Sie Gnuaccounting bat am Typ Windows Batchdatei 1 3 3 Unter 6Abit Windows Der Einsatz unter einem 64 Bit Windows ist nur dann ein Problem wenn eine 64 bit Java Virtual Machine standardm ig aktiviert ist Dies erkennen Sie wenn nach Aufruf der gnuaccounting bat beziehungsweise Klick auf das Gnuaccounting Icon nichts passiert Zur weiteren Diagnose e ffnen Sie eine Kommandozeile Windows Icon und Eingabe von cmd lt Return gt im Feld Programme Da
40. stallieren Knopf unter Start Systemsteuerung Programm deinstallieren 7 1 2 Bei Verwendung des Zip Archivs L schen Sie das Verzeichnis in das Sie Gnuaccounting entpackt haben L schen Sie das Verzeichnis gnuaccounting in Ihrem Benutzerverzeichnis in der Regel C Benutzer lt lt Ihr Windows Anmeldename gt gt gnuaccounting 7 2 Unter Linux rm rf gnuaccounting 29 35 7 3 Bei Verwendung einer MySQL Datenbank Starten Sie MySQL und l schen Sie die Datenbank und den Benutzer die Sie f r Gnuaccounting angelegt haben Beispiel mysql user root password lt Ihr MySQOL Root Passwort gt drop database gnuaccounting delete from mysql user where user gnuaccounting and host localhost 8 Fehlersuche 8 1 Gnuaccounting startet nicht 8 1 1 M gliche Ursachen Java ist nicht mindestens in Version 1 6 installiert Gnuaccounting findet Java nicht Die 64 Bit Version von Java ist aktiv gt Se fa P Eine nicht upgradef hige ltere Version von Gnuaccounting wurde zuletzt gestartet 8 1 2 Weitere Diagnose und L sungsans tze 1 Rufen Sie in einem Terminal oder in der Eingabeaufforderung Windows Taste R emd exe java version auf Enth lt die Ausgabe eine Java Version niedriger als 1 6 downloaden und installieren Sie eine 32 Bit Version der Java JRE zum Beispiel von http www oracle com technetwork java javase downloadsj ire7 downloads 1637588 html 2 Erhalten Sie auf oben genannte
41. teien durchsuchen e rufen Sie java version auf 5 35 Beispielausgabe java version 1 6 0 24 Java TM SE Runtime Environment build 1 6 0 _24 b07 Java HotSpot TM 64 Bit Server VM build 19 1 b02 mixed mode Enth lt die Ausgabe 64 Bit wie im Beispiel installieren und verwenden Sie Gnuaccounting portable Java portable von http portableapps com oder eine separate 32 Bit Windows x86 Virtuelle Maschine JRE beispielsweise die Java SE 7 JRE von http www oracle com technetwork java javase downloads index html ndern Sie anschlie end die gnuaccounting bat Datei entsprechend Vorgehen e Linksklick auf Alle ProgrammelZubeh r mit anschlie endem Rechtsklick auf Editor e W hlen Sie Als Administrator ausf hren e ffnen Sie im Editor die gnuaccounting bat Datei beispielsweise C Program Files x86 gnuaccounting gnuaccounting bat e ersetzen Sie den Aufruf von javaw durch den kompletten Pfad der javaw exe Ihrer 32 bit Installation in Hochkomma also C Program Files x86 Java jdk1 7 0 bin javaw exe Djava library e Starten Sie die gnuaccounting bat erneut 1 3 4 Portable Version f r USB Sticks Eine portable Software muss nicht installiert werden und hinterl sst keine R ckst nde wie Dateien Verzeichnisse oder Eintr ge in der Systemregistrierung auf dem System auf dem es ausgef hrt wird Zur Installation auf USB Sticks ben tigen Sie ein portables Java http portableapp
42. teiimport importiert ein oder mehrere Dateien Scan erlaubt das Ansprechen eines Windows TWAIN oder Linux SANE Scanner Nachdem eine Ausgangsrechnung verbucht ist ist der Anzeigen Link der entsprechenden Tabellenzeile in der Dokumentverwaltung abgesehen vom direkten Zugriff auf die Dateien der Ort an dem der Originalbeleg archiviert wird Scannen Sie einen Originalbeleg durch Klick auf Scan und wird ein Code 39 Barcode erkannt wird der Wert dieses Barcodes automatisch als Eingangsbelegsnummer vorgeschlagen 4 9 Produktverwaltung Die Produktverwaltung erreichen Sie ber Verwaltung Produktverwaltung im Men des Hauptfensters Um neue Produkte anzulegen w hlen Sie den Eintrag Neues Produkt aus geben die Daten ein und klicken Sie OK Um Produkte zu ndern w hlen Sie den Kontakt ndern die Daten und klicken ebenfalls OK Um ein Produkt zu l schen w hlen Sie es aus und klicken L schen Die Angabe einer EAN ist optional Ist eine EAN angegeben wird die Option Etikett drucken aktiviert 24 35 4 10 Anlageg terverwaltung Abschreibungen In der Regel gelten Aufwendungen bis 150 normalerweise bis 410 Euro als Geringwertige Wirtschaftsg ter und m ssen nicht gesondert verwaltet werden Teurere betrieblich genutzte Aufwendungen wie Maschinen M bel IT Equipment oder Fahrzeuge f hren im Jahresabschluss zu Abschreibungen und werden daher in Verwaltung Anlageg ter erfasst 4 11 Transaktions
43. tierung um Importieren Eingangsliste Exportieren Neu Datum Beschreibung Betrag Haben Soll Belegnummer Kommentar 2010 01 04 JOCHEN STAE 3586 25 1200 Bank 1800 Privatent EN 20091231 24 2010 01 05 CHRISTIAN M 202 99 1200 Bank 3100 Fremdlei E 382 2010 01 05 CHRISTIAN M 38 57 1200 Bank 1576 Abziehba E 382 Splitbuchung 2010 01 05 GFT RESOURC 6978 00 8400 Erl se 19 1200 Bank RE 20091201 4 2010 01 05 GFT RESOURC 1325 82 1776 Umsatzst 1200 Bank RE 20091201 4 Splitbuchung 2010 01 05 KNICKEN GBR 487 50 8400 Erl se19 1200 Bank RE 20091229 4 2010 01 05 KNICKEN GBR 92 63 1776 Umsatzgteuer 19 RE 20091229 4 Splitbuchung 2010 01 05 HETZNER ON 41 17 1200 Bank 3100 Fremdlei 381 2010 01 05 HETZNER ON 7 82 1200 Bank 1576 Abziehba 381 Splitbuchung 2010 01 13 FINANZKASSE 1280 51 1200 Bank 1790 Umsatzst 380 2010 01 15 GFT RESOURC 6000 00 8400 Erl se 19 1200 Bank RE 20091219 4 4 Ablagebereich L schen Illustration 4 Buchungsfenster 4 1 6 Eingangsassistent Der Eingangsassistent Knopf Eingangsassistent im Hauptfenster schl gt die n chste freie Eingangsbelegsnummer vor Verwaltung Nummern und Formate und erlaubt die Angabe des Bruttobetrags die Auswahl des Vorsteuersatzes und des Absenders Ist f r den Absender in der Kontakteverwaltung eine Bankverbindung hinterlegt und bestehen die Voraussetzungen f r HBCI berweisungen siehe Kapitel 6 3 kan
44. tum Wert s Funktion 2000 01 ee Staffelform beim Export Die u gt sie Monatssalden Monatsauswertung S und klick auf Auswerten erlauben den Vergleich mit anderen Quellen oK l schen zum Beispiel deuten Abweichungen We von den Monatssalden 1200 Bank mit Ihren Kontoausz gen auf fehlende Illustration 5 Kontendefinitionsfenster oder fehlerhafte Buchungen im entsprechenden Monat hin die mit der Einzelbuchungsansicht detaillierter nachvollzogen werden k nnen 4 3 Exportfenster Unter Schnittstellen Export als Tabellenkalkulation k nnen Sie Ihre Buchungsf lle zur Archivierung oder zur weiteren Verarbeitung zum Beispiel durch den Steuerberater exportieren Dazu w hlen Sie zuerst den Zeitraum aus Buchungen am Start und Enddatum werden mit exportiert W hlen Sie dann den Knopf Export als CSV oder Next um als Tabellenkalkulation zu exportieren 4 3 1 Export als CSV geeignet f r DATEV Kanzleibuchhaltung W hlen Sie einen Zeitraum aus und klicken Sie Export als CSV wenn Sie Daten f r ein anderes System speichern m chten Export als CSV speichert in einem Format das beispielsweise f r die Software DATEV Kanzleibuchhaltung geeignet ist 20 35 4 3 2 Export als ASCII geeignet f r Addison W hlen Sie im Exportfenster Interface Export als Tabellenkalkulation einen Zeitraum aus und klicken Sie Export als ASCII In Addison verwenden Sie in Daten bernahme den ASCII
45. tzen und akzeptieren Sie den Vorschlag Beispielwerte vorgeschlagen zu bekommen Geben Sie das erstellte Passwort in diesem Beispiel 7 S13ben ins Feld Passwort ein und klicken Sie speichern Es werden keine Daten migriert 6 3 HBCI Chipkartenbanking 6 3 1 Set up Die Treiber f r Chipkartenleser stellen eine CTAPI Bibliothek zur Verf gung Laden Sie gegebenenfalls diesen Treiber von der Website Ihres Chipkartenherstellers und tragen Sie sie unter VerwaltunglEinstellungen Chipkartentreiber CTAPI ein Beim ReinerSCT cyberJack finden Sie diesen Treiber unter Windows beispielsweise unter C Windows System32 ctrsct32 dll Beachten Sie bitte unter Windows als Dateinamenstfilter die Voreinstellung so mz d zu ndern Klasse 2 und Klasse 3 Leser stellen eine eigene Tastatur zur Eingabe der HBCI PIN zur Verf gung Aktivieren Sie die Checkbox PINpad des Chipkartenlesers benutzen wenn Sie einen solchen Klasse 2 oder Klasse 3 Leser haben und dessen Pin Eingabe benutzen wollen oder m ssen Da Sie auf einer Chipkarte mehrere Bankzug nge kombinieren k nnen m ssen Sie im Reiter Bankverbindung unter VerwaltunglEinstellungen zus tzlich noch Ihre Bankleitzahl Kontonummer und Kontoinhaber eingeben Wenn Sie die Chipkarte erstmalig in Gnuaccounting nutzen beispielsweise per import Knopf auf Schnittstellen Kontoauszug importieren werden Sie dazu aufgefordert ein neues Kennwort anzulegen um gewisse Informat
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